Unified Communications (UC) samlar ett brett utbud av kommunikationsmetoder – som telefonsamtal, videochatt och snabbmeddelanden – till en enda plattform. Denna integration gör det lättare för anställda att samarbeta med kollegor och nå ut till kunder samtidigt som kostnaderna för affärskommunikation sänks.
Unified Communications as a Service (UCaaS) är en molnbaserad version av UC som tar bort behovet för ditt företag att hantera installation och IT-support – eftersom en UCaaS-leverantör gör allt. Detta innebär att företag kan använda förstklassiga kommunikationsverktyg utan betydande hinder i förväg, och det är också möjligt att använda dessa verktyg var som helst.
Den största skillnaden mellan UC och UCaaS är vem som har ansvaret och hur enkelt det är att använda. Med UC – särskilt den typ du har på ditt lokala kontor – har ditt företag fullständig kontroll. Men ditt företag måste också ta hand om allt från hårdvaruinstallation och underhåll till uppdateringar och säkerhet. Detta kräver ofta ett team av IT-experter.
UCaaS, å andra sidan, handlar om användarvänlighet. Tjänsteleverantören tar hand om det tekniska så att ditt företag kan fokusera på sitt huvudsakliga arbete utan det pågående krånglet med att hantera kommunikationsverktyg.
On-Premises UC vs. UCaaS
Lokala UC-system är anpassningsbara lösningar skräddarsydda för din organisations behov, med all kommunikationsinfrastruktur värd i din egen IT-miljö. Denna inställning möjliggör mycket mer anpassning än vad UCaaS vanligtvis erbjuder, vilket gör att du kan skräddarsy varje aspekt av systemet.
Som sagt, ett UC-system kommer med en betydande förhandsinvestering av hårdvara och mjukvara, förutom en pågående investering för ett internt IT-team för att hantera allt. UC tar också mycket längre tid att implementera än UCaaS, med en implementeringstid som sträcker sig från 6-12 månader.
Huvuddelarna i en standard UC-lösning är följande:
- Röst- och videokonferenser: Verktyg för ljud- och videomöten i realtid, ofta drivna av VoIP-tjänster, för tydlig, internetbaserad röstkommunikation
- Snabbmeddelanden: Snabb textkommunikation inom organisationen
- E-postintegration: Sömlös anslutning till företagets e-postsystem
- Rörlighet: Tillåter anställda att kommunicera effektivt oavsett var de befinner sig
- Samarbetsverktyg: Funktioner som delade kalendrar, fildelning och teamarbetsytor
Vilken typ av företag är UC bäst för?
UC-system är bäst för större företag som har råd med de höga initialkostnaderna och som redan har sina egna IT-team tillgängliga för löpande underhåll. Dessa system är också bra för företag som måste vara försiktiga med att hantera sin kommunikation och data.
Enheter som banker, sjukhus eller företag med komplexa kommunikationsbehov, som callcenter, kommer att finna UC mycket användbart eftersom det kan skräddarsys efter deras specifika krav. Detta inkluderar att upprätthålla efterlevnad, säkra känsliga uppgifter och bygga andra specialfunktioner.
UC-kostnader och driftsättningstid
Kostnaden för att sätta upp ett UC-system kan variera mycket eftersom olika företag har olika behov, så du hittar kostnadsintervall online allt från 70 000 USD till 900 000 USD. Ett litet företag kan till exempel behöva färre telefoner och enklare mjukvara än ett stort företag som kräver ett omfattande utbud av hårdvara och sofistikerad mjukvara för flera avdelningar.
Implementeringstiden för UC är vanligtvis flera månader, med en genomsnittlig tidslinje som sträcker sig från 6-12 månader. Den exakta tidsramen beror på hur komplicerad din installation är. Ju mer anpassad lösningen är, desto längre tid tar det att implementera eftersom den måste skapas, integreras med befintliga system och testas.
UC För- och nackdelar
UC erbjuder flera viktiga fördelar som kan vara avgörande för företag som prioriterar autonomi och anpassning. De viktigaste fördelarna är följande:
- Fullständig kontroll: Med UC kan du kontrollera varje aspekt av ditt system, från hur det är anpassat till hur det hanterar datasäkerhet.
- Anpassning och integration: Du kan skräddarsy ditt UC-system efter dina specifika affärsbehov och integrera det sömlöst med din befintliga infrastruktur.
- Pålitlighet: Till skillnad från lösningar som är mycket beroende av internetanslutning, kan UC-system vara mer tillförlitliga eftersom de är mindre beroende av externa faktorer.
UC kommer också med utmaningar och begränsningar som företag måste överväga. Några av de potentiella nackdelarna inkluderar:
- Höga förhandskostnader: Implementering av UC kräver en betydande initial investering i hårdvara, mjukvara och IT-resurser.
- Underhållsansvar: När ett UC-system väl är på plats är ditt företag ansvarigt för dess kontinuerliga underhåll, inklusive regelbundna uppgraderingar och felsökning.
Molnbaserad UCaaS vs. UC
UCaaS är en modern metod för kommunikationssystem där tjänster levereras och hanteras via molnet. Denna modell tillåter företag att använda avancerade kommunikationsverktyg utan att behöva omfattande intern infrastruktur.
Huvuddelarna i en standard UCaaS-lösning inkluderar:
- Molnbaserade röst- och videosamtal: Möjliggör samtal och konferenser över internet, främst via VoIP-leverantörer
- Affärsmeddelanden: Integrerade chatt- och snabbmeddelandetjänster
- Mobil funktionalitet: Fullständig kommunikationskapacitet på mobila enheter
- Samarbetsverktyg: Delade arbetsytor, fildelning och samarbetsfunktioner i realtid
- Integration med befintliga applikationer: Sömlös integration med CRM-system, e-post och andra affärsverktyg
Vilken typ av företag är UCaaS bäst för?
UCaaS, med sin flexibilitet och skalbarhet, passar bra för företag av olika storlekar, särskilt de som kanske inte har resurserna att hantera en lokal lösning.
Det är särskilt idealiskt för företag som behöver anpassa sig snabbt och ofta, inklusive dynamiska nystartade företag, företag med distanserade eller distribuerade team och företag som upplever fluktuerande efterfrågan, såsom detaljhandel eller säsongsbetonade tjänster.
UCaaS ger den här typen av företag ett enkelt sätt att anpassa sina kommunikationsmöjligheter efter behov, vilket gör det perfekt för dem som föredrar driftskostnader framför kapitalutgifter. Dess tillgänglighet från var som helst gör det också till ett starkt val för företag som förlitar sig på mobilitet och konstant uppkoppling.
UCaaS-kostnader och driftsättningstid
Kostnaden för UCaaS beror på hur många som använder det och vilka extrafunktioner du väljer. Om ditt företag är stort och du behöver många tjänster – som avancerad samtalsdirigering, ytterligare datalagring och förbättrade säkerhetsfunktioner – kommer det att kosta mer. Du kan dock förvänta dig ett typiskt intervall på $16 till $65 per användare och månad.
Att implementera UCaaS är mycket snabbare än UC eftersom det inte finns någon server eller fysisk infrastruktur att installera, så tänk i dagar och veckor snarare än månader. Den enda verkliga implementeringsfaktorn är hur lång tid det tar att få alla inställda i systemet och utbildade i hur man använder det på rätt sätt.
UCaaS För- och nackdelar
UCaaS erbjuder en rad fördelar som gör det till ett övertygande val för företag. Några av de viktigaste fördelarna inkluderar:
- Kostnadseffektivitet: UCaaS är känt för sina lägre initiala kostnader och en prenumerationsmodell som kan anpassas så att du bara betalar för det du behöver och/eller använder.
- Enkel implementering och hantering: Den erbjuder snabb implementering och kräver minimal hantering eftersom tjänsteleverantören tar hand om underhåll och uppgraderingar.
- Flexibilitet och skalbarhet: UCaaS ger enkelheten att skala upp eller ner tjänster baserat på dina föränderliga affärsbehov och är tillgänglig från vilken plats som helst.
Även om UCaaS ger många positiva egenskaper, är det viktigt att också överväga dess begränsningar:
- Begränsad anpassning och kontroll: UCaaS erbjuder mindre flexibilitet och kanske inte uppfyller specifika behov för vissa företag, till exempel en vårdgivares behov av funktioner som är kompatibla med hälsoskyddslagar. Däremot kan ett UC-system helt anpassas för att möta dessa krav.
- Beroende på Internetanslutning och leverantörs tillförlitlighet: Kvaliteten på tjänsten för UCaaS är starkt beroende av stabil internetåtkomst och pålitligheten hos tjänsteleverantörens infrastruktur.
