Följande artikel hjälper dig: Intranät 101 En guide för nybörjare på intranätet
Intranät. Vad är slutsatsen? Så, vad är ett intranät?
Organisatorisk intelligens. Ett Intranät är ett internt informationssystem baserat på Internetteknik, webbtjänster, TCP/IP- och HTTP-kommunikationsprotokoll samt HTML-publicering.
Va? Intranätet är en teknik som tillåter din organisation att definiera sig själv som en hel enhet, en grupp, en familj, där alla vet sina roller och alla arbetar med att förbättra och hälsa organisationen.
Hur gör de detta — genom att identifiera och kommunicera uppdrag, mål, processer, relationer, interaktioner, infrastruktur, projekt, scheman, budgetar och kultur online, i ett enda gränssnitt som alla använder och kan ge värde tillbaka till.
Med ett ord, ett intranät representerar din organisations “intelligens”. Syftet med denna intelligens är att organisera varje individs skrivbord med minimal kostnad, tid och ansträngning för att bli mer produktiv, mer kostnadseffektiv, mer aktuell och mer konkurrenskraftig.
Utnyttja intelligens. Intranät handlar inte om att sätta ihop teknik och mjukvara.
Det är den lätta delen. Faktum är att du förmodligen redan har alla komponenter i din organisation.
Granska kapitel 2 för vad ett intranät består av. Att effektivt bygga ett intranät liknar att bygga individuell intelligens.
Det kräver lärande, tillämpa lärandet på praktiskt beslutsfattande, agera på intelligensen med solida, tydliga uppgifter och ansvar, modifiera lärandet för förbättrad prestation i framtiden, och se till att allt detta kommuniceras hela tiden till alla. Den här boken handlar om att använda intranätet för att utnyttja din organisations intelligens.
Enskild kontaktpunkt. Intranätet är WAN/LAN, klient/server, PC, UNIX, Apple-datorgrejer som du har använt hela tiden i din organisation för att utföra ditt arbete, förbättra effektiviteten och kommunicera med andra.
Problemet är naturligtvis att maskinerna, mjukvaran och kommunikationssystemen har varit proprietära.
Du skulle inte kunna ha intern kommunikation av all data och information utan ett team av programmerare och ny programvara för varje ny klippning av informationen.
Med ett intranät har du tillgång till all information, applikationer, data, kunskap, processer etc. som finns i samma fönster, eller samma webbläsare.
Ingen mer konvertering till olika format, att vänta på att programmerare ska koda alla “nya system” tillsammans, eller team av konsulter att sålla igenom dina processer.
Inga fler missade möjligheter, att ge upp och inte göra affärer med någon, eftersom deras teknik var annorlunda.
Istället kopplar ett intranät samman människor, med internetteknik, med hjälp av webbservrar, webbläsare och dina datalager i en enda vy som alla enkelt kan lära sig medan de fortfarande använder sina
gammal programvara.
Organisationsfokus. Intranätet är din möjlighet att definiera din organisation och visa den för alla att se.
Om alla vet vad företaget står för, vad företagets strategiska vision är, vilka de vägledande företagsprinciperna är, vilka kunder och partners är, då kan de fokusera tydligare på vad deras egna bidrag är till organisationen.
En tydlig, enda webbsida som representerar företagets värderingar är liktydigt med framgång.
Varje organisation kan ständigt hänvisa till de centrala budskapen och utveckla sina egna stödsidor därefter.
Använd webben som ett informations-, kommunikations- och projektledningsverktyg i hela organisationen.
Vad intranätet inte är
Inte Internet. Ett intranät behöver inte vara anslutet till Internet.
Det är dock mycket önskvärt att flytta e-post och annan information över Internet till kunder och partners, så en internetanslutning är bra, men inte nödvändigt. Intranät använder internet- och webbteknologikoncept.
Men din information hanteras säkert inom din organisation. Säkerhetsfrågor är dock fortfarande viktiga, eftersom du kan drabbas av interna säkerhetsläckor.
Det som gör intranätet så annorlunda är infrastrukturen. Det betyder, vad har du för policy för att använda tekniken? Hur lägger du upp intranätet för din avdelning, vem lägger ut innehållet?
Vad är godkännandeprocessen för att få ut innehåll? Vem sköter innehållet? Finns det bibliotek med grafik, logotyper, godkänd text och andra navigerings- och designfunktioner för varje sida.
Interent är mer en marknadsförings- och kundsupportenhet. Intranätet är din interna kommunikationsmekanism.
Inte LAN/WAN. Även om du använder samma anslutningar, beror dina LAN/WAN-nätverk på applikationerna från din leverantör, HPtm, IBMtm, Suntm, Appletm, Novelltm, Banyan Vinestm, etc.
Dessa hårdvaruleverantörer och nätverksföretag tillhandahöll utmärkta lösningar för dina informationsbehov, men deras teknik och lösningar är separata från ditt intranät.
Med en datormodell på intranätet behöver du kanske inte ens förmedla dessa programvaror.
Du kanske har behövt deras operativsystem, deras drivrutiner, deras applikationer och deras programmerare. Men det är där dina “sammankopplingsproblem” finns. Intranätsteknik sätter dig free!
Inte ett e-postprogram. Intranätet är inte bara ett e-postprogram. I själva verket går det långt utöver e-post.
En företagswebb levererar tillförlitliga, funktionsrika applikationer som delar fem standardbaserade kärntjänster – katalog-, e-post-, fil-, utskrifts- och nätverkshantering.
Inte bara hårdvara och mjukvara (servrar och webbläsare). Intranätet är inte svårt att installera. Anslutningen är densamma i alla operativsystem.
Servrarna är inget annat än datorer. Programvaran är inget annat än en universell grafisk användare
gränssnitt.
Även om Netscape, Microsoft Internet Explorer och andra webbläsare finns, har de alla samma grundläggande funktionalitet.
De visar webbsidor, webbformulär och webbapplikationer. Intranätet använder dessa teknologier för att koppla mänsklig informationsbehandling med mänsklig prestation.
Inte Groupware. Groupware-produkter erbjuder många funktioner som fungerar bra tillsammans. Groupware är inte helt interoperabelt.
Det kräver specifik hårdvara, operativsystem och nätverkskonfiguration. Det är dyrt och inte alltid lätt att skala upp.
Tills nyligen var gruppprogram inte kompatibelt med andra nätverkssystem, inklusive intranätet.
Det tenderar fortfarande att vara låst till sin egen applikation. Groupware är sårbart för förändringar på marknaden och är i slutändan proprietärt.
Det kommer från ett företag, vars expertis ligger i deras egen uppfattning om mjukvaruutveckling och kundbehov.
Groupware är vanligtvis komplex och kostsam att installera, hantera och utbilda användare på. Intranätet är enkelt och oberoende av en utvecklingsorganisation. Du kan göra det som du vill att det ska vara.
Intranät som ett verktyg
Think of an Intranet är en högteknologisk schweizisk armékniv som ger dig en uppsättning verktyg för nästan alla funktioner inom din organisation.
De flesta organisationer förlitar sig på information, kunskap, intelligens för att skapa produkter, tjänster, utbildning och underhållning.
Information är makt. Förr var det alltid svårt att få tag på. Antingen kunde du inte få tillförlitlig information, eller så kunde du inte få den i tid.
Detta var antingen avsiktligt eller av besvärliga stordatorer eller nätverkssystem. Nu hanteras information direkt på skrivbordet utan någon speciell oro för plattforms- eller mjukvarukompatibilitet.
Varje användare köper de verktyg de behöver för att göra jobbet de behöver göra. Vissa använder fortfarande stordatoranslutningar, med klient/servermjukvarulösningar.
De kan dock fortfarande inte förlita sig helt på informationens riktighet, eftersom källan kan ha matat informationen till servern eller inte.
Med ett intranät kan alla användare, på vilken nivå som helst, publicera information. Detta gör informationen tillförlitlig eftersom den kommer från källan.
Individen kan servera informationen som kan läsas i vilken webbläsare som helst och göra sig länkbar till vilken annan server som helst.
Denna koppling skapar processflöde inom din organisation. Du kan säkra information och dela information på bästa sätt som du tycker passar. Med intranät kan alla i företaget få tillgång till information, kunskap och företagsintelligens och utforma den på något sätt som förbättrar dina affärsmodeller.
Används. Intranät kan användas för så många olika funktioner inom din organisation. Applikationer som du har använt i flera år söker sig till intranätet.
Varje utvecklare under 1996/97 skapar nya webbapplikationer, eller omarbetar befintliga applikationer för att köras sömlöst i intranätmiljön.
Användningsområden inkluderar exekutivt beslutsstödssystem, verktyg för automatisering av försäljningscykeln, finansiella system, applikationer för online analytisk bearbetning (OLAP), applikationer för personlig produktivitet, system för finansiella handelsgolv, applikationer för inköp och business-to-business handel, dokumenthanteringssystem och kundsupport och helpdesk-applikationer. Listan bara fortsätter och fortsätter.
Ett verktyg för att fatta beslut. Intranätet länkar samman all information i din organisation. Antingen kan du titta på förutbestämd information, eller så kan du använda interaktiva formulär eller rapportskrivare för att beskära och ympa information för att hjälpa dig att analysera marknadstrender eller affärsbeteende.
Du kan dela resultat med kollegor, kunder och partners och ändra dina affärsbeslut därefter. Mallar och gemensamt utseende och känsla ingår.
Med ett sofistikerat webbsökningsverktyg behöver du heller inte sålla igenom långa sidor med information för att få det du vill ha. Knappa bara in några nyckelord och din information serveras till dig som en måltid.
Verktyg för lärande organisation. När information kan hämtas omedelbart kan beslutsfattare analysera affärsprocesser, affärsmöjligheter och affärsmål mycket snabbare.
Därav följer att fler anställda kan bli beslutsfattare. Projekten hanteras mer effektivt. Kommunikation öppnas för att omfatta alla som är relaterade till någon del av ett projekt.
Kundkrav dokumenteras och efterlevs. Utveckling sker i ett delat elektroniskt utvecklingsutrymme, snarare än mellan möten, telefonsamtal och individuella scheman.
Företaget som delar information, lär sig tillsammans, förbättrar tillsammans och skapar en mer intelligent organisation.
Ett komplett kommunikationsverktyg. Föreställ dig att integrera all företagskommunikation, all avdelningskommunikation, all gruppkommunikation och all individuell kommunikation till en plats som ger aktuell, kvalitativ och omedelbar information till alla i organisationen, när och var du vill ha den.
Föreställ dig en enda plats som ett tidskriftsomslag som enkelt skulle tillåta alla i företaget att få all information från chefer, personal, marknadsföring, försäljning, utbildning, ekonomi, partner, verksamhet, anläggningar.
Föreställ dig alla hundratals dokument, presentationer, anteckningar, programvara, policyer, utbildningsmaterial på nätet. Föreställ dig dessa resurser tillgängliga för alla 24 timmar om dygnet.
Föreställ dig att ditt företag kommunicerar med alla som producerar denna information och förbättrar dess presentation eller innehåll.
Föreställ dig att veta var informationen kom ifrån, när den genererades och hur den relaterar till annan information. Intranätet är detta kommunikationsverktyg.
Ett samarbetsverktyg. Tänk på vad som händer när ett lättanvänt, lättläst, kraftfullt verktyg för att samarbeta, projektledning, datainsamling, hantering av kunskap och information, överlämnas till alla i din nätverksorganisation.
Föreställ dig ett verktyg som ger människor möjlighet att sätta sin bästa fot framåt, stolt visa sina kvalitetsprodukter, säljtips, marknadsföringsmeddelanden, interna kundtjänster, tekniska rutiner, processer, avdelningsmål, vanliga frågor, genvägar, tips, tricks och självbilder på en plats där alla som prenumererar kan komma åt dem.
Föreställ dig att samarbeta med varandra utan att vada genom e-post, eller spela telefontagssessioner eller missa din chans att komma med input vid ett möte.
Och tänk på forum där människor med gemensamma intressen möts och hasar fram frågor, tills bästa möjliga lösning uppnås. Lägg sedan till videokonferenser, elektroniska whiteboards, delning av enstaka dokument och du har ett samarbetsverktyg – intranätet.
En experts verktyg. Vem kan sitt jobb bäst i någon organisation? Individen eller gruppen(er) som utför jobben. Föreställ dig experter som ansvarar för att dela med sig av sin expertis och ansvariga för att kommunicera den till andra så att den kan förstås.
Och tänk dig att vara kopplad till expertsupport online i realtid av experter som ger djup och bredd till
deras webbplats, samtidigt som du införlivar deras kompetensnivåer i ditt arbetsflöde.
Föreställ dig att chatta direkt med de bästa, viktiga konsulterna och kunskapssarerna inom din organisation.
Och fånga all information i trådade databaser, så att vem som helst kunde titta på den, när som helst.
Föreställ dig att du delar med dig av tips, tricks, fallgropar, analyser och information om något ämne, och att du får det från dem som vet bäst och har spenderat otaliga timmar på att undersöka, tänka och omsätta idéer.
Ett verktyg för en enda uppfinning. Föreställ dig att anställda hittar information när de behövde den och är tillgängliga för att klippa och klistra in den i sina presentationer, säljpresentationer, marknadsföringsmeddelanden eller utbildningsmoduler.
Tänk på den tid folk sparar på att inte uppfinna hjulet igen. Istället för företagsinformation lagrad i arkivskåp, skrivbord, soptunnor, enorma högar på skrivbord, finns information online på ditt intranät tillgänglig för återanvändning av alla som arbetar med liknande ämnen.
Tänk på gemensamt utseende och känsla och gemensamma mål och budskap som upprepas i hela organisationen. Föreställ dig att alla i organisationen berättar samma historia för kunderna!
En telefon från 2000-talet. Intranätet är ett verktyg som redan har blivit ett verktyg i många företag, ungefär som telefonen.
Använd den och du har befogenhet att påskynda produktionscykler, att fokusera på expertinformation, att anpassa produkter och tjänster för kunder, att omedelbart utbilda dig själv, att få tag på vem som helst i
organisation.
Tillåt individer att skapa sina egna webbplatser, gruppera webbplatser, avdelningswebbplatser, och du skapar en kunskapsmiljö där individer inom organisationen vet vem de pratar med, vad de representerar och hur de passar in i organisationen.
Nivån på interaktion blir mer intelligent och mer strömlinjeformad för affärsmål och företagsuppdrag.
Ett verktyg för processidentifiering och processförbättring. Har du någonsin undrat hur din försäljningscykel verkligen fungerade?
Eller har du någonsin drömt om ett system som skulle visa dig var alla transaktioner var inom en försäljningscykel, så att du kunde göra det lämpligaste steget?
Eftersom ett intranät producerar en visuell representation av arbetsflödet inom organisationen kan alla i organisationen undersöka de delar av processen som den representerar.
Du ser hur tvärfunktionella team integrerar sina behov, produkter och tjänster. Du utvecklar medvetenhet om hur ditt sätt att göra affärer gör ditt interna uppdrag enklare.
Inkluderar det de nödvändiga delarna av din övergripande organisation, avdelning eller grupp?
Ger din grupp andra vad de behöver? Var får de sin information, och har “du” något som underlättar deras jobb?
Eller tvärtom. Kan du tydligt se dina egna insatser, vilka processaktiviteter du ansvarar för och vad
dina utgångar är?
Kan du observera arbetsflödet bland dina teammedlemmar, identifiera processen och tillhandahålla sätt att förbättra den kontinuerligt? Företag med etablerade, integrerade intranät har bara ett ord, “JA”.
Ett partnerverktyg. Det verkar som att alla företag i världen har skapat minst en sida på Internet. Säkert många har inte det än, men planerar på det.
Du hittar internetstatistik hos IDC , Dataquest a Gartner group company (även -dataquest.com), The Burton Group , Zona Research och Forrester Research Group , om du vill ha en riktig smak av vad miljontals människor gör på utsidan Internet.
Med all denna informationsexplosion är tanken uppenbarligen att också koppla upp sig med dina partners, om de går online.
Genom att göra det får du korrekt, exakt och uppdaterad information om produkter och tjänster, konkurrensfördelar, aktuella trender, sena nyheter, partnerskap, teknologier och så vidare.
Vilken mängd information som kan mata ditt intranät. Införliva deras webbplats i din webbplats för ett mer robust internt intranät.
Spåra projekt, hantera leverantörer, hantera krav, länka till varandras kompetens och processer.
Ett kundverktyg. Förutom partners har dina kunder också gått online och beskrivit sina processer, sina tjänster, sina produkter och ofta sina konkurrenter.
Att länka till dessa webbplatser ger dig en mycket snabbare referenspunkt för att få veta vad din kund tänker.
Dessutom kan du ansluta till din kunds kunder och analysera lösningar eller möjligheter från en annan synvinkel.
Den här anslutningen är ett Internetverktyg, vilket betyder att den finns på utsidan av ditt företags säkerhetsbrandväggar.
Men att ha informationen om din kund till hands kan avgjort påverka hur du levererar till dem, så det är mycket viktigt att hålla den intranät-/internetmedvetenheten.
Ett ISO-verktyg. Intranätet kan uppfylla många av dina ISO 9000-krav. Först och främst kan du tillhandahålla all information online på en enda plats.
För det andra kan du identifiera processer, mätvärden och projektkontakter online. Eftersom alla kan komma åt intranätet blir det en solid singular källa eller arkiv som möjliggör många av ISO-kraven.
Ett målmarknadsföringsverktyg. Steve Finnegan, VD, The Huntington Group, Inc.säger “Delarna i traditionella business-to-business marknadsförings- och försäljningsprogram kan integreras i webbmiljön för att skapa målmarknadsföring, som attraherar högkvalificerade kund-/klientprospekter och engagerar dem i en pågående produkt-/tjänstförsäljningsdialog.
Slutresultatet kan bli mer lönsamma, långsiktiga kund-/klientrelationer. (just4u.com eller
[email protected]). . . .
Dessa frågor inkluderar en förskjutning i tyngdpunkten från försäljningstransaktioner till livstidsvärdet av affärsrelationer, från enkelriktat informationsflöde till tvåvägsdialog och samarbete och från massmarknader till marknadssegment, som var och en kräver mer anpassning och snabbare svarstider.” Återigen, mer värde av ett intranät.
Ett verktyg för mänskliga resurser. Det krävs ett systematiskt omtänkande om karaktären av anställd-till-företag och anställd-till-anställd-relationer nu när varje anställd har förmågan att omedelbart kommunicera arbete, tankar, klagomål, erfarenheter och lösningar till alla andra anställda.
Den anställdes makt skapar också en uppsättning ansvarsområden för alla medlemmar i företagsgemenskapen.
Du måste börja tänka på infrastruktur, policyer, procedurer, roller och ansvar, mallar, juridiska frågor.
Intranätet kan få ditt företag att omvärdera sig självt helt. Men har vi inte fått höra det under de senaste fem åren – Reengineer Your Coporation, RightSize it, förvandla det till en lärande organisation, fokusera på principer
Centrerat ledarskap så att dina anställda kan bygga kvalitetsprodukter, tjänster, utbildning och underhållning? JA.
