Vikten av regelbundet schemalagda prestationsöversikter underskattas inte, men för få arbetsgivare använder ett lämpligt resultatstyrningssystem. Här är varför.
De flesta arbetsgivare är överens om att prestationsöversikter är nödvändiga för att främja personalens tillväxt, men bara 26 % av de anställda tror att den feedback de får hjälper dem att förbättra sitt arbete.
Det finns två möjliga orsaker till detta. För det första är feedback sällan en ärlig, tvåvägsdialog som bygger på att stärka relationer. Det fokuserar ofta på tidigare misstag som inte kan fixas. Denna enkelriktade instruktion och kritikbaserade taktik är inte till hjälp för anställda eller arbetsgivare.
Å andra sidan ges inte feedback regelbundet. Endast 28 % får feedback en gång i veckanytterligare 28 % får det några gånger om året och 19 % får det en gång om året eller mindre.
Detta kan innebära att de andra 15% inte får feedback alls, vilket är oroande med tanke på 60 % vill ha feedback dagligen eller veckovis. Det är uppenbart att anställda inte får vad de behöver.
Istället för att enbart fokusera på användarfeedback måste arbetsgivarna betona vikten av regelbundna prestationsgranskningar. Med det sagt bör ingen policy för prestationsgranskning antas utan omsorg. Dålig feedback kan vara lika, om inte mer, ineffektiv än en arbetskultur utan feedback.
Tillståndet för de anställdas granskningsprogram på arbetsplatsen
Bildkälla: Unsplash
Prestationssamtal är formella reglerade bedömningar där chefer och intressenter utvärderar en anställds arbetsprestation. Syftet med prestationsrecensioner är att lära sig mer om en persons styrkor och svagheter och samtidigt erbjuda konstruktiv feedback.
Tyvärr behandlas prestationsrecensioner ofta som en uppgift på en chefs att göra-lista. 77 % av HR-cheferna tror inte att årliga prestationsöversikter representerar anställdas prestationer korrekt. Detta beror på att feedback lämnas till slutet av året, inte när det är nödvändigt.
Hur prestandahanteringssystem stör prestanda
I den verkliga världen är prestationshanteringssystem svåra att få rätt. Utan ett bra system på plats faller prestationsstrukturen isär, vilket leder till en dominoeffekt med låg moral.
Här är några anledningar till varför prestationsrecensioner går fel:
Mätvärden används för att främja den prestation ett företag vill ha. Emellertid är mål ofta silo, vilket lämnar avdelningar att ta en “var och en för sig”-strategi. När målen är uppfyllda slutförs mindre arbete.
Målen är antingen för utom räckhåll, vilket demotiverade anställda, eller för lätta att nå, vilket inte utmanar medarbetarna att förbättra sig. De bästa målen kan uppnås men tänjer på medarbetarna att göra mer än de gjorde veckan innan.
Kopplingen mellan individuell insats och företagets mål finns inte. Ledningen kan sätta upp mål för att stärka sin egen prestation eller för att eliminera ineffektivitet. Båda fokuserar inte på det långsiktiga eller anpassar alla under en vision.
Anställda är mer benägna att nå företagets mål när de anpassar sig till sina egna. Det är dock sällsynt att arbetsgivare frågar vad den anställde vill ha ut av förhållandet mellan arbetsgivare och anställd. Detta får medarbetarna att känna sig som en eftertanke.
Prestationshantering faller isär utan frekvent, ärlig och effektiv kommunikation. Utan intern kommunikation förlorar medarbetarna sina mål eller feedback som ges. Mätvärden behandlas som ett passivt mått på framsteg.
Ledningsinteraktion med personal i frontlinjen är ett effektivt ledningsverktyg, eftersom chefer på hög nivå sällan besöker systerkontor före prestationsöversynen. Detta gör all feedback som tas emot ihålig och oviktig.
Anställda får antingen inga konsekvenser för beteendet eller så är konsekvensen hemsk eller skrämmande (dvs förlust av jobb). Negativ förstärkning fungerar inteoch kommer aldrig att fungera, för att förbättra de anställdas prestationer på lång sikt.
Det är svårt att motivera anställda om en arbetskultur bygger på mobbning, målmedveten försummelse eller apati. Arbetsgivare måste bygga upp sin företagskultur igen om de vill ge effektiv feedback. Vad chefer gör och säger kommer att påverka hur feedback tolkas.
Hur feedback rutinmässigt ges och varför den är ineffektiv
Chefer utbildas inte ofta för att ge framgångsrika prestationsrecensioner. Detta kan få dem att skjuta upp detta ansvar till sista minuten eller undvika att förbereda sig för granskningen på lämpligt sätt.
Ledningen har dock befogenhet att väsentligt påverka den anställdes karriär. Om recensioner inte tas på allvar kommer produktiviteten att falla och moralen blir lidande. Detta blir ännu värre om det inte finns något stödnätverk på plats om en anställd inte uppfyller en chefs förväntningar.
Om arbetsplatser inte prioriterar en kultur av feedback kan chefer göra följande:
- Kritisera prestanda utan exempel
Det är okej att ta itu med brister, men chefer ska aldrig kritisera en anställd utan att ge dem ett sätt att förbättra sig. Att bara säga “jag gillade inte det här” och gå vidare kommer att få dem att känna sig defensiva.
- Jämförelser eller falskt beröm
Det är olämpligt att rangordna anställda eller agera som om allt är bra. Chefer bör berömma anställda när det är lämpligt, men för mycket falskt beröm kan få dem att anta att de gör bättre än de gör.
- Spekulationer eller dåligt språk
Chefer bör inte ange att det “kanske” finns en “möjlighet” för en löneförhöjning i sin framtid. Falska löften gör bara människor redo för besvikelse. De bör undvika att använda “Alltid” eller “Aldrig” för att göra allmänna uttalanden om beteenden.
Vissa saker tål att upprepas (särskilt om beteendet inte har förändrats), men chefer bör ändra de råd de ger. Det de säger kanske inte kommer igenom, men att upprepa råd på samma sätt fungerar inte.
Det är lämpligt att ge utmärkelser för glasen bonus eller vänliga ord för ett väl utfört jobb. Om din medarbetare inte får något annat än “kudos”, kommer de att känna att deras hårda arbete inte uppskattas. Detta gör toppinkomsttagare till nedstämda arbetare.
Prestationssamtal bör vara en prioritet för chefer och anställda, men 70 % av företagen använder årliga resultatgranskningsstrukturer. Så mycket kan förändras på ett år (pandemin är ett bevis på det), så det är viktigt att chefer pratar med sina anställda regelbundet för att styra dem i rätt riktning. Annars kommer arbetsgivare och anställda inte att få de resultat de vill ha.
Hur prestandarecensioner Borde vara Genomförd
Det är uppenbart att det inte räcker med att erbjuda prestationsrecensioner för att dra nytta av regelbunden feedback från anställda. Om arbetsgivare vill dra nytta av resultatstyrningssystem måste de…
1. Förbered dig på att genomföra prestationsrecensioner
Om du är ansvarig för att genomföra prestationsrecensioner behöver du en fastställd riktlinje för hur du ska närma dig medarbetarbaserad feedback. Så här skapar du en innan ett möte:
a.) Ställ in datum och tid
Oavsett om chefer planerar att hålla en feedbackhändelse på distans eller personligen, bör de rensa sina scheman för att undvika avbrott. De bör minimera åtaganden tidigare på dagen för att undvika ombokningar eller dyka upp sent. På så sätt kan du fokusera på dina medarbetare.
b.) Granska tidigare recensioner
Om du eller en annan chef tidigare gjort en granskning, gå igenom dina anteckningar och se vad som diskuterades. Kontrollera om du tänkte följa upp eller om du planerat att kommunicera något specifikt. Fundera på om medarbetaren har förbättrat ditt råd eller om de behöver mer hjälp.
c.) Var redo att ta emot feedback
Ingen prestationshanteringspolicy kommer att fungera om inte anställda också tillåts ge feedback. Hur du hanterar kommer att påverka din medarbetares prestation, så de bör få säga sin mening. Kom förberedd med en anteckningsbok eller bärbar dator för att spela in vad de säger.
d.) Förbered dig på det oväntade
Idealiskt ges feedback privat och en-till-en, vilket innebär att personalen kan ta upp saker som du inte var medveten om. Var noga med att lyssna på din medarbetares frustrationer och föreslå sätt att åtgärda situationen, om tillämpligt. Om saken verkligen är allvarlig, ställ in ett möte med den anklagade parten.
2. Betona ledande mått/indikatorer
Företag mäter och hanterar ofta prestanda genom eftersläpande indikatorer, såsom efterlevnad av kvalitetsmål eller månatlig produktion. När resultaten är inne är det för sent att göra någonting. Effektiva företag spårar samma mätvärden men ändrar dem baserat på behov.
Vissa mätvärden kräver ingripande från teknik. Till exempel om du vill ge feedback varje minut om ett kraftverks prestanda. De flesta fungerar dock bra med en manuell process. Till exempel ett trafikljussystem som ger arbetarna ett “godkänt” eller “underkänt” för utmatning.
Dina mätvärden kommer att bli mer komplexa när du fortsätter att förbättra dina prestationshanteringssystem. Istället för “godkänd eller underkänd” går du till procentsatser (dvs prestanda var 95%).
Med mer exakt information kan arbetsgivare kontrollera om de behöver mer arbetskraft för att möta efterfrågan.
3. Skapa en standardiserad arbetsprocess
Även när mätvärden och mål förändras bör företag standardisera alla arbetsprocesser. Standardarbete bygger på tre regler: standardpolicy, kunskap och förmåga samt uppmätt prestation. När processer är standardiserade är det lättare att hitta sätt att förbättra dem.
Dessa faktorer är avgörande för prestationsöversikter eftersom det är tydligt vad som inte bör och inte bör ändras av chefer och anställda. Arbetsgivare kan helt enkelt peka på en siffra, se att den är lägre och fråga hur de kan hjälpa anställda att förbättra dem på lång sikt.
A standardiserad arbetsprocess hjälper också till att effektivisera mallar för prestationsgranskning, vilket kan göra det möjligt för chefer att utföra fler av dem. Automatisering kan också dra ner på tråkiga arbetsuppgifter.
Med det sagt bör alla chefer inkludera följande i sin recensionsmall:
- Att uppnå mål: Att sätta upp mål och hur man hjälper andra att uppnå dem
- Ledaregenskaper: Hjälp teammedlemmar att lösa arbetsrelaterade problem
- Kommunikation: Mät om anställda kan kommunicera framgångsrikt
- Grupparbete: Hur medarbetaren arbetar med andra eller om de respekterar andra
- Kultur och värderingar: Kontrollera om medarbetarna skapar en positiv arbetsmiljö
Kom ihåg att att använda kontinuerlig feedback inte innebär att du tar bort mätningar och mätvärden från granskningsprocessen. Använd dem för att skapa ett bättre resultatgranskningssystem.
4. Vecko-, månads-, kvartals- och årsrecensioner
Bildkälla: Unsplash
Årliga recensioner är inte nödvändigtvis dåliga, men de kan inte vara din favorit. Företag bör skapa en veckovis, månadsvis, kvartalsvis och årlig översyn schema som liknar följande.
a.) Veckorecensioner
Veckovisa prestationsrecensioner är perfekta för att föra register och säkerställa att ett projekt går enligt plan. Agila eller snabbrörliga projekt med flera leveranser måste diskuteras regelbundet. Även om veckobelöningar kan vara till hjälp, undvik att ge för mycket eller innan ett mål har uppnåtts.
b.) Månadsöversikter
Månatliga prestationsrecensioner är användbara för korttidskontrakt, frilansare och nyanställda som går igenom introduktionsprocessen. Det är en bra idé att sätta några projektdeadlines kring dessa recensioner, som 80 % av de anställda vill ha feedback direkt efter att jobbet är klart.
c.) Kvartalsöversikter
Kvartalsgranskningar följer den kvartalsvisa affärsstrukturen. Därför bör kvartalsgranskningar ske var tredje månad och inkludera långsiktiga mål och mål, som att sälja en viss summa. Det ligger i ditt intresse att skapa dagliga eller veckovisa mål som leder till kvartalsmålet.
d.) Årsrecensioner
Årliga recensioner är det traditionella sättet att belöna eller ge feedback till anställda. Men årliga resultatrecensioner bör bara innehålla de största målen. Om anställda når sina vecko-, månads- eller kvartalsmål bör chefer öka utmaningen för nästa år.
4. Lägg till ett system för erkännande av anställda
System för erkännande av anställda ökar samarbetet, förbättrar företagskulturen och rekryterar högkvalitativa medarbetare. Detta leder till en total minskning av personalomsättningen och en ökning av de anställdas lycka. Dock, 82 % av de anställda säger att de inte blir tillräckligt erkända.
När anställda får en bra recension bör de uppmärksammas för sina prestationer.
Alla bra prestationshanteringssystem inkluderar ett belöningssystem. Anställdas erkännande, precis som feedback, bör vara personligt, lägligt och lämpligt. Tänk på att vissa anställda föredrar att du erbjuder ett sådant pris privat, medan andra vill ha ett offentligt erkännande.
Erkännande kan komma i många former, inklusive följande:
- Ett offentligt tack
- Tillhandahålla ledighet (semester)
- Köpa lunch eller middag
- Dela ut presentkort
- Dela prestationer via sociala medier
- Skicka blommor eller deras favoritmellanmål
- Skicka in en donation till en ideell organisation
Om belöningar erbjuds vid rätt tidpunkt kan system för erkännande av anställda förstärka gott beteende. Dessutom kommer chefer att skära ner på anställdas frikoppling och låga prestationer.
Bildkälla: Unsplash
Avslutning
Arbetsplatsens prestationer lider av två skäl: brist på regelbunden återkoppling och dåligt utförda recensioner. Ett årligt schema för prestationsgranskning räcker inte för att förbättra de anställdas beteende, men även frekventa granskningar kan vara ineffektiva om de utförs dåligt.
Därför behöver arbetsgivare en blandning av de två. Om de kan skapa ett resultatstyrningssystem som är lägligt och lämpligt, kommer de att börja se sin arbetsplatskultur förbättras från gruppen och uppåt. Dessutom kommer de att eliminera dåliga förvaltningsmetoder som bara håller dem tillbaka.
