Även om de flesta företagare är bekanta med konceptet med molnprogramvara och redan har flyttat vissa aspekter av sin verksamhet till molnet, måste värdbaserade telefonsystem fortfarande förklaras för många. En relativt ny programvara för sälj- och kundframgångsteam, VoIP och värdbaserade telefonsystem gör kommunikationen med kollegor och kunder enklare än någonsin.
Att använda ett värdtelefonsystem som Nextiva kan gynna småföretag som vill skala. Men ofta behöver människor hjälp med hur man sätter upp en, vad de innebär eller exakt vilka användningsfall de har.
I den här artikeln kommer vi att avmystifiera värdbaserade telefonsystem, förklara hur de fungerar och beskriva deras huvudfunktioner för att hjälpa dig avgöra om ett värdsystem är rätt för ditt företag.
Vilka är de bästa verktygen för värdbaserade telefonsystem?
De bästa värdbaserade telefonsystemen tillhandahålls vanligtvis av antingen en VoIP (Voice over Internet Protocol) eller en virtuell PBX-leverantör. Vi har provat dussintals VoIP-leverantörer och telefontjänster för våra företag, och vi har kommit fram till tre Golden Eggs – de bästa värdbaserade telefontjänsterna där ute.
Nextiva är den bästa övergripande värdtelefontjänsten. Den erbjuder en robust – men prisvärd – ingångsplan som inkluderar obegränsade samtal, transkription av röstmeddelanden och en mängd andra funktioner. Planerna börjar på $20,95 per användare och månad för Professional-planen.
RingCentral är perfekt för företag av alla storlekar med sin obegränsade skalningspotential och internationella samtal. Det är ett av de mest användarvänliga telefonsystemen som finns och skalas upp eller ner för att passa alla företags behov. Testa det själv med en gratis 14-dagars provperiod på vilken plan du väljer.
Om du är ett litet företag som letar efter ett prisvärt sätt att ringa och skicka sms, Ooma är din lösning. Du kan fortsätta använda din befintliga utrustning, komma igång på under 20 minuter och spara pengar med Oomas obegränsade samtals- och SMS-planer. Du kan komma igång med Ooma för bara 19,95 USD per användare och månad.
Fler Top Hosted Phone Systems
Även om vi gillar dessa tre värdtelefonleverantörer mest, finns det flera andra förstklassiga alternativ där ute. Om du vill hitta den som är rätt för dig måste du utvärdera ditt företags och teams behov och jämföra funktionerna hos varje leverantör.
Det bästa första steget är att läsa våra djupgående recensioner av alla de bästa värdbaserade telefonsystemen. Vi har testat de största leverantörerna där ute och delat upp deras funktioner, priser, kundservice och mer.
Klicka här för att läsa våra fullständiga recensioner.
Vad är ett värdtelefonsystem?
Enkelt uttryckt är ett värdtelefonsystem ett molnbaserat telefonsystem som du inte behöver hantera eller underhålla på egen hand. Istället hanteras och underhålls den av leverantören så att du inte behöver oroa dig för maskinvara, installationskostnader eller tekniska problem.
Värdbaserade telefonsystem är vanligtvis försedda med specialiserad VoIP- eller Voice over Internet Protocol-teknik, som gör att digitala telefonsamtal kan skickas och tas emot över Internet snarare än traditionella telefonnät. Det betyder att du kan använda en befintlig bredbandsanslutning eller Wi-Fi-nätverk för att ringa samtal, utan behov av extra hårdvara som ett PBX-system (Private Branch Exchange) eller en separat telefonlinje.
Hosted system är också utrustade med massor av funktioner som hjälper företag att spara tid och pengar. De tillhandahåller automatisk samtalsdirigering, röstbrevlåda-till-text-transkription och till och med mobilappar så att du kan ringa samtal från vilken enhet som helst, var som helst i världen.
Hur fungerar värdbaserade telefonsystem?
Konceptet med molnbaserade telefonsystem är relativt enkelt: du registrerar dig för ett abonnemang hos leverantören, väljer dina funktioner och hårdvara, konfigurerar dina inställningar och börjar ringa.
Din leverantör kommer att förse dig med en IP-telefon eller VoIP-adapter som ansluter till Internet. Detta gör att du kan ringa digitalt baserade samtal via deras tjänst. Leverantörerna har även webbaserade portaler där du kan konfigurera dina inställningar och hantera dina användare.
Leverantören är också värd för alla funktioner, som röstbrevlåda, automatisk telefonist, etc., på deras sida, så du behöver inte oroa dig för att hantera eller underhålla någon hårdvara.
Du måste också överväga vilken typ av support som erbjuds av varje leverantör – vissa erbjuder support dygnet runt, medan andra bara erbjuder begränsad support under normala kontorstid.
På en teknisk nivå använder värdbaserade telefonsystem SIP (Session Initiation Protocol) för att ringa och ta emot samtal, samt hantera funktioner som vidarekoppling och vidarekoppling av meddelanden. Det betyder att du inte behöver en fast telefon eller ens en app på din enhet – leverantören kommer att göra allt arbete åt dig.
Det hela börjar med ett affärsnätverk (LAN) anslutet till Internet. Det är där du ansluter din IP-telefon, VoIP-adapter eller softphone-app. Tjänsteleverantören tilldelar sedan en unik identifierare till varje enhet och låter den komma åt nätverket.
När någon ringer ditt nummer dirigerar tjänsteleverantören samtalet till din enhet via Internet med hjälp av SIP-protokollet. I andra änden kommer uppringarens enhet att använda ett liknande protokoll för att ringa samtalet.
Tjänsteleverantören hanterar också alla dina funktioner som röstbrevlåda, automatisk telefonist och mer. De kommer även att hantera utgående samtal åt dig om du väljer att använda deras tjänster för det också.
Hosted Phone Systems vs PBX Systems: Vad är skillnaden?
Om du funderar på ett värdtelefonsystem är det viktigt att förstå hur de skiljer sig från traditionella PBX-system.
PBX-system – förkortning för “privat filialväxel” – är hårdvarubaserade lösningar som har funnits sedan slutet av 1970-talet. Dessa system kräver fysisk utrustning som en server på plats och flera linjer som kommer in till kontoret.
PBX-system är i allmänhet dyrare och kräver mycket teknisk kunskap att hantera, men de erbjuder ett par fördelar jämfört med värdbaserade telefonsystem.
- Garanterad anslutning: Eftersom PBX-system använder dedikerade telefonlinjer vet du att dina samtal alltid kommer att ansluta. För säljteam eller kundtjänstrepresentanter är detta en viktig fördel.
- Högsäkerhetsfunktioner: PBX-system kommer också med avancerade säkerhetsfunktioner som kryptering, som säkerställer att dina samtal är säkra och privata.
Hosted telefonsystem, å andra sidan, använder VoIP-teknik för att ringa digitala samtal över Internet. De kräver ingen fysisk hårdvara och kan hanteras helt genom molnbaserade portaler. Detta gör dem mycket enklare (och billigare) att hantera än traditionella PBX-system.
Värdbaserade telefonsystem erbjuder också fler funktioner än PBX-system, inklusive vidarekoppling av samtal, transkription av röstbrevlåda till text och till och med mobilappar för att ringa samtal från vilken enhet som helst.
Vilka är fördelarna med värdbaserade telefonsystem?
Fördelarna med värdbaserade telefonsystem är många. Här är några av de viktigaste.
1. Lägre kostnad
VoIP-system är billigare än traditionella telefoninstallationer när man tar hänsyn till hårdvaran och installationskostnaderna för ett vanligt telefonsystem. Du kan också använda utrustning som du redan äger, som bordstelefoner, headset och datorer eller mobiltelefoner, genom mjukvara.
Utan installationskostnaden eller behovet av att köpa ytterligare material över hela företaget, kan ett värdtelefonsystem spara ditt företag pengar i det långa loppet.
2. Ökad flexibilitet
Senast 2026, uppskattningsvis 40 miljoner amerikaner kommer att fungera på distans.
När det gäller värdbaserade telefonsystem behöver anställda inte vara på samma fysiska plats för att hantera samtal. Med VoIP-teknik kan flera enheter komma åt systemet samtidigt – vilket innebär att du enkelt kan ha anställda på avlägsna kontor som fortfarande kan svara på samtal eller ställa kunder i vänteläge.
Flexibiliteten hos värdbaserade telefonsystem gör det också lättare för företag att skala upp och ner efter behov. Du kan lägga till eller ta bort rader på några minuter, vilket gör det lättare att justera för ökningar eller minskningar i affärsvolym.
3. Förbättrade funktioner
Hosted telefonsystem kommer med många förbättrade funktioner som kan göra ditt liv enklare. Till exempel erbjuder vissa leverantörer vidarekoppling och vidarekoppling av meddelanden så att du inte behöver förlita dig på röstbrevlåda. Du kan också komma åt systemet var som helst med en pålitlig internetanslutning, vilket gör det lättare att hålla kontakten när du är borta från kontoret.
4. Förbättrad kundupplevelse
När kundframgång och säljteam kan komma åt systemet från vilken plats som helst, kan de ge en bättre nivå av kundservice. Med funktioner som vidarekoppling av samtal kan agenter svara på samtal snabbt och tillgodose kundernas behov mer effektivt än tidigare. Detta hjälper till att bygga lojalitet med dina befintliga kunder och förbättra kundnöjdheten totalt sett.
5. Större rörlighet
Hostade telefonsystem är särskilt fördelaktiga för anställda som behöver hålla ständig kontakt med kunderna. Med mobila VoIP-appar kan du ringa och ta emot samtal på vilken enhet som helst – även när du är på resande fot.
Detta gör det lättare att hålla kontakten och ge kundservice var som helst, när som helst. Du kan också använda vidarekoppling för att säkerställa att ditt team alltid är tillgängligt när en kund behöver hjälp eller assistans.
Vilka är de potentiella hindren för att anta ett VoIP-system?
Som med alla nya tekniska framsteg finns det några potentiella hinder för att anta värdbaserade telefonsystem. Här är några av de vanligaste:
1. Tillförlitlighet
Värdbaserade telefonsystem är beroende av att ha en internetanslutning för att kunna ringa och ta emot samtal. Om dina anställda arbetar på distans kanske de inte har tillgång till en stadig internetanslutning, vilket kan påverka tillförlitligheten hos ditt VoIP-system.
Att förlita sig på en internetanslutning innebär också att VoIP-telefontjänster kanske inte fungerar i händelse av ett strömavbrott.
Även om WiFi-samtal vanligtvis använder lite bandbredd, är det viktigt att se till att alla anställda har en pålitlig anslutning för att dra full nytta av ditt värdbaserade telefonsystem.
För att övervaka tillförlitligheten kan du utföra en VoIP-hastighetstest för att säkerställa att din internetanslutning fungerar optimalt.
2. Långa kontrakt
Vissa företag kommer att låsa dig till kontrakt i minst ett år, vilket innebär att du har fastnat för deras tjänster även om du inte är nöjd. Se till att du läser det finstilta av alla kontrakt innan du undertecknar så att du vet exakt vad du ger dig in på, och var försiktig när du accepterar erbjudanden som årliga rabatter.
3. Internationella avgifter
Om du inte är försiktig kan dina VoIP-telefontjänster kosta mer än du förväntade dig från början. Många leverantörer kommer att ta ut extra avgifter för internationella samtal, vilket kan öka snabbt om du har många kunder utomlands.
Vilka funktioner ska jag leta efter hos en VoIP-leverantör?
Även om dina specifika affärsbehov kommer att skilja sig från andra företags behov, finns det några viktiga funktioner som alla VoIP-leverantörer bör erbjuda:
1. Rapportering och analys
Att spåra anställdas produktivitet, mätvärden för kundupplevelse och övergripande prestanda är viktigt för alla företag.
Leta efter en leverantör som erbjuder detaljerad rapportering och analys så att du kan mäta framgången för ditt VoIP-system och fatta välgrundade beslut om förbättringar eller ändringar.
2. Enkel installation och skalbarhet
Välj en leverantör som kan skala upp eller ner med dina föränderliga affärsbehov. Att snabbt kunna lägga till och ta bort användare hjälper dig att spara tid och pengar i det långa loppet.
Tänk på det så här: om ditt företag växer vill du inte behöva registrera dig för ett nytt telefonsystem med några månaders mellanrum. Och även om de inte växer, vill de inte behöva oroa sig för ett system som är för stort och kostsamt för deras behov.
3. Servicekvalitet
Välj en leverantör som erbjuder kvalitetsgaranti för röst- och videosamtal. Detta kommer att säkerställa att dina samtal alltid är kristallklara, oavsett hur många personer som är på linjen.
Att ha tappat samtal hela tiden kan vara väldigt frustrerande, så se till att din leverantör kan erbjuda bra VoIP-kvalitet.
4. Support & Utbildning
Leta efter en leverantör som erbjuder kundsupport och utbildning för att hjälpa dig att få ut det mesta av deras tjänster. Om ditt team inte är bekant med VoIP-system kommer det att vara ovärderligt att ha tillgång till kundtjänstrepresentanter som kan svara på frågor.
Du kan också utveckla ditt eget interna utbildningsprogram för att hjälpa ditt team att få ut det mesta av ditt värdbaserade telefonsystem. Om du har en försäljningsprocess, kundtjänstmanus eller andra procedurer som måste följas, se till att ditt team är väl bevandrade i dem.
5. Säkerhet och integritet
Det mesta av ditt företags privata information kommer åtminstone delvis att diskuteras via telefon eller via chatt. Om du inte använder säkra VoIP-tjänster kan denna information äventyras.
Detta är ett särskilt stort problem när man hanterar privatkundsdata som kreditkortsnummer, sjukvårdsinformation eller annat känsligt material.
Se till att välja en leverantör med säkra, krypterade anslutningar och strikta sekretesspolicyer.
