Nyheter, Prylar, Android, Mobiler, Appnedladdningar, Android

Hur man hanterar projekt med Google Suite

Google Workspace (tidigare Google Suite) är samlingen av vansinnigt populära verktyg från allas favoritsökmotor. Gmail, Kalkylark, Kalender, Meet, Drive – liksom miljontals andra människor använder vi dessa verktyg hela tiden på Crazy Egg. I det här inlägget visar vi dig exakt hur du börjar använda Google Workspace.

Google Workspace jämfört med den bästa programvaran för projektledning

Även om vi inte har något annat än bra saker att säga om Google Workspace, kommer de flesta chefer att vilja spåra projekt på en separat plattform. Många av de bästa projekthanteringsverktygen integreras sömlöst med Google Workspace och ger chefer den synlighet de behöver för att hålla ordning. Våra toppval är:

  1. Monday.com – Bäst för projekthanteringsprogramvara för de flesta
  2. ClickUp – Bästa distansarbetsplattform
  3. Smartsheet – Bäst för flexibilitet
  4. Lagarbete – Bäst för kund- och tjänstebaserade företag
  5. Asana – Bästa balansen mellan kraft och enkelhet
  6. Trello – Bästa Kanban-projektledning

Läs vår fullständiga recension av den bästa projekthanteringsprogramvaran för att se hur dessa verktyg fungerar tillsammans med Google Workspace för att hålla kostnaderna nere och skapa effektivitet i dina dagliga processer. Google är en bra ryggrad för någon av dessa plattformar.

Varför Google Suite Project Management är värt det

Google Workspace (tidigare känd som Google Suite) är ett enkelt och bekvämt sätt att komplettera hur du organiserar uppgifter och projekt. Det bästa av allt är att det fungerar bra med andra verktyg som du redan använder för projektledning.

Om du måste hantera distansanställda hjälper Google Workspace dig att få ut det mesta av deras resultat och samarbetsinsatser. Alla appar i Google Workspace är molnbaserade, så att människor kan komma åt dem var som helst. Dessutom stödjer alla appar som Drive, Currents, Docs, Slides och Sheets teamsamarbete och låter alla bidra inom mappar och dokument.

Du kommer också att kunna hoppa på videosamtal, skicka meddelanden via chatt och dela din skärm för att presentera information för lagkamrater. Allt detta kan hanteras med ett klick på en knapp.

Gmail och Drive är de två huvudpelarna i Google Workspace. Både förenklar kommunikationen och hjälper till att hålla ordning på alla. Dagarna för att jaga folk för att se till att de vet vad som händer och har tillgång till lämpliga filer är förbi.

Sammantaget hjälper dessa enkla samarbetsverktyg att hålla projekt på rätt spår och i tid.

Det är också väldigt enkelt att lära sig hur man använder Dokument, Kalkylark och Presentationer. Nästan alla har erfarenhet av Microsofts alternativ för dessa verktyg, så det finns praktiskt taget ingen inlärningskurva.

Google erbjuder Currents som ett internt kommunikationsverktyg, liknande Slack eller Basecamp. Men Google Currents låter dig interagera med dina anställda på nya och dynamiska sätt. Du kan kommunicera nya idéer, dela värdefulla insikter och samla in input genom tydliga och meningsfulla diskussioner i realtid. Denna app hjälper till att bygga mycket produktiva miljöer där alla kan kommunicera och stanna på samma sida.

Om du vill hantera flera projekt inom en plattform som är bekant och tillgodoser effektiv projektledning, är Google Workspace den perfekta lösningen.

Investeringen som behövs för att hantera projekt med Google Suite

Du har kommit så här långt, utmärkt. Du är villig att lägga ner arbetet.

Men innan det händer, låt oss prata om investeringen du och ditt team behöver göra för att kollektivt böja Google Workspace för att göra dina bud.

När det gäller pengar finns det fyra prissättningsplaner för företag. Alla planer kommer med alla 12 av Googles Workspace-appar:

  • Business Starter: $6 per användare och månad
  • Business Standard: $12 per användare och månad
  • Business Plus: $18 per användare och månad
  • Enterprise: Anpassad prissättning via Google

Google baserar dessa priser på ett årskontrakt, vilket innebär att du måste betala för hela året i förväg. Du har också möjlighet att betala månad till månad, men du kommer att betala 20 % mer under loppet av året på varje nivå än vad du gör med den årliga prisplanen.

Den primära skillnaden från varje plan till nästa är ökat Drive-lagringsutrymme och deltagare tillåtna i Meet-videomöten. Till exempel får du 30 GB lagringsutrymme per användare i startplanen, 2 TB lagringsutrymme per användare i Standard och 5 TB lagringsutrymme per användare i Plus.

Om du väljer Enterprise-nivån slår Google samman lagringen för alla dina användare. Detta tillåter enskilda användare att potentiellt överstiga 5 TB, så länge som en annan användare på ditt konto använder mindre än 5 TB.

Vilka produktivitetsappar du använder som erbjuds av Google beror på vad du behöver uppnå i ditt projekt. Om du har ett stort team och har en person som bara gör presentationer, kommer Slides att vara huvudappen för dem att bemästra. Men det är vanligt att de flesta teammedlemmar måste bli skickliga i flera Google-appar.

Men oroa dig inte. Google är fantastiskt på att ge dig resurser för att gå igenom hur varje detalj fungerar i deras programvara.

Här på Crazy Egg kan vi inte förutsäga hur lång tid det kommer att ta dig att bli skicklig, men vi kan säga att många team snabbt börjar arbeta tillsammans.

Med det sagt finns det några viktiga steg som krävs för att bli skicklig när du använder Google Workspace som en projektledningsplattform:

  1. Registrera dig för Google Suite
  2. Samarbeta, uppdatera projekt och spåra arbete med Google Currents
  3. Använd grupp-e-postlistor
  4. Hantera ditt team och projektscheman i Kalender
  5. Håll 1-mot-1- eller teammöten över video på Meet
  6. Organisera teamförberedelser för möten
  7. Skapa dokument och samarbeta om dem
  8. Utveckla imponerande presentationer med Google Slides
  9. Dela och lagra digitala tillgångar på ett säkert sätt

9 steg för att hantera projekt med Google Suite

Låt oss prata om de enkla stegen varje projektledare bör känna till när du använder Google Suite. Gör dig gärna av med alla steg du inte behöver, dock är dessa de vanligaste.

#1 – Registrera dig för Google Suite

Först måste du registrera dig för Google Workspace innan du börjar med något. Detta är enkelt och ger dig tillgång till alla appar som behövs för att köra ditt projekt.

  • Registrera dig för ett av företagstilläggen. Välj en av Business Starter, Business Standard eller Business Plus.
  • Lägg till din företagsdomän. Det är här du planerar att använda Googles tjänster.
  • Lägg till ditt personliga användarnamn. Det här är namnet du använder för att logga in på ditt Google-konto
  • Lägg till en e-postadress som inte finns på din domän. Detta kommer att användas om du glömmer hur du loggar in på ditt konto och Google behöver kontakta dig.

#2 – Samarbeta, uppdatera projekt och spåra arbete med Google Currents

När du börjar ett projekt behöver du ett sätt att hålla reda på arbetet och detta börjar med Google Currents.

Denna enkla projektledningsprogramvara håller hela ditt team fokuserat på vad som behöver göras och hur saker förändras i realtid. Det låter dig också samarbeta med personer utanför din organisation med privata grupper.

Current låter dig diskutera viktiga ämnen med alla dina teammedlemmar i hela ditt företag. Du kan bygga speciella grupper för områden i ditt projekt som är dedikerade till det teamet. Allt sparas, så eventuella kommentarer eller inlägg kan enkelt hänvisas tillbaka till för tydlighetens skull.

Currents har en hemström som håller allt relevant och viktigt innehåll top-of-mind genom att rangordna relevans. Du kan följa taggar om ämnen och till och med söka efter specifik information i din tråd.

Alla med tillgång till Google Workspace-plattformen kan delta med Currents. Det låter dig ha ett meningsfullt engagemang och samarbeta enklare än någonsin. Vare sig det är på dator eller mobil, det finns inga kommunikationsavbrott i ditt projekt.

#3 – Använd grupp-e-postlistor

Beroende på projektets storlek kan du ha flera avdelningschefer och teammedlemmar att samarbeta med. Detta kan bli extremt tråkigt om du behöver hålla dem uppdaterade om dynamiken i ett projekt.

Google Workspace gör det enkelt att kommunicera effektivt med hela ditt team. Hur? Genom att använda en Gmail-adress som inkluderar alla som är involverade i projektet.

Börja med att logga in på ditt Google Groups-konto och klicka sedan på i det övre vänstra hörnet Skapa grupp. Du måste skapa ett gruppnamn, gruppens e-postadress du vill använda och en gruppbeskrivning för syftet med gruppen.

Du kommer omedelbart att bli ombedd att ange information om din nya grupp.

  • Gruppnamn – Kan vara upp till 73 tecken långt
  • Gruppe-post – Samarbetande inkorg för gruppmedlemmar med behörigheter
  • Beskrivning – Allmän information om gruppen

När du skapar ett gruppnamn väljer du något som gör det enkelt att identifiera gruppens syfte eller hur gruppen ska användas. Du kan till exempel skapa en grupp för ett specifikt projekt eller avdelning.

Därefter måste du upprätta sekretess- och åtkomstinställningar för gruppen.

Från din Googles administratörskonsol kan du styra vem som kan se gruppen, vem som kan gå med i den, vem som kan se medlemmar, vem som kan se konversationer och vem som kan göra inlägg i gruppen.

För det mesta vill du ställa in inställningarna till gruppmedlemmar för nästan alla dessa behörigheter. Men beroende på ditt teams struktur kan du potentiellt låta medlemmar utanför gruppen se konversationer men inte lägga upp något.

Administratörer har alltid möjlighet att lägga till personer i grupper, oavsett vilka externa medlemsinställningar du väljer här.

Följ sedan det sista steget med att lägga till dina gruppmedlemmar, skapa dina gruppansvariga och lägga till ditt välkomstmeddelande och välj sedan Skapa grupp.

Särskilda sekretessinställningar och andra e-postalternativ för grupp gör att du kan anpassa din e-postgrupp ytterligare. Läs mer här.

#4 – Hantera ditt team och projektscheman

Nu när du har upprättat din projektplan och din grupp-e-post igång, kan du gå vidare till att hantera ditt team. Detta görs enkelt genom delade kalendrar. Projektkalendrarna håller teammedlemmarna uppdaterade samtidigt som de spårar deadlines och milstolpar.

För att komma igång, navigera till din nuvarande Google Kalender och klicka sedan på knappen som säger Skapa. Ge din kalender ett namn, lägg till en beskrivning och välj den tidszon du vill att kalendern ska ligga i. Klicka sedan på Skapa kalenderunder Mina kalendrar flik.

Fliken Mina kalendrar är där du kommer att dela den med ditt team. Klicka på Mer fliken och klicka sedan på Inställningar och delning. Välj sedan alternativet att dela med individer och lägg till varje gruppmedlem eller samarbetspartner som du vill dela med.

#5 – Håll 1-mot-1- eller teammöten över video

Detta är en utmärkt funktion att ha och är en av de viktigaste funktionerna i Google Workspace. Vi gillar Google Meet mer än Zoom när du använder andra aspekter av Google, på grund av det sömlösa sättet Google Meet fungerar med andra Google-appar.

Fjärrgruppmedlemmar kommer att känna sig mer engagerade genom livevideokonferenser. Presentationer kan delas över Google Meet samtidigt som de erbjuder interaktion ansikte mot ansikte. Och möten kan startas från din dator, Android-enhet, iPhone eller iPad.

Vi kommer att gå igenom riktlinjerna för stationära/bärbara datorer för att starta ett Google Meet-videosamtal. Det är väldigt enkelt att ställa in, och du kan hänvisa till vår fullständiga Google Meet-recension om du vill ha mer information.

Skapa först en händelse i din Google-kalender, som vi gick igenom tidigare. När du öppnar en ny kalenderhändelse finns det en stor blå knapp som säger Lägg till Google Meet-videokonferenser.

När du klickar på den knappen a Gå med med Google Meet knappen visas. När ditt möte är schemalagt klickar dina deltagare bara på den knappen och de kommer att tas till videosamtalet.

Du kan också starta videosamtal från Gmail och huvudsidan Google Meet sida. Det finns till och med möjligheten att starta Meet-samtal från din Outlook.

En annan extremt effektiv aspekt av Google Workspace är chattapplikationen. Google Chat är ett bra komplement för snabba konversationer eller för att dela länkar och filer med enskilda.

#6 – Organisera ditt teams förberedelser för möten

Ingenting är mer försvårande som projektledare än när folk kommer oförberedda till möten. Din tid är begränsad som den är, så du vill göra allt du kan för att se till att ditt team och andra som är involverade i projektet har tillgång till allt de behöver för att vara förberedda i förväg.

Google Kalender hjälper inte bara att hantera scheman för samarbete utan låter människor också förhandsgranska filer som är relevanta för ditt kommande möte. Det gör det enkelt för alla att komma beredda att erbjuda sina bidrag till projektet, oavsett om det är idéer eller frågor de har.

När du skickar din mötesinbjudan, bifoga helt enkelt presentationer, kalkylblad, dokument eller andra objekt som du vill lägga till för diskussion.

För att börja, gå till din kalender i Google Workspace, klicka på +Skapaklicka sedan på längst ned i modalrutan Fler alternativ.

Klicka sedan på fältet lägg till detaljer eller lägg till beskrivning efter att du har fyllt i händelsenamnet. Här kan du infoga detaljer, kontaktinformation, eventuella instruktioner du kan ha och länkar för ditt möte.

Efter det vill du lägga till dina bilagor. Klicka på gem-ikonen precis ovanför där du skrev din beskrivning. Det är den första ikonen i beskrivningsrutan. När du har klickat på den ikonen letar du upp ditt dokument, din bild eller fil och lägger till den i din mötesinbjudan.

#7 – Skapa dokument och samarbeta om dem

När du sätter upp agendan för dina möten och arbetar med andra förslag för ditt projekt kan du behöva samarbete i realtid om dessa punkter med andra. Med Google Dokument kan du lämna kommentarer i dokumentet så att andra kan se, vilket gör det möjligt att göra riktade förslag.

Redigera dokument i realtid och se till och med revisionshistorik så att du kan se vem som gjorde vilka ändringar och när. Detta är oerhört användbart eftersom om du inte gillar ändringarna kan du återgå till originaldokumentet eller en tidigare molnsparad version och börja om.

Allt du behöver göra är att skapa en Google Doc-fil. Sedan, när du har slutfört dokumentet, klicka på den stora blå Dela knappen i det övre högra hörnet och ange sedan den e-postadress du vill dela med.

Du kan styra vad tittare kan göra på dokumentet, vare sig det är att visa, kommentera eller redigera filen. Om du vill meddela personer automatiskt att du har delat ett dokument med dem, kontrollera bara Meddela folk låda.

Det är viktigt att dela dokument korrekt och ge behörigheter. Om dina teammedlemmar inte kan komma åt Google-dokumentet på grund av felaktiga delningsbehörigheter kan det bli en skiftnyckel i ditt arbetsflödeseffektivitet.

#8 – Utveckla imponerande presentationer med Google Slides

Det finns tillfällen då du vill skapa en presentation eller kortlek för att göra saker kristallklart för teammedlemmar eller kunder.

Google Slides är en lättanvänd molnbaserad motsvarighet till PowerPoint. Vad som också är bra är att om du har ett team som är fjärrstyrt, har du möjligheten att skärmdelning med Google Meet så att du kan presentera en bild för ditt distribuerade team.

Allt du gör för att komma igång är att gå till Google Docs och klicka sedan på hamburgerikonen i det övre vänstra hörnet. Detta gör att du kan välja Slides, vilket tar dig till huvudskärmen för appen. Du kan välja en helt ny tom presentation eller klicka på mallbiblioteket och använda några av de allmänna mallarna för att komma igång på det sättet.

Den stora fördelen med den här funktionen är det stöd du hittar online om hur man skapar bilder. Google själv och den bredare gruppen av användare kan hjälpa dig med att hantera och skapa Google Presentationer.

#9 – Dela och lagra digitala tillgångar på ett säkert sätt

Det finns tillfällen då du behöver lagra bilder, dokument och andra filer någonstans för att dela dem med ditt team. Google Drive åtkomstkontroll gör lagarbete enkelt, enkelt och skyddat.

Det som är riktigt bra med den här funktionen är att allt synkroniseras till din molnserver, så du behöver bara lagra din fil på Drive på en enhet och alla teammedlemmar kan se det uppdaterade innehållet du lägger till.

När du redan använder andra appar från Google är det enkelt att välja Google Drive som ditt föredragna molnlagringsalternativ. Google Drive är extremt lätt att använda för de som bara vill ha grunderna, och den har massor av avancerade funktioner för de som behöver mer.

Lagra valfri fil i Google Drive genom att hitta appen i ditt Google-konto, klicka på +Nyoch sedan ladda upp en mapp eller fil.

Google Drive fungerar även från din iOS- eller Android-enhet. Du kan alltid dela och lagra filer på din Drive, vilket maximerar ditt teams effektivitet.

Du kan också använda en separat lösning för digital tillgångshantering som synkroniseras med Google Drive.

Nästa steg

Så du kanske frågar dig själv, “Vad är härnäst? Hur kan jag komma längre i projektledning med Google?” Och svaret är enkelt:

  • Bestäm vilken Google Workspace-plan som är rätt för dig
  • Bestäm vilka Google-appar du behöver använda i dina projekt
  • Använd den här guiden för att bli mer bekant med apparna som listas här

Det finns totalt 12 appar som följer med varje plan för Google Workspace.

Om du kämpar med några områden inom projektledning, tycker du inte att det är dags att förfina hur du närmar dig projektledning? Google Workspace kommer att förvandla varje område av PM och vitalisera teamkommunikation, samarbete och projekteffektivitet praktiskt taget över en natt.