När det kommer till utbildningsverktyg för små och medelstora företag är det avgörande att hålla allt organiserat, lättillgängligt och uppdaterat. Whale samlar företagsutbildning och kunskapsbasmaterial på en plats för teamframsteg och mätning. Läs vår fullständiga recension nedan för att lära dig mer om hur Whale hjälper dig att digitalisera ditt företags introduktions- och utbildningsprocesser för bättre tillväxt.
Whale: det goda och det onda
Whale har mycket att göra som ett verktyg för att hantera och organisera SOPs och utbildning. Men vi vill också ärligt ropa ut några ställen där det kommer till korta. Använd vår uppdelning nedan av dess styrkor och svagheter för att snabbt bedöma om denna programvara är rätt för ditt företag.
Vad Whale är bra på
Whale är utformad för att minimera den tid och ansträngning det tar att hantera företagsdokument, särskilt de som är relaterade till onboarding och utbildning. Nedan finns flera funktioner som gör att Whale sticker ut från andra liknande program.
Lättlärt gränssnitt: Vissa dokumenthanteringsverktyg har lättöverskådliga gränssnitt, som Google Drive. Andra, som Microsoft SharePoint, är proppfulla av funktioner men lite förvirrande att navigera. Whale blandar det bästa av två världar genom att vara funktionsrik, lätt att använda och visuellt tilltalande på en gång.
Den här typen av gränssnitt är avgörande för organisationer som har anställda som behöver komma åt dokument dagligen men som kanske är ovilliga att lära sig nya plattformar eller bara inte är särskilt tekniskt kunniga. Whales rena design gör navigering till en lek för alla, från helt nya anställda till erfarna mjukvaruproffs.
Anpassade inlärningsvägar: Ditt team behöver sannolikt mer än en helhetslösning för att dokumentera och genomföra utbildning och introduktion i linje med dina interna processer. Whales träningsvägar är helt anpassningsbara, vilket säkerställer att varje gruppmedlem får exakt vad de behöver lära sig i den ordning de behöver för att lära sig det.
Ditt marknadsföringsteam kräver till exempel en annan uppsättning utbildningsmaterial än din ekonomiavdelning. Med Whales anpassade inlärningsvägar kan du tilldela ett personligt träningsflöde till medlemmarna i varje team som kan justeras och uppdateras efter behov. Alla blir informerade om sin specifika avdelnings behov.
Inbyggd rapportering och spårning: Whale har robusta analyser som spårar onboarding och träning för varje teammedlem och avdelning. Med hjälp av verktygets rapporterings- och spårningsfunktioner kan du snabbt identifiera områden där anställda kan behöva ytterligare utbildning eller vägmoduler som saktar ner processen för mycket. Whale-rapporter delar upp allt i detaljerade nivåer, så att du kan få insikter i dina processer, team och anställda.
Utmärkt automatisering: Efter den första installationen och implementeringen av Whale tar programvaran över dokumenthanteringen åt dig. När du laddar upp ny dokumentation kategoriserar Whale den automatiskt och skickar den till rätt team eller process för att säkerställa att den kommer i rätt händer. Whale kommer till och med att arbeta med dig en-mot-en när du rullar ut systemet, vilket säkerställer att du får allt inrättat som du behöver det från början för bättre framtida automatisering.
Tidsbesparande mallar och AI: Whale är ett av många företag som snabbt har tagit till sig AI-teknik i sin mjukvara. Med dess AI Assist kan ditt team snabbt utarbeta företagsdokument och rutiner. Whale erbjuder också ett anständigt utbud av mallar med fördefinierad text och avsnitt för att skapa vanliga dokument, vilket förhindrar behovet av att börja om från början varje gång.
Användbart webbläsartillägg: Whale-webbläsartillägget är en unik funktion som delar ytterligare förslag till användare när de arbetar genom sina utbildningsdokument. Ditt team kan skapa kunskapsbaserade förslag under specifika delar av deras utbildningsprocesser.
Sedan, när människor rör sig genom utbildningssystemet, spårar webbläsartillägget var de är och dyker upp dessa förslag för att ge eleverna mer sammanhang eller användbara resurser. Du kan till exempel länka en inkluderande språkguide och tips för företagsmeddelanden när någon navigerar genom ett avsnitt om konsekvent varumärke i e-postmarknadsföring.
Vad val saknas
Whale är något nytt på scenen jämfört med annan dokumentorganisation och träningsprogram, så det har fortfarande några knep att lösa. Med det sagt är dessa mindre nackdelar som vi inte skulle bli förvånade över att se fixade eftersom produkten och dess användarbas fortsätter att växa.
Fullständig dokumentformatering: Whale tillåter användare att importera dokument från andra verktyg, som Microsoft Word, eller PDF-filer för att redigera och lagra i gränssnittet. Importresultaten kan dock variera kraftigt. Dokument som importeras från Microsoft Word, särskilt, kan ibland sluta med formateringsproblem, vilket skapar mer arbete för redaktörer att skapa den färdiga produkten. Lyckligtvis gör Whales lättanvända smarta editor det lilla besväret att knuffa tillbaka dessa importerade dokument till rätt form.
Integrationer: Whale uppger att över 1 000 integrationer finns tillgängliga för att koppla ditt företags andra verktyg till mjukvaran. Dessa integrationer är dock oftast bara tillgängliga via Zapier, vilket innebär ett extra verktyg för att få alla dina anslutningar på ett ställe. Zapier är också en extra kostnad om du behöver en annan plan än det kostnadsfria grunderbjudandet. Annars är du begränsad till ett fåtal direktanslutningar med verktyg som Google Drive, Slack, Microsoft Teams och, om du använder webbläsartillägget, Google Chrome.
Rollbaserad prissättning: Whale använder sätesbaserade priser som tar mellan $5 och $15 per månad och användare. Denna struktur kan fungera bra för mindre företag som använder verktyget mest för dokumentorganisation. Men företag som behöver utbildningsfunktionerna på högre prisnivåer kan tycka att det är dyrt.
Det finns dock inget alternativ för rollbaserad prissättning med Whale. Därför kostar en ny trainee samma pris som en HR-chef för att använda programvaran, trots att de kommer att behöva färre behörigheter och funktioner. Företag med mer än 50 anställda kan ha en rejäl månatlig räkning jämfört med andra programvarualternativ med mer flexibel prissättning.
Varumärkeskapacitet: Många företag föredrar att få sina företagsdokument och utbildningsmaterial märkta med sina logotyper och färger så att de lätt kan kännas igen som att de kommer från organisationen. Whale erbjuder möjligheten att ändra färger och ladda upp bilder och videor för företagets varumärke, men den möjligheten är endast tillgänglig på de dyrare tillväxt- och skalplanerna. Whale har också ännu inte lagt till en hex-färgväljare, vilket är absolut nödvändigt för att fastställa ett märkes exakta färger.
Valpriser och alternativ
Whale finns i tre planer: Starter, Growth och Scale. Starter är $5 per användare och månad och levererar de viktigaste funktionerna för dokumentorganisation.
Företag som använder Whale för onboarding kommer att behöva antingen Growth- eller Scale-planerna för $10 respektive $15 per användare och månad. Dessa planer lägger till måsten för träning, som träningsflöden, kontextuella förslag och integrationer.
Företag kan välja Whale av några olika anledningar. Nedan kommer vi att diskutera de tre huvudsakliga sätten som företag använder Whale för att förbättra sin dokumentation och medarbetarutvecklingsprocesser.
Whale for Company Knowledge Management
Whales mest framträdande erbjudande är centralisering och organisation av företagsdokument. Företag kan använda Whale för att lagra utbildningsmaterial, guider, spelböcker och policyer för enkel åtkomst för teammedlemmar.
Startplanen ger överkomliga priser för företag med enkla utbildningsprocesser som inte behöver ringklockorna från dyrare planer.
Denna programvara är mycket sökbar och hjälper ditt team att snabbt hitta det innehåll de behöver. Du kan också tilldela dokument till specifika teammedlemmar så att de kan hitta dem i sitt gränssnitt.
Om ditt företag för närvarande använder en annan plattform för att lagra dokument, som Google Drive, kan du överföra dina dokument till Whale med hjälp av importfunktionen. Dokument flyttas till Whales smarta redigerare så att du kan redigera eller uppdatera dem innan du sparar dem på ditt företagskonto.
Eller skapa helt nya dokument direkt genom Whales redaktör. Verktyget innehåller också dussintals mallar och en AI-skrivassistent (även om den senare endast är tillgänglig på tillväxt- eller skalplanerna) för att hjälpa ditt team att spara tid på att skapa nya dokument.
Whale för introduktion och utbildning av anställda
Whale skiljer sig från andra dokumentlagrings- och organisationsverktyg i sin förmåga att även hjälpa företag att stärka sina personalutbildningsprocesser. Från att distribuera dokument till anställda till att ta praktikanter genom ett anpassat arbetsflöde, Whale gör utbildningen mer digitaliserad, enhetlig och effektiv.
Företag kan skapa en personlig introduktions- eller utbildningsrutin som inkluderar deras varumärkesprofilering. Whale ger plats för bilder, video och skärminspelningar i träningsmoduler, så att du kan bli så detaljerad och praktisk som du behöver. Dessutom kan du använda kontextuella förslag genom Whale-webbläsarplugin för att erbjuda ytterligare information eller förklaringar under träningssessioner.
Du kan anpassa utbildningsflöden efter medarbetare, team eller avdelning för att hålla alla i rörelse i den takt de behöver. Utbildning och onboarding kan kulminera med inbyggda bedömningar så att du kan spåra varje anställds framsteg eller identifiera kunskapsluckor för att hjälpa dig att göra justeringar av utbildningsmaterial.
Whale för att säkerställa resultat
Detaljerad utbildning och introduktionsprocedurer är fördelaktiga, men du kanske inte vet om de faktiskt gör sitt jobb om du inte har några mätbara resultat. Whale bekämpar detta potentiella problem genom att leverera rapporter för att visa dig var varje anställd befinner sig i sin utbildning, i form av granskade lektioner, genomförda moduler, bemästrade riktmärken och andra sätt du vill mäta deras framsteg.
I sin tur kan du enkelt se om ditt team får den tid de behöver för att slutföra utbildningen eller om de fastnar på specifika områden av introduktions- eller utbildningsprocessen. Frågesporter som administreras efter lektioner eller moduler kan fördjupa sig i specifika områden av stor betydelse för att säkerställa att viktiga kunskaper bevaras.
Du kan också använda en funktion för att tilldela ämnesexperter till ditt företags utbildningsmaterial, vilket ger dem enkel tillgång att granska material för misstag eller kunskapsluckor.
Sammanfattning
Företag som söker en organisatorisk lösning för deras företags dokumenthantering och utbildningsprocesser bör överväga Whale. Dess relativt enkla installation och enkla användargränssnitt håller den tillgänglig för de flesta användare, och kundteamet är lättillgängligt för att hjälpa organisationer att ta sig igenom alla utmaningar. Och med sin automatiserade dokumentorganisation och utbildningsflöden kan Whale spara tid för ditt företag samtidigt som ditt team får den kunskap de behöver för att lyckas.
