En softphone är inte bara en squishy telefon som är säker för små barn – även om det utan tvekan kan vara roligare än den äkta varan.
Istället är en mjukvarutelefon också en telefon med enbart programvara som gör det möjligt för användare att ringa samtal från sina befintliga stationära datorer eller mobila enheter utan behov av ytterligare kablar, hårdvara eller otympliga telefoner.
Mjuktelefoner är att föredra framför traditionella telefoner av många anledningar. Först och främst finns det inget extra att bära med sig, så de är mer bärbara än traditionella telefoner som standard. Dessutom stöder de vanligtvis videosamtal och snabbmeddelanden, så det finns ingen brist på viktiga funktioner.
Den största fördelen är dock kostnadsbesparingar – för i stället för att betala för hårdvaruinstallationer och underhåll längs linjen kan vem som helst installera programvaran själv. Detta innebär också att de kan välja att bara betala för det antal användare och funktioner som är nödvändiga för dem.
Vad behöver du för en softphone?
För att få igång en datortelefon är det enda du verkligen behöver en kompatibel enhet, en anständig internetanslutning och själva programvaran.
Grundläggande krav
Mjuktelefoner kan köras på stationära datorer, surfplattor och smartphones. Du måste se till att enhetens operativsystem är kompatibelt med den datortelefon du väljer. Det spelar ingen roll om du använder iOS, Android, MacOS, Windows, Linux eller något däremellan. Du kan vara säker på att det finns en datortelefon där ute som kommer att fungera för dig.
Slutligen – och helt uppenbart – kommer din enhet att behöva en mikrofon och högtalare.
Du behöver inget speciellt när det kommer till internetanslutningar och softphones. Till exempel bör ljudsamtal fungera bra med endast 3 Mbps nedladdning och 1 Mbps uppladdningshastigheter. Videosamtal kräver vanligtvis dubbelt så hög hastighet, men nuförtiden ger även de långsammaste internetcaféerna mer än tillräckligt med anslutningshastighet.
Typer av softphones
När du har en kompatibel enhet och en internetanslutning måste du faktiskt ladda ner en datortelefon.
Gratis datortelefoner: Till skillnad från de flesta gratisprodukter i världen kan gratis softphones fungera ganska bra. Naturligtvis kommer dessa softphones vanligtvis med få avskalade funktioner – och många uppmaningar att uppgradera till en betalversion.
Med de flesta gratis mjukvarutelefoner kan du förvänta dig ett funktionellt callcentersystem med en-till-en-ljudsamtal och kanske snabbmeddelanden – men du får inte hoppas på så mycket mer. Som sagt, dessa grundläggande funktioner kan räcka om du bara behöver en softphone för personligt bruk eller ett litet företag.
Betalda datortelefoner: Om du letar efter en komplett, företagsomfattande lösning eller helt enkelt mer avancerade funktioner, måste du betala för din mjukvara. Vanligtvis kommer du att titta på runt $5 till $30 per användare och månad – men bara upp till en punkt. Om du funderar på att få ett stort företag fullt utrustat med datortelefoner, kommer du förmodligen att betala runt 500 USD eller mer per månad för ett obegränsat antal användare.
Med en betald datortelefon kommer du att kunna ringa ljud- och videosamtal till stora grupper samtidigt, och potentiellt till och med integrera den med annan programvara som redan används i ditt system.
Använda en Softphone
Mjuktelefoner fungerar som alla andra användarspecifika program. Du skapar en anpassad användarprofil med ett lösenord och när du väl är inloggad kan du ringa, skicka meddelanden och samarbeta med andra användare på plattformen via ditt tilldelade virtuella telefonnummer.
Varje datortelefon kommer att ha en numerisk knappsats där du kan slå ett nummer och ringa precis som på en traditionell telefon.
RingCentral gör en av de mest populära mjukvarutelefonerna 2023, och hur dess instrumentpanel rent visar de senaste kontakter och samtal bredvid uppringaren är en stor anledning till varför.
Använda en softphone på distans
Mjuktelefoner förändrar spelet för fjärranställda och resande arbetare. Först och främst behöver du aldrig höra eller oroa dig för SIM-kort igen – vilket är musik i mångas öron.
Men den verkliga fördelen med softphones är det enkla faktum att de är helt internetkontobaserade. Det betyder att du kan gå ut och köpa en helt ny enhet utan information om den, och så fort du laddar ner din softphone-app eller skrivbordsmjukvara och loggar in på ditt konto kommer alla dina kontouppgifter, kontakter och historik att vara tillgängliga direkt. , i sin helhet.
Du behöver inte heller gå till det yttersta för att skaffa en ny enhet, eftersom alla användares profil kan nås och användas när som helst via vilken enhet som helst. Föreställ dig att en fast telefon gör något sådant.
Mjuktelefoner fungerar med VoIP
VoIP står för Voice over Internet Protocol, vilket är ett annat fint sätt att beskriva telefonteknik som enbart är internetbaserad.
Medan traditionella telefoner är beroende av fysiska ledningar använder VoIP internet för att överföra datapaket – vilket gör hela processen mycket snabbare och billigare.
Den mest uppenbara fördelen med att använda VoIP framför traditionell telefonteknik är att det inte krävs någon extra hårdvara, så du behöver inte betala för ny utrustning eller installationer.
VoIP är också mycket mer geografiskt flexibelt, vilket innebär att du inte alltid behöver betala höga avgifter för att ringa internationella samtal – anslut bara till internet så är du igång.
Ensam, var och en av dessa fördelar gör att byta till en datortelefon mycket fördelaktigt för de flesta företag. Sammantaget gör dock kostnadsbesparingarna och den ökade flexibiliteten det till en no-brainer.
Business VoIP-mjuktelefoner för företag
Allt eftersom tiden går blir användningen av VoIP-mjuktelefoner för företag mindre av en valfri förmån och mer av en nödvändighet. Du skulle bli svårt att hitta ett betydande företag 2023 som inte använder någon typ av softphone eller softphone-liknande plattform, som Microsoft Teams eller Nextiva.
Även om kostnadsbesparingar är en stor anledning att använda datortelefoner, har många stora företag andra anledningar att byta till datortelefoner, inklusive delade kontakter, skalbarhet och integrationer.
Delade kontakter
Med en softphone sitter alla anställda på samma enhetliga, internetbaserade system. När en anställd skapar en användarprofil blir den synlig för alla andra anställda i systemet.
Detta innebär att nya medarbetare kan söka efter obekanta medarbetare via namn, jobbroll, arbetsplats med mera. Samarbete på arbetsplatsen får en enorm stöt av denna bekvämlighet, särskilt när du arbetar på distans.
Skalbarhet
Att lägga till fler användare och funktioner till ett datortelefonsystem är trivialt jämfört med äldre telefonsystemstekniker. Nu kan ett företag enkelt skala sin konfiguration för att matcha utvecklingen och tillväxten av verksamheten själv.
Integration
Slutligen, softphones kommer ofta med i storskaliga affärskommunikationslösningar som kan integreras med befintliga företagsprogram.
Till exempel kan många softphone-integrationer med programvara för hantering av kundrelationer automatiskt logga samtal, anteckningar och kundinteraktioner, vilket ger anställda en helhetsbild av hela kundkommunikationsprocessen – allt på ett ställe. Detta kan avsevärt minska tiden för att växla mellan applikationer och därigenom förbättra produktiviteten.
Varför byta till datortelefoner
Att byta från ett traditionellt telefonsystem till en datortelefon är en nästan garanterad win-win.
Till cirka 5 till 30 USD per användare och månad kan mjukvarutelefoner vara upp till 75 % billigare än fasta telefoner, vilket kan kosta upp till 120 USD per användare när hårdvara räknas in.
Slutligen kommer datortelefoner med avancerade funktioner och är betydligt bekvämare än traditionella telefoner när det gäller att resa och arbeta på distans.
