För dem som inte är medvetna eller har glömt, låt oss förtydliga. Data lagras i två typer av filer – OST och PST. En OST-fil är en offlinekopia av e-postmeddelanden på din dator, som automatiskt synkroniseras med dina kontodata på Outlook-servern varje gång du ansluter, och även gör det möjligt att kontrollera e-post när din dator inte är ansluten till Internet.
Den maximala OST-filstorleken för de senaste versionerna av Outlook är 50 GB. Den maximala storleken på en Outlook-postlådemapp är 100 GB, och både OST- och PST-filer lagras i den.
Det är klart att det måste minskas på något sätt. Vi kommer nu att berätta vad och hur exakt du ska göra detta. Så,..
När endast viktiga e-postmeddelanden lagras i din Outlook-postlåda och inte kan raderas, då kan (och bör) du minska storleken på OST genom att överföra en viss mängd data till en offline-arkiv PST-fil.
Därefter kan PST-filen göras tillgänglig från Outlook, du behöver inte koppla den till brevlådan, breven kommer inte att gå förlorade i alla fall (om inte själva arkivet går förlorat), plus att utrymme frigörs för OST .
Proceduren för att skapa en PST-fil är som följer:
- i brevlådan, välj brev eller en mapp som kan/ska föras över till PST-arkivet
- växla till fliken “” (i menyn högst upp);
- Klicka på pilen bredvid knappen “” och klicka sedan på “” och “” i undermenyn som öppnas;
- Nu anger vi helt enkelt platsen där den nya PST-filen kommer att sparas och klickar på OK.
OST-filen består huvudsakligen av e-postmeddelanden och bilagor som kommer i Outlook-mail. Naturligtvis raderar du de flesta, vilket är onödigt. Men Outlook lagrar all raderad data i papperskorgen under en hel månad ().
Därför, om du aktivt använder post och tar emot/skicka mycket olika data, så för att allt skräp i brevlådan inte tar upp plats förgäves, behöver du tömma Outlook papperskorgen regelbundet och manuellt. Detta görs, minns, enligt följande:
- öppna fliken “”;
- klicka på “” och sedan på “”;
- I verktygsmenyn klickar du på “” och “”.
Om det fortfarande inte finns tillräckligt med utrymme i brevlådan efter att ha rensat soporna, måste du gå igenom mapparna och radera gamla och onödiga meddelanden (särskilt de med stora bilagor) manuellt. Ja, det kommer att ta lite tid, men om det inte finns någon som kan rensa din post åt dig, så är detta det enda sättet:
- öppna Outlook och växla till fliken “” (i menyn högst upp);
- Klicka på pilen bredvid knappen “”;
- och klicka på ““ i menyn som öppnas.
