Mallar i Word, Excel och PowerPoint sparar tid och enhetlighet i alla dina Office-dokument.
En mall i Microsoft Office-dokument är som att skapa ett förtryckt formulär – du gör formateringen och panntexten en gång och fokuserar sedan på att fylla i den unika informationen framöver. Detta kan vara en enorm tidsbesparing, oavsett om du använder den internt eller för andra kunder eller kunder. Om det låter bra för dig har du tur – du kan lära dig att skapa en mall i Microsoft Word, Excel eller till och med PowerPoint.
Hur mallar fungerar i Microsoft Office
När du öppnar ett Microsoft Office-program, som Word, Excel eller PowerPoint, har du två huvudalternativ: börja från ett tomt dokument eller börja från en mall. Microsoft Office levereras med ett antal inbyggda mallar, samt en mängd mallar att välja mellan online.
När du väljer en mall börjar du med ett nytt dokument, men delar av dokumentet har redan fyllts i och formaterats. Några av platserna kan redigeras och andra kommer att vara permanenta.
När du sparar ditt dokument från en mall skrivs det inte över mallen. Du kan öppna samma mall om och om igen för att skapa liknande dokument med enhetlig form och formatering.
Hur fungerar det? Mallar sparas i ett annat format än vanliga dokument. Ett Word-dokument sparas till exempel som .docx och en mall sparas som .dotx. När du sparar en fil som mall kan du öppna den från Ny dialogrutan från Personlig fliken och Word vet att du vill skapa ett nytt dokument baserat på den mallen, snarare än att öppna och skriva över mallen.
Skapa mallar i Microsoft Word
Sättet att skapa mallar i de flesta Microsoft Office-program är väldigt lika men du får en uppdelning av var och en för att göra det enklare för dig. Låt oss börja med Microsoft Word.
Skapa ditt dokument som du vill att det ska se ut när det gäller formatering, grafik etc. Lägg till platshållarinnehåll efter behov.
När du är redo att spara den som en mall, gå till Fliken Arkiv och klicka sedan på Spara som
I Spara som typ rullgardinsmeny, välj Word-mall.
Namnge mallen i Filnamn rutan och klicka sedan på Spara.
Nu kan du använda mallen när du behöver den från Fil -> Ny meny.
Skapa mallar i Microsoft PowerPoint
PowerPoint-presentationer kan vara tidskrävande, att skapa mallar för användning med PowerPoint är ett utmärkt sätt att spara lite tid och inte behöva börja om från början varje gång du behöver skapa en ny presentation. Det hjälper dig också att skapa konsistens och ordentligt varumärke för företagspresentationer.
Skapa eller öppna PowerPoint-presentationen som du vill ha en mall för.
Klicka på Fliken Arkiv och välj sedan Spara som
I Spara som typ rullgardinsmeny, välj PowerPoint-mall
Skriv in det namn du vill att din PowerPoint-mall ska ha i Filnamn rutan och klicka Spara.
Skapa mallar i Microsoft Excel
Världen med kalkylblad, tabeller och diagram behöver också mallar. Här är vad du behöver göra för att skapa en mall i Microsoft Excel:
Skapa eller öppna Excel-filen som du vill spara som mall.
Klicka på Fliken Arkiv och välj Spara som
I Spara som typ rullgardinsmeny, välj Excel-mall
Skriv in det namn du vill att din Excel-mall ska ha i Filnamn rutan och klicka Spara.
Använda mallar
När du skapar och använder mallar är det väldigt viktigt att komma ihåg att du bör ta bort all text som inte kommer att krävas i varje dokument i framtiden. Istället kan du bara sätta tillfälliga platshållare när det är nödvändigt och när du arbetar med ett nytt projekt, lägg in rätt information för det specifika projektet. Detta minimerar chansen att skicka ett dokument med fel namn och statistik till någon.
Mallar gör det lättare för dig att komma igenom uppgifter och det är också ett utmärkt sätt att introducera nya medarbetare till hur vissa dokument, presentationer eller kalkylblad görs inom företaget. Detta ger saker sammanhängande och professionellt utseende över hela linjen.
Använder du mallar? Dela dina tips i kommentarerna.