Det finns många anledningar till att du kan behöva spela in ett telefonsamtal: viktiga möten, intervjuer, telefonutbildningar, muntliga överenskommelser eller till och med för att bevara ett värdefullt samtal med en älskad.
Men när det kommer till att spela in telefonsamtal både lagligt och på ett samtalsvänligt sätt, ja, det finns goda och dåliga nyheter.
Den goda nyheten är att det aldrig har varit lättare att spela in telefonsamtal tack vare en rad moderna appar och teknik.
Den dåliga nyheten är att lagligt kräver inspelning av telefonsamtal lite nyanser. Innan du trycker på inspelningsknappen måste du se till att du följer alla lagar i din jurisdiktion.
Du vill också vara säker på att du behandlar personen på andra sidan samtalet med artighet och respekt. Och med det här menar vi att du alltid bör ge dem en upplysning om att de spelas in.
Så med det i åtanke, här är vad du behöver veta om laglighet, samtyckespraxis och tekniska metoder för att spela in telefonsamtal på ett sätt som är både lagligt och uppringningsvänligt.
Lär dig lagarna i ditt land när det gäller inspelning av telefonsamtal
I USA behöver du känna till lagarna inte bara federalt utan i din egen stat, eftersom statliga riktlinjer ibland kan vara strängare än federala riktlinjer.
På federal nivå är regeln i allmänhet enpartssamtycke, vilket innebär att du kan spela in ett telefonsamtal så länge du är en av deltagarna i samtalet.
Men beroende på vilket tillstånd du befinner dig i, ger detta dig fortfarande inte det juridiska utrymmet för att börja spela in alla dina samtal.
Från stat till stat är lagarna och kraven lite olika, så det är bäst att bekanta dig med de specifika lagarna i den delstat du för närvarande bor i. Vissa stater kräver att alla parter som är inblandade i samtalet samtycker till inspelningen. Det innebär att innan du trycker på inspelningsknappen måste du informera den andra parten och få deras godkännande.
Andra stater har samma mandat som den federala lagen och kräver endast en parts samtycke. Till exempel är Kalifornien en delstat med samtycke från alla parter, medan New York endast kräver en parts samtycke.
Det är därför det är avgörande att kontrollera både federala och statliga lagar för att säkerställa att du är helt kompatibel innan du spelar in telefonsamtal.
Är du i ett tillstånd där du behöver inhämta samtycke? Du kan göra det enkelt på ditt telefonsamtal genom att använda det här allmänna skriptet:
“Det här är [Your Name] och [Other Party’s Name] på ett samtal om [Subject]. Det här samtalet spelas in, är det okej [Other Party’s Name]?”
Även i enpartsstater kan ett uttryckligt samtycke från alla parter hjälpa till att undvika eventuella juridiska komplikationer och garantera transparens i din kommunikation. Så när du är osäker, få samtycke från alla.
Utöver alla juridiska riktlinjer är det bara en respektfull sak att göra.
Låt personen du ringer veta att du spelar in
Att låta någon veta att du spelar in handlar inte bara om att uppfylla juridiska krav. Det är också ett tecken på professionalism och artighet. Hur skulle du känna om någon spelade in ett telefonsamtal som de hade med dig utan din vetskap?
Tio gånger av tio är att få samtycke till att spela in ett telefonsamtal alltid det bästa alternativet.
Att vara transparent om din avsikt att spela in bygger inte bara upp förtroende utan säkerställer också att alla parter känner sig bekväma under samtalet.
Så här går du tillväga.
Be om samtycke i förväg
Vi gav skriptet ovan som en snabb allmän riktlinje att använda under ett samtal, men det är bäst att be någon om deras tillåtelse att spela in innan ert telefonsamtal tillsammans börjar. Detta tar bort pressen från att de måste svara på plats på samtalet utan någon form av heads up.
Så när det är möjligt, informera personen du ska ringa att du tänker spela in konversationen i förväg. Du kan göra detta genom att skicka ett e-postmeddelande eller sms innan samtalet, ge dem tid att överväga och samtycka till att de spelas in.
Här är ett e-postskript som du kan använda. Om du föredrar att kommunicera via textmeddelande, korta bara ned samma skript:
Ämne: Begäran om samtycke för att spela in kommande telefonsamtal
Hej [Recipient’s Name],
Jag hoppas att du har det bra. Jag kontaktar mig för att jag vill ha tillstånd att spela in vårt kommande telefonsamtal som är planerat till [Date and Time] angående [Brief Description of the Call’s Purpose]. Inspelningen kommer att användas för [Briefly State the Reason for Recording – e.g., “ensuring accuracy in our discussion points,” “training purposes,” etc.].
Jag vill se till att du är bekväm med detta, så ta den tid du behöver för att överväga denna begäran. Om jag inte hör från dig innan vårt samtal kommer jag att checka in med dig igen i början av vårt samtal för att bekräfta ditt samtycke innan jag fortsätter med inspelningen.
Tack för att du beaktade min förfrågan! Jag ser fram emot vår diskussion och är här för att svara på alla frågor du kan ha om inspelningsprocessen eller något annat.
Tack,
[Your Name]
Meddela inspelningen i början av samtalet
Om förhandsmeddelande inte är möjligt, se till att informera den som ringer så snart samtalet börjar, med hjälp av skriptet vi gav tidigare.
Använd ett tydligt och enkelt språk för att meddela att samtalet kommer att spelas in. Du kan också kort förklara varför inspelningen är nödvändig.
Detta kan ge den andra parten lite sammanhang kring inspelningen, och det ger dem också lite tid att överväga sitt svar medan du förklarar syftet med inspelningen.
Ge en opt-out
Oavsett om du får samtycke via sms, e-post eller på telefonsamtalet, låt alltid den andra personen veta att de har möjlighet att avsluta samtalet om de inte känner sig bekväma med att spelas in.
Försäkra dem att du är villig att fortsätta diskussionen på andra sätt om de föredrar att inte spelas in.
Återigen handlar det om att följa lagen samtidigt som man behandlar den andra parten med artighet och respekt.
Skicka den eller de uppringda parterna en kopia av det inspelade samtalet
Här är en annan bästa praxis som går utöver efterlevnad: tillhandahålla en kopia av det inspelade samtalet till alla deltagare. Även om de inte begär det är detta en viktig gest av öppenhet och ansvarighet.
Varför? Det visar god tro och säkerställer att alla har tillgång till samma information. Det är också värdefullt som referens eller för att klargöra eventuella missförstånd som kan uppstå senare.
Om du vill göra det lilla extra är det också bäst att skicka en utskrift vid sidan av ljudinspelningen. Transkriptioner kan vara lättare att söka igenom och referera, särskilt för långa diskussioner. Olika mjukvaruverktyg kan generera transkriptioner automatiskt, även om du definitivt bör granska dem för noggrannhet.
Du vill också se till att du använder säkra, krypterade metoder för att skydda konversationens integritet när du skickar inspelningar och utskrifter. Du kan göra detta genom att e-posta en länk till en lösenordsskyddad fil eller använda en säker fildelningstjänst.
På så sätt kan du inte bara informera deltagarna när och hur de kommer att ta emot inspelningen utan också försäkra dem om att du har vidtagit åtgärder för att säkra deras data och integritet.
Hur man spelar in ett telefonsamtal på en Android eller iPhone
När det är dags att spela in samtalet, vilket är ditt bästa alternativ? Lyckligtvis är det ganska enkelt att spela in telefonsamtal på smartphones nuförtiden. Men det kan finnas små skillnader beroende på vilken enhet och programvara du använder.
Så här spelar du in med antingen inbyggda alternativ eller appar från tredje part.
Google Phone App (tillgänglig på de flesta Android-enheter)
- Inställningar: Se till att Google Phone-appen är din standardapp för samtal. Om det inte är förinstallerat på din Android-enhet, ladda ner den från Google Play Butik.
- Inspelning: Under ett inkommande eller utgående samtal ser du en Spela in knappen på samtalsskärmen. När du har fått samtycke trycker du på den här knappen för att starta inspelningen. Alla i samtalet kommer att höra ett meddelande om att samtalet spelas in.
- Stoppa inspelningen: Du kan trycka på när som helst Stopp för att avsluta inspelningen. Ljudfilen sparas automatiskt i din samtalslogg. Du kan sedan skicka den här filen till andra parter som var i samtalet.
Google Voice (för Android och iOS)
- Inställningar: Ladda ner Google Voice-appen från Google Play Store eller App Store (för iOS) och konfigurera ditt konto. I appinställningarna, navigera till Samtal och aktivera Alternativ för inkommande samtal.
- Inspelning: När du har fått samtycke trycker du bara på 4 på din knappsats under alla inkommande samtal för att starta inspelningen. Tryck sedan på 4 igen för att sluta. Precis som appen Telefon meddelar Google Voice när inspelningen startar eller stoppar.
- Åtkomst till inspelningar: Inspelade samtal sparas i din Google Voice-inkorg, där du kan lyssna på dem eller ladda ner filerna och skicka dem till deltagarna.
Alternativ metod: Högtalartelefon och röstmemon
Har du inte en telefon som stöder direktsamtalsinspelning?
Du kan alltid göra saker på gammaldags sätt: ringa samtalet på högtalartelefonen och använda en annan telefon för att spela in det med ett röstmemo eller en röstinspelningsapp.
Så här gör du:
- Sätt telefonsamtalet på högtalartelefonen på en enhet.
- Aktivera sedan röstmemon eller en röstinspelare på en annan telefon.
- Lägg telefonerna bredvid varandra och spela in samtalet på det sättet
Tänk bara på att denna inspelning kan variera i kvalitet beroende på dina enheter och inspelningsmiljön. Så se till att testa den här metoden först för att säkerställa att den fortfarande ger dig den kvalitet du behöver.
Och du måste fortfarande få samtycke från de nödvändiga parterna också.
Inspelningsappar från tredje part
Slutligen, det finns ingen brist på appar från tredje part och programvara för samtalsinspelning som du kan använda. Appar som Rev Call Recorder (iOS) eller ACR Call Recorder (Android) är två bra alternativ för att spela in telefonsamtal.
Som sagt, tillgängligheten och funktionaliteten för dessa appar kan begränsas av din enhets operativsystem och lokala lagar angående inspelning.
Se till att ladda ner och prova dessa appar innan du faktiskt behöver dem. På så sätt vet du i förväg om de fungerar för din enhet eller inte.
Du kan också kolla in våra guider för att spela in samtal på din Android eller hur du spelar in ett samtal på din iPhone.
Återigen, oavsett metod, se alltid till att du har fått samtycke från alla parter innan inspelningen, enligt de juridiska och etiska riktlinjerna som vi lyfte fram tidigare.
