Faxarnas dagar är förbi. Du kan nu skicka och ta emot fax över internet. Det är en enkel metod att skicka konfidentiella och kritiska dokument via en snabb och säker kanal. Och det är särskilt praktiskt för att skicka dokument till statliga myndigheter och långsamma företag.
I den här artikeln visar vi hur du kan skicka och ta emot fax över internet med hjälp av webbaserade tjänster.
Varför det är värt det att faxa över internet
E-post och andra former av elektronisk kommunikation har till stor del ersatt faxning, men metoden är fortfarande inte föråldrad – och av goda skäl.
Vi lever i en värld där dataintrång och cyberhot till synes lurar runt varje hörn. Så när du behöver skicka ett juridiskt bindande dokument med en mycket hög säkerhetsnivå, är onlinefax fortfarande det mest tillförlitliga säkra alternativet.
Eller så kanske du behöver få ett avtal eller kontrakt undertecknat snabbt, där faxning igen är det mest effektiva alternativet för att skicka formulär och få dem ifyllda och returnerade till dig på kort tid.
Här är några andra anledningar till varför det är värt ansträngningen att skicka ett fax över internet.
Spara tid och pengar
Internetfaxning låter dig skicka och ta emot filer från var som helst i världen så länge du har tillgång till en enhet med en stark internetanslutning.
När det gäller pengar behöver du inte köpa en verklig fax som vanligtvis kostar över $300, plus att du sparar pengar på toner, papper och lagringsutrymme för att lagra pappersarbetet.
Enkel organisation och journalföring
Att faxa över internet har en annan viktig fördel: problemfri lagring och organisation.
Med digital lagring av fax du skickar över internet behöver du inte oroa dig för att förlora viktiga pappersarbete, skada en högprioriterad fil eller att inte ta emot faxet alls – allt är skött.
Hur? Internetfaxning gör att du kan spara dina skickade och mottagna fax online. Så om du vill ha en viss fil eller fax kan du helt enkelt slå upp den på din dator eller telefon istället för att sålla genom oändliga högar med papper.
Dessutom låter många onlinefaxtjänster dig sortera alla dokument efter datum, avsändare/mottagare eller till och med specifika nyckelord, vilket ytterligare tar bort huvudvärk.
Underteckna dokument elektroniskt
Med en onlinefaxtjänst kan du också signera dokument elektroniskt. Du behöver inte skriva ut och fylla i något manuellt och kan snabbt signera viktigt material.
Öppna bilagan till faxet du har tagit emot eller klicka på filen för att signera dokumentet, lägg till din elektroniska signatur och fortsätt sedan med att faxa dokumentet till den avsedda mottagaren. Vissa faxtjänster online låter dig skriva din signatur på din mobila enhet direkt eller signera en PDF och bifoga filen.
Miljövänlig
Att faxa över internet gör det enklare än någonsin för företag att bli gröna. Ditt kontor kan bli papperslöst utan att du och din personal behöver skriva ut papperskopior längre. Detta sparar dig inte bara en hel del fysisk lagring, du gör också din del för att minska belastningen på vår miljö.
HIPAA och andra former av efterlevnad
Många företag har investerat i molnlagring och internetfax för att följa etablerade säkerhets- och integritetsstandarder, som när det gäller HIPAA-efterlevnad inom hälso- och sjukvård.
Att skicka fax på internet är en krypterad process. Med andra ord, ett extra lager av säkerhet läggs automatiskt till dina fax- och dokumentkontrollaktiviteter för att göra dem mindre tillgängliga för hackare.
Och vissa onlinefaxleverantörer är specialiserade på lösningar för starkt reglerade branscher och användningsfall. Hälso- och sjukvård och juridiska professioner måste vara uppmärksamma på HIPAA, GDPR och andra bestämmelser för säker faxning.
Investeringen som behövs för att faxa över Internet
Jämfört med traditionell faxning är internetfax billigare av flera anledningar.
Till att börja med betalar du bara en fast avgift varje månad istället för att betala allt eftersom och behöva spendera på material som papper och toner. Förutom de månatliga avgifterna måste du betala för WiFi, men du gör förmodligen redan det.
Att registrera sig för en onlinefaxtjänst kostar pengar, men det kommer att variera beroende på vilket företag och plan du väljer. I allmänhet börjar priserna runt 4,95 USD för 400-500 sidor och går upp till 400 USD för över 20 000 sidor. Extra sidor som går utöver det tillåtna beloppet kan vara $0,03-$0,10 per sida, men kan vara mycket högre om du väljer ett avgiftsfritt nummer istället för ett lokalt nummer att faxa.
Ett fåtal tjänster erbjuder också gratis planer för att täcka mycket grundläggande faxbehov (tänk inte mer än 10 sidor per månad). Se till att läsa det finstilta noggrant, eftersom vissa tjänster endast erbjuder inkommande fax gratis och tar betalt för utgående fax.
Även om det är sällsynt fakturerar vissa företag per minut snarare än per sida, med ett genomsnittligt fax som tar mindre än 40 sekunder per sida.
4 steg för att faxa över Internet
Är du redo att lära dig hur man faxar över internet?
Nedan har vi sammanställt en steg-för-steg-guide för att hjälpa dig förstå hur internetfaxning fungerar. Låt oss ta en titt.
#1 — Skapa ett konto med en onlinefaxtjänst
Innan du kan börja skicka och ta emot framgång över internet måste du registrera dig med en onlinefaxtjänst som Nextiva eller Ooma.
Att registrera sig bör inte ta längre tid än två minuter och innebär vanligtvis att du anger ditt namn, företagsnamn, adress, e-post, telefonnummer och kreditkortsinformation.
Om du är förvirrad över vilken tjänst som är värd dina pengar, kan du se våra toppval för de bästa onlinefaxtjänsterna. Vi har granskat några av de bästa alternativen på marknaden som erbjuder pålitlig service och prisvärda planer.
#2 — Välj ett företagsnummer för fax
När du har skapat ditt konto måste du välja ditt faxnummer.
I de flesta fall kan du välja ditt riktnummer och välja bland flera tillgängliga faxnummer. Men det är också möjligt för onlinefaxföretaget att tilldela dig ett avgiftsfritt eller ett vanligt faxnummer. Ge detta nummer till alla som vill skicka fax till dig.
#3 — Bifoga dokument
När du har fått ditt onlinefaxnummer kan du skicka ett fax över internet på två sätt:
- Via onlinefaxtjänstens instrumentpanel – I din instrumentpanel följer du anvisningarna för att ange mottagarens faxnummer. Bifoga sedan de dokument, PDF-filer eller bilder du vill faxa.
- Använda din vanliga e-posttjänst – Bifoga dina dokument till ett nytt e-postkonto i ditt e-postkonto. Ange mottagarens faxnummer i fältet Till: följt av tjänstens namn du använder. Det blir det till exempel [fax number]@nextivafax.com för Nextiva faxanvändare.
När du är klar kommer ditt faxmeddelande att konverteras till ett format som kan läsas av en fax i den mottagande sidan av ditt meddelande.
#4 — Mottagaren tar emot de faxade dokumenten
Ge det några minuter efter att du har skickat faxet så har mottagaren det du skickat i handen. Om mottagaren också använder en onlinefaxtjänst får de ett e-postmeddelande eller ett meddelande på sin smartphone om det inkommande faxet.
Nästa steg
Om du vill göra ditt kontor papperslöst och effektivt är internetfax en enkel sak.
Alla dokument du skickar och tar emot lagras automatiskt i molnet. Dessutom kan alla i ditt team med rätt inloggningsinformation komma åt den var som helst och när som helst.
Men om dina dokument är känsliga och har högre prioritet, se till att ditt team följer noggranna datasäkerhetsmetoder för att skydda dina dokument.
Du kan också överväga att använda den bästa programvaran för dokumenthantering och de bästa molnlagringstjänsterna för att effektivisera och organisera ditt dokument och ditt material. Dessa tjänster skyddar inte bara filer från nyfikna ögon, de säkerställer också åtkomst när som helst och var som helst.
