Det finns två enkla metoder för att skapa fyllbara fält i Word. En är att skapa anpassade fält. Den andra är att använda utvecklarverktyg och de olika datainmatningskontrollerna som finns där.
Närhelst det finns ett behov av fyllbara formulär vänder folk sig ofta mot avancerade PDF-redigerare som har interaktiva formulärverktyg. Men det är inte många som inser att det är enkelt att skapa fyllbara formulär i Word.
Det finns två metoder för att göra detta i Word. En är att använda textrutor hela tiden och sedan skapa anpassade fält. Den andra är att använda utvecklarverktyg och de olika datainmatningskontrollerna som finns där.
Vilket alternativ ska du välja?
Metoden du använder beror på vilken typ av form du skapar.
Du bör använda den anpassade fältmetoden om formuläret:
Har bara textfält att fylla i. Du har inget emot att träna dina användare hur man fyller i anpassade fält. Du behöver fylla i formulär snabbt
Du bör använda utvecklarverktyg om formuläret:
Kräver rullgardinslistor eller kryssrutor Du skickar en enskild fil till varje användare Du vill inte behöva utbilda användare i hur man använder formuläret
När du väl har bestämt dig för vilken metod du vill ta kan du lära dig hur du använder varje alternativ nedan.
Skapa fyllbara formulär i Word med anpassade fält
Att skapa ett fyllbart formulär med fält är mycket enkelt. Skapa först ditt formulär genom att skriva namnet för varje fält och fyll text för vart svaren ska gå.
Därefter måste du skapa anpassade fält för datainmatning. Välj detta för att göra detta Fil, alternativoch Egenskaper. Välj Egenskaper under Egenskaper Avancerade egenskaper.
Detta öppnar ett dialogfönster för dokumentegenskaper. Välj Beställnings flik.
I det här fönstret skapar du vart och ett av de anpassade fälten som går in i ditt fyllbara formulär. Namnge varje fält en i taget och ge det ett initialt värde.
Välj Lägg till för att lägga till varje fält och fortsätt sedan genom att ange alla fälten i ditt formulär.
Välj OK när du är klar.
Markera det första fältet i ditt dokument i ditt dokument. I Word-menyn klickar du på Föra in klicka på Snabba delar rullgardinsmenyn och välj Fält. Om Snabbdelar inte visas under Infoga-menyn måste du lägga till Snabbdelar i menyfliksområdet för att komma åt fältet.
Klicka på i popup-fönstret DocProperty under Fältnamn och klicka på Ditt namn (eller vad du än heter fältet) under Egendom.
Fortsätt denna process för alla återstående fält i ditt formulär tills de alla konverteras till fält.
Du kan lära dig mer om att använda anpassade fält på olika sätt för att automatisera dina dokument.
Fyll i ett formulär med anpassade fält
Nu måste alla dina användare göra för att fylla i formuläret att gå igenom alla anpassade fält och ange värdena.
För att göra detta måste de välja Fil, alternativoch Egenskaper. Välj Egenskaper under Egenskaper Avancerade egenskaper. Detta öppnar ett dialogfönster för dokumentegenskaper. Välj Beställnings flik.
I fönstret Dokumentegenskaper behöver användarna bara välja var och en av egenskaperna och ange rätt värde för dessa fält och sedan välja Ändra.
När du har angett värdena för alla anpassade fält klickar du på OK kommer att lägga till dessa värden i rätt fält i formuläret.
Du kan uppdatera varje formulär i fältet genom att högerklicka på det och välja Uppdatera fält. Eller så kan du välja alla fält och trycka på F9.
När alla är uppdaterade kommer det anpassade Word-formuläret att innehålla alla svaren som anges i de anpassade fälten.
Din användare kan sedan spara formuläret och skicka det till dig med alla fält korrekt ifyllda.
Som du kan se sparar den här metoden mycket tid eftersom alla fältvärden kan skrivas in snabbt på ett ställe.
Skapa fyllbara formulär i Word med utvecklarverktyg
Om du behöver en mer mångsidig form är det bättre att du använder utvecklarverktyg i Word för att skapa de obligatoriska formulärinmatningsfälten. Innan du kan göra detta måste du aktivera utvecklarmenyn i Word.
Välj Fil menyn och välj alternativ. Välj i dialogrutan Word-alternativ Anpassa menyfliksområdet från det vänstra navigeringsfönstret. Under Välj kommandon från, Välj Huvudflikar. Om utvecklaren redan visas i den högra rutan markerar du kryssrutan för att aktivera den. Om det inte är det, välj Utvecklaren i den vänstra rutan och välj Lägg till >> för att lägga till den i den högra rutan.
Välj OK att avsluta. Nu ska du se Utvecklaren visas i Windows-menyn.
Öppna ett nytt Word-dokument genom att välja Fil välj från menyn Nyoch välj Tomt dokument.
Välj Utvecklaren i menyn och välj Designläge.
Infoga ett textfält
Välj en för en textfältpost Innehållskontroll för vanlig text.
Detta infogar en textinmatningsruta i det fyllbara formuläret.
Infoga en rullgardinslista
Välj om du vill lägga till en rullgardinspost Listruta Innehållskontroll.
Detta infogar en rullgardinslista i det fyllbara formuläret. Men för att fylla i listrutan måste du ställa in listan. För att göra detta högerklickar du på rullgardinsmenyn och väljer Egenskaper. Markera rutan Egenskaper för innehållskontroll Lägg till för att lägga till nya objekt i listan.
När du är klar väljer du OK. Nu ser du rullgardinsmenyn visas i ditt fyllbara formulär.
Du kommer inte att se rullgardinsmenyn när du skapar formuläret i designläge. Men du kan välja Designläge för att stänga av den och testa hur listrutan kommer att se ut.
Sätt in en datumväljare
Ett annat användbart verktyg att använda för en fyllbar form i Word är innehållskontrollen för datumväljare. Välj detta för att lägga till ett datumväljaralternativ i ditt formulär.
Du behöver inte göra någonting för att anpassa den här kontrollen. Det fungerar som krävs för att låta användaren välja ett datum för det här fältet.
Sätt i kryssrutor
Nästa kontroll som är användbar i en fyllbar form är kontrollrutan Innehållskontroll.
Sätt först in det antal kryssrutor du behöver i ditt formulär efter att ha skrivit frågan ovanför den.
Skriv sedan texten för varje markering bredvid varje kryssruta.
Testa ditt fyllbara formulär i Word
Du kan lägga till valfritt antal kontroller i hela ditt fyllningsbara formulär för att passa dina behov. När du är klar väljer du bara designläge från kontrollmenyn för att stänga av designläge och se ditt färdiga fyllbara formulär.
Testa alla kontroller i din form för att säkerställa att de fungerar som du förväntar dig.
Som du kan se är det inte så svårt att skapa ett fyllbart formulär i Word. Vilket tillvägagångssätt du väljer beror på formulärets komplexitet och de typer av svar du letar efter.
Prova och se vilken typ av form du kan skapa i Word med någon av de två metoderna ovan.