Smartsheet och Airtable är två populära projekthanteringsverktyg i kalkylarksstil som erbjuder en rad funktioner och integrationer. Båda gör det möjligt för användare att enkelt organisera, spåra och samarbeta i projekt på en bekväm plats.
Företag av alla storlekar kan använda Smartsheet för att hantera projekt, spåra framsteg och hålla team igång. Det ger ett mer intuitivt gränssnitt för dem som älskar att interagera med kalkylbladsceller och se projektframsteg. Prova vilken Smartsheet-plan som helst gratis i 30 dagar.
Airtable är dock mer än ett projekthanteringsverktyg – det är en kraftfull motor för att hantera alla typer av data i stor skala, vilket ger användarna ett sätt att anpassa hur de organiserar, spårar och samarbetar kring sina ansträngningar på ett ställe. Kom igång med Airtables gratis-för evigt plan för att få en känsla för vad den här programvaran kan göra för dig.
Smartsheet och Airtable jämfört med den bästa programvaran för projektledning
Det finns massor av alternativ för projekthanteringsprogram du kan välja mellan. Vi betygsätter Smartsheet högt och använder Airtable mycket för vår egen interna dataspårning och projektarbete. Men de är knappast de enda lösningarna som kan passa dina behov. Låt oss ta en titt på tre alternativ som fungerar för ett brett spektrum av PM-användningsfall.
Monday.com sport utmärkt anpassningsbarhet i ett mycket vänligt gränssnitt, plus inbyggda CRM-funktioner som gör det särskilt bra för säljteam. Prova vilken Monday.com-plan som helst gratis just nu.
Klicka Upp är den idealiska plattformen för distansarbete, där samarbete och portföljhantering är lätt oavsett hur långt borta dina teammedlemmar kan vara. Kom igång med ClickUp för så lite som 7 USD per användare.
Grupparbete passar perfekt för kundservice, oavsett om du är konsult, frilansare eller en hel byrå. Prova ett Teamwork-konto på en 30-dagars gratis provperiod.
Smartsheet jämfört med Airtable
Smartsheet och Airtable är jämförbara i den meningen att de båda är kalkylbladsorienterade programvaruplattformar. Men de har många skillnader när det gäller användarupplevelse och kapacitetsdjup. Smartsheet har ett mer intuitivt gränssnitt för dem som tycker om att arbeta med kalkylblad, och det är utmärkt för att spåra framsteg i flera projekt. Å andra sidan erbjuder Airtable en kraftfullare plattform i databasstil som är idealisk för att hantera alla typer av data, inte bara projektarbete, uppgifter och mätvärden.
Smartsheet Höjdpunkter
Smartsheet tar en välbekant kalkylarksliknande plattform och låter användare enkelt ordna uppgifter och resurser. Den är perfekt för att hantera stora projekt som involverar många intressenter eller gruppmedlemmar. Dessutom visar Smartsheet upp ett imponerande utbud av automationsfunktioner, vilket gör det möjligt för användare att bygga skräddarsydda sätt att göra sina arbetsflöden mer effektiva.
Du får också fler sätt att visa information än bara ark. Gantt-diagram och kanban-tavlor ger tydliga visuella representationer av projektets framsteg. Och om du väljer en av Smartsheets betalplaner kan du också utnyttja avancerad rapportering och större fillagringsgränser.
Smartsheet kommer inte bara att förena all din projektinformation i ett välstrukturerat format som gör det enkelt att spåra framsteg, utan dess avancerade affärsinformationsfunktioner hjälper dig också att upptäcka problem och vidta korrigerande åtgärder i tid.
Airtable Höjdpunkter
Airtable tog Silicon Valley med storm med sin hybriddesign av databaser, kalkylblad och projektledningsfunktioner. Mjukvaran är utomordentligt flexibel och anpassningsbar för att ge organisationer inom ett brett spektrum av branscher en plattform för analys, uppgiftshantering, processuppbyggnad och samarbete kring leveranser.
Det är ingen överdrift att säga att det är en av de mest väl avrundade databasplattformarna du kan lägga vantarna på. Använd och lagra data från flera källor, skapa regelbaserade automatiseringar för att hjälpa dig hålla koll på arbetsflöden utan onödiga manuella ansträngningar, hantera dina team och uppgifter och mycket mer.
Du kan använda Airtable för projektplanering, budget och finansiell rapportering, resurshantering och felspårning, bara för att nämna några användningsfall. Möjligheterna är nästan oändliga. Det är byggt med avsikten att vilket företag eller individ som helst kan få det att passa deras syften direkt, även om det innebär en ganska brant inlärningskurva.
Smartsheet vs Airtable: För- och nackdelar
Precis som alla andra projektledningsplattformar vi har provat, finns det massor av saker vi älskar med både Smartsheet och Airtable, men det finns nackdelar för vissa typer av användare eller behov. Vårt jobb här är att sätta oss i dina skor och hjälpa dig att fatta ett solidt köpbeslut. Låt oss komma in på det smaskiga med Airtable och Smartsheets fördelar och brister.
Där Smartsheet lyser
Teamsamarbete: Med Smartsheet får du inte bara programvara för projekthantering – du får också dess utmärkta samarbetsfunktioner. Ditt team kan enkelt dela filer och anteckningar samtidigt som de håller koll på framstegen för varje uppgift de arbetar med, allt i ett centraliserat nav. Smartsheet ger också flexibiliteten att välja endast de samarbetsfunktioner som är nödvändiga för ditt team och utelämna de onödiga, vilket håller det strömlinjeformat men ändå kraftfullt.
Rapportering: Vi avgudar Smartsheets robusta rapporteringsmöjligheter. De förenklar processen att konsolidera viktig data från flera ark till en rapport. Du kan upptäcka trender och potentiella vägspärrar för att kontinuerligt förfina prestandan. Du kan också dela dina rapporter mellan flera avdelningar och med externa intressenter, vilket är bra om du behöver hålla hela organisationen eller dina kunder uppdaterade.
Säkerhet och efterlevnad: Smartsheets tvåfaktorsautentisering, enkel inloggning (SSO), granulära användaråtkomstkontroller och AES 256-kryptering säkerställer att ditt projekt och interna data förblir säkra. Den erbjuder också GDPR, ISO, SOC II, ITAR, HIPAA och FERPA efterlevnad för att underlätta alla bekymmer relaterade till regulatorisk integritet och säkerhet. Det hjälper alla branscher att dra nytta av Smartsheet, oavsett om det gäller sjukvård, finans eller något annat område som behöver maximal säkerhet.
Bekant funktionalitet: Om du är ett fan av kalkylblad och celler är Smartsheet din riddare i lysande rustning. Kalkylblad kan vara grundläggande, men Smartsheet är ett oerhört mångsidigt verktyg, som kan anpassas till projektledning, lagerkontroll, budgetspårning och många andra användningsfall. Du kan använda den för hundratals olika uppgifter eller byta ut verktyg som du redan använder inom olika avdelningar. I det avseendet kan det fungera som en ersättning för några av dina affärsverktyg.
350+ mallar: Sprintplanering, agil projektledning, introduktion av nyanställningar, budgetspårning – vad du än behöver har Smartsheet förgjorda mallar som kan modifieras för att möta ditt företags krav. Detta gör den perfekt för dem som vill komma igång istället för att lägga tid på att konfigurera en massa appar och funktioner från grunden.
Där Smartsheet behöver förbättras
Nyckelfunktioner endast i tilläggsmoduler: Utöver enkel projekthantering kan du lägga till digital tillgångshantering, resurshantering och en budgeteringsmodul till kärnan i Smartsheet-plattformen. Men Smartsheet erbjuder inte dessa utanför porten, de är var och en endast tillgängliga som tillägg som kommer med en extra kostnad – något som några andra projektledningsplattformar inkluderar i sina betalplaner.
Kalkylark är inte särskilt modernt: Om du är någon som växte upp med att förakta Excel, kommer Smartsheet inte att vara din kopp te. Dess beroende av kalkylblad är en avstängning för vissa användare som tycker att gränssnittet är svårt att navigera. Å andra sidan är den perfekt för dem som klamrar sig fast vid sina kalkylbladsrötter och söker en uppgradering som fortfarande känns bekväm. Dessutom kan vissa sätt att använda Smartsheet bra översättas till programvarans mer samtida vyer, som Gantt-diagram. Ändå, där andra moderna PM-plattformar tenderar att vara Kanban board-first-programvara, kanske Smartsheets kärnberoende på ark och celler inte är idealiskt för alla lag.
Högre kostnad: Inledningsvis verkar Smartsheet vara ganska kostnadseffektivt – planer börjar på endast $7 per användare varje månad. Jämfört med andra verktyg är dess nivåer dock inte direkt konkurrenskraftiga. Och att behöva lägga till ytterligare funktioner eller moduler kan allvarligt höja månadsavgiften, vilket leder till att du letar någon annanstans efter ett bättre erbjudande. Den har inte heller en gratis-för evigt-version som så många andra PM-lösningar erbjuder, så det är sällan det bästa valet för mikroteam med tre eller färre användare.
Där Airtable lyser
Djup anpassning: Airtable låter användare anpassa plattformen de föreställer sig baserat på deras verksamhets specifika behov. Den kan göra precis vad som helst du behöver den till. Använd den som backend för en webbplats, programmera den till ett CRM-system eller utnyttja dess förmåga att automatiskt samla in och fylla i olika kunddata i specifika områden baserat på kriterier, nyckelord och åtgärder. Eller gör alla tre samtidigt i olika delar av Airtable.
Gränssnittsdesigner: Den anpassningen sträcker sig till en detaljerad nivå, eftersom användare kan justera och radikalt omforma individuella gränssnitt. Användare kan skapa anpassade vyer för olika teammedlemmar som är skräddarsydda specifikt för varje användares ansvar. Dessutom kan de bygga anpassade gränssnitt som hämtar data från flera andra databaser och använder widgets för arbetsflöde och godkännanden.
Djupa integrationer: Du kan inte bara integrera Airtable med en svindlande mängd andra plattformar, oavsett om det handlar om att spåra kundtjänstförfrågningar via Zendesk, skicka ett problem till ditt utvecklarteam i Jira eller spara ny applikationsdata och uppdateringar från GitHub. Och med det sätt som Airtable samlar in och synkroniserar information från dessa andra plattformar, förblir varje aktivitet som din organisations medlemmar genomför synlig och redovisad. Det är enormt för komplext projektarbete eller samtidigt jonglera med flera ansträngningar i en projektportfölj.
Realtidsdata: I Airtable finns det många sätt att hämta data från andra platser och skapa beroenden för korrekt rapportering, övervakning och projektspårning. Det är alltså en nyckelförmån med programvaran att flera användare kan arbeta tillsammans eller individuellt på samma bord utan att skapa felaktigheter eller konflikter. Användare kan bekvämt arbeta tillsammans i realtid, och funktioner för kommentarer, meddelanden och taggning hjälper till att hålla alla på samma sida, även om de arbetar på samma bord medan de befinner sig halvvägs över världen från varandra.
Där Airtable behöver förbättras
Brant inlärningskurva: De som använder Airtable tenderar att göra på grund av djupet i vad det kan anpassa sig till och åstadkomma. Men att få den att göra som du vill kommer att ta lite tid och ansträngning att lära sig repen. Detta kan vara skrämmande för mindre erfarna användare som kanske har svårt att förstå hur man använder produkten effektivt. Det är inte en “ställ det och glöm det” typ av affär – det tar tid att lära sig och integrera hela ditt team eller avdelning, vilket är något som kan orsaka en utdragen implementering om dina användare inte redan är kunniga med programvara som denna.
Komplexitet som leder till röran: I många fall ses Airtables funktioner och massiva anpassningsmöjligheter som positiva. Men även efter att du har fått bukt med att få ut det mesta av den här programvaran är det lätt att den anpassningen blir svullen och rörig. Nya baser och gränssnitt kan göras med lätthet för alla ändamål, men om du inte håller koll på hur allt klickar ihop, kan du lätt tvingas att städa upp några månader eller kvartal på vägen.
Dyrt för större team: För små team är Airtable ett stensäkert val. Det kan göra mycket och det kostar dig inte en arm och ett ben. Kostnaden per användare blir dock inte lägre när du närmar dig ett högre antal platser, medan många alternativ i slutändan kostar mycket mindre per användare för 50 eller fler personer än 20 eller färre. Utöver det är viktiga funktioner för större team, som utökad fillagring och ett högre antal stödda poster, låsta på antingen $20 per användare Pro-plan eller den specialprisade Enterprise-nivån.
Det sista ordet på Smartsheet jämfört med Airtable
När det kommer till hantering av komplexa projektarbeten är både Airtable och Smartsheet det bästa. Var och en är innovativ och kraftfull i sitt eget avseende, och användare av båda verktygen är i allmänhet nöjda med djupet av funktioner och möjligheter som erbjuds. Men det är viktigt att notera att var och en har specifika användningsfall som den är bättre lämpad för än den andra.
För dem som vill ha ett riktigt projektledningsverktyg är Smartsheet vägen att gå. Den kan hantera uppgift och resurshantering med övertygelse, plus att den kommer med massor av automatiseringar. Organisationer som behöver mer än bara projektledning och letar efter en heltäckande databaslösning som kan hantera mycket mer än dagliga uppgifter kommer att finna Airtable som ett utmärkt (om än något skrämmande) tillägg till sin tekniska stack.
Naturligtvis finns det en mängd andra alternativ utöver dessa två att överväga för din projektledning eller andra behov. För att få hela omfattningen av de tillgängliga lösningarna, kolla in vårt fullständiga inlägg om den bästa programvaran för projektledning.
