Nyheter, Prylar, Android, Mobiler, Appnedladdningar, Android

Hur man gör viktiga mejl sticker ut i Outlook

Behöver du hjälp med att organisera din Microsoft Outlook-inkorg? Gör prioriterade e-postmeddelanden genom att följa dessa steg.

Nästan varje kontorsanställd måste hantera en besvärlig e-postinkorg en eller annan gång. Tack och lov kan Microsoft Outlook-användare dra nytta av olika funktioner som är utformade för att göra viktiga e-postmeddelanden tydliga.

Dessa inkluderar villkorlig formatering och färgkategorier för att lägga till olika teckensnitt och färger i dina e-postmeddelanden. Så här använder du dessa funktioner i Outlook.

Använda villkorlig formatering i Outlook

Villkorlig formatering låter dig ställa in formateringsregler för Outlook-e-postmeddelanden. Du kan ställa in olika färger, teckensnitt och stilar i dina e-postmeddelanden när de visas i din inkorg. För att komma igång måste du skapa en ny regel för villkorlig formatering.

Klicka på i Outlook Visa> Visa inställningar i Nuvarande åsikt kategori. I Avancerade visningsinställningar klicka på Villkorlig formatering.

Skapa en ny villkorlig formateringsregel

Som du ser från Villkorlig formatering i inställningsfönstret använder Outlook redan villkorliga formateringsregler för vissa scenarier. Olästa e-postmeddelanden visas till exempel med blå text med Segoe UI-teckensnittet.

För att lägga till din egen villkorliga formateringsregel, klicka på Lägg till knapp.

Klicka på Lägg till för att lägga till en ny villkorlig formatregel i Outlook

Ge ditt regel ett lämpligt namn och klicka sedan på Font för att ställa in dina formateringsalternativ som teckensnitt, färg och storlek.

Klick OK för att bekräfta dina teckensnittsinställningar.

Välj teckensnittsregler för villkorlig formatering i Outlook

När formateringsstilen för din regel är inställd klickar du på Skick knapp.

Knappen Villkorliga formateringsvillkor i Microsoft Outlook

Härifrån kan du ställa in att regeln ska tillämpas automatiskt på e-postmeddelanden som innehåller vissa nyckelord eller på e-postmeddelanden som skickas till eller från vissa e-postadresser.

Formatering med e-postadress

Om du vill lägga till en regel som gäller e-post från en viss avsändare skriver du e-postadressen i Från rutan, separera flera e-postadresser med ett semikolon. Du kan tillämpa detta på alla e-postmeddelanden som skickas från en enda webbplats genom att skriva @ domain.com, ersätter domain.com med rätt domännamn.

Du kan också göra detta för e-postmeddelanden du skickar, snarare än att ta emot, genom att skriva e-postadressen i Skicka till istället.

Ställa in en villkorlig formateringsregel via e-post i Outlook

Formatering med nyckelordssökning

Om du vill tillämpa din villkorliga formateringsregel på e-postmeddelanden som innehåller ord skriver du nyckelordet (eller nyckelorden) i Sök efter orden låda.

Välj Endast ämnesfält i rullgardinsmenyn nedan för att bara söka i ämnesfältet efter dina valda nyckelord, eller Ämnesfält och meddelandetext möjlighet att söka i hela e-postmeddelandet.

Villkorlig formatering efter nyckelord i Outlook

Avancerade regler för villkorlig formatering

Du kan skapa ytterligare komplexa formateringsregler i Fler val och Avancerad flikar. Härifrån kan du tillämpa din nya regel på e-postmeddelanden efter deras lässtatus, betydelse, uppföljningsflagga, storlek och mer.

Om du till exempel vill ange att din regel endast ska tillämpas på olästa e-postmeddelanden klickar du på Endast föremål som är kryssrutan i Fler val och välj sedan Oläst alternativ från rullgardinsmenyn.

Villkorlig formatering med e-poststatus i Outlook

I Avancerad på fliken kan du skapa specifika sökningar för din regel med nästan alla tillgängliga Outlook-data. Klicka på Fält alternativet ger dig hundratals alternativ att välja mellan. De vanligaste fälten listas under Vanliga fält kategori.

Klick Lägg till i lista för att lägga till de här avancerade sökkriterierna i din formateringsregel. I exemplet nedan visas en avancerad sökning efter alla e-postmeddelanden som innehåller “Ben” i Ämne fält.

Avancerade villkorliga formateringsregler i Outlook

När du är nöjd med din regel klickar du på OK för att bekräfta, då OK för att stänga Villkorlig formatering inställningsfönster.

Använda e-postkategorier

Även om det är möjligt att kategorisera Outlook-e-postmeddelanden med hjälp av sökmappar, är ett annat sätt att betona dina viktiga e-postmeddelanden att tillämpa en kategori. Kategorier har ett separat namn och en färgkod, så att du kan se dem separat.

Ett grön-gul-rött färgsystem kan till exempel hjälpa dig att prioritera de viktigaste e-postmeddelandena. Som standard erbjuder Outlook kategorier i blått, grönt, orange, lila, rött och gult. Du kan redigera dessa eller skapa dina egna med alternativa färger och namn.

Skapa eller redigera kategorier

Klicka på för att skapa en ny kategori eller redigera en befintlig Hem > Kategorisera> Alla kategorier.

Kategoriseringsmenyn för färgkategorier i Outlook

Klick Ny för att skapa en ny kategori. Välj din kategorifärg från rullgardinsmenyn och ge den ett namn i namn rutan ovan.

Skapa en ny färgkategori i Outlook

Klick OK för att spara din kategori.

Manuellt tillämpa en kategori i Outlook-e-postmeddelanden

För att manuellt tillämpa en kategori på ett Outlook-e-postmeddelande, välj det i Outlook-mappvyn. Klick Hem> Kategoriseraoch klicka sedan på din kategori.

Ställ in en färgkategori manuellt i Outlook

Din kategori kommer att visas som ett färgat kvadrat i standardmappvyn i Outlook, ovan mottagningstid och datum. Namnet på din kategori kommer att visas under e-postämnet i e-postvyn.

Klicka på för att visa e-postmeddelanden efter kategori Visa> Kategorier och bläddra till lämpligt avsnitt för din kategori.

E-post sorterat efter färgkategori i Outlook

Tillämpar automatiskt Outlook-kategorier

Du kan också använda Outlook-regler för att automatiskt tillämpa kategorier på vissa e-postmeddelanden. Klicka på för att göra det Arkiv> Info> Hantera regler och varningar.

I E-postregler fliken i Regler och varningar klicka på Ny regel knapp.

Skapa en ny regel i Outlook

Välj Tillämpa regel på meddelanden som jag får innan du klickar Nästa.

Skapa en tom regel i Outlook

Välj sökkriterier för din färgkategoriregel. För att till exempel tillämpa regeln på e-postmeddelanden från en viss e-postadress eller ett domännamn, klicka på Från människor eller offentlig grupp kryssruta.

I Steg 2 området nedan, klicka på kriterierna igen (understrukna i blått). Intill Från alternativ längst ned, skriv din e-postadress eller domännamn.

Om Outlook kan hitta e-postadressen i din befintliga brevlåda väljer du den i listan som visas och klickar sedan på OK. Om den inte kan klicka på Avbryt. Regeln skapas oavsett. Klick Nästa att fortsätta.

Välja sökkriterier för en ny Outlook-regel

Du kan ställa in åtgärden för din regel i nästa steg. Klicka för att aktivera “Tilldela kategorikategorin”Alternativet i Steg 1 sektion.

Välj den kategori som ska tilldelas denna regel genom att klicka på a kategori i Steg 2 avsnittet nedan innan du klickar på OK, då Nästa.

Ställer in åtgärden för en ny Outlook-regel

I nästa steg kan du välja undantag från denna regel. Välj dessa, som ovan, eller klicka Nästa att fortsätta.

I slutskedet, ge ett namn för din färgkategoriregel och välj sedan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i “Inkorgen” kryssrutan för att använda den i efterhand på alla dina befintliga e-postmeddelanden.

Bekräftar en ny Outlook-regel

Klick Avsluta för att skapa och köra regeln. Färgkategorin kommer att tillämpas på dina e-postmeddelanden, enligt de kriterier du valt.

Missa inte dina viktiga Outlook-e-postmeddelanden

Att använda färgkategorier och villkorliga formateringsregler är ett utmärkt sätt att få viktiga e-postmeddelanden som du skickar och tar emot utmärker sig i Outlook. Glöm inte att öka din Outlook-produktivitet ytterligare genom att använda ytterligare Outlook-regler och följa upp flaggor för att hålla reda på e-postkedjor och viktiga uppgifter.

Du kan också använda Quick Parts i Outlook för att snabbt lägga till vanliga uttalanden i dina e-postsvar.