Om du samarbetar med teammedlemmar i projekt är funktionen Spåra ändringar i Word 2016 viktigt och nu kraftfullare. Så här fungerar det.
Om du samarbetar med teammedlemmar om projekt eller markerar kontrakt med redlines kan spårning av ändringar i Microsoft Word vara en livräddare! Track Changes är en inbyggd funktion i Microsoft Word som verkligen ger förnuft till processen. Även om du inte arbetar med komplexa projekt som förvärv, sammanslagningar, kontrakt eller författare till en bästsäljare – Spåra ändringar kan vara lika användbara för små gruppprojekt, till exempel skoluppgifter.
Sedan vi senast täckte den här funktionen i Microsoft Word 2010 har det gjorts betydande förbättringar som gör Spårändringar ännu mer kraftfulla. Med tillgängligheten av Office Online kan användare utföra samarbete i realtid i ett dokument, och det är en av de spännande nya funktionerna vi tittar på i den här artikeln.
Aktivera och använd spåra ändringar i Word 2016
Steg 1: Starta innehåll
Du måste börja med något innehåll i dokumentet du samarbetar med. Denna del av dokumentet skrivs av en annan användare. Det första stycket skrevs av mig.
Steg 2: Aktivera spårändringarFör att börja spåra ändringar, gå till Recension och klicka Spåra ändringar i Spårning grupp (du kan också trycka på CTRL + SKIFT + E.)
När spårändringar är aktiverade ser du en ballong för varje författare till höger på skärmen.
Steg 3: Redigering
Spåra ändringar i Word använder färgkoordinering för att undvika förvirring. Den första författaren är blå och den andra är röd. När ytterligare författare gör ändringar tilldelas de också en unik färg.
När redigeringar görs av dokumentet visas en vertikal linje bredvid stycket för att indikera de ändringar som gjorts i dokumentet. Lägg märke till att första stycket inte har detta eftersom Spåra ändringar aktiverades inte förrän längre in i dokumentet. När du klickar på Visa spårändringar bar aktiverar den omedelbart en höjdpunkt av alla redigeringar som har gjorts i dokumentet tillsammans med deras kommentar. Om du håller det aktiverat och gör ändringar ser du ändringarna i realtid när du skriver och tar bort.
Steg 4: Kommentarer, ballonger och ytterligare redigeringsverktyg
Om du vill lägga till en kommentar till ett ord eller stycke markerar du det och väljer sedan Recension och klicka Ny kommentar i Kommentarer grupp. Dina kommentarer kommer sedan att visas till höger om dokumentet när dokumentet är klart. du kan stänga av dem.
En av de saker du kommer att märka när du använder speciella formateringar som fetstil, kursiv eller understrykning, en kommentar läggs automatiskt till spårändringarna som kallas Formaterad.
Du kan också anpassa hur du vill att ballonger ska visas i dokumentet. Om du till exempel vill se alla versioner som har lagts till i dokumentet av varje författare, klicka på Recension flik> Visa markering meny> Ballonger > Visa versioner i ballonger.
Revideringar
Granskningsfönstret (Recension > Granskningsfönster) låter dig granska alla redigeringar av varje författare som du kan se vertikalt eller horisontellt på skärmen. Du kan klicka på ett ord eller ett stycke i fönstret Revisioner och det navigerar automatiskt till den delen av dokumentet.
Steg 5: Acceptera eller avvisa ändringar som gjorts i dokumentet
Om du godkänner de ändringar som gjorts i dokumentet kan du acceptera eller avvisa dem. Klicka på fältet Visa spårändringar markera ändringar som gjorts av den andra författaren och gå sedan till Recension klicka på Acceptera för att bekräfta.
Nu märker du att ändringarna tillämpas omedelbart.
Steg 6: Jämför eller kombinera dokument
En annan praktisk funktion som författare kan dra nytta av är möjligheten att spåra ett dokument. Till exempel, om två författare delar upp samma dokument i två exemplar och fortsätter att arbeta med dem separat, kan de senare jämföra de två versionerna och kombinera dem. Så länge de har samma struktur kan du kombinera de två och skapa ett slutdokument.
Välj för att jämföra och kombinera ändringar Recension klicka på fliken Jämföra välj sedan originaldokumentet i fältrutan, välj sedan den reviderade versionen och klicka sedan på OK.
Microsoft Word kommer sedan att presentera en trepanelvy av dokumentet som visar huvudskärmen som det slutliga dokumentet med kombinerat innehåll och original- och alternativkopiorna i en minifönsterruta. När du bläddrar igenom kan du jämföra ändringarna. Detta görs helst på en skärm med tillräcklig skärmupplösning.
När du är redo att kombinera dokumenten till en slutlig kopia, gå tillbaka till Recension klicka på fliken Jämföra Klicka sedan Kombinera välj originaldokumentet i fältrutan och välj sedan den reviderade versionen och klicka sedan på OK.
Du kommer då att se det kombinerade dokumentet tillsammans med de ändringar som gjorts av andra författare i en annan färg.
Integration med Office Online
En av de mördande funktionerna i Google Apps har varit dess samarbetsverktyg i realtid. Microsoft har äntligen kommit ikapp tack vare sin Office Online-svit som har en webbaserad version av Word. En ny funktion i Word 2016 är möjligheten att dela och se vem som arbetar med ditt dokument. För att göra det, klicka på Dela med sig och spara dokumentet i din OneDrive-mapp.
Delningsfönstret visar sedan ytterligare alternativ med möjlighet att bjuda in personer att redigera dokumentet med olika begränsningar. Du kommer också att märka att alternativen Block Authors och Restrict nu är aktiverade i Skydda grupp. Om du använder Office 365 i en företagsinställning kan du bjuda in författare att samarbeta.
För den här artikeln kommer jag att använda Få en delningslänk som jag kommer att skicka till andra författare som jag vill samarbeta med i dokumentet.
När du eller den andra författaren laddar Word Online och gör ändringar kommer andra personer som samarbetar om dokumentet att få ett meddelande i realtid.
Här kan du se sparade ändringar gjorda av den andra författaren är färgkodade i en blå höjdpunkt.
När en författare inte längre redigerar dokumentet kommer du att få ett meddelande inom Word 2016.
Som du kan se är Track Changes ännu kraftfullare med sina samarbetsfunktioner i realtid. Oavsett om du arbetar med stora eller små projekt kan Word 2016 göra det enkelt att hålla alla på samma sida. Färgkoordinering, delning, realtidsredigering och molnintegration med OneDrive ger allt en övertygande upplevelse.
