Om du vill spara ditt Excel-kalkylblad som en PDF, här är vad du behöver göra.
Medan vissa filer enkelt kan konverteras till andra format, är det inte sant för Excel-filer. Även om du kan bädda in Excel-data någon annanstans, är det inte ett format som konverterar bra till andra dokumentformat som PDF-filer.
Detta beror till stor del på formatering. Excel-filer, med sin cellstruktur, måste ställas in på ett sätt som gör det möjligt att presentera data utan att förlora dess layout. För att spara ett Excel-kalkylblad som en PDF, här är vad du behöver göra.
Ställa in sidlayout och design i Excel
Även om sidlayouter och marginaler vanligtvis inte syns i Excel, finns de. Eftersom PDF är ett dokumentformat som visar innehåll över sidor är det viktigt att se till att dina Excel-data enkelt kan visas utan att layouten bryts.
Därför är det första du behöver göra för att ändra sidlayouten i Excel innan du kan spara den som en PDF-fil. För att starta, öppna ditt Excel-kalkylark och tryck på Sidlayout fliken på menyfältet.
Härifrån kan du bestämma sidmarginaler, orientering, storlek och det totala utskriftsområdet. Alla fyra elementen kan påverka hur din Excel-fil visas när den konverteras till en PDF.
Medan standardsidmarginalerna bör vara acceptabla, tryck på Marginaler och välj ett av de tillgängliga alternativen i rullgardinsmenyn om du vill ändra dem. Du kan göra detta om du vill ha mindre (eller mer) vitt utrymme runt kanterna på dina data.
Som standard är Excel inställt på a Porträtt sidorientering. Om du har ett stort antal kolumner kanske du vill byta till detta Landskap istället.
Du kan göra det genom att trycka på Orientering och välj ett av de tillgängliga alternativen.
Sidstorleken kommer att ha störst inverkan på hur mycket Excel-data du kan passa på en enda sida. Dessa är baserade på typiska fysiska pappersstorlekar.
tryck på Storlek och välj en av sidstorlekarna på rullgardinsmenyn. A4 rekommenderas i de flesta fall som en vanlig storlek för att möjliggöra utskrift.
Ställa in utskriftsalternativ för Excel-filer
När du väljer ett utskriftsområde i Excel bestämmer du cellerna du vill skriva ut. Genom att ställa in detta kan du också välja de data du vill spara i din PDF-fil om du väljer att skriva ut till en PDF-fil direkt.
Välj de kolumner och rader du vill se i din PDF-fil med musen. Klicka på med valda data Sidlayout> Utskriftsområde> Ställ in utskriftsområde.
Om du har en stor mängd data i ditt utskriftsområde (till exempel med ett stort antal rader eller kolumner) kan du ändra hur många av dem som visas på en enda sida.
Välj ett antal rader eller kolumner i ditt utskriftsområde och ställ sedan in Bredd eller Höjd alternativ under Sidlayout> Skala för att passa avsnitt till 1 sida. Du kan också ändra den totala skalningsprocenten (mängden utrymme som utskriftsområdet kommer att använda för att fylla i en sida) med hjälp av Skala alternativrutan tillhandahålls.
Du kan också göra ytterligare ändringar i din slutliga Excel-layout genom att trycka på Skriv ut plattor knapp.
I Utskriftsformat ändra något av de tillgängliga alternativen under Skriva ut och Skriv ut titlar avsnitt. Alla ändringar du gör läggs till i ditt slutliga, konverterade Excel till PDF-dokument.
Konvertera en Excel-fil till en PDF
Det finns två sätt att konvertera en Excel-fil till en PDF.
Den första är att spara den som en PDF-fil direkt – för att göra detta, tryck på Arkiv> Spara som och se till att PDF väljs under Spara som typ rullgardinsmenyn. Tryck Spara när du är redo.
Windows-användare kan också skriva ut till en PDF-fil, vilket sparar skrivarens utdata till en fil snarare än att skriva ut den. Detta kommer att tillämpa många av utskriftsalternativen ovan på din fil och använda det utskriftsområde du har ställt in. Detta är ett bra alternativ om du bara vill spara en del av dina Excel-data i en PDF-fil.
För att göra detta, tryck på Arkiv> Skriv ut och välj Microsoft Print till PDF från skrivarlistan. Tryck Skriva ut när du är redo.
I Spara utskriftsutdata som fönstret som visas väljer du var filen ska sparas, ger filen ett namn och trycker sedan på Spara för att spara filen.
Använda Excel-data någon annanstans
Att spara ett Excel-kalkylark som en PDF är ett sätt att använda dina Excel-data i ett annat format. Det är enkelt att infoga Excel-data i PowerPoint samt exportera dem till annan Office-programvara som Word.
Du kanske också kan kopiera och klistra in Excel-data i andra filer och programvara utan att förlora dess formatering, även om din körsträcka kan variera.
