▷ Skapande av SaaS ERP-lösningar

Ett typiskt kännetecken för alla moderna företag är dess inneboende komplexitet. Oavsett storlek har varje organisation tillgångar att ta hänsyn till, personer att hantera och data att analysera.

Det finns många specialiserade lösningar utformade för att täcka behoven hos enskilda avdelningar inom ett företag, men ett mer helhetsgrepp innebär att man använder en helhetslösning som kan täcka hela företagets behov. En liknande lösning är affärssystem för resursplanering eller affärssystem.

Ett sådant system låter dig hantera affärsprocesser på organisationsnivå, samla in, förena och sortera information från olika avdelningar. Idag är det väldigt svårt att hitta ett stort företag som inte använder ett affärssystem samtidigt, tillväxttakten för försäljningen av sådana system bland små och medelstora företag växer också konstant.

På grund av den stora storleken och komplexiteten hos sådana system har många företag ingen brådska med att uppgradera och använder fortfarande sina gamla ERP-lösningar som de köpte för tio till femton år sedan.

Den utbredda användningen av molntjänster har dock lett till att många företag har övergett traditionell programvara på plats till förmån för billigare IaaS- och SaaS-lösningar, vilket tvingar traditionella ERP-marknadsledare att snabbt kämpa för att möta efterfrågan på molnlösningar. Som ett resultat av allt detta ser vi ett stort antal framgångsrika nya lösningar på denna marknad, vilket gör att det nu är den bästa tiden att investera i att utveckla ditt eget SaaS affärssystem.

Apriorit-företaget har lång praktisk erfarenhet av att utveckla olika SaaS-produkter. Vi skapade den här artikeln för att dela vår kunskap och hjälpa dig komma på vägen mot att skapa din egen SaaS ERP-lösning.

Vi kommer att försöka ge dig en uppfattning om vilka komponenter och funktioner som är typiska för en sådan lösning, vilka steg som krävs för att skapa den och hur du undviker vanliga misstag, samt vilken teknik och kunskap du behöver. På grund av ERP-lösningarnas stora storlek och komplexitet är deras utveckling särskilt utmanande, men med ett kvalificerat team och en välutvecklad affärsplan kan du säkert göra ett sådant projekt till en framgång.

Innan vi börjar diskutera detaljerna i beslut om företagsresursplanering måste vi definiera sådana beslut.

Ett ERP, eller Enterprise Resource Planning System, är ett mjukvarupaket som består av ett antal integrerade applikationer utformade för att hantera de dagliga affärsprocesserna inom en organisation. ERP-system täcker en rad olika processer inom ett företag, inklusive produktion, distribution, försäljning, redovisning och personal, standardisering av information och arbetsmönster över alla dessa avdelningar.

Detta gör att du kan standardisera processer inom företaget, stärka samarbetet och förenkla datautbytet mellan avdelningarna, och även ge företagsledningen centraliserad tillgång till all nödvändig information för enkelt och effektivt beslutsfattande.

är skapade för att vara ganska universella, vilket gör att de kan användas i företag med olika verksamhetsområden som tillhör olika branscher, men detta skapar problemet med otillräcklig flexibilitet och komplexitet i integrationen av sådana system. Detta problem tvingade till och med Gartners analytiker 2013 att identifiera en separat undertyp av ERP-lösningar – postmoderna ERP-system.

Ett sådant system, enligt Gartner, är mer som en teknikstrategi än en enda standardiserad lösning. Sådana system är indelade i två grupper – administrativa, designade för företag som tillhandahåller tjänster, och operativa, utformade för företag som producerar varor. De erbjuder enklare integration och möter bättre branschkrav.

Som nämnts ovan, på grund av den höga komplexiteten och djupa integrationen i varje affärsprocess, har företag ofta ingen brådska med att ändra sina ERP-lösningar. De flesta av de system som för närvarande används köptes dock i början av decenniet för att lösa det välkända problemet från år 2000, och är nu föråldrade. Det finns alltså en utmärkt möjlighet för ERP-systemtillverkare att locka nya kunder till sina SaaS-lösningar. Dessutom var små och medelstora företag som aldrig hade använt ERP-system tidigare på grund av sina höga kostnader redo att prova billigare SaaS-lösningar. Det är dock inte alla som ser fördelarna med SaaS-tjänstemodellen när den tillämpas på ERP-lösningar. Så exakt vad är de?

I mars i år förutspådde Gartner-analytiker att 90 % av alla SaaS ERP-system kommer att lämna marknaden 2018. Bland de nämnda orsakerna är den ständigt växande komplexiteten och kostnaderna för sådana lösningar, såväl som avsaknaden av en förnuftig integrationsstrategi från tillverkarnas sida. Med tanke på att en typisk ERP-lösningsintegration kräver cirka 150 konsulter och tar cirka 14 månader, är det lätt att se varför de kom fram till denna slutsats.

Men vad Gartner-analytiker inte säger till dig är att felfrekvensen för lokala ERP-system är densamma, om inte högre, än felfrekvensen för molnlösningar.

ERP i allmänhet är en mycket komplex marknad och att leverera mätbar ekonomisk avkastning till kunden kan vara mycket svårt. ERP-system fokuserar på att öka företagseffektiviteten, men deras integration är kostsam och tidskrävande, vilket ofta gör att kunder undrar om det är värt det.

Fördelarna med ett SaaS-tjänstsystem, såsom lågt pris och utbyggbarhet, är dock tillräckligt för att ändra uppfattning hos potentiella kunder. Det är mycket säkrare och mer kostnadseffektivt att teckna ett sexmånadersabonnemang på tjänsten än att investera mycket pengar i att installera ett mjukvarupaket som kanske inte lönar sig. Naturligtvis finns integrationsproblemet, och ERP-systemleverantörer måste vidta åtgärder för att lösa det, men det faktum att även småföretag börjar använda SaaS ERP-lösningar är ett bevis på hur effektivt ett molnbaserat tjänstesystem är.

Om beslutet att skapa ett SaaS ERP-system redan har tagits, är nästa fråga hur man gör det? Alla affärssystemslösningar har en liknande struktur, inklusive en gemensam databas och en uppsättning olika applikationer och moduler för varje enskild affärsprocess.

Alla dessa moduler använder en enda datastruktur, vilket gör att de enkelt kan dela information med varandra, vilket underlättar kommunikation och samarbete mellan olika avdelningar.

Som nämnts ovan täcker olika affärssystem ett stort antal affärsprocesser. I slutändan kommer typen och antalet moduler du inkluderar i ditt system att bero på behoven hos din målgrupp. Nedan finner du en beskrivning av typiska moduler som ingår i de flesta affärssystem som finns på marknaden idag, såsom SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite, Epicor, med flera.

Materialhantering – den här modulen låter dig hantera befintligt lager, såväl som allt relaterat till dess lagring. Det ger möjlighet att spåra lager från det att det tas emot tills det används i produktionen. En sådan modul innehåller också ofta möjligheten att beräkna en budget. Mobil funktionalitet är extremt viktig för denna modul, eftersom den möjliggör fjärrstyrning av lagerdrift och lagerlagring.

Försäljningshantering – Den största och viktigaste delen av denna modul är kassahanteringssystemet, som gör att företaget kan hantera försäljningen.

Redovisning – denna modul låter dig hantera alla finansiella tillgångar i företaget, inklusive alla transaktioner. Den viktigaste komponenten i denna modul är möjligheten att få fullständiga företagsbokslut med bara ett par musklick. Sådan rapportering åtföljs ofta av analys- och rapporteringsverktyg, vilket möjliggör enkel sökning och större insyn i ett företags ekonomi. Betalningshantering och fakturahantering är också en viktig del av denna modul.

Produktionsledning – denna modul ansvarar för produktionen och allt som är kopplat till den, från att hantera anställdas arbetsscheman till kvalitetskontroll. En viktig del av en sådan modul är ofta projektplaneringsverktyg, samt ett bra rapportgenereringssystem. En sådan modul kan innefatta funktionen att leda FoU-avdelningen.

Försörjningshantering – Försörjningsplanering och -hantering är huvuddelarna i denna modul. Det låter dig effektivt organisera anskaffning, leverans och lagring av nya inventarier och material, samtidigt som det ger dig möjlighet att spåra kvaliteten och kostnaderna för leveranser, effektivt hantera olika leverantörer.

CRM-system (Customer Relationship Management) – denna modul innehåller standardfunktioner i ett CRM-system. Det gör det möjligt för företag att hantera en databas med partners och kunder, inklusive hantering av tjänster som tillhandahålls dem och olika bonusar och rabatter. Den viktigaste delen av denna modul är möjligheten att se detaljerad statistik om interaktion med varje enskild klient.

HR-hantering är en annan modul som är typisk för ett CRM-system som täcker behoven hos företagets HR-avdelning. Detta inkluderar vanligtvis möjligheten att spåra anställdas arbetstimmar och närvaro, samt genomföra rekryteringskampanjer. Hantering av semester, sjukskrivningar och professionella utvecklingskurser ingår också ofta i denna modul.

Som redan nämnts är listan ovan ofullständig och de moduler som krävs för din specifika lösning bestäms i första hand av behoven hos din målgrupp och den bransch som du i första hand riktar produkten till. Exempel på andra populära moduler är support, säkerhet och en separat e-handelsmodul. Men alltför många moduler ökar systemets komplexitet avsevärt och är också oönskat. Du måste hitta en hårfin balans mellan ett enkelt och intuitivt användargränssnitt och rik funktionalitet. Detta för oss tillbaka till Gartners dystra prognos och diskussion om de potentiella utmaningar som affärssystem står inför idag.

Trots amerikanska analytikers nedslående prognos har efterfrågan på affärssystem på marknaden aldrig varit större. I slutändan är en lösning på alla problem möjlig, du behöver bara identifiera det korrekt och göra de nödvändiga ansträngningarna för att eliminera det.

Enligt vår åsikt är följande serier av problem de mest akuta för moderna affärssystem:

Systemets komplexitet – inte alla företag är redo att investera enorma summor pengar i att utbilda sina anställda att använda den breda funktionaliteten i det nya affärssystemet. Som ett resultat förblir många funktioner oanvända, vilket minskar produktens värde för företaget. När man utvecklar en affärssystemslösning bör maximal uppmärksamhet ägnas åt att upprätthålla en bra balans mellan användarvänlighet och systemfunktionalitet.
Integrationens komplexitet – Eftersom ERP-system är universella verktyg utformade för olika branscher, kräver deras integration ofta att ett företag gör ändringar i sina befintliga affärsprocesser och infrastruktur. Integrationsprocessen är mycket lång och många företag är ofta inte redo att ta sig an den. Som Gartner säger är det ett misstag att helt överlåta integrationen till kunderna. Tillverkare av affärssystem måste förse kunden med sina egna färdiga integrationsstrategier som avsevärt kan underlätta och påskynda denna process.
Datamigrering – Processen att migrera data från ett affärssystem till ett annat är ofta mycket långdragen och ineffektiv. I vissa fall kan det ta mer än ett år. För tillverkare av sådana system är det mycket viktigt att lösa problemet med datamigrering individuellt med varje klient för att göra det så snabbt och smärtfritt som möjligt.
Oförmåga att anpassa systemet för att passa dina behov – SaaS ERP-system har ofta inte de flexibla anpassningsmöjligheter som är inneboende i lokala system. För lokala system kan klientprogrammerare ofta själva skriva skript eller till och med enskilda delar av moduler och på så sätt anpassa funktionaliteten för sig själva. Lösningen på detta problem är möjlig med en mycket detaljerad samling av alla kundkrav och omfattande stöd för systemet efter release.

Genom att veta om förekomsten av alla problem som listas ovan kan du bygga ditt system och din strategi för att arbeta med kunder på ett sådant sätt att du undviker dem så mycket som möjligt och, om de uppstår, för att effektivt lösa dem.

Komplexiteten i att utveckla en ERP SaaS-lösning kan inte överskattas. Det är enorma system med extremt olika arkitekturer, beroende på vilken funktionalitet som krävs och vilka teknologier som valts för utveckling.

Varje projekt är unikt, och därför är det mycket svårt att ge specifika råd om de tekniska aspekterna av utveckling eller ge specifika priser för sådan utveckling. Vi har dock beskrivit ett antal typiska steg som tas under utvecklingen av varje affärssystem.

Samla affärskrav. Att samla in krav är det första och viktigaste steget i utvecklingen av varje affärssystem. Det kommer att hjälpa till att bestämma omfattningen av projektet och förstå vilka resurser och budget som kommer att krävas för dess genomförande. Insamling av krav kan göras på ett antal sätt, till exempel genom att undersöka konkurrenter, men inget slår ett livesamtal ansikte mot ansikte med potentiella kunder. Olika branscher har olika affärsprocesser och du kommer att behöva göra allt för att samla in nödvändig information och skapa en tydlig vision av slutprodukten.

Fastställande av projektets omfattning och budget. Det är mycket enklare och säkrare att börja med småskalig utveckling och sedan utöka den i takt med att projektet växer. I slutändan kommer omfattningen av utvecklingen att bero på din vision om slutprodukten och hur mycket investeringar du är villig att göra. Vi rekommenderar dock att du börjar med en modul som kan lanseras på marknaden omedelbart och sedan utökas genom att lägga till ny funktionalitet.

Att bilda ett team och välja en teknikstack. Detta är den viktigaste delen av att utveckla ett affärssystem. Ditt team kommer att behöva utveckla ett utbyggbart system med den prestanda- och säkerhetsnivå som dina kunder förväntar sig. Att använda en SaaS-tjänstmodell ger ytterligare komplexitet. Du måste välja en teknikstack baserat på dina teammedlemmars erfarenhet. Gratis, öppen källkodslösningar kan se ekonomiskt attraktiva ut, men att välja väldokumenterade och väl understödda lösningar som ASP.NET kan spara pengar i det långa loppet. Det är också värt att notera att det är en extremt svår uppgift att bygga det team som krävs på egen hand, så att använda utvecklingsoutsourcingtjänster är ett bra alternativ till att skapa ditt eget team.

Definiera lösningsarkitekturen. Strukturen för en affärssystemslösning bör baseras på ett ramverk som senare kan utökas vid behov. Det viktigaste elementet är kärnarbetsflödesmotorn, som måste stödja förmågan att definiera uppgifter, komma åt dem baserat på roller, samt regelbaserad växling. Det är mycket viktigt att identifiera alla gemensamma delar av programmet som kommer att användas i ett stort antal framtida moduler och starta utvecklingen från dem. Ditt val i detta skede kommer också att bero på de tekniska egenskaperna och villkoren i avtalet med den leverantör som tillhandahåller SaaS-infrastrukturen åt dig. Därför bör tillvägagångssättet för att välja en sådan leverantör vara så noggrant som möjligt, med hänsyn till alla befintliga alternativ.

Prototyputveckling. Börja med att skapa en prototyp eller MVP (minimum viable product) som består av en modul för en enda avdelning. Gör ett försök att se till att denna modul kommer i händerna på målgruppen och samla noggrant alla recensioner om produkten. Använd denna feedback för att göra justeringar av din produkts specifikationer, omfattning och budget vid behov. Efter alla nödvändiga förbättringar kan du lansera din MVP på marknaden.

Ytterligare iterationer och efterföljande utveckling. Fortsätt utveckla systemet genom att lägga till nya moduler med samma process. Fokusera på användbarhet och skapa en strategi för att göra driftsättning och integration av ditt system så enkelt, snabbt och smärtfritt som möjligt. Att utveckla ett moln-ERP-system är en gradvis process som kräver mycket investeringar och det bästa sättet att lyckas är att kombinera teknisk expertis med gedigen marknadskunskap, och bygga därifrån.

I den här artikeln definierade vi vad ett affärssystem är och pratade om fördelarna med att använda en SaaS-tjänstmodell för sådana system, tittade på den typiska strukturen för en affärssystemslösning och delade med dig av grundläggande tips för att utveckla sådana lösningar.

ERP-system är en mycket lönsam marknad, som dock är ganska svår att bryta sig in på. Att utveckla ett sådant system kräver ett erfaret, stabilt, fokuserat team, och ett sådant team är mycket svårt att sätta ihop på egen hand. Om du har ett sådant team, eller om du vill använda ett externt teams tjänster, kan du mycket väl försöka genomföra ett sådant projekt.

[irp]