Att få tag på ett avgiftsfritt 800-nummer är lättare än de flesta tror. Du kan få ditt nummer inställt och klart att användas på några minuter genom att bara följa fyra enkla steg. Vi går igenom varje steg nedan.
Steg 1 — Välj en RespOrg. Vi rekommenderar RingCentral
En RespOrg är i grunden en avgiftsfri nummerleverantör. De flesta (men inte alla) VoIP-leverantörer och företagstelefontjänster fungerar lika bra som RespOrgs – vilket innebär att de är certifierade för att förse kunder med 800 nummer.
RingCentral är vårt bästa val för nästan allt relaterat till affärskommunikation, inklusive detta.
Med den köper du inte bara ett avgiftsfritt telefonnummer. Du får ett komplett virtuellt telefonsystem och affärskommunikationssvit med ett avgiftsfritt nummer som ingår (utan kostnad) i din plan.
Obegränsade röst- och videosamtal, textmeddelanden, teamchatt, en IVR – det här är bara en handfull av funktionerna som kommer med RingCentrals telefonabonnemang på nybörjarnivå. Du får allt detta för en bråkdel av priset jämfört med en traditionell fast telefon. Dessutom låter RingCentral dig ringa och ta emot samtal från vilken dator eller smartphone som helst. Inget behov av att köpa ytterligare hårdvara.
När du tar hänsyn till RingCentrals tillförlitlighet och samtalskvalitet, är det verkligen ett enkelt val för alla företag som söker ett avgiftsfritt 800-telefonnummer.
Ooma är ett starkt alternativ som också ger ett gratis avgiftsfritt nummer med varje plan. Det är bra om du behöver ett enklare system för traditionella kontorsinställningar med plug-and-play-telefoner.
Vi visar dig hela processen för att ställa in ett 1-800-nummer med RingCentral, men det kommer att vara väldigt likt om du använder Ooma istället.
Kolla in vår RingCentral recension eller Ooma recension om du vill ha mer info innan du bestämmer dig.
Steg 2 – Registrera dig och välj ditt 1-800-nummer
Sanna 800-nummer är svåra att få tag på eftersom många av de bästa redan är tagna, men RingCentral erbjuder massor av avgiftsfria alternativ att välja mellan.
Kom igång genom att besöka RingCentrals prissida. Du måste ändra reglaget för antalet användare till “1-5”. När du har gjort det kommer du att kunna klicka på “Testa gratis” under någon av planerna. Core är tillräckligt om du precis har börjat, om du inte vill provköra RingCentrals mer avancerade funktioner.
På nästa skärm kan du välja ett avgiftsfritt nummer. Den genererar automatiskt en åt dig men du kan ändra den om du vill.
I det här skedet kommer du inte att kunna köpa ett fåfänganummer. Du kommer dock att kunna lägga till en från din onlineinstrumentpanel när du har konfigurerat ditt konto.
Oavsett vilket, här är några tips att tänka på när du väljer ett nummer för ditt företag:
- Använd ett fåfänganummer som stavar ett ord eller en fras (1-800-FLOWERS)
- Välj nummersekvenser som är lätta att memorera (3456, 8888, 2233, 2323, etc.)
- Få flera avgiftsfria nummer för att spåra marknadsföringskampanjer (TV-reklam vs. radioannons)
- Ställ in avgiftsfria nummer som automatiskt dirigerar till specifika avdelningar (försäljning vs. support)
- Välj ett nummer med så få siffror som möjligt
- Om du använder ett sminknummer, se till att det passar ditt varumärke och företagstyp (använd inte 1-800-GOT-JUNK om du säljer pooltillbehör)
Du behöver inte lägga massor av tid på att försöka brainstorma något kreativt. De flesta företag använder ändå mer än en. Om du har fastnat, gå bara med ett slumpmässigt 800-tal. Du kommer att kunna lägga till nya nummer senare.
Steg 3 — Konfigurera grundläggande inställningar
När du väl har valt ditt 800 avgiftsfria nummer behöver du fortfarande konfigurera några inställningar för att säkerställa att ditt telefonsystem fungerar som önskat. Detta tar högst fem till tio minuter.
Hälsningar och röstbrevlåda
RingCentral kommer med en standardhälsning som spelar för inkommande samtal och för att nå din röstbrevlåda.
Om du vill anpassa den kan du spela in anpassade hälsningar eller utlösa olika hälsningar baserat på specifika scenarier.
Du kan använda en standardhälsning när ingen svarar men har en annan hälsningsuppspelning om de ringde en viss anknytning. Alternativt kan du sätta upp utökade borthälsningar om ditt företag är borta från kontoret på helgen eller är ledig på semester.
För att starta, klicka Inställningar i navigeringsmenyn och klicka sedan Telefon.
För röstbrevlåda bläddrar du till Röstmeddelandeinställningar och klickar Röstbrevlåda hälsning. När du ändrar den från standard till anpassad kan du komma igång.
Det finns flera sätt att skapa anpassade hälsningar inom RingCentral. Först kan du låta systemet ringa dig. Om du gör detta kommer du att följa några uppmaningar och spela in ditt meddelande. Du kan också spela in en hälsning med din dator eller genom att importera en ljudfil.
Från samma område kommer du att kunna ändra PIN-koden för röstbrevlådan, ställa in inställningar för delad röstbrevlåda och konfigurera funktioner för röstmeddelanden till textmeddelanden om du vill komma åt röstmeddelanden via e-post.
För den huvudsakliga företagshälsningen som uppringare hör när de ringer ditt nummer, kan du ställa in detta under din första introduktion. Men om du hoppade över det, allt du behöver göra är att gå till Företagsuppbyggnadklicka Redigera på ditt samtalsflöde och klicka sedan Företagshälsning.
Här kan du ändra den till en anpassad hälsning. Du har samma alternativ som ovan för att spela in den. Observera att du måste ha administratörsbehörighet för att ändra detta.
Tillägg
Därefter kan du ställa in tillägg till specifika användare eller avdelningar. Detta gör det enkelt för inkommande uppringare att bli dirigerad till rätt person.
Även om du är en enmansshow kan du ställa in flera tillägg för att ge intrycket av att vara större. Alla kan vidarekoppla till ditt eget nummer så att du aldrig missar ett samtal.
Börja med att gå till Inställningarklicka sedan Tillägg. Här kommer du att kunna hantera befintliga tillägg, lägga till nya och ta bort sådana du inte använder. Du kommer sedan att kunna ställa in anpassade öppettider, regler, ringsignaler och vidarekopplingsalternativ för var och en.
Schema
Att ställa in scheman för ditt avgiftsfria nummer är ett bekvämt sätt att automatiskt dirigera samtal baserat på en tid eller dag i veckan.
Från din RingCentral-instrumentpanel, navigera till Inställningar > Telefon > Samtalsregler och röstbrevlåda > Lägg till regel.
Härifrån kommer du att kunna sätta regler för vad som händer om någon ringer utanför din normala arbetstid. Du kan lägga till så många scheman du behöver för att blockera tider när du inte vill bli störd.
Sedan kan du ställa in vad som händer med samtal som kommer in. Du kan välja att ringa andra enheter, skicka till röstbrevlådan, vidarebefordra det eller spela upp ett meddelande och avsluta samtalet.
Grundläggande routing (om det behövs)
Om du är den enda personen som kommer att svara på ditt 1-800-nummer, behöver du förmodligen inte detta. Men om du har flera team, avdelningar eller personer som behöver nås från samma nummer, är grundläggande routing hur du får det att hända.
Det kan vara lite komplext beroende på hur stort ditt företag är och hur djupgående du vill vara.
För närvarande rekommenderar vi att du börjar med ett enkelt telefonträd så att du kan få igång ditt 800-nummer så snart som möjligt.
Du kan alltid komma tillbaka senare för att konfigurera dessa inställningar mer detaljerat.
Det enklaste sättet att ställa in grundläggande routingparametrar är med en automatisk receptionist eller IVR. Dessa låter dig anpassa en meny som leder uppringare genom olika flöden baserat på deras behov och din affärsverksamhet.
Exempel som “tryck 1 för försäljning” eller “tryck 2 service” är vanliga menynavigeringsalternativ.
Klicka på din administratörsskärm Inställningar > Telefonsystem > Bilreceptionist > IVR-menyer.
Här kan du lägga till nya menyalternativ för varje parameter i ditt samtalsflöde. Du kan ställa in önskade åtgärder för varje tangent på numeriska tangentbordet. Du kommer att kunna välja mellan vidarebefordran till specifika anknytningar, direkt till röstbrevlådan, namnuppringning eller en extern överföring.
Du kommer att kunna ställa in så många menyer du vill, beroende på vilket nummer som den som ringer ringer för att kontakta dig. För närvarande behöver du förmodligen bara en med mycket grundläggande menyalternativ.
Steg 4 — Gör en snabb testrunda
Ditt 800 avgiftsfria nummer borde vara bra att gå. Men ring det först för att se till att allt fungerar som det ska.
När du har svarat på det första samtalet låter du nästa gå till röstbrevlådan. Spelade din anpassade hälsning som det var tänkt? Prova sedan dina tillägg. Blir du dirigerad till rätt avdelningar?
När du har verifierat att allt fungerar korrekt kan du publicera ditt avgiftsfria nummer överallt:
- Plastra in den på din hemsida
- Lägg till den i din e-postsignatur
- Beställ nya visitkort med den
- Uppdatera din kontaktsida
- Lägg till det på dina sociala mediesidor och Googles företagsprofil
Du förstår idén. Se till att den finns överallt och redo att användas så att folk kan börja använda den för att kontakta dig.
Behöver du verkligen ett avgiftsfritt nummer?
Avgiftsfria nummer är fördelaktiga för de flesta företag. De är vanliga i nästan alla branscher för små företag, stora företag och allt däremellan.
Du behöver ett avgiftsfritt nummer om du vill låsa upp förmåner som:
- Skapa förtroende hos kunder och potentiella kunder
- Nå nya marknader med nationell närvaro
- Tillåter personer med fasta telefoner att ringa ditt företag gratis
- Skapa ett huvudnummer för alla inkommande samtal
- Effektivisera hur inkommande samtal dirigeras automatiskt
- Spåra kampanjer för att mäta effektiviteten hos olika annonser eller kanaler
De flesta företag behöver ett avgiftsfritt nummer. Med det sagt kanske vissa regionala eller hyperlokaliserade företag inte behöver en. Till exempel, om du driver en liten restaurang eller tvättomat med en plats behöver du förmodligen inte ett 800-nummer.
Hur fungerar 1-800 avgiftsfria nummer?
Avgiftsfria nummer kan ringas från fast telefon utan att den som ringer debiteras en fjärravgift. Detta gör att människor kan ringa ett företag i en annan stat eller region utan att behöva oroa sig för att det kostar pengar.
Trådlösa samtal kan fortfarande debiteras för avgiftsfria samtal, såvida de inte har ett obegränsat samtalsplan hos sin telefonleverantör.
När ett avgiftsfritt samtal görs, dirigeras det automatiskt till ett specifikt lokalt telefonnummer.
Avgiftsfria prefix ställs in av FCC (Federal Communications Commission). FCC anger också alla regler och föreskrifter för att erhålla och använda avgiftsfria nummer – även om dessa nummer i slutändan distribueras av RespOrgs.
Vad sägs om andra avgiftsfria nummer (888, 877, etc.)?
För närvarande finns det sju olika avgiftsfria nummerkoder, var och en börjar med unika tre siffror:
- 800
- 888
- 877
- 866
- 855
- 844
- 833
Även om alla dessa nummer är avgiftsfria, är de inte utbytbara. Om du till exempel ringer 1-800-FLOWERS kommer du inte till samma nummer som 1-888-FLOWERS (om inte företaget köpte båda numren).
Alla dessa nummer fungerar på samma sätt – det är gratis att ringa dem från en fast telefon och samtalet dirigeras till ett lokalt nummer.
Den enda potentiella nackdelen med att använda ett icke-800-nummer är att det kanske inte är lika minnesvärt eller pålitligt för kunderna.
1-800 är det mest kända avgiftsfria prefixet. Det första 800-numret utfärdades redan 1967. Med nästan 60 år av att höra och se dessa siffror associerar de flesta amerikaner automatiskt “800” med “gratis”.
Ett 833-nummer fungerar på exakt samma sätt som ett 800-nummer. Men detta prefix gjordes inte tillgängligt förrän 2017—50 år senare. Så det har inte riktigt samma erkännande eller decennier av förtroende.
Nästa steg
Det är enkelt att få ett avgiftsfritt nummer, och det är ett måste för de flesta företag.
Som du kan se från stegen i denna handledning kan hela processen slutföras på mindre än 15 minuter. Det är bara att välja din RespOrg och välja ditt nummer.
RingCentral är vår bästa rekommendation. Ooma är en nära tvåa för enkla, personliga kontorsinställningar med bordstelefoner. Båda inkluderar ett avgiftsfritt nummer när du registrerar dig.
