Innehållsmarknadsförare i världen, förena!
Samarbete är namnet på spelet när det kommer till ett team för innehållsproduktion. Problemet är att WordPress verkligen inte är gjord med den typen av samarbete i åtanke. Visst, du kan ha flera personer med olika användarkonton, men det fungerar mycket på det gamla skolans sätt där om en person öppnar ett inlägg eller en sida för att redigera, är alla andra utelåsta från det tills de är klara. Den kan fortfarande öppnas, men du kan inte spara eller göra ändringar, och du kommer att få stora varningar om du försöker.
Det var bra för ett dussin år sedan, men hur är det nu? Nuförtiden har vi alla tillgång till molnbaserade samarbetsverktyg. Hundra olika personer kan logga in på samma Google-dokument och göra alla ändringar och ändringar de vill, och se varandras ändringar i realtid längs vägen.
Allt detta betyder att det verkligen kan vara svårt att organisera vem som har åtkomst till en given fil åt gången, i vilken ordning och att göra vilka ändringar. Ofta hamnar du i en tråkig situation där du och ditt team skapar dina inlägg i något som Google Docs eller Office 365 och sedan kopierar och klistrar in dem i WordPress. Det har sina egna problem, vanligtvis med att formateringen går för hårt, och sedan har du ytterligare ett lager av arbete och ytterligare en möjlighet för mänskliga fel eller maskinfel att orsaka problem.
Tänk om det fanns en lösning?
Jo, lyckligtvis finns det!
30 sekunders sammanfattning
Innehållsmarknadsförare möter utmaningar med WordPresss begränsade samarbetsalternativ. Multicollab erbjuder ett plugin som tillåter realtidsredigering och kommentarer direkt i WordPress-redigeraren. Funktioner inkluderar inline-kommentarer, gäståtkomst, användaraktivitetsloggar och kompatibilitet med Gutenberg-redigeraren. Den kostnadsfria versionen täcker många behov, men betaltjänsten lägger till förslagsläge, Slack-integration och anpassade behörigheter. Nackdelar att överväga är redigeringsgränser i realtid till fem användare och kompatibilitetsproblem med icke-Gutenberg-redigerare. Utvärdera om Multicollab effektiviserar ditt arbetsflöde tillräckligt för att byta från plattformar som Google Docs.
Det bästa WordPress Collaboration Plugin
Som med allt annat WordPress är lösningen ett plugin. I det här fallet är det ett fantastiskt plugin känt som Multicollab.
Så vad är det och hur fungerar det?
I grund och botten förvandlar Multicollab den vanliga WordPress-redigeraren till något som är mycket mer som Google Docs. Flera användare – så länge de har redigerings- eller samarbetsnivåbehörigheter för sidan du arbetar på – kan öppna inlägget samtidigt. De kan alla göra redigeringar och ändringar, lägga till innehåll och i allmänhet arbeta med inlägget på samma sätt som du normalt kan med en gemensam textredigerare.
Förutom att skapa innehåll i samarbete låter Multicollab också göra anteckningar eller kommentarer inline, som visas för redaktörerna som arbetar med inlägget men som inte dyker upp när inlägget publiceras. Det har inte samma nivå av livechatt som Google Docs har med GChat, men det kommer nära.
Precis som Google är det snabbt och enkelt att bjuda in andra att samarbeta i ett inlägg. Allt du behöver är användarnamnet i @Mention-stil för kontot du vill lägga till. Detta skickar dem e-postmeddelanden och låter dem hoppa in i inlägget för att samarbeta omedelbart.
Multicollab har också en riktigt cool funktion, som är möjligheten att arbeta med användare som inte har ett WordPress-konto på din webbplats. Du kan skapa en gästsamarbetslänk som tillåter ett specificerat e-postkonto att komma åt och samarbeta i ett specifikt inlägg, utan att ge åtkomst till något annat på ditt konto, vilket begränsar eventuell informationssäkerhet eller dataintegritet som du kan behöva underhålla.
Gästsamarbetare kan ställas in som kommentatorer, som kan lägga till kommentarer och svara på befintliga kommentarer men inte kan redigera, ta bort eller hantera inläggen eller de andra kommentarerna, eller som tittare, som kan se inlägget och kommentarerna men inte kan lägga till något eget eller redigera något.
Det finns också rapporter och analyser om användaraktivitet. Har du ett innehållsteam på tre personer och misstänker att bara två av dem någonsin utför något arbete? Vill du verifiera att varje användare gör det jobb de ska göra? Vill du räkna upp antalet ändringar som en användare gör eller verifiera att en användare fungerar när de hävdar att de arbetar? Allt detta spåras i en aktivitetslogg så att du kan se vem som gör vad med vilka inlägg och när. Det är också ett användbart sätt att se de senaste kommentarerna och ändringarna av ett inlägg så att du kan granska det och se till att alla är på uppdrag och i mål.
En sak att notera är att Multicollab designades för att fungera med Gutenberg-redigeraren. Jag vet att många människor inte är förtjusta i Gutenberg även efter år av förbättringar och föredrar att använda den klassiska redigeraren när de kan. Tyvärr betyder det att du inte kommer att kunna använda Multicollab för dessa inlägg.
Betala för Multicollab: Vilka är fördelarna?
Här är något coolt: allt jag listade ovan, att konvertera WordPress till en fullfjädrad samarbetsplattform för obegränsade användare, är tillgängligt från Multicollab gratis. Däremot har de en betalversion.
Länk till betalversion: https://www.multicollab.com/
Vad ger dig den betalda versionen och hur mycket kostar den?
Låt oss först gå igenom de betalda funktionerna.
Först ut är förslagsläget. Detta liknar Googles förslagsfunktion. En samarbetspartner kan snarare än att göra en ändring direkt komma med ett förslag på hur ett stycke text ska ändras. Det kan vara enkelt, som att ta bort ett ord, åtgärda ett stavfel eller ändra formatering, eller det kan vara ett mer komplext arbetsflöde.
Detta läggs till som en kommentar. Sedan kan en av personerna med primär redigeringsbehörighet för inlägget acceptera ändringen och den kan implementeras automatiskt. Inget behov av att manuellt göra den föreslagna ändringen; så länge det är något etablerat som ett arbetsflöde kan Multicollab göra det med ett knapptryck.
Det andra är integration med Slack. Slack anses ofta vara det favoritprogram för snabbmeddelanden för många team, och även om det har konkurrens i form av appar som Google Chat, Microsoft Teams eller till och med Discord, är det fortfarande ganska dominerande i affärsvärlden.
Multicollab kan länka till Slack med den betalda versionen och kan leverera realtidsuppdateringar och kommentarsaktivitet till en utsedd Slack-kanal. Om du har teammedlemmar som kan samarbeta när de är tillgängliga men som inte nödvändigtvis vill kontrollera WordPress-instrumentpanelen var tionde minut tills deras teammedlemmar är online, är det här bra. Det är ungefär som att skicka upp slagträsignalen för att sammanställa laget automatiskt.
Tredje upp är alternativet att tilldela anpassade behörigheter. Detta utökar i princip bara de roller WordPress redan har och låter dig välja vem som har rättigheterna att lägga till kommentarer, lösa kommentarer och konfigurera åtkomst till ett givet inlägg. Det är bara mer detaljerad hantering för större team; Jag har personligen inte behövt det, men det finns där om du gör det.
En annan användbar betalfunktion är alternativet att bifoga andra filer till kommentarerna. Kallas “Bifoga dokument” och låter dig faktiskt bifoga bilder eller hela andra dokument, inklusive skärmdumpar, videofiler, ljudmeddelanden eller andra textdokument, direkt till en kommentar. Det vanligaste användningsfallet jag har för detta är alternativet att bifoga rekommenderade bilder där de skulle kunna hamna i ett inlägg, men jag har sett det användas på många andra sätt, inklusive saker som:
- Bifogar ett videoklipp som förklarar informationen som ska gå in i ett relevant avsnitt.
- Bifogar en ljudkommentar från någon som arbetar handsfree i en situation där de inte kan skriva den.
- Bifogar ett meme för att skämta med medarbetare om innehållet i inlägget.
Uppenbarligen, beroende på ditt lag, kan du få många olika typer av användning av den här funktionen.
Den betalda versionen har också flerspråkigt stöd för tyska, kinesiska, hindi, spanska, franska och bengali. De ger dig prioritet och e-postsupport också om du har ett problem och inte kan lista ut hur du ska lösa det.
Så, om allt detta låter bra, vad är priset?
Uppenbarligen är gratisversionen gratis för alltid. Det finns också en 30-dagars gratis provperiod med en pengarna-tillbaka-garanti för provperioden.
För de betalda versionerna är Lite-paketet först ut. Detta är $16 per månad eller $199 per år. Det ger dig inline-kommentarer, samarbete i realtid med gäster, anpassade behörigheter, dokumentbilagor, flerspråkig åtkomst, rapportering, e-postmeddelanden, e-postsupport och en licens att arbeta på en webbplats (och en iscensättningsplats om du har en opublicerad sekundärsida plats för testning).
Då har du Pro-versionen. Denna version är $41 per månad eller $499 per år. Det här är paketet du behöver om du vill ha förslagsläget, de svaga meddelandena eller en licens att använda på upp till fyra iscensättningsplatser plus din ena normala sida.
Äntligen har de en Enterprise-version. Den har dedikerad onboarding och teamutbildning, anpassad licensiering, direkt support för anpassning och möjligheten att använda en SLA. Prissättningen anpassar sig dock efter dina behov, och det lägsta inköpet är $1 000 per år.
Har Multicollab problem?
Ja, det är ingen perfekt lösning. Multicollab har några begränsningar och ett par problem.
Till exempel kan du för närvarande inte använda både förslagsfunktionen och realtidsredigering samtidigt. Något om hur de körs betyder att du inte kan utlösa ett förslag som ska implementeras medan flera användare kommer åt ett inlägg. Du måste också, som jag nämnde ovan, använda Gutenberg-redigeraren, inte den klassiska redigeraren. De flesta människor har bytt vid det här laget, men för er som håller på där ute har ni ingen tur.
En annan begränsning är att medan de säger “oavsett om ditt redaktionella arbetsflöde består av bara två personer eller femtio” i sin beskrivning, förtydligar de senare att även om det inte finns någon gräns för antalet personer som kan komma åt, lämna kommentarer och samarbeta i ett dokument , den i realtid samarbetet är begränsat till upp till fem personer samtidigt. Nu kan ni ha tio grupper om fem som arbetar på tio olika tjänster samtidigt; det är bra; du kan helt enkelt inte få en större publik till en redigeringsfest i realtid.
Det är också värt att notera att den betalda prenumerationen är för en domän; om du använder multisite med flera domäner eller har flera WordPress-installationer, måste du köpa flera licenser. Lyckligtvis, om du väljer att inte prenumerera igen, kan du fortfarande använda plugin-programmet; du får helt enkelt inga uppdateringar och kan inte få support om du inte förnyar.
En annan möjlig begränsning är att, trots att den är designad för Gutenberg-redigeraren, har Multicollab begränsningar för vilka typer av block varje funktion kan användas på. Det är ganska komplicerat, så de har specifika listor i detta Google-dokument. De lägger till kompatibilitet när de kan, så listan ändras ofta.
Dessutom, om du använder något som Elementor, Divi eller en annan redigerare, kan du inte använda Multicollab.
Det finns också ett ihållande problem som dyker upp sporadiskt och som inte har åtgärdats. Ibland kan en flytande div dyka upp och täcka kommentarsektionen, vilket förhindrar att du kan klicka på dem för att redigera eller godkänna dem. Du kan fortfarande lägga till kommentarer, som autofokuserar på textrutan och låter dig skriva där, men när du väl klickar bort kan du inte klicka in igen.
Om du upplever det här problemet med att Multicollab inte låter dig interagera med kommentarer, hittade jag en lösning. Det är ett enkelt CSS- eller PHP-kodavsnitt som döljer den dolda div, vilket förhindrar att den renderas och täcker din kommentarsektion. Du kan se min anpassade kod för att fixa det här. Tills Multicollab fixar det underliggande problemet, behåll den här koden!
Är Multicollab ett bra verktyg för dig?
Jag har gett dig funktionerna, för- och nackdelarna, problemen och prissättningen, så det här är verkligen vad det handlar om. Är Multicollab tillräckligt användbart för att dra in dig, eller är det tillräckligt redundant med ditt befintliga Google Dokument-arbetsflöde så att du inte tror att du behöver det?
Personligen hatar jag att behöva flika mellan ett halvdussin olika appar hela tiden. Om jag kan ta bort en (eller flera) från mitt arbetsflöde och hålla mitt skrivbord mindre belamrat med fönster, är jag allt för det. Jag har ett ganska litet team som arbetar med ett givet inlägg vid varje given tidpunkt, och att få ut Google Dokument ur ekvationen är ganska fördelaktigt.
Andra av er där ute kanske inte är lika lättsålda. Multicollab har en genomgång av hur de jämför med Google Dokument om du vill bläddra i den. Det är ditt beslut att fatta! Så låt mig veta; gillar du Multicollab, eller är det inte tillräckligt fördelaktigt för att få dig att byta?
