Det är enkelt att konfigurera ett virtuellt telefonsystem – det tar bara tre steg och mindre än 15 minuter.
Visst, du kan spendera mycket längre tid på att få varje detalj perfekt, men det finns inget behov. Från att välja en leverantör till att konfigurera grundläggande inställningar, vi täcker allt du behöver göra nu och vad du kan optimera allt eftersom.
Vad är ett virtuellt telefonsystem?
Virtuella telefonsystem gör det möjligt att ringa och ta emot samtal över internet istället för en fysisk fast telefon.
Du kommer att kunna hantera samtal var som helst med en internetanslutning, snarare än att vara bunden till ditt skrivbord. Detta är det billigaste och snabbaste sättet att konfigurera ett företagstelefonsystem, eftersom det inte kräver ytterligare hårdvara eller komplexa installationer.
Virtuella telefonsystem använder VoIP-teknik (voice over internet protocol), som omvandlar telefonsamtal till digitala paket som färdas genom internet. De bästa virtuella telefonsystemen kommer också med ytterligare kommunikationsverktyg för affärsanvändning, som videosamtal, SMS, teamchatt, onlinefaxning och mer.
Hur man ställer in ett virtuellt telefonsystem (ingen hårdvara krävs)
RingCentral är vårt favoritsätt att ställa in ett virtuellt telefonsystem. Du kan registrera dig på några minuter för $20 per månad, och du behöver inte köpa någon hårdvara.
Ingångsplanen har allt du behöver, inklusive obegränsade röst- och videosamtal, avgiftsfria nummer, lokala nummer, röstbrevlåda, sms, teamchatt och så mycket mer. Oavsett om du behöver ett telefonsystem för att stödja distansarbete, hybridarbete, traditionella kontorsmiljöer eller något däremellan, gör RingCentral det enkelt att komma igång och ta med hela ditt team.
Vill du ha något enklare är Ooma ett utmärkt alternativ till samma prisklass.
För syftet med den här guiden går vi igenom stegen för att ställa in ett virtuellt telefonsystem med RingCentral.
Men processen är i huvudsak densamma, oavsett vilken företagstelefonleverantör du väljer.
Steg 1 — Skapa ett virtuellt telefonnummer
Gå till RingCentrals webbplats och registrera dig för en gratis provperiod. Du kommer omedelbart att kunna välja det nummer du vill ha. Du kan få antingen ett lokalt eller avgiftsfritt nummer – båda är gratis, men du kan bara välja det ena eller det andra.
*När du har slutfört konfigureringen av ditt konto kommer du att kunna köpa sminknummer och/eller ytterligare telefonnummer i RingCentral-instrumentpanelen om du vill.
För de flesta företag räcker det att börja med ett lokalt nummer. Du kan alltid lägga till avgiftsfria nummer eller få ytterligare telefonnummer på olika platser på vägen.
Alternativt, om du redan har ett företagstelefonnummer som du vill behålla, kan du portera det till RingCentral gratis. Om det är den rutten du vill gå, avbryt INTE din befintliga plan. Du måste först registrera dig för RingCentral och börja överföringsprocessen genom att skicka in ett onlineformulär via din administratörspanel.
Observera att endast den person som äger det befintliga telefonnumret och som står på räkningen kan skicka in detta formulär. När du har skickat in den, vänta tills processen är klar innan du avbryter din nuvarande plan.
Steg 2 — Konfigurera dina systeminställningar — Hälsningar, tillägg, IVR
Vid det här laget är ditt nummer redan live och redo att användas. Men det finns några saker du bör ställa in innan du ringer eller lägger upp ditt nummer online.
Detta tar bara cirka fem eller tio minuter.
Börja med att ställa in din röstbrevlåda. Klicka på din administratörssida Inställningar > Telefon > Samtalsregler och röstbrevlåda.
Här kommer du att kunna spela in en anpassad hälsning, ställa in PIN-koden för din röstbrevlåda och bestämma hur många ringsignaler du vill ha innan uppringare skickas till röstbrevlådan.
Från samma skärm kan du ställa in dina öppettider för att säkerställa att du inte besväras av samtal efter öppettider, helger eller helgdagar (om du inte vill). Du kan bestämma om du automatiskt vill vidarekoppla samtal efter arbetstid till röstbrevlådan eller en nödtelefon.
Du bör också konfigurera tillägg – antingen till andra användare eller avdelningar (som försäljning eller support).
Allt detta kan hanteras under Inställningar > Tillägg.
För närvarande kan du börja med bara en förlängning för att göra det enkelt. Då vet du hur du lägger till fler när du kommer ombord på nya användare senare.
Om du vill kan du ställa in vidarekoppling om den uppringda anknytningen inte går att nå. Ditt eget nummer är ett bra alternativ just numen du kan ändra det från samma plats när som helst.
Från samma skärm kan du ställa in öppettider för varje tillägg så länge du har administratörsbehörighet. Användare av dessa tillägg kan också uppdatera detta om de vill så att du inte behöver oroa dig för det nu om du inte vill.
Om du stannar här och vill börja använda ditt telefonsystem, kommer du att klara dig.
Men vi rekommenderar också att du ställer in ett samtalsflöde. Det tar några minuter men säkerställer att samtal alltid dirigeras till rätt användare, team eller anknytning.
Från din administratörssida, gå till Företagsinställningar > Telefonsystem > Redigera (bredvid Företagssamtalshantering).
Här kommer du att kunna ställa in olika regler för olika tider på dagen, olika uppringare, när du ska spela anpassade hälsningar och mer. Vi rekommenderar åtminstone att du ställer in en anpassad hälsning som spelas upp varje gång någon ringer för att ge en professionell touch till ditt telefonsystem.
Om du vill ta detta ett steg längre kan du ställa in en IVR-telefonmeny. För att komma åt detta, gå till Telefonsystem > Bilreceptionist > IVR-menyer.
Detta integrerar saker som röstkommandon och text-till-tal i samtalsflödet. När någon ringer ditt företag kan de bli välkomnade av en virtuell agent och sedan säga saker som “Gör en betalning” eller “Prata med fakturering” för att skickas på lämpligt sätt. Alternativt kan de trycka på siffror på sin knappsats.
Slutligen, gör en snabb en eller två minuters genomsökning av alla dina inställningar för att säkerställa att allt ser bra ut.
Du kan alltid komma tillbaka hit nästa vecka eller nästa månad för att göra ytterligare ändringar och optimera din process ytterligare. Så, övertänk inte detta för mycket.
Steg 3 — Ring (och ta emot) dina första virtuella telefonsamtal
Ditt virtuella telefonsystem är officiellt konfigurerat. Nu behöver du bara testa det för att säkerställa att allt fungerar.
Testa det från dina mobila och stationära enheter. Se till att ringa och ta emot samtal för att se till att allt fungerar som det ska.
Från din dator kan du antingen komma åt den webbaserade versionen av RingCentral eller ladda ner programvaran till din enhet. RingCentral-appen för Mac eller Windows kommer i slutändan att ge dig den bästa användarupplevelsen. Men att använda din webbläsare är bra för tillfället.
Från din telefon måste du ladda ner RingCentral-mobilappen för iOS eller Android.
Utgående uppringning är densamma från båda plattformarna. Klicka bara på Telefon ikonen och sedan Plus (+) knapp. Slå sedan ett nummer eller välj ett nummer från din kontaktlista.
Testa sedan dina inkommande samtal och svara från båda enheterna.
Du kan svara på samtalet först, men du vill också avvisa ett samtal eller låta det gå till röstbrevlådan. Detta är det bästa sättet att testa om din röstbrevlåda och samtalsflöden fungerar korrekt.
Nästa steg: observera, optimera och träna
Ditt virtuella telefonsystem är helt inställt och troligen 80 % där du vill att det ska vara. Men du kan justera de återstående 20 % under de kommande veckorna eller månaderna genom att göra små ändringar.
Det viktigaste att hålla ett öga på är din samtalskvalitet:
- Finns det förseningar mellan när du pratar och när den som ringer hör dig eller vice versa? Detta är ett tecken på samtalsfördröjning. Om du lider av detta, ring din leverantörs supportteam ASAP så att du kan optimera ditt VoIP-nätverk.
- Finns det sprakande ljud eller feedback? Skär röster in och ut? Ekar telefonen? Om de som ringer inte kan höras eller de inte kan höra dig kommer din kunds upplevelse att bli lidande.
- Avbryts samtal? Tar de längre tid att ansluta efter att du ringt ditt telefonnummer? Kör ett hastighetstest på ditt internet och felsök din anslutning.
Du bör också se till att din personal är ordentligt utbildad i hur du använder ditt virtuella telefonsystem.
Du kan ställa in ett videosamtal och leda din personal genom alla funktioner du vill att de ska vara skickliga i. RingCentral har allt du behöver för att ställa in det videomötet.
Enligt vår erfarenhet är det bäst att vara noggrann. Se till att din personal är bekväm med alla funktioner du vill att de ska känna till. Få deras feedback. Många människor kan skrämmas av att lära sig ny programvara men säger inte till när de inte förstår hur något fungerar.
Gör ditt bästa för att se till att nya och nuvarande anställda känner sig bekväma med att uttrycka sina bekymmer. Visa ditt team hur man hittar leverantörens kunskapsbas om du inte har ett tekniskt supportteam. Se till att alla ringer och tar några skensamtal och utför åtgärder på plattformen med hjälp av viktiga funktioner. Det här är ett utmärkt sätt att säkerställa ditt teams framgång och lycka när du flyttar till ett nytt virtuellt telefonsystem.
Registrera dig för en 14-dagars gratis provperiod– du kommer att kunna ställa in hela ditt virtuella telefonsystem innan du måste betala för att se om det är rätt för dig.
