Den här artikeln diskuterar sex tekniker för bättre e-posthantering. Oavsett om du arbetar på distans eller på kontoret är det viktigt att hantera din inkorg för att förbättra produktiviteten och förbättra ditt välbefinnande.
När den första elektroniska posten reste från en MIT-dator till en annan 1965, var det ett ögonblick för hurrarop och high-fives.
Spola framåt till 2022, och meddelandet om ett nytt e-postmeddelande som träffar din inkorg på arbetsplatsen kommer sannolikt att få dig att stöna och krypa. Det är inte förvånande, med tanke på att 3,3 miljarder e-postmeddelanden skickas över hela världen dagligen, och den genomsnittliga arbetaren får 121 e-postmeddelanden dagligen. Dessutom spenderar människor ca fem timmar om dagen kollar e-post.
På de flesta arbetsplatser förväntas du arbeta en dag på åtta timmar; det är vansinnigt att mer än hälften av den dagen kan konsumeras via e-post. Varje ping av dina aviseringar eller det numret i din Gmail-app på din telefon kan i bästa fall vara ångestframkallande och i värsta fall panikframkallande.
E-post är inte längre en nyhet, i själva verket kan det vara en mardröm.
Så det är säkert att säga att vår smekmånadsfas med e-post är över.
Ironiskt nog kan ett verktyg utformat för att göra våra liv enklare med snabb och effektiv kommunikation orsaka motsatsen till att hålla oss distraherade, improduktiva och frustrerade. Anstormningen av e-postmeddelanden i våra inkorgar har allvarliga konsekvenser för arbetsplatsen. En studie visade att 22 % av distansarbetarna är redo att sluta på grund av den stora mängden e-postmeddelanden i deras inkorg.
Oavsett om din arbetsplats är avlägsen, på kontoret eller hybrid, är det viktigt att hantera din inkorg för att förbättra produktiviteten och förbättra ditt välbefinnande. Den goda nyheten är att du kan ta flera steg för att hålla din inkorg i schack och under kontroll. Låt oss dyka in i sex tekniker för bättre e-posthantering.
1. Var selektiv i att läsa och svara
Du behöver inte läsa alla e-postmeddelanden du får och behöver absolut inte svara på alla.
Prioritera dina svar.
Identifiera vilka e-postmeddelanden som kommer att få störst inverkan och vilka du bör svara på omedelbart, till exempel ett från en viktig kund eller din chef. Du kan använda en tidshanteringsmatris för att hjälpa dig att prioritera e-postmeddelanden efter hur brådskande de är: inte viktigt vs. viktigt och inte brådskande vs. brådskande.
Ta ett pass på några e-postmeddelanden.
Motstå att känna dig skyldig att öppna varje e-postmeddelande. Ibland behöver du helt enkelt skicka vidare att svara på ett e-postmeddelande helt och hållet och låta avsaknaden av ett svar vara svaret. Annars kanske du spenderar större delen av dagen på e-post istället för att ta itu med viktigare arbete med en bättre ROI. Du kan till exempel få massmejl från din organisation som inte har med ditt arbete att göra. En snabb skumning av avsändaren eller ämnesraden kan ge dig tillräckligt med information för att trycka på “radera”.
2. Använd tidsbaserad taktik
Att ställa in ett konsekvent schema för granskning av e-postmeddelanden hjälper dig att ställa in sunda parametrar för e-posthantering.
Välj vissa tider på dagen för att kontrollera din e-post.
Lek till exempel med olika scheman istället för att lämna inkorgen öppen för att ständigt ta bort din uppmärksamhet under dagen. Du kan till exempel kolla jobbmailen kl. 08.00, 12.00 och 16.00. På samma sätt som dina möten med handledare har en agenda, se till att din e-posttid också har en agenda.
Använd en timer för att hålla din e-postanvändning i schack.
Förstärk effektiviteten av att kontrollera din e-post enligt ett schema genom att ange en tidsgräns. Denna åtgärd kommer att tvinga dig att fokusera snabbt och prioritera de viktigaste e-postmeddelandena. När du är i början av att använda den här tekniken, överväg att ställa in en riktig timer och håll dig sedan till den.
Ge dig själv några dagar på dig att svara.
Vad du än inte kommer till under din schemalagda e-posttid kan vänta till senare. Vad sägs om den där gnistan av skuld du känner om det finns kvardröjande meddelanden i din inkorg? Det kommer att blekna med tiden när ditt schema blir vanligt. Skapa en mapp för dessa e-postmeddelanden och arbeta igenom dem när du har mer tid. Du kan känna omedelbar lättnad när du flyttar e-postmeddelanden utom synhåll till en annan mapp.
3. Ta ställning mot oönskade e-postmeddelanden och skräp
Ett mål med e-posthantering är att lägga mer tid på e-postmeddelanden som betyder något och mindre tid (eller ingen tid) på e-postmeddelanden som suger produktivitet och slöseri med tid.
Förbind dig att trycka på “Avsluta prenumeration”.
En studie visar det 32 % av personer som prenumererar på e-post har det lättare att ta bort eller ignorera e-postmeddelandet än att avsluta prenumerationen. Om du är en av dessa 32 % är det dags att vidta åtgärder.
Ta några extra sekunder för att klicka på länken “Avsluta prenumeration” som finns längst ned i e-postmeddelandet. Du kanske måste leta efter den lilla bokstäverna längst ner, men belöningen är tillfredsställelsen av att ha färre e-postmeddelanden i framtiden.
Du kanske frivilligt har registrerat dig för olika nyhetsbrev men upptäcker att du aldrig faktiskt öppnar och läser dem. Det är också ett tecken på att det är dags att avsluta prenumerationen. Att registrera sig är inget livslångt åtagande!
Dra nytta av filter och organisationsverktyg.
Du kan till exempel använda funktionen “rapportera skräppost” i Gmail för att minska antalet e-postmeddelanden som smyger förbi. Du kan också blockera vissa avsändare och använda ett produktivitetsverktyg för att snabbt avbryta prenumerationen från hela domäner. Delade inkorgar hjälper dig att dela in din inkorg i olika kategorier.
Till exempel identifierar den delade inkorgen e-postmeddelanden som skickas från mänskliga till automatiska e-postmeddelanden. Du kan anpassa din delade inkorg i fyra kategorier. Denna segmentering gör att du kan gå igenom e-postmeddelanden efter kategori, vilket innebär att du kan röra dig snabbare och fokusera.
4. Kommunicera dina gränser för e-postkommunikation
Ett djärvt, modigt drag du kan göra är att gå ett steg längre genom att kommunicera dina e-postgränser till andra. Inledningsvis kunde det kännas som att du gungar båten, men andra kanske startar en trend.
Genom att fastställa och sedan kommunicera dina gränser försvarar du din produktivitet och förmåga att fokusera på din arbetsdag.
Sätt dina gränser.
Tillgängligheten till e-post får oss att känna att vi också måste vara lättillgängliga. Du vet säkert hur det är att ligga i sängen över natten och kolla inkorgen bara en gång till.
Att svara på mejl utanför arbetstid signalerar dina medarbetare att du är tillgänglig. Om du vill behålla e-postmeddelanden från jobbet för jobbet, stäng av aviseringar i slutet av arbetsdagen.
Håll dig till denna rutin, och dina kollegor kommer snart att lära sig att bara förvänta sig ett e-postsvar från dig under vissa tider.
Kommunicera dina gränser.
Att låta andra veta om dina gränser är ett utmärkt tillfälle att föregå med gott exempel. Det finns ingen anledning att gå runt på kontoret och göra meddelanden. Istället kan du lägga till din e-postpolicy i din e-postsignatur, inklusive din förväntade svarstid.
För att ge detta en positiv snurr, överväg att betona att en längre svarstid (en som är längre än “omedelbart”) är knuten till din önskan att erbjuda detaljerade, genomtänkta svar.
5. Om du öppnar ett e-postmeddelande, agera på det.
Överväg att implementera metoden Only Handle It Once (OHIO) i din e-post, på så sätt kommer du inte att lämna e-postmeddelanden som du har granskat i mappar eller hänga i din inkorg och väntar på att bli adresserade.
När du öppnar ett e-postmeddelande – “rör det” – vidta omedelbara åtgärder på det e-postmeddelandet vid den tidpunkten så att du slutar skjuta upp det, oavsett om det är ett snabbt svar du kan skicka eller något som kräver ytterligare forskning och en lättare beröring .
Denna taktik är svårare än de andra, eftersom vår naturliga tendens är att skjuta upp att svara på e-post. Särskilt med tanke på att det vanligtvis är en av de minst favoritaktiviteter de flesta av oss måste göra varje dag.
Och ju fler e-postmeddelanden som svämmar över din inkorg varje dag, desto mindre har du råd att skjuta upp. Det kan ta lite arbete och viss konsekvens, men att göra OHIO-processen till en del av ditt dagliga arbetsflöde kommer att spara dig huvudvärk och leda till större effektivitet i tid.
Ibland är OHIO inte så lätt som det verkar. Vissa e-postmeddelanden kräver att du gör lite djupgående efterforskningar, eller skickar ett annat e-postmeddelande eller ett annat objekt som support vid en punkt längre ner på vägen. Utnyttja din kalender för att hålla allt organiserat så att du kan leverera det du behöver och när det förväntas.
De flesta kalendrar – som Google Kalender eller Apples iOS-kalendrar – har ett sätt att färgkoda kalenderobjekt för olika typer av brådskande eller nödvändiga åtgärder. Överväg att skapa en speciell färg för brådskande e-postmeddelanden och en annan för de som kräver ytterligare forskning, så att du alltid har ett fågelperspektiv på vad som behöver göras, även om din inkorg inte är öppen hela dagen.
Hitta den söta platsen för e-postanvändning
E-post har varit en välsignelse för kommunikation på arbetsplatsen, och det kommer inte att gå någonstans inom den närmaste framtiden. Men genom att hitta sätt att hantera din inkorg kan du hitta en sweet spot mellan för- och nackdelar.
Nästa gång du hör aviseringen om ett e-postmeddelande som landar i din e-post, kommer du kanske inte att behöva krypa ihop.
