Ju större PowerPoint-presentation, desto större filstorlek. Så här minskar du det.
De bästa PowerPoint-presentationerna är de som är dynamiska och intressanta för deras avsedda publik. Vanligtvis betyder det att du använder bilder, videor och andra visuella element för att få dina poäng över.
Tyvärr, ju större presentation och ju fler element du använder, desto större blir filen. Om din PowerPoint-presentationsfil helt enkelt är för stor, här är några steg du kan vidta för att minska den totala filstorleken.
Komprimera PowerPoint-bilder
Det största problemet med någon PowerPoint-presentation är inte texten – det är bilderna. Fler bilder betyder en större fil, men du kan vidta några åtgärder för att minska problemet.
Att minska bildstorlekarna i Office-dokument kommer att minska den totala filstorleken, och det bästa sättet att göra detta är att komprimera dina bilder. Nackdelen med detta är en minskning av bildkvaliteten. PowerPoint erbjuder dock flera komprimeringsalternativ, så du kan välja att använda bilder av bättre kvalitet, även om bildkomprimeringen minskar som ett resultat.
Börja med att öppna din PowerPoint-presentation. Välj en bild och tryck sedan på Format> Komprimera bilder i menyfältet.
Detta kommer att ta upp Komprimera bilder alternativrutan. Det finns fem olika bildupplösningsalternativ, inklusive en extra Använd standardupplösning möjlighet att lämna dina bilder intakta.
Varje upplösning mäts i pixlar per tum, där ju större nummer desto bättre kvalitet (och ju större filstorlek). Välj för maximal komprimering E-post (96 ppi).
Om du föredrar att bara komprimera en enstaka bild, lämna Använd endast den här bilden kryssruta markerad. Om du vill komprimera alla bilder i din PowerPoint-presentation samtidigt, se till att avmarkera det här alternativet.
Tryck OK för att komprimera din bild (eller bilder) när du är redo.
När du har sparat din PowerPoint-presentation (Arkiv> Spara) bör filstorleken minskas. Effekten av bildkomprimering på filstorlek beror på antalet bilder i din presentation, liksom deras ursprungliga kvalitet.
Komprimera video i PowerPoint
Komprimering av andra typer av media, som videofiler, är nästa steg för att minska din PowerPoint-filstorlek. I synnerhet videofiler kan massivt öka dina PowerPoint-filer om de är inbäddade i din presentation.
Tack och lov erbjuder PowerPoint en inbyggd metod för komprimering och konvertering av videofiler. För att göra detta, öppna din presentation i PowerPoint och tryck sedan på Arkiv> Info> Komprimera media. Välj den kvalitet du vill använda för dina inbäddade videofiler i rullgardinsmenyn.
Du kan välja mellan Full HD (1080p), HD (720p) och Standard (480p) videokvalitét.
Om videofilerna stöds komprimerar PowerPoint automatiskt mediefilerna, vilket minskar deras totala kvalitet i processen. Klick Arkiv> Info> Komprimera media> Ångra att ångra processen om kvaliteten sänks för långt.
Om du är nöjd med processen sparar du ditt dokument (Arkiv> Spara).
Sparar i PPTX-filformat
De flesta PowerPoint-användare känner till PPT, PowerPoint-filformatet. Många äldre PowerPoint-presentationer sparas och distribueras fortfarande i detta äldre format.
Tyvärr är PPT-filformatet föråldrat. Ersättningen, PPTX, använder komprimering för att kraftigt minska filstorleken på PowerPoint-presentationer. Att spara dina dokument i PPTX-format, samt konvertera befintliga PPT-filer till PPTX, kan ha stor inverkan på den totala filstorleken.
För att konvertera din PPT-fil till PPTX, öppna PPT-filen i PowerPoint. Därifrån klickar du på Arkiv> Info> Konvertera.
Detta öppnar Spara som dialogrutan, automatiskt välja PPTX-filformat. Bekräfta filnamnet för din nya PPTX-presentation och tryck sedan på Spara att bekräfta.
De ytterligare fördelarna med komprimering som en PPTX-fil erbjuder jämfört med det ursprungliga PPT-formatet bör bidra till att minska filstorleken. Effekten av att spara din PowerPoint-presentation som en PPTX-fil beror dock på din ursprungliga presentationsfil.
Inaktivera inbäddade teckensnitt
De flesta PowerPoint-användare kommer att använda standardsystemteckensnitt för sin presentation men om du skapar en temapresentation kan du välja att bädda in teckensnitt från tredje part i din PowerPoint-fil. Dessa inbäddade teckensnitt kan se bra ut, men de kan öka din PowerPoint-filstorlek avsevärt.
Om du inte är säker på att inkludera dem bör du inaktivera alternativet för inbäddade teckensnitt i PowerPoint. Klicka på för att göra detta Arkiv> Alternativ för att öppna PowerPoint-alternativmenyn.
I PowerPoint-alternativ menyn, tryck på Spara flik.
Under Bevara trohet när du delar den här presentationen Klicka för att inaktivera Bädda in teckensnitt i filen kryssruta.
När alternativet är avmarkerat klickar du på OK för att spara inställningen och tryck sedan på Arkiv> Spara för att spara dokumentet. När de har sparats bör alla inbäddade teckensnittsfiler tas bort.
Detta är dock en inställning som endast bör påverka ett litet antal PowerPoint-användare och kan bara minska din PowerPoint-filstorlek om du använder ett betydande antal anpassade teckensnitt.
Ta bort dolda PowerPoint-data
Varje PowerPoint-dokument du skapar har ytterligare information bifogad, inklusive vem som skapat det och andra dolda metadata. Om du försöker optimera din PowerPoint-filstorlek, kan borttagning av denna information hjälpa till att minska filstorleken, även om effekten bör vara relativt liten.
För att göra detta, öppna din PowerPoint-presentation och klicka sedan på Arkiv> Info> Sök efter problem> Inspektera dokument.
I Dokumentinspektör se till att Dokumentegenskaper och personlig information kryssrutan är markerad och tryck sedan på Inspektera.
När dokumentinspektören har skannat din PowerPoint-presentation klickar du på Ta bort alla knapp för Dokumentegenskaper och personlig information alternativ.
Detta tar bort alla personliga metadata från din PowerPoint-presentation, vilket minskar filstorleken med en liten mängd.
Skapa bättre PowerPoint-presentationer
Du behöver inte kompromissa med kvaliteten för att skapa PowerPoint-presentationer av hög kvalitet. Om PowerPoint-filstorlekar berör dig, komprimera dina mediefiler och använd PPTX-filformatet.
Om du vill dike PowerPoint helt kan du tänka på att använda Microsoft Sway istället.