Ett Private Branch Exchange-system (PBX) är ett privat telefonnät som gör det möjligt för företag att ge anställda unika telefonnummer inom sina nätverk samtidigt som de har en gemensam utgående kanal när de ringer personer utanför dem. Traditionellt var det här arrangemanget avsett för fasta telefoner – men eftersom fasta telefoner fasas ut av många företag övergår PBX:er snabbt till nyare programvara och molnbaserade system.
En av de viktigaste drivkrafterna för dessa nyare system är känd som Session Initiation Protocol (SIP), som är ett signaleringsprotokoll som möjliggör internetbaserade samtal och videokonferenser. Och på grund av hur SIP fungerar genom VoIP-system behövs inga fasta telefoner för att ringa lokalsamtal eller fjärrsamtal.
Det är faktiskt inte ens nödvändigt att bli av med befintlig PBX-hårdvara när du uppgraderar till SIP, för med SIP PBX kan du utnyttja din befintliga hårdvara för att arbeta med den senaste tekniken.
Genom att förstå lite mer om SIP PBX – inklusive de faktorer som påverkar dess prislapp – kan du jämföra den med traditionella och värdbaserade PBX-lösningar för att ta reda på vilken som är rätt för dig.
Vad betyder SIP PBX?
En SIP PBX är bara en PBX som aktiveras av SIP-trunking istället för traditionella fasta telefoner. Om du inte pratar techno-babble betyder det bara att det är ett virtuellt sätt att ringa över internet i motsats till att förlita sig på koppartrådsanslutningar.
Det är också viktigt att notera hur SIP skiljer sig från VoIP.
VoIP är konceptet att använda internet för röstkommunikation, och SIP är det specifika protokollet eller uppsättningen instruktioner som enheter använder för att få den kommunikationen att hända.
SIP PBX-distribution involverar vanligtvis installation av en IP PBX på plats, tillsammans med en fysisk SIP-server. Du behöver förmodligen ha ett internt IT-team för att underhålla systemen och hålla säkerheten uppe.
SIP PBX vs. traditionell PBX
En traditionell telefonväxel använder vanliga gamla telefonlinjer via det allmänna telefonnätet. En SIP PBX tar helt bort den komponenten och använder bara internet för att underlätta samtal istället.
Några av de ytterligare funktionerna du kan njuta av med en SIP PBX inkluderar följande:
- Flexibilitet och skalbarhet: SIP PBX är mycket mer skalbar eftersom den använder internet och SIP-trunkar. Att växa din organisation är mycket enklare eftersom nästan allt är helt virtuellt. Traditionella system kräver å andra sidan stora hårdvaruuppgraderingar för att hålla jämna steg med växande företag.
- Kostnadseffektivitet och effektivitet: Traditionella PBX-system kräver stora investeringar i förväg för att få ny hårdvara – för att inte tala om underhållskostnaderna för att hålla hårdvaran igång. SIP PBX minskar installations- och underhållskostnaderna eftersom det är mindre hårdvara inblandad.
- Multimediastöd: Traditionell PBX tenderar att erbjuda endast röstsamtal – trots allt finns det bara så mycket du kan göra via en fast telefon. Att byta till SIP PBX öppnar dörren till bland annat videokonferenser och snabbmeddelanden.
- Enklare fjärrhantering: Den webbaserade karaktären hos SIP PBX gör att den fungerar mycket bättre för hybrid- och helt avlägsna team – särskilt IT. Ett IT-team kan enkelt övervaka, konfigurera och åtgärda problem med SIP PBX när de uppstår utan att behöva vara på plats 24/7. Som sagt, eftersom vissa komponenter i SIP PBX fortfarande är fysiska, kan IT-team inte vara helt avlägsen.
Traditionell PBX erbjuder fortfarande vissa fördelar för företag, särskilt de som helt enkelt inte har råd med stilleståndstiden som en uppgradering innebär. De är också säkrare, i teorin, eftersom de är placerade på plats och därmed erbjuder användaren fysisk åtkomst och kontroll.
Ändå kan framsteg inom cybersäkerhet så småningom göra till och med denna fördel omtvistad eller nära den.
SIP PBX vs. Hosted PBX
En värdbaserad växel är ett steg upp från traditionell växel eftersom den också använder molnet istället för bara telefonsystem med flera linjer.
Den värdbaserade PBX-hårdvaran finns dock hos den värdbaserade PBX-leverantören, som är någonstans utanför din organisation. Däremot använder SIP PBX endast din egen hårdvara på plats.
Några områden där en värdbaserad PBX-arrangemang lyser är följande:
- Kostnadsbesparingar: Off-site PBX-hårdvara låter dig ta bort din on-site hårdvara. Du njuter av kostnadsbesparingar i form av minskad hårdvara i sig, utrymmet den upptar och förbrukningskostnader.
- Skalbarhet: Dina hårdvarubehov kan förändras med årstiderna eller om din organisation upplever snabb tillväxt eller neddragning. En värdbaserad PBX låter dig anpassa dig ganska enkelt till detta, eftersom de flesta ändringar kommer att göras av leverantören snarare än ditt eget team. Om dina behov växer kan du uppgradera till en högre plan och vice versa.
- Uppdateringar och underhåll: Du behöver inte investera pengar eller låna IT-teamets tid för att uppdatera och underhålla din hårdvara eller mjukvara. Säljaren hanterar det i bakgrunden, vilket ger ditt team mer tid att ta itu med andra problem.
SIP PBX har en fördel jämfört med värdbaserad PBX på följande sätt:
- Internetberoende: Båda lösningarna använder internet, men SIP PBX låter dig behålla all din egen hårdvara och de centrala telefonifunktionerna för intern och till och med extern kommunikation. Om ditt internet går ner och du använder värdbaserad PBX kommer du att möta allvarliga avbrott och stillestånd. Med SIP PBX är allt under din kontroll.
- Mindre anpassning: Hosted PBX kan erbjuda olika planer och tilläggsfunktioner, men det är fortfarande någon annans hårdvara. Det betyder att det inte kommer att finnas lika många anpassningsalternativ som med SIP PBX, som låter dig behålla och ändra din hårdvara som du vill. SIP PBX kan också göra det mycket enklare att integrera din telefoni i dina andra programvarusystem.
- Potentiellt bättre säkerhet: Många värdbaserade PBX-lösningar erbjuder förstklassig säkerhet. Men återigen, du har mer kontroll över säkerheten när du håller din hårdvara på plats. Således kan företag som hanterar massor av känsliga data eller är föremål för branschspecifika regler föredrar SIP PBX. Direkt kontroll över din hårdvara låter dig också implementera redundanser och backupplaner för att förbättra säkerheten och ge dig lite sinnesfrid om något skulle gå fel.
Hur mycket kostar SIP PBX-programvaran?
SIP PBX-programvara kan kosta allt från ingenting alls till några hundra dollar per månad. Som du kanske förväntar dig kräver de kostnadsfria lösningarna med öppen källkod mer manuell installation och konfiguration, men de sparar pengar.
De avancerade alternativen som finns för närvarande kräver mycket investeringar men kommer naturligtvis med stark säkerhet, regelbundet underhåll och gedigen kundsupport – för att inte tala om mer avancerade funktioner och skalbarhet.
Således finns alternativ tillgängliga för alla typer av organisationer. Följande tre representerar utbudet av dessa alternativ ganska bra:
- FreePBX: Detta grafiska användargränssnitt med öppen källkod erbjuder stor flexibilitet helt utan kostnad. Små företag med begränsade budgetar kan dra nytta av FreePBX.
- 3CX: 3CX erbjuder skrivbords- och webbsamtal, Microsoft Teams-integrationer, mobila iOS- och Android-appar och möjligheten att svara på Facebook-företagsmeddelanden direkt från programvaran. Den har planer som sträcker sig från gratis för alltid – med upp till 10 användare – till $180 per system och år för 10 eller färre användare på Enterprise-planen. Tänk på att priserna kan vara högre när den används som en värdtjänst.
- Cisco Unified Communications Manager: Detta är en av de mest avancerade SIP PBX-mjukvarulösningarna som finns, designad för företag med 25 till 1 000 användare (men generellt riktad till större organisationer). Dess funktioner inkluderar en enhetlig kommunikationshanterare med verkligt säker VoIP, mobila ljud-videosamtal, en automatisk telefonist och snabbmeddelanden. Prissättningen avslöjas inte, eftersom prissättningen på företagsnivå tenderar att vara anpassad – men du kan vara säker på att den kommer att vara betydligt högre än de tidigare alternativen. Att lägga till extra komponenter kommer också att öka kostnaderna ytterligare.
Kanaler
I allmänhet tar varje separat användarkanal du lägger till mer bandbredd, och ju fler kanaler du behöver, desto mer betalar du. Det gäller både röst och video.
Därför är det viktigt att noga överväga hur många kanaler du behöver så att du inte kan spendera mer än du måste samtidigt som du får ut det mesta av din SIP PBX.
Tänk på att du inte behöver konvertera varje PBX-kanal till SIP. Du kan behålla en del icke-SIP om du behöver spara pengarna.
Antal samtidiga samtal
Detta är antalet samtidiga samtal som din programvara kan hantera. Ett högre maximalt antal samtidiga samtal kommer att kosta mer eftersom leverantören måste skapa en starkare SIP PBX-infrastruktur, och du behöver också kraftigare internet.
Därför bör du se till att du har tillräckligt med kapacitet för samtidiga samtal för att stödja högsta samtalsvolym. Även om du måste betala extra för höga samtidiga samtal som du sällan kommer att använda, lönar det sig självklart när systemet inte kraschar bara för att du har många personer i telefonen samtidigt.
Dessutom är skalbarhet viktig. Helst bör leverantören du arbetar med göra det enkelt att öka din kapacitet för samtidiga samtal med en avgift som skalar. Men om den här typen av flexibilitet inte är möjlig kan du överväga att investera i mer kapacitet för samtidiga samtal än du tror att du behöver för tillfället, bara för säkerhets skull.
Antal användare
Många SIP PBX-programvarulösningar debiteras med licensen. Du betalar med andra ord per användare.
Ibland är det dock inte så enkelt, eftersom licenskostnaderna kan skala med det totala antalet användare. Till exempel kan priset per användare ändras efter att ett visst antal användare har passerats.
3CX gör något liknande detta — men det tar inte betalt specifikt per användare. Istället debiterar den ett fast belopp per system enligt intervall av användarbelopp. Till exempel, efter 10 användare, hoppar det icke-värdda priset för Enterprise-planer från $180 per år till $325 per år.
Beroende på var du för närvarande hamnar på vissa tröskelvärden, kan alltså lägga till en extra användare dramatiskt öka dina kostnader.
Utgående samtal
Vissa SIP-leverantörer kan debitera dig för att ringa utanför företaget, särskilt internationellt.
Prissättning kan presenteras på ett av två sätt:
- Fast pris för internsamtal och minutavgifter för utgående samtal
- Fast pris för internsamtal och obegränsade utgående samtal mot en fast extra avgift
Det första alternativet skulle fungera bättre om du inte ringer många utgående samtal men behöver möjligheten för säkerhets skull. Det andra alternativet är sannolikt bättre om du ringer många utgående samtal.
Extra funktioner
Vissa SIP PBX-leverantörer paketerar extra funktioner i sin programvara, medan andra saknar vissa extrafunktioner. Om vissa funktioner inte ingår i baspriset kommer de flesta leverantörer att låta dig köpa dem a la carte för att anpassa din programvara för att passa dina behov och budget.
Till exempel stöder inte alla SIP PBX alla kommunikationsmetoder (som ljud, video, snabbmeddelanden och mer). Plus, även de som stöder dem alla kanske inte ger samma kvalitet som konkurrenter som erbjuder färre individuella kommunikationsmetoder med högre kvalitet.
Andra ytterligare funktioner som kan driva upp priset inkluderar:
- Automatiska skötare: Dessa automatiska svarstjänster leder kunder till rätt avdelning eller agent.
- Samtalsinspelning: Funktioner för att spela in, lyssna och transkribera samtal vid behov.
- Mobilappar: Vissa leverantörer inkluderar iOS- och Android-appar för SIP PBX-användning. Dessa kan variera i intuitivitet och vilka funktioner som är tillgängliga på mobilen, vilket gör det ibland värt det och ibland inte.
Fundera på vilka funktioner som är nödvändiga för ditt företag – och viktigast av allt, den potentiella avkastningen på investeringen som dessa funktioner faktiskt skulle ge.
Integrationer
SIP PBX-system kommer ofta med möjligheten att integreras med andra affärsapplikationer. Detta är otroligt användbart för de flesta företag, men det kan ibland göra att SIP-växeln kostar mer, och leverantören kan ta extra betalt för att utföra integrationer åt dig.
Se till att du bedömer vilka program du har nu och vad som kan vara värt att integrera med en SIP PBX-lösning. Se vilka SIP PBX-alternativ som skulle kunna hantera dessa integrationer och uppskatta värdet av deras implementering.
Installation och support
Du (eller ditt interna IT-team) kanske kan utföra installationen själv om du inte behöver mycket extra utrustning och kan använda din befintliga PBX.
Du kan dock behöva betala installationsavgifter om du behöver nya telefoner till din SIP-lösning. Detsamma gäller för sessionsgränskontrollanter, som är enheter som stärker säkerheten genom att kontrollera hur samtal startas, körs och avslutas.
Pågående support påverkar också priset. Leverantörer som erbjuder fler supportkanaler och bredare tillgänglighet – som telefonsupport dygnet runt – debiterar ofta mer för att täcka de extra omkostnaderna.
Ändå, om du behöver den trygghet som kommer med högkvalitativ support, kan den extra investeringen vara värt det.
Slutliga tankar
Traditionell PBX-telefoni håller snabbt på att bli föråldrad, men det betyder inte att du måste skrota din hårdvara och flytta till en molnbaserad, värdbaserad PBX.
Med SIP PBX kan du njuta av ökad skalbarhet, kostnadsbesparingar och produktivitet samtidigt som du anpassar dig till åldern för distansarbete.
Genom att noggrant väga dina SIP PBX-alternativ och jämföra det faktiska mervärdet av de funktioner du kan implementera, kan du enkelt hitta den bästa möjliga lösningen för ditt företag. I slutändan borde rätt SIP PBX-plattform göra både din befintliga hårdvara och din organisation som helhet mycket mer smidig och framtidssäker.
