Du kan ställa in ett virtuellt callcenter med vilken enhet du än använder för att läsa det här inlägget och rätt programvara. Du behöver ingen som helst hårdvara, ett massivt team eller något liknande.
Med vårt tillvägagångssätt “starta snabbt och justera när du går”, tar det hela mindre än en timme.
Steg 1: Kom med en plan (10 minuter)
Några minuter nu kan spara timmar senare. Lägg lite tid på att tänka igenom följande frågor. Du behöver ingen formell affärsplan, men du behöver lite sken av en plan för att hålla dig fokuserad på det som är viktigast.
- Vilken typ av callcenter sätter du upp? Inkommande, utgående eller båda?
- Varför gör du det här? Försöker du öka försäljningen eller ge bättre support?
- Vilka kanaler (telefoner, sociala medier, meddelandeappar, livechatt, etc.) vill du täcka?
- Vilka är dina agenter och hur många kommer du att ha på dag ett? Kommer det bara att vara du, en handfull personer i ditt befintliga team, eller en stor grupp människor du snart ska anställa?
- Ska dina agenter jobba hemifrån eller på ett kontor?
- Behöver ditt team fysiska telefoner eller räcker det med datortelefoner?
- Kommer ditt callcenter att växa när ditt företag skalar?
Tillbringa inte massor av tid här – se bara till att dina behov är tydliga innan du går vidare.
Steg 2: Välj en centerplattform (5 minuter)
Vi gör det här steget enkelt för dig. Gå med RingCentral.
Även om det finns gott om andra callcenterlösningar på marknaden, är RingCentral ett utmärkt val för nästan vem som helst, inklusive soloägare som försöker framstå som större, små företag, stora organisationer och allt däremellan.
Dess skalbarhet är det som verkligen gör det bra. Du kan börja smått utan att bryta banken och växa i takt med att dina behov förändras utan att behöva byta leverantör.
De flesta helt nya inkommande callcenter kan komma undan med en av RingCentrals grundläggande telefonplaner. Dessa kommer med allt du behöver, inklusive videokonferenser, teamchatt, sms, fildelning och avancerade röstfunktioner till ett överkomligt pris.
Du får allt du behöver för internt samarbete, extern kommunikation och hantering av samtal.
Det bästa är kanske att virtuella callcenterrepresentanter (även om det bara är du) kan komma in på några minuter utan att behöva lära sig några andra verktyg. Nästan allt du behöver för att driva ditt virtuella callcenter finns här, på ett centralt ställe.
Varje RingCentral-plan (även den billigaste, $20-planen) inkluderar IVR, samtalsköer, inspelningar, AI och enkel självadministration.
När du skalar eller behöver lägga till ytterligare kanaler kan du uppgradera till RingCentrals omnikanalslösningar för kontaktcenter. De är mycket mer avancerade och har alla möjliga funktioner du någonsin kan behöva för att dirigera samtal, automatisera (nästan) allt och ge utmärkta upplevelser i stor skala.
Du kan prova allt gratis i 14 dagar om du inte tror mig.
Steg 3: Konfigurera grundläggande inställningar (30 minuter)
Det finns dussintals anpassningsalternativ du kan ställa in. Men det bästa tillvägagångssättet? Håll dig till grunderna och oroa dig för avancerade inställningar när du blir mer bekant med vad du behöver.
Med bara några få grundläggande konfigurationer är du redo att börja ringa och ta emot samtal.
Skaffa ett telefonnummer
Det första du behöver göra är att välja ditt virtuella telefonnummer. Om du registrerade dig för en gratis provperiod med RingCentral bör du redan ha ett nummer.
Men om du inte gör det, finns det några olika vägar du kan gå:
Många företag slutar med flera nummer, men du behöver bara ett för nu. RingCentral erbjuder ett gratis lokalt eller avgiftsfritt nummer för att komma igång. Obs: du kommer inte att kunna välja ett fåfänganummer under registreringsprocessen med RingCentral, men du kan köpa ett på ditt konto efter att du är klar med onboarding.
Röstbrevlåda och hälsningar
Aktivera sedan din röstbrevlåda, konfigurera grundläggande samtalsinställningar och ställ in en anpassad hälsning. Du kommer att kunna bestämma:
- Hur många ringsignaler innan den går till röstbrevlådan
- Vilken hälsning spelas om ingen svarar
- En speciell hälsning om linjen är upptagen
- Efter timmar meddelanden
För närvarande kan du hålla fast vid en hälsning för alla inkommande samtal och aktivera din röstbrevlåda så att uppringare kan lämna ett meddelande om ingen svarar.
Vidarekoppling
RingCentral ger dig total kontroll över vart inkommande samtal kan dirigeras. Du kan definiera om inkommande samtal måste dirigeras till ett specifikt nummer baserat på dag, tid eller specifik omständighet.
Säg att du är en småföretagare med bara två externa callcenterrepresentanter som sköter inkommande samtal under hela dagen. Du kan ställa in ett vidarekopplingsalternativ så att om båda representanterna är på den andra linjen eller inte är tillgängliga, vidarekopplas samtal direkt till dig (eller någon annan inom företaget).
Att konfigurera dessa inställningar på anknytnings-, användar-, plats- eller samtalsgruppsnivå är superenkelt i din RingCentral-instrumentpanel.
Om du är den enda agenten kan du ställa in en vidarekopplingsregel för att dirigera varje samtal till din mobil under kontorstid om du föredrar det. Alternativt kan du svara på samtal via mobilappen istället.
Grundläggande samtalsdirigering
RingCentrals samtalsflödesregler låter dig bestämma vad som händer med inkommande samtal. Du kan också ställa in ett grundläggande IVR-system som låter den som ringer själv dirigera på egen hand.
Säg att någon ringer under normala öppettider. Du kan låta den som ringer trycka på 1 för försäljning, tryck på 2 för support eller tryck på 3 för fakturering. Allt detta kan ställas in med några få klick. Även om alla nummer går direkt till dig, verkar ditt virtuella callcenter mycket större.
Med det sagt, det finns ingen anledning att spendera massor av tid här.
Du kan verkligen gå vilse i ogräset om du försöker göra för mycket. För nu är det bara att skapa ett enkelt flöde för var samtal dirigeras under kontorstid och vägen de tar efter öppettider eller på helger.
Steg 4: Kör ett test eller två (10 minuter)
När du har konfigurerat dina inställningar återstår bara att dubbelkolla att allt fungerar som du tänkt dig. Ring dig själv, gå igenom alla menyalternativ, lämna ett röstmeddelande (och lyssna på det), kontrollera reglerna för vidarekoppling av samtal och prata med någon på linjen för att säkerställa att det inte finns något telefoneko eller avbrutna samtal.
I princip bör allt du har konfigurerat i de föregående stegen testas för att säkerställa att det fungerar innan du officiellt börjar ta emot samtal.
Om det finns några problem, åtgärda dem. Annars är du bra att gå. Allt annat efter detta är pågående arbete, så du är redo att plåsta ditt nummer överallt.
Steg 5: Förbättra ditt virtuella callcenter över tid (pågående)
De första fyra stegen är allt som krävs för att få igång ditt virtuella callcenter. Men det finns alltid utrymme för förbättringar, mindre justeringar och tillväxt. Här är de områden där de flesta börjar.
Bemanning
Du kommer så småningom att nå en punkt där du behöver anställa fler personer för att driva ditt virtuella callcenter.
Nyckeln här är att hitta den rätta balansen mellan en acceptabel hålltid och att expandera för snabbt (att betala folk för att sitta och göra ingenting). Att anställa är dyrt, så det är definitivt bäst att vara försiktig – och bara utöka ditt team när du verkligen har maximerat dina nuvarande resurser.
Utbildning för anställda
Du måste uppenbarligen utbilda din personal för att säkerställa att de vet hur de ska använda alla callcenterfunktioner som står till deras förfogande. Det är givet. Men du bör också ta dig tid att lyssna på livesamtal och granska inspelningar samtidigt som du noggrant övervakar callcenter-KPI:er och andra viktiga callcenter-mått.
Använd denna information för att identifiera områden för förbättringar och utbilda din personal i hur man hanterar vissa situationer för att uppfylla dina standarder.
Avancerade Call Center-funktioner
Din första installation fokuserade bara på grunderna för att komma igång. Men så småningom bör du dyka djupare in i avancerade callcenterfunktioner, som:
Istället för att försöka implementera allt det här på en gång är det lättare att experimentera med dessa funktioner efter behov. De flesta callcenter behöver inte varenda en av dessa. Men de kan vara mycket kraftfulla för att optimera din verksamhet när du växer.
Utnyttja AI
RingCentral har massor av fantastiska AI-funktioner som verkligen gör livet enklare för dina callcenterrepresentanter.
Du kan utnyttja AI för saker som automatiska transkriptioner över manuellt anteckningar, AI-skapade samtalssammanfattningar, sentimentanalys, intelligent samtalsdirigering och agenthjälp i realtid. AI kan också användas för kundinriktade användningsfall för självhjälp – där frågor kan besvaras utan att ens prata med en liveagent.
Omnikanalsupport
Du kan i slutändan gå över från ett callcenter till ett kontaktcenter och låta dina befintliga representanter hantera kundsupport via ytterligare kanaler utöver röstsamtal. Livechatt, sociala medier, e-post, videochatt och biljettstöd är alla logiska sätt att utöka dina kundtjänstmetoder.
RingCentral kan hjälpa dig varje steg på vägen.
Vilka typer av företag behöver ett virtuellt callcenter?
När vi hör termen “callcenter” antar vi automatiskt att det är ett stort företag. Men det finns gott om användningsfall och exempel på företag som kan dra nytta av ett litet enmanssamtal.
- E-handelsbutiker
- Fastighetsförvaltare
- Rörmokare, elektriker och VVS
- IT-stöd
- Ideella organisationer
- Generalentreprenörer
- Landskapstjänster
- Frilansande proffs
- Salonger och frisörsalonger
- Bilhandlare och verkstäder
- Restauranger och cateringtjänster
Den exakta typen av förfrågningar varierar beroende på bransch, men alla dessa typer av företag har kunder som behöver hjälp med något. Oavsett om det gäller att boka ett möte eller begära en offert, kan ditt företag alltid nås via telefon – och du behöver inte ett helt team för att åstadkomma detta. Du kan göra detta på egen hand eller bara ställa in en eller två virtuella callcenter-representanter för att hantera det här å dina vägnar.
Varför det är värt det att starta ett virtuellt callcenter
Om du driver ett litet företag och känner att det är för tidigt att starta ett callcenter, tänk om.
Du kan starta ett virtuellt callcenter för mindre än $30 eller $50 per månad utan att behöva investera i någon ny utrustning eller infrastruktur. Med VoIP-verktyg som RingCentral kan ditt callcenter köras från vilken plats som helst med internetåtkomst – och agenter kan använda sina befintliga smartphones eller datorer för att ringa i fält. Det är allt.
För en så liten investering säkerställer detta att du alltid är tillgänglig på telefon. Det håller dina kunder nöjda och kommer tillbaka för mer.
Inga fler missade möten eller missade försäljningsmöjligheter. Detta gör också att ditt företag framstår som större och mer professionellt än vad du faktiskt är. Även om du driver en enmansverksamhet kan du fortfarande skapa ett virtuellt callcenter och låsa upp samma fördelar som större aktörer i din bransch.
Med ett traditionellt callcenter måste du betala för hyra, skrivbord, verktyg, hårdvara och anställa tillräckligt många för att göra din investering värd det. Men med ett virtuellt callcenter kan du och din fjärrpersonal ringa samtal från bekvämligheten av sina egna hem.
Virtuella callcenter är inte heller bundna av geografiska begränsningar.
Genom att ha agenter utspridda över olika tidszoner gör det det enklare att driva ett 24/7 callcenter eller åtminstone maximera timmarna på en dag för dina samtalskampanjer och tillgänglighet.
Du kan spara på omkostnader samtidigt som du säkrar talang på toppnivå – och viktigast av allt, att ge bättre kundservice kommer i slutändan att gynna din resultat.
Virtuella callcenter är enklare (och billigare) än du tror
Det kan tyckas som om vi har lämnat många steg utanför den här guiden. Men vi minskade medvetet detta för att fokusera på vad som verkligen behöver göras för att skapa ett virtuellt callcenter.
Allt annat kan du (tryggt) ignorera.
Det är bara extra steg som överkomplicerar saker och ting. Använd våra snabba steg för att starta på mindre än en timme, så kan du alltid göra justeringar på vägen.
De flesta företag behöver inte programvara för callcenter i detta tidiga skede. Du kommer att klara dig med en av RingCentrals affärstelefonplaner, som börjar på bara $20 per månad och användare. Registrera dig nu för att komma igång.
