Smartsheet är en projektledningslösning i kalkylarksstil för företag som hanterar flera projekt med dussintals rörliga delar. Det är bra för större företag med kapacitet att bygga ut en anpassad arbetshanteringsplattform för sig själva.
Det är dock överdrivet för de flesta små och medelstora företag.
Jämför Smartsheet med den bästa programvaran för projektledning
I sin kärna är Smartsheet det mest kraftfulla och sofistikerade kalkylarksverktyget vi någonsin sett.
Det fungerar bra för personer som redan använder kalkylark för att hantera projekt, men som känner sig begränsade av traditionella alternativ som Excel och Google Sheets. Det kan också vara ett bra val om du vill ha full kontroll och anpassningsmöjligheter.
Är du inte ett fan av kalkylblad eller behöver du inte all den kontrollen? Här är några av våra andra favoriter.
Måndag CRM är också anpassningsbar – inte i samma utsträckning, men den är mer användarvänlig. Dess gränssnitt är modernt och färgstarkt, du kan använda det för att spåra kunder, leads, uppgifter, projekt eller något annat du skulle använda en databas/kalkylblad för.
Om du föredrar ett mer traditionellt projektledningsverktyg som redan är konfigurerat och redo att användas, Klicka Upp går inte att slå. Det är inte lika flexibelt, men det har ett brett utbud av starka samarbetsverktyg.
För tjänsteleverantörer, Grupparbete går inte att slå. Det ger dig detaljerad kontroll över klientåtkomst med obegränsade klientanvändare utan extra kostnad. Kolla in vår fullständiga recension av den bästa programvaran för projektledning om du vill lära dig mer om våra favoriter eller utforska alla dina alternativ.
Smartsheet: The Good and The Bad
Smartsheet har många friska andningsegenskaper för kalkylblads- och databasfans. Om det låter som du kan det vara värt det förvirrande gränssnittet och den dyra prislappen.
Det Goda
Teamsamarbetsverktyg: Förutom projektledning, märker Smartsheet sig som en “dynamisk programvara för arbete och samarbete.” Team kan enkelt samarbeta med fildelning, anteckningar och uppgifter, allt inom en central sanningskälla. Detta gör att alla i ett team kan hålla jämna steg med utvecklingen av ett visst projekt.
Flera teammedlemmar kan dela presentationer, bilder och PDF-filer för att arbeta med innehåll samtidigt, komplett med aviseringar, versionskontroll och en anpassningsbar godkännandeprocess. Hela Smartsheet-lösningen är mycket anpassningsbar så att du kan lägga till de samarbetsfunktioner du behöver och ta bort de du inte behöver för att göra det så enkelt som möjligt. Faktum är att Smartsheet gjorde vår lista över de bästa alternativen för enkla projekthanteringsprogram.
Kraftfull analys och rapportering: Administratörer, chefer och användare älskar Smartsheets rapporteringsmöjligheter. Den avancerade rapporteringen gör det enkelt att konsolidera den mest avgörande informationen från flera ark till en enda rapport med bara några klick eller tryck. Genom att göra det kan du identifiera trender och potentiella flaskhalsar för att kontinuerligt förbättra. Du kan också publicera och dela dina rapporter med teammedlemmar, avdelningar, intressenter eller någon annan som borde vara med. Du kan till och med använda Smartsheets aktivitetslogg för att se vem som har tillgång till rapporter och när de gör det så att du vet vem som har sett vad. En utmärkande funktion i Smartsheets rapporter är att de är dubbelriktade – om någon gör en ändring i rapporten uppdateras den i realtid tillbaka till de bifogade arken. Och rapporterar uppdatering i realtid när någon uppdaterar de bifogade arken. Så du behöver aldrig mer oroa dig för inaktuell information.
Datasäkerhet: Som en lösning av företagsklass använder Smartsheet förstklassiga dataskyddsstandarder för att hålla ditt team, din data och ditt företag säkra med en Fort Knox-stil. Den erbjuder dussintals säkerhetsfunktioner, inklusive tvåfaktorsautentisering, enkel inloggning (SSO), granulära användaråtkomstkontroller, säkra datacenter, AES 256-bitars at-rest-kryptering och mer för att förhindra obehörig åtkomst. Smartsheet är också HIPAA-, GDPR-, ISO-, SOC-, ITAR- och FERPA-kompatibelt så att du kan vara lugn och veta att du inte behöver oroa dig för integritets- och säkerhetsefterlevnad.
Robusta automationsverktyg: De flesta projekthanteringsverktyg kommer med grundläggande automationsfunktioner men Smartsheet överglänser de flesta av dem med en otroligt omfattande uppsättning integrationer, kopplingar, intelligenta arbetsflöden och automationsverktyg.
Trots dess kraft tar det bara några minuter att ställa in grundläggande automatiseringar tack vare Smartsheets dra-och-släpp-automationsbyggare. Den använder grundläggande logik, villkorade sökvägar och utlösare, så att du kan skapa även de mest avancerade arbetsflöden du kan tänka dig.
Automatisk dokumentgenerering: Smartsheet är ett av få arbetshanteringsverktyg som automatiskt kan skapa dokument baserat på formulärinlämningar eller data i ditt system. Användare kan till och med signera dokument direkt i Smartsheet med hjälp av DocuSign-integrationen.
Utökad funktionalitet: Förutom grundläggande projektledning kan du lägga till resurshantering, digital tillgångshantering och portföljhanteringsfunktioner som bland annat ger upphov till projektbudgetering, tidsspårning, avancerade rapporter och analyser samt prognosverktyg. Dessa funktioner är dock inte inbakade i Smartsheets planer – de är ett tillägg som har en extra prislapp. Men det är trevligt att veta att plattformen utökas för att matcha dina behov snarare än att få dig att köpa ett annat verktyg för att växa ditt företag.
Anpassning och flexibilitet: Ett av Smartsheets anspråk på berömmelse är flexibilitet. Ungefär som ett kalkylblad kan du manipulera dina ark till nästan vad som helst, från projektledning och lagerhantering till budgetspårning, utgiftskategorisering, kampanjspårning och mer. Du kan använda det på hundratals olika sätt, vilket gör det till en utmanare för att ersätta andra affärsverktyg som du kanske använder för andra funktioner eller avdelningar. Du får ett obegränsat antal anpassade fält, flera vyer och obegränsade ark. Så det finns inga gränser för hur du kan använda Smartsheet – jämfört med andra verktyg för projekthantering är det uppfriskande mångsidigt.
Dra nytta av mallar: När du vill vara igång snabbt med Smartsheet kan du använda någon av de 350 mallarna som ingår i programvaran. Mallen ger en grundläggande struktur för att hantera ditt projekt. Du kan sedan justera mallen efter behov för att perfekt passa dina behov för ett visst projekt. Smartsheets sprintplaneringsmall är en av de bästa som finns bland projekthanteringsprogramvarupaket. Vi utnämnde även några smidiga projektplansmallar från Smartsheet till de bästa som finns på marknaden.
The Bad
Förvirrande för nybörjare: Kalkylblad är något som de allra flesta av oss är bekanta med. I teorin borde Smartsheet inte ha en brant inlärningskurva. Tyvärr är det inte så. Gränssnittet är inte särskilt användarvänligt, vilket kan göra det utmanande att kartlägga och analysera data. Om du inte genererar rapporter finns det inget riktigt enkelt sätt att analysera arken på ett ögonkast. Du måste manuellt gå igenom rader och kolumner, vilket är svårt att göra i skala.
Begränsad aktivitetslogg: Smartsheets aktivitetslogg låter användare och administratörer spåra vanliga åtgärder, som vem som har sett vad, vad som har delats och mer. Den här loggen är dock lite begränsad jämfört med andra projektledningsverktyg på marknaden idag. Du kan egentligen inte bara få en snabb blick på vad som har hänt sedan du senast loggade in. Ibland kan det vara tidskrävande att få svar. Till exempel, för att se en fullständig historik för en viss cell, måste du navigera till den cellen, högerklicka och sedan hitta historiken därifrån.
Högre priser: Vid första anblicken verkar Smartsheet ganska överkomligt. Planerna börjar på bara $7 per användare och månad. Men när du tittar närmare på dessa paket kommer du att upptäcka att Smartsheet är lite dyrt jämfört med andra projektledningsverktyg på marknaden idag. Och de kräver minst tre användare på varje plan, så du kommer att betala mer än du måste om du bara behöver en plattform för en eller två användare.
Udda autospara-funktion: Av någon anledning sparar inte Smartsheet dina ändringar automatiskt eller uppdaterar sidan för att återspegla ändringar i realtid. Denna fråga kommer visserligen inte att vara en stor sak för alla, men vi tycker att det är otroligt irriterande. De flesta molnbaserade programvarupaket sparar dina ändringar i realtid, så det är en funktion som vi har kommit att ta för givet. Smartsheet kräver att du klickar på en Spara-knapp och en Uppdatera-knapp när du har gjort ändringar. Du kan gå in i fönstret Inställningar i Smartsheet för att ställa in autospara en gång i minuten eller när du lämnar ett ark, så att du kan komma runt problemet. (Men vi anser att du inte borde behöva göra det.)
Smartsheet Priser och tillval
Smartsheet Prissättning
Smartsheet erbjuder fyra planer, där var och en erbjuder fler funktioner och färre begränsningar än den förra.
Det finns också ett separat paket som heter Smartsheet Advance som inkluderar allt på Enterprise-planen, plus alla extra tillägg du måste betala för på Enterprise- eller Business-nivåerna.
- Gratis — Upp till en användare och två redaktörer
- Pro — $7 per användare och månad
- Företag — $25 per användare och månad
- Enterprise — Anpassad prissättning
- Smartsheet Advance — Anpassad prissättning
En stor sak för fyndjägarna där ute att vara medvetna om: Smartsheet kräver minst tre användare på vilken plan som helst (bortsett från den gratis). I verkligheten är startpriset för Pro verkligen $21 per månad och $75 för Business.
Den kostnadsfria planen kan fungera för mycket grundläggande projektledning. Det begränsar dig till två ark, men du får Gantt-, Grid-, Card- och Kalendervyer, vilket är trevligt. Många andra begränsar dig till en eller två åsikter.
Vid första anblicken verkar Pro och Business liknande – Pro-planen begränsar dig till 20 GB lagringsutrymme och är begränsad till 10 redigerare. Det är inte supertydligt, men du är också begränsad till 10 widgets på varje instrumentpanel, 250 automatiseringar per månad, ett ark per rapport (du kan inte köra rapporter om flera projekt) och 30 MB för bilagor.
Verksamheten har mycket mer lagring och färre restriktioner över hela linjen. Alla dessa gränser ovan försvinner och du får 1 TB lagringsutrymme plus en uppladdningsgräns på 250 MB.
Men de avancerade funktionerna, som logik för villkorad form, korrektur, publicerbara rapporter, en dokumentbyggare, obegränsad automatisering, anpassat varumärke, integrationer och säkerhetsfunktioner, gör verkligen skillnaden mellan Pro och Business.
Du får också två av Smartsheets senaste funktioner i affärsplanen: tidslinjevy och arbetsbelastningsspårning. Du kunde tekniskt sett göra dessa saker tidigare, men nu är de betydligt enklare att ställa in.
Smartsheets Enterprise-plan låser upp obegränsad lagring, AI-verktyg (nya), avancerad säkerhet, bättre kundservice och en kodlös appbyggare.
Smartsheet Advanced
Många verkligt avancerade företagsverktyg är endast tillgängliga som betalda tillägg till Business- eller Enterprise-planerna. Saker som dataanslutningar, integrationer med CRM och programvaruutveckling, skalbar portföljhantering och säker hantering av förfrågningar kostar extra.
Smartsheet Advanced-paketet är det enda sättet att få alla dessa utan att betala à la carte. Det finns tre nivåer, som var och en innehåller olika tillägg: Silver, Gold och Platinum.
Enterprise-användare är de enda som kan uppgradera till Smartsheet Advanced.
Resurshantering av Smartsheet
Du kan tekniskt hantera resurser med Smartsheet tack vare dess nya funktioner för spårning av arbetsbelastning på Business- och Enterprise-planer, men du kommer att gå miste om många kraftfulla funktioner om du inte köper Resource Management av Smartsheet också.
Det ger dig alla verktyg du behöver för att planera, schemalägga och optimera dina resurser.
Det finns för att hjälpa dig att förenkla resursallokering och förbättra planeringsnoggrannheten. Den erbjuder till och med verktyg för tidsspårning, budgetering, prognoser, dynamisk rapportering och mer.
För organisationer som hanterar projekt i stor skala, hjälper den här lösningen till att se till att dina scheman har rätt personer, förhindrar dem från utbrändhet, låter dig veta när du behöver anställa och när du har för många resurser utan anledning.
Det är beklagligt att dessa funktioner inte ingår i något av de andra Smartsheet-paketen. Andra projektledningsverktyg på marknaden tenderar dock inte att erbjuda dessa heller. Så du kan vanligtvis förvänta dig att betala extra för verktyg för resurshantering, oavsett vilken programvara för projektledning du använder.
Brandfolder av Smartsheet
Om du hanterar många digitala tillgångar hjälper Brandfolder dig att hålla dem organiserade, säkra och konsekventa. Du kommer att kunna hålla reda på olika versioner, bygga varumärkesriktlinjer och till och med bädda in tillgångar på din webbplats utan att ta upp värdlagring.
Det finns två planer att välja mellan: Premium och Enterprise.
Premium inkluderar dokumentintelligens och OCR för att läsa text, tillgångsanalys, massuppdateringsfunktioner, tillgänglighetskontroller med live- och utgångsdatum och en rad video-AI-verktyg.
Den översta planen inkluderar allt detta och lite till. Du får också kraftfull automatisering, mer detaljerade behörigheter, dataanslutningar och en vanity URL.
Detta kan vara ett bra tillägg till Smartsheet om du är ett marknadsförings-, kreativt eller designteam.
Recensioner av den bästa programvaran för projektledning
Smartsheet är ett av de mest kraftfulla verktygen i kalkylarksstil för projektledning på marknaden idag. Den är byggd för team av alla storlekar och kommer med massor av funktioner. Med det sagt har Smartsheet vissa begränsningar. Testa det med en 30-dagars gratis provperiod innan du binder dig. Detta hjälper dig att avgöra om Smartsheet är rätt för dina behov.
Kolla in våra toppval av de bästa projekthanteringsverktygen för att se några populära Smartsheet-alternativ. Där får du en bra uppfattning om vad som finns på marknaden och hur Smartsheet kan jämföras med andra populära alternativ.
