Kommer du ihåg internets tidiga dagar, när du fortfarande var tvungen att jonglera med ett dussin olika kommunikationsverktyg? Det fanns e-postmeddelanden för detta, videosamtal för det och snabbmeddelanden för allt däremellan.
Saker och ting är enklare nu. Istället för en trasslig röra av telefonlinjer och appar använder företag av alla storlekar UCaaS-plattformar (Unified Communications as a Service) som ett strömlinjeformat sätt att ansluta, samarbeta och få saker gjorda.
Med bytet till UCaaS-lösningar är det mycket svårare att tappa reda på meddelanden när man byter från e-post till telefonsamtal och videokonferenser. Dessa lösningar minskar också frekvensen av IT-mardrömmar, kostnaderna för infrastrukturuppgraderingar och antalet säkerhetshuvudvärk från att underhålla ett lokalt kommunikationssystem.
Istället betalar företag en månatlig prenumerationsavgift för att få tillgång till en mängd funktioner medan UCaaS-leverantören tar hand om alla uppgraderingar av mjukvaruutveckling, säkerhetsfunktioner och plattformsunderhåll.
UCaaS i korthet
UCaaS är ett molnbaserat system som samlar alla dina kommunikationsverktyg på en plats för att förenkla hur ditt företag interagerar både internt och externt. Du kanske är bekant med vissa UCaaS-appar som Zoom, Microsoft Teams och andra kommunikationsplattformar online.
UCaaS planer och funktioner varierar, men här är några av de vanliga komponenterna du kan förvänta dig:
- VoIP-telefontjänst för att ringa över internet med tydliga anslutningar, låga avgifter och fjärrvänlig åtkomst
- Snabbmeddelanden för både team- och kundinriktade chattar, ibland med chatbots
- Videokonferenser som fungerar lika bra som ett vanligt gammalt telefonsamtal
- Skärmdelning funktioner för mer produktiva onlinemöten
- Fildelning för uppladdning och utbyte av skärmdumpar och viktiga dokument som kundtjänstagenter kan behöva
Genom att centralisera dessa funktioner på ett ställe hjälper UCaaS-plattformar anställda att fokusera på sina jobb utan att gå vilse mellan e-posttrådar, live supportchatt och tidigare kundinteraktioner. När administratörer har konfigurerat onlineportalen för åtkomst behöver agenter bara logga in, så du behöver inte oroa dig för extern hårdvara eller servrar.
Sammantaget ger UCaaS företag fler funktioner och flexibilitet, vilket också kan leda till större effektivitet. Men det kommer till en kostnad.
UCaaS prissättning och kostnadsbesparingar
UCaaS kanske inte är den billigaste lösningen till en början, men det kan vara det bästa alternativet för långsiktigt sparande – så det är som en investering som lönar sig över tid.
Det finns initiala kostnader vid övergång till UCaaS, men kostnaden är i allmänhet mindre än att sätta upp kommunikationsservrar och -system på plats. Du kan behöva köpa slutpunktsenheter som headset, webbkameror eller bordstelefoner. Du kan också behöva hjälp med att migrera data, anpassa inställningar och utbilda ditt team på den nya plattformen. Dessutom tar vissa UCaaS-tjänster ut en installationsavgift.
Framöver varierar den månatliga prenumerationen för en UCaaS-lösning vanligtvis från $15 till $50 per användare och månad, beroende på vilka funktioner du väljer. I den nedre delen får du grundläggande funktioner som VoIP-samtal och videokonferenser. Högre nivåer erbjuder avancerade funktioner som samtalsanalys, integrationer med andra affärsverktyg och till och med kontaktcenterfunktioner.
Om avgifterna verkar höga till en början, jämför dem med kostnaden för att skapa din egen interna infrastruktur. Inte bara skulle du ha mjukvara och licensavgifter, utan du skulle också behöva installera servrar och annan dyr hårdvara som kräver utrymme och ett bra klimatkontrollsystem.
Utöver mjukvaran och mjukvaran måste du också betala för IT-personal – vilket är en långvarig återkommande kostnad. Under tiden, om ditt system någonsin går ner, måste du betala för att reparera eller byta ut dem själv.
Med alla dessa kostsamma överväganden kan en fast månadsavgift per användare ge en enorm mängd besparingar. Faktum är att många företag skördar betydande besparingar från år till år på programvara, agentutbildning och interna processer bara genom att byta till en plattform för enhetlig kommunikation.
UCaaS lägger ut underhåll och säkerhet på entreprenad
Med UCaaS kan du outsourca IT-huvudvärk som systemuppdateringar, säkerhetskorrigeringar och katastrofåterställning.
UCaaS-leverantörer kan förväntas göra följande för din installation:
- Använd de senaste krypteringsmetoderna
- Implementera strikta säkerhetsprotokoll
- Uppdatera programvaran regelbundet
- Övervaka systemet proaktivt
- Identifiera och avvärja eventuella hot
Tänk på att allt detta görs i molnet på leverantörens sida, vilket innebär att team fulla av distansarbetare och företag med personal på olika kontor alla kommer att få samma fördelar.
Detta innebär också att din UCaaS-lösning kan skalas med minimal ansträngning.
Samtidigt slår UCaaS-säkerhet helt enkelt traditionella metoder som kräver säkrande av fysiska lokaler, brandväggar och nätverksövervakning – vilket uppenbarligen inte fungerar om anställda är utspridda.
Naturligtvis måste du fortfarande upprätthålla några grundläggande säkerhetsrutiner med UCaaS, men huvuddelen av de tekniska sakerna tas bort från din tallrik. Det är därför de flesta företag går över till molnbaserade system.
UCaaS i sammanhang
UCaaS är bara en av många molnbaserade lösningar för affärskommunikation, så tänk på att några av alternativen kan passa din specifika verksamhet mycket bättre.
- UCaaS: Allt-i-ett-kommunikationssvit som kombinerar röst, video, chatt och mer på en enda plattform
- CCaaS: Primärt fokuserat på kundservicebehov relaterade till kontaktcenter, inklusive samtalsdirigering och kundupplevelseverktyg
- CPaaS: API:er och andra verktyg för att integrera kommunikation i dina egna appar
- Flerkanalslösningar: Kombinera UCaaS med andra kanaler som sociala medier och meddelandeplattformar för en verkligt enhetlig kundupplevelse
Om du vill ha en helhetslösning för alla dina interna och externa kommunikationsaktiviteter är UCaaS ett starkt val så länge du har budget. Den erbjuder en övertygande blandning av bekvämlighet, skalbarhet och säkerhet, allt insvept i ett förutsägbart månadsabonnemang.
Under tiden, om du främst är fokuserad på kundinteraktioner, kan CCaaS passa bättre. Slutligen, om du letar efter flexibilitet och anpassning kan CPaaS vara svaret. Det är upp till dig att bestämma vad du behöver – vet bara att UCaaS brukar ha allt.
