Datavalidering driver enhetlighet i dina kalkylblad och gör kalkylarken mer användarvänliga.
Tidigare granskade vi funktionen Data Validation i Excel 2010, och idag ska jag granska samma funktion i Google Docs. Den 26 augusti 2010 lade Google Docs-kalkylblad (även kallat Google Sheets) till rullgardinsmeny och validering i celler i kalkylblad och förde det ett steg närmare funktionspariteten med Excel.
Så vad gör all denna datavalideringsjazz? Enkelt – det begränsar värdena för en cell till en förinställd lista eller specifikt intervall.
Om du till exempel hade en “Status” -kolumn i ett kalkylark som håller reda på dina olika projekt för dina flera kunder kan du begränsa de giltiga posterna för den kolumnen till “Slutförd”, “Pågår”, “Avbruten” etc. osv. På detta sätt gör du ditt Google Docs-kalkylblad mer användarvänligt (mindre skrivning – du kan helt enkelt välja en post i rullgardinsmenyn) och hjälper till att förhindra skrivfel och fel. Det finns ett par olika sätt att ställa in detta och några olika alternativ att välja mellan.
Uppdatering: Detta inlägg publicerades ursprungligen 2010. Några av inställningsnamnen och menyerna har ändrats. Jag har uppdaterat skärmdumparna och några av stegen nedan i enlighet därmed. Njut av!
Så här lägger du till Google Docs Validering av rullgardinsmeny för celler {Screencast}
Redaktörens anmärkning: Den här videon är ganska inaktuell, men den ger dig en övergripande uppfattning om hur validering fungerar i Google Docs. Se steg-för-steg-instruktionerna för att se de senaste skärmdumparna – namnen på några av alternativen och inställningarna har ändrats.
Så här lägger du till Google Docs-rullgardinsvalideringscell {Steg för steg}
Steg 1
Välj cellen eller cellerna som du vill lägga till datavalidering till. Du kan välja flera celler genom att hålla ned Skift och klicka på ett cellområde.
Steg 2
Klick Data och välj Datavalidering…. Alternativt kan du Högerklicka dina valda celler och välj Datavalidering…
Steg 3
I rullgardinsmenyn Kriterier väljer du Lista från intervall.
Steg 4
Skriv in det cellområde du vill använda som inmatningsalternativ. Alternativt kan du Klick knappen till höger om rutan och välj ett intervall med musen (det här alternativet är lättare). Du kan till och med välja ett intervall från ett annat kalkylark i dokumentet.
Istället för att skapa en lista från intervall kan du också ange listobjekten manuellt. Välj Ange listobjekt och skriv bara in dem i rutan till höger. Använd det här alternativet när dina giltiga poster inte redan ingår i kalkylarket.
Steg 5
Fyll i ytterligare alternativ.
Om du vill visa hjälptext när en användare håller musen över en datavaliderad cell, markera Visa valideringshjälpstext och skriv in text i fältet nedan.
Kontrollera Visa rullgardinsmenyn i cellen om du vill tillåta användare att välja giltiga alternativ från en meny.
Om du vill tillåta ogiltiga data men visa en varning väljer du Visa varning för inställningen “På ogiltiga data”. Med den här inställningen kan du skriva vad du vill här, men du får besked om att den inte finns i listan över giltiga data. Väljer Avvisa inmatning för det här alternativet kommer ogiltiga poster att avvisas.
Klick Spara när du är klar.
När du har konfigurerat datavalidering kommer cellen att ha en pil i det övre högra hörnet.
Hjälptexten visas som ett verktygstips när du väljer cellen.
Om du har tillåtit ogiltiga poster visas en varning om du skriver in data som inte ingår i listan eller angivet intervall. Detta visas som en orange triangel i det övre högra hörnet.
Uppfattat? Bra. Gå vidare och validera!
Använder du cellvalidering? Berätta för oss hur i kommentarerna nedan!
