Känna till vikten av anställdas produktivitet & 5 stora misstag som chefer gör. Den ger också några tips för att förbättra produktiviteten.
Den låga produktiviteten på arbetsplatsen har många orsaker men är inte nödvändigtvis upp till den anställde. I följande artikel kommer vi att utforska 5 stora anställdas produktivitetsmisstag som gjorts av chefer och sätt att undvika dem.
Distraktion, förhalning och låg produktivitet på arbetsplatsen kan orsakas av olika faktorer, varav många ofta inte beror på de anställda. Ibland påverkar teamledare, projektledare och chefer också produktiviteten genom att vårdslöst sätta press på team när de strävar efter att utveckla sin verksamhet.
Innan du beskriver anställdas produktivitetsmördarelåt oss diskutera personalens produktivitetsdefinition och mätning.
Vad är anställdas produktivitet?
Med hänvisning till en torr läroboksdefinition är anställdas produktivitet helt enkelt förhållandet mellan resultaten (outputs) och de resurser som uppstår (inputs).
Anställds produktivitet = Utgångsenhet / Insatsenhet
Exempel:
produktionsenhet per månad – $1000 inkomst
insatsenhet per månad – 100 arbetstimmar av en anställd
anställdas produktivitet – 10 USD per timme
När verksamheten blir mer komplex drar dess utövare själva slutsatsen att den blinda önskan att maximera produktionen inte beskriver produktiviteten utan är dess komponent som kallas “effektivitet”.
Den andra komponenten, som kallas ‘effektivitet’, gäller timing, hur väl och hur smart arbetet utförs. Den komplexa kombinationen av dessa faktorer innebär ett rimligt mått på produktiviteten.
Detta leder till slutsatsen att det inte finns någon enskild definition av anställdas produktivitet på grund av varje individs specifika uppgifter.
Varför är medarbetarnas produktivitet avgörande för din organisation?
Medarbetarnas produktivitet är en viktig faktor för din organisations tillväxt. Ju mer motiverade och produktiva medarbetare är, desto mer resultat och värde tillför de företaget. Med en hög produktivitetsnivå förblir du konkurrenskraftig, synlig och framgångsrik. Du kan vinna en högre marknadsandel med ett produktivt team.
Uppifrån hjälper medarbetarnas produktivitet att bedöma och förutse närmaste företags välstånd och utvecklingsvägar.
Den oförutsägbara karaktären hos anställdas produktivitet gör denna bedömning ännu mer komplex och nödvändig. Det innebär att övervakning och mätning av anställdas produktivitet också är värdefullt för din organisation.
Att inte kunna utvärdera hur personalen kommer att utföra sina uppgifter tydligt, har du fortfarande sätt att förbättra de anställdas produktivitet och möjliggöra sömlöst fungerande företaget.
Hur mäter du medarbetarnas produktivitet?
Allt beror på omfattningen och storleken på ett företag, såväl som produktionens karaktär.
I allmänhet, om en organisation tillhandahåller tjänster, är det mer rimligt att mäta den kvalitativa sidan: leveranshastighet, kundnöjdhet, etc.
Om resultatet är räknebart kan du forma ett genomsnittligt resultat per period (säg ett antal potentiella kunder per månad) och utvärdera de anställdas produktivitet baserat på den standarden.
Vanligtvis skulle du behöva mäta både kvalitativa och kvantitativa mätvärden. Baserat på uppgifterna kan du bestämma dig för att mäta:
- det totala antalet slutna uppgifter per period
- förhållandet mellan resultat och personer inblandade
- kvaliteten på arbetet
- den tid som läggs på återkommande uppgifter
- faktiska resultat kontra planerade mål
- ansträngningar som spenderas kontra erhållet värde
För att övervaka och mäta medarbetarnas produktivitet måste du aggregera rådata från de relevanta plattformarna som används av anställda och för affärsverksamhet och förmodligen också omvandla data. Det kan vara projektledningsplattformar, kalkylblad, bokföringsprogram, mänskliga resurser (HR) och driftmjukvara, CRM, CMS, tidsregistreringsverktyg och så vidare. Du kan använda verktyg för dataintegrering att extrahera berättelser, uppgifter och projekt från vilken arbetsyta som helst och sedan bygga rapporter baserade på den samlade informationen.
Efter att ha samlat in och sedan analyserat data har du möjlighet att mäta medarbetarnas produktivitet för en individ, ett team eller en avdelning eftersom du har prestationsstatistik och andra insikter.
Tänk också på att övervakning av anställdas produktivitet inte bör vara konstant och en aktivitet av övervakningstyp eftersom anställda kan stressa upp och effekten skulle försämras. En sådan bedömning ligger i de anställdas intresse, förutsatt att de vill växa professionellt och få bättre ersättning för sitt arbete.
6 tips för att öka de anställdas produktivitet
Låt oss titta på några pelare för teamproduktivitet som, om de tillämpas korrekt, kommer att hjälpa till att lösa många anställdas produktivitetsproblem.
Tips #1: Förbättra arbetsplatsen och villkoren
Om anställda inte har några nödvändiga kontorsmaterial och obekväma möbler, hur ska de förbli produktiva eller till och med vilja arbeta?
Smart zonindelning med separation mellan arbete och fritid, bekvämligheten med fysisk kontorsplats, tillräcklig belysning, grönska och syrenivåer är alla länkar för en given rapport eller en sluten plan.
Detta är inte bara ett antagande utan ett vetenskapligt förhållningssätt. Enligt vilket en avvikelse från de optimala 70 grader Fahrenheit (21 ℃) i rumstemperatur med till och med några få punkter minskar teamets produktivitet avsevärt.
Och som Alan Kohll från Forbes medger att även en sådan vanlig arbetsplatsgrej som en lunchrast tillför mental hälsa och kreativitet och tillåter förnyad styrka för nästan 90 % av de anställda.
Tips #2: Optimera kommunikation och möten
Företagens önskan att införa möjligheter till distansarbete har lett till en ökning av onlinemöten. På detta sätt är optimering av arbetsschema en annan viktig hanteringsuppgift för att öka produktiviteten.
Alla som har arbetat i ett team vet hur tidskrävande, känslomässigt dränerande och ibland ofullständiga onlinemöten kan vara.
En rimlig utväg är att beställa kommunikationsreglerna i företaget. Börja med tre enkla steg:
- schemalägg endast kritiska möten
- ha en förberedd agenda
- samla in dokument och effektivisera mötesanteckningar
Och introducera praxis med arbetsdagar utan möten precis som Atlassian och många andra organisationer gjorde. Enligt en nyligen genomförd MIT-studie höjer detta enkla initiativ arbetskraftens produktivitet med 75 %.
Tips #3: Förse anställda med en teknisk stack
För att öka produktiviteten behöver anställda uppdaterad mjukvara och hårdvara.
Mångfalden av appar, plattformar och enheter gjorde det mycket lättare att utföra fler uppgifter på kortare tid. På samma sätt är chefer och chefer inte begränsade till att använda avancerade verktyg för att övervaka och mäta anställdas produktivitet.
Tips #4: Betona laganda
En arbetsmiljö full av positiv attityd och respekt för medarbetarna överförs till ett gott humör i teamet vilket påverkar produktiviteten och medarbetarnas tillfredsställelse.
Det är värt att betona teamets mål och varje medlems bidrag till att uppnå dem. Att hålla vänliga feedbacksessioner och bara säga några tacksamma ord för det arbete som utförts kan vara enkelt men ändå värdefullt för anställda.
Glöm inte heller informella lagaktiviteter som teambuilding eftersom de starkt och onekligen påverkar medarbetarnas engagemang och produktivitet.
Tips #5: Lägg till flexibiliteten hos de anställda
Titta på resultaten av en nyligen genomförd studie av Gartner:
Det är ganska tydligt att de flesta anställda värdesätter flexibilitet och behandlar det som ett viktigt skäl för att öka produktiviteten.
En månatlig undersökning av den japanska divisionen av Microsoft visar att anställdas produktivitet med lediga fredagar ökade med 40 %, jämfört med samma period förra året.
Flexibla arbetstider är nästan regeln i kreativa branscher, men även andra sektorer ser fördelarna. Det borde du också.
Att tillhandahålla flexibla arbetstider och möjligheten att arbeta på distans är definitivt en bra praxis för att öka de anställdas produktivitet.
Tips #6: Investera i personalutbildning
För produktivitetsmått och för att ditt företag verkligen ska öka effektiviteten är det värt att satsa på medarbetarutbildning.
Många anställda uppfattar träning som en belöning, vilket ökar deras motivation. Träningssessioner för funktionell kommunikation och karriärutveckling, onlinekurser och webbseminarier tillfredsställer ofta medarbetarnas behov av självförverkligande, bygger vägar för sin egen professionella utveckling och produktivitetstillväxt.
Till exempel behöver fastighetsproffs fortlöpande utbildning och relevanta meriter för karriäravancemang. Institutioner som New York Real Estate Institute tillhandahålla omfattande fastighetsklasser för att säkerställa att agenter och mäklare uppfyller statliga krav. Detta tillvägagångssätt speglar företag som investerar i kontinuerlig personalutbildning för att öka produktiviteten och upprätthålla högpresterande standarder.
5 misstag att undvika med anställdas produktivitet
Tyvärr kommer inte varje dygdig steg av chefer och chefer mot att öka företagets produktivitet vara lika fördelaktigt. Den främsta anledningen till det är att något görs fel parallellt.
Så det är dags att granska 5 stora anställdas produktivitetsmisstag för att undvika dem.
Misstag #1: Inget mål för anställdas prestation
Ett uppenbart misstag av chefer och teamledare är att inte ha några tydliga mål för teamet/anställda eller inga mål.
Utan att sätta initiala mål i samordning med den övergripande strategiska visionen, vid ett tillfälle, kanske lagets prestation inte går som det var tänkt.
Ett teams väg till ett uppsatt mål liknar en resa, och för att alla resa ska lyckas måste du veta dess slutmål, se till att det är realistiskt och ha en färdplan. Som alla resenärer möter den anställde oundvikligen olika hinder på vägen.
Utan ordentlig planering skulle åtgärderna vara kaotiska och okoordinerade: anställda kan motsäga varandra eller utföra uppgifter för prestations skull.
Att förstå det strategiska målet och de personliga målen kommer därför att hjälpa medarbetarna att hålla fokus och prestera bättre. Genom att kombinera detta med praktiken att belöna och uppskatta varje anställd är du på väg att öka de anställdas produktivitet.
Misstag #2: Att driva resultat tillvägagångssätt
Ibland fokuserar chefer och chefer endast på resultat eller håller sig till de höga tidigare resultaten utan att analysera de faktorer som påverkar dem.
Överdrivet fokus på resultat och okunnighet om steg som leder till dessa resultat kan vara skadligt för de anställdas produktivitet eller till och med leda till att de slutar – anställda känner sig som kuggarna på en stor maskin.
Med tanke på att en person kan vara mycket produktiv under några timmar per dag, sänker produktiviteten och påverkar prestationskvaliteten att kräva extra output från en anställd.
Respektive, IZA Institute of Labor Economics varnar för att överansträngning leder till uttömning av resurser i ett steg och varje ytterligare timme på kontoret minskar gradvis produktiviteten.
Du kan se det på följande diagram över övertidsarbete och produktivitetsminskningsberoende:
En utmärkt lösning här är att hitta den gyllene medelvägen mellan betoningen på resultat och det individuella förhållningssättet till medarbetarna. Hur? Lägg till personalens flexibilitet, sätt upp realistiska mål och investera i personalens personliga utveckling.
Misstag #3: Ignorera feedback från anställda
Bland alla ledaregenskaper är det kanske mest underskattade att lyssna. Det räcker inte med att höra utan att vara uppmärksam på vad ditt team uttrycker, för att inte tala om att 60 % av medarbetarna är intresserade av meningsfull feedback varje vecka.
Samtidigt resulterar ignorering av feedback från medarbetaren i:
- missförstånd och spänningar inom laget
- desorganisation
- misstag och deadline förseningar
- förkastande av företagsstruktur och kultur
- förstör en atmosfär av förtroende där alla har möjlighet att uttrycka sig fritt
Allt detta påverkar medarbetarnas produktivitet och medarbetarnas engagemang.
För att förbättra bearbetningen av anställdas feedback, optimera kommunikationen, uppmuntra feedbacksessioner, förverkliga medarbetaridéer och arbeta med laganda. Du måste vårda en återkopplingsvänlig företagskultur.
Misstag #4: Att inte känna igen anställda
En dålig praxis är att inte erkänna och inte uppskatta anställdas insatser. Människor måste, till skillnad från maskiner, uppskattas för sina talanger, färdigheter, kamp, framgångar, etc.
Medarbetarnas produktivitet beror direkt på om ett företag är intresserad av anställdas engagemang i sitt arbete och medarbetarnas personlighet. Genom att kombinera det ena med det andra kan du utveckla en idealisk plan för en anställds karriärutveckling.
En annan dimension av personlig uppmärksamhet är arbetsuppskattning. Höjningar, belöningar och erkännande av bidrag är nödvändiga för att behålla medarbetaren i företaget och uttrycka tack för ett väl utfört arbete. Dessutom finns det många andra sätt att motivera anställda.
Oavsett vilken metod för erkännande du väljer kommer det att säkerställa att 9 av 10 anställda kommer att göra samma uppgifter med mer attityd och lust.
Erkänn därför anställda för deras bidrag eftersom erkännande är sättet att upprätthålla de anställdas produktivitet.
Misstag #5: Skapa, inte lösa blockerare
Chefer och teamledare bör hjälpa anställda att övervinna blockeringar och befintliga problem genom att ge råd om lösningssteg, hantera budgetar, driftförseningar, beslutsfattande och andra dagliga saker. Det blir inte så hela tiden, tyvärr.
Här är några dåliga metoder som skapar fler blockerare och inte hjälper till att lösa befintliga:
- vara ogenomskinlig om företagets prestationer och prioriteringar
- förklarar inte resonemanget bakom förändringar
- välja slumpmässiga tillvägagångssätt och verktyg
- fatta ensambeslut eller beslut som inte styrs av data
- prioriterar felaktigt
- skifta ansvar
- överväger inte alternativ
- ignorerar teams förfrågningar
- mikrohanterar för mycket
Alla dessa aktiviteter resulterar i låg anställdas tillfredsställelse, moral och produktivitet.
För att undvika att skapa fler blockerare bör en chef vara säker och transparent om befintliga problem, sätta korrekta mål och realistiska deadlines, vara hjälpsam för ett team och lyssna på deras förfrågningar. Det är som på en båt där du är kapten, så du måste leda människor genom ditt eget exempel.
Anställdas produktivitet: Höjdpunkter
Avslutningsvis, låt oss memorera några kritiska punkter om anställdas produktivitet:
Medarbetarnas produktivitet är avgörande eftersom det visar din organisations tillväxtpotential och påverkar dess utveckling.
Det finns inget enskilt sätt att övervaka och mäta anställdas produktivitet, men du bör hitta punkter för att spåra och förbättra den individuellt.
Uppmuntra feedback-orienterad och öppen kultur inom din organisation, lyssna på anställda och kommunicera med dem.
Var transparent, sätt upp tydliga mål, ta itu med befintliga problem, förse anställda med den stacken som behövs och efterfråga inte.
Och den viktigaste punkten – håll dig produktiv framför allt. Att föregå med gott exempel är en stor sak!
Vilken av dessa punkter följer du redan, och vilka produktivitetsfel har du stött på? Låt oss veta!
