Om du drunknar i ett hav av appar och inte kan spåra all information de tillhandahåller, har Zapier dig i åtanke. Zapiers mjukvara för arbetsflödeshantering fokuserar på att hjälpa dig att enkelt skapa kopplingar mellan olika typer av appar. När något händer i en av dina appar du använder mer sällan kan Zapier automatiskt meddela dig i en annan app du använder regelbundet. Zapier automatiserar aspekterna av att arbeta med och ansluta dina appar, så att du inte behöver övervaka dem alla själv.
Zapier jämfört med den bästa programvaran för arbetsflödeshantering
Att hitta rätt programvara för arbetsflödeshantering kan effektivisera dina dagliga uppgifter och spara tid. Zapier gjorde vår lista över den bästa mjukvaran för arbetsflödeshantering, men vi valde några andra verktyg som våra gyllene ägg, som är de bästa av de bästa.
ProofHub har en lång lista med kunder tack vare sin förmåga att koppla ihop dina appar för arbetsflödeshantering med projektledningsappar, så att du kan arbeta så effektivt som möjligt. När du registrerar dig med ProofHub får du en 14-dagars gratis provperiod.
För nybörjare som använder programvara för arbetsflödeshantering för första gången, Processgatan är ett av de enklaste verktygen att använda, men det har många användbara funktioner. Registrera dig med Process Street idag och dra nytta av tjänstens 14-dagars kostnadsfria provperiod.
Om du behöver hålla fjärrteam anslutna, Bikupa är programvaran för hantering av arbetsflöden som vi rekommenderar, eftersom den förbättrar kommunikationen mellan långt borta teammedlemmar. När du har valt en prisnivå och registrerat dig hos Hive kan du dra nytta av en 14-dagars gratis provperiod.
Zapier: The Good and the Bad
Genom vårt arbete med Zapier hittade vi de främsta funktionerna i denna mjukvara för hantering av arbetsflöden och några områden där den kunde behöva förbättras.
Vad Zapier är bra på
Massiv appintegrationskapacitet: Oavsett vilken företags- eller produktivitetsapp du använder låter Zapier dig sannolikt ställa in en integration. Den listar mer än 5 000 olika appar som den kan använda för att skapa integrationer.
När du undersöker en app föreslår Zapier andra typer av appar som du kan integrera med den. Zapier föreslår också specifika Zaps (eller integrationer) du kan göra mellan vanligt parade appar. Du kan till och med berätta för Zapier vilken typ av arbete du gör, och programvaran kan föreslå några integrationer du kanske vill prova.
Med ett så stort antal appar som stöds kan det ta lite tid att ta reda på exakt hur man integrerar varje app du använder. Zapiers vägledning på detta område är till hjälp.
Omfattande automatiseringsmöjligheter: Om du väljer ett verktyg för hantering av arbetsflöden som Zapier, vill du troligen automatisera så mycket av arbetet som möjligt. Zapier utmärker sig på detta område.
Zapier gör processen att skapa automatiserade uppgifter så enkel som möjligt. Du behöver bara bestämma vilka åtgärder i en app som ska utlösa en eller flera åtgärder i en annan app eller appar.
Istället för att behöva lära dig kodning för att skapa en Zap, kan du använda Zapiers redigeringsgränssnitt för att lägga ut triggern och stegen du vill ska inträffa. Zapier tar hand om all kodning bakom kulisserna som krävs. Du kan skapa flera Zaps på kort tid när du väl har fått kläm på det.
Dessutom kan Zapier hjälpa till att göra nödvändiga transformationer av data som tas emot i en app innan den skickas till nästa. Detta sker automatiskt, vilket förenklar saker för dig.
Unik Autoreplay-funktion: Zapier erbjuder ett användbart automatiserat verktyg som heter Autoreplay. Med detta verktyg, om Zapier inte kan slutföra stegen i en Zap, kommer Zapier att köra Zap igen efter en kort period. Den fortsätter sedan att köra Zap tills den fungerar som avsett eller tills 10 timmar passerar.
Autoreplay fungerar i första hand när en av apparna som är involverade i Zap tillfälligt inte kan fungera av någon anledning, som att appen är nere eller om Zap genererar fel.
Om Autoreplay skulle fastställa att felen inträffar för att Zap använder en funktion som inte längre är en del av ditt konto, till exempel om du nedgraderat till en billigare prisplan, kan Zapier stänga av Zap automatiskt.
Vi måste nämna att du bara får tillgång till Autoreplay i Professional-prisnivån och högre. I de andra prisnivåerna skickar Zapier dig ett e-postmeddelande som varnar dig om problemet och kräver att du manuellt kör Zap igen.
Utmärkta instruktions- och supportalternativ: Zapier tillhandahåller ett stort antal instruktions- och hjälpdokument som hjälper dig att ta reda på hur du skapar Zaps. Många användare kan skapa integrationer mellan appar antingen på egen hand eller genom att läsa hjälpdokumenten.
Om du bestämmer dig för att du hellre vill ha hjälp med att ställa in dina Zaps ger Zapier tillgång till experter som du kan anlita. Experterna kan tillhandahålla tjänster som:
- Hjälper dig att bestämma om du vill prenumerera på Zapier
- Hjälper dig att avgöra exakt vilka appar som kan dra nytta av integration
- Skapa en Zap från grunden
- Fixar en befintlig Zap som inte fungerar som du vill
- Utbildning om hur man får ut det mesta av Zapiers funktioner
Zapier är lätt att använda för många människor, så du kanske aldrig behöver anlita en expert. Men det är trevligt att veta att hjälp är lättillgänglig om du stöter på ett problem. Om du gör ett fel när du skapar en Zap som slutar med att Zap fastnar i en loop, till exempel, kan det vara svårt för en nybörjare att felsöka problemet. Experterna kan hjälpa dig att lösa den här typen av problem.
Sofistikerade arbetsflöden tillgängliga: När du börjar använda Zapier kommer du förmodligen att hålla fast vid grundläggande integrationssteg. Om något händer i en app bör det utlösa en åtgärd i en annan.
En av de bästa sakerna med Zapier är förmågan att skapa djupa och sofistikerade steg. Du behöver inte hålla dig till enstegszaps (såvida du inte använder den gratis forever-nivån, som begränsar dig till enstegszaps).
När du behöver automatisera flera steg i ditt arbetsflöde kan Zapier hantera dessa behov. En enda trigger på Facebook kan utlösa flera steg i Slack, Salesforce och din CRM-programvara. Du kan skapa upp till 100 steg från en enda utlösande åtgärd.
Välorganiserat gränssnitt: När du skapar flera Zaps som innehåller flera steg, kan saker snabbt bli svårhanterliga. Det kan sluta med att du tappar koll på exakt vilka Zaps du redan har skapat och hur de interagerar med varandra.
Lyckligtvis förutsåg Zapier detta problem och skapade ett effektivt gränssnitt som har all information du behöver till hands.
Till att börja med kan du sortera och organisera dina Zaps med hjälp av olika mappar. Använd så många mappar och undermappar som du vill för att sortera dina Zaps så att du enkelt kan hitta dem senare. Du har också en sökfunktion i gränssnittet för att leta efter en viss Zap.
När du har hittat en Zap kan du utföra flera uppgifter på den från detta huvudgränssnittsområde, inklusive:
- Slå på en Zap
- Stäng av en Zap
- Visa apparna som är anslutna till en viss Zap
- Se användningshistoriken för en Zap
- Byt namn på en Zap
- Flytta Zap till en annan mapp
- Ta bort Zap
Du kan också göra en kopia av en Zap från det här gränssnittet. Om du vill redigera en Zap är det bäst att kopiera den, göra dina redigeringar i kopian, slå på den kopierade Zap och stänga av originalkopian av Zap.
Du kan också se alla konton där du har gett Zapier-auktoriseringsåtkomst via gränssnittet. Det är trevligt att se dessa konton listade på ett ställe om du någonsin behöver ändra något.
Vad Zapier saknar
Ingen mobilapp: Om du sällan sitter vid en bärbar eller stationär dator för att arbeta kan du ha svårt att ställa in dina Zaps. Zapier erbjuder ingen mobilapp, så du kan inte använda din smartphone för att skapa integrationer mellan dina appar.
Å andra sidan, när du väl har skapat dina Zaps och är igång, kan du komma åt resultaten av integrationerna på din smartphone. Till exempel, om du skapar en Zap som genererar en avisering i Slack varje gång du får ett Gmail-meddelande, kan du se dessa aviseringar på din smartphone via Slack-appen.
Du kan inte komma åt ditt Zapier-konto eller ställa in integrationerna med en mobilapp eftersom Zapier inte har någon. Med tanke på antalet alternativ du har för att skapa flerstegsanslutningar, är det verkligen lättare att skapa dina Zaps på en stor datorskärm än det skulle vara på en smartphoneskärm. Så det är förståeligt varför Zapier inte erbjuder en mobilapp, även om det verkar saknas i den moderna teknikvärlden.
Extremt begränsad gratisplan: Även om vi uppskattar att Zapier erbjuder en gratis för evigt nivå, kommer denna nivå verkligen bara att fungera för en enda person med begränsade krav på appintegrering.
I den kostnadsfria nivån kan du skapa fem Zaps totalt. Zapier letar bara efter nya triggers som skulle starta en Zap en gång var 15:e minut. Om du behöver aviseringar snabbare än så, vilket många människor som är intresserade av att använda Zapier gör, måste du prenumerera på en av de prissatta nivåerna.
Det bästa med gratis forever-nivån är att du kan få en känsla för hur Zapier fungerar och hur man skapar Zaps.
Mindre stöd för icke-affärsuppgifter: Om du vill ställa in automatiska uppgifter som involverar smarta hemprodukter, stöder inte Zapier den här funktionen. Zapier fungerar som ett arbetsflödesverktyg som arbetar med appar som involverar produktivitet och andra aspekter av verksamheten specifikt.
Zapier-alternativ och prissättning
Zapier erbjuder en primär tjänst. Det automatiserar integrationer mellan de olika apparna du använder. Prisplanerna fokuserar på antalet användare du har och antalet integrerade uppgifter du kör varje månad.
Zapier arbetsflödesintegrationer
Genom Zapier kommer dina prenumerationsalternativ att sträcka sig från en gratis för evigt plan till en plan för stora företag. Varje plan ger ett annat maximalt antal integrationer (eller Zaps) du kan bygga. Om du vill skapa en anslutning där ett meddelande till ditt Gmail-konto utlöser en ny post i din CRM-app, skulle detta vara en Zap.
Dessutom ger Zapiers prisnivåer dig möjligheten att skapa en enstegs Zap eller en flerstegs Zap. Flerstegs Zap tillåter en enda trigger, som ett Gmail-meddelande, för att skapa uppgifter i mer än en annan app.
Slutligen får du det maximala antalet uppgifter du kan utföra varje månad. En uppgift inträffar varje gång en Zap slutför en åtgärd åt dig. Du kan välja bland flera maximala uppgiftsgränser inom prisnivåer. Ju fler uppgifter du behöver köra, desto mer betalar du.
Zapier kommer att meddela dig när du slutför 80 % av ditt maximala antal uppgifter för månaden. Du kan göra alla nödvändiga justeringar vid den tidpunkten.
Zapiers säljteam arbetar med dig för att säkerställa att du betalar för rätt antal månatliga uppgifter. De dyraste Zapier-nivåerna tillåter dig att använda maximalt två miljoner uppgifter per månad, men flera andra nivåer är tillgängliga.
Zapiers årliga betalningsplaner, som är cirka 33 % billigare än prissättningsplanerna från månad till månad, inkluderar:
- Gratis – Gratis för alltid för 1 användare, upp till 100 uppgifter per månad och upp till 5 Zaps (endast enstegs Zaps)
- Starter – Börjar på $19,99 per månad för 1 användare, upp till 750 uppgifter per månad och upp till 20 Zaps (flerstegs eller enstegs)
- Professionell – Börjar på $49 per månad för 1 användare, upp till 2 000 uppgifter per månad och ett obegränsat antal och typ av Zaps
- Team – Börjar på $399 per månad för ett obegränsat antal användare, upp till 50 000 uppgifter per månad och ett obegränsat antal och typ av Zaps
- Företag – Börjar på $799 per månad för ett obegränsat antal användare, upp till 100 000 uppgifter per månad och ett obegränsat antal och typ av Zaps
Zapier i sammanfattning
Zapier är svår att slå när det gäller att automatisera integrationerna mellan dina olika produktivitets- och affärsappar. Du kan integrera Gmail och Slack, så att du får ett Slack-meddelande när ett nytt e-postmeddelande visas, till exempel.
Det bästa av allt är att skapa dessa integrationer är ett kick. Du behöver inte veta hur man kodar; Att skapa en integration för att förbättra ditt arbetsflödeseffektivitet tar bara några minuter. Det fungerar lika bra för enstaka personer, stora team och alla storlekar av organisationer däremellan.
Eftersom vi förstår att Zapier kanske inte är det perfekta alternativet för alla, kolla in vår lista över den bästa programvaran för arbetsflödeshantering för fler verktyg. Vi valde ProofHub, Process Street och Hive som våra guldägg. Zapier är också ett starkt alternativ som kom in på vår lista, rankad precis bakom dessa gyllene ägg.
