Med hjälp av anpassade fält i Microsoft Word kan du skapa generiska dokument som du kan återanvända för olika ändamål. Här är en titt på hur du skapar dem och varför du vill.
Oavsett om du är student eller kontorsanställd har nästan alla behov av att använda dokument då och då. Vissa jobb kräver till och med att du producerar samma bokstäver, formulär eller något annat dokument regelbundet. Att använda anpassade fält i dina dokument kan spara mycket tid. Här är en titt på vad de är och hur man använder dem.
Vad är anpassade fält?
Anpassade fält låter dig bygga ett generiskt dokument som du kan återanvända för andra ändamål. Genom att göra detta kan du effektivisera dina processer, och det kan göra dig till en mycket effektiv arbetare eller student.
Det finns många sätt att använda anpassade fält. Du kan skapa ett formulärbrev med anpassade fält som du kan använda för att skräddarsy det för den du skickar det till. Du kan använda dem för att skapa en undersökning eller ett datainsamlingsformulär som du kan återanvända oavsett vilken information du behöver samla in. Att använda detta tillvägagångssätt kan spara timmar av ansträngning eftersom du inte behöver återskapa dokument om och om igen.
Hur man skapar egna fält
Att använda anpassade fält i Microsoft Word är mycket enklare än du förväntar dig. Det första du ska göra är att bestämma vilken typ av dokument du ska skapa och vilka ord eller fraser du ska göra anpassningsbara.
Låt oss till exempel säga att du vill skapa ett brev som du använder för att skicka offert till dina kunder. Du kan skriva ett brev en gång och sedan identifiera de områden i brevet du vill göra anpassningsbara.
Så i det här exemplet vill du skapa tre anpassade fält; mottagarens namn, antalet jobb och företagets namn. För att ställa in dessa anpassade fält, gå till Info-menyn i Word, och på höger sida av skärmen klicka på rullgardinspilen bredvid Egenskaper> Avancerade egenskaper.
I det här popup-fönstret kan du lägga till mottagarfältet efter namn. Välj “text” som typ och värde. Klick Lägg till, och då OK.
I ditt dokument kan du markera namnet “John” i originalbokstaven. I Word-menyn klickar du på Föra in Klicka på rullgardinsmenyn Snabbdelar och välj Fält. Klicka på i popup-fönstret DocProperty under Fältnamnoch klicka på Mottagare (eller vad du än heter fältet) under Fast egendom.
När du klickar OK, detta kommer att uppdatera vår markerade text med det fält (och fältvärdet) du definierade. Nu kan du gå tillbaka till Avancerade egenskaper igen och lägg till resten av fälten.
När du är klar med att lägga till dem alla ser du alla dina anpassade fält listade i Egenskaper låda.
Om du någonsin gör några ändringar i värdena för dina anpassade fält, för att uppdatera dessa värden i själva dokumentet, behöver du bara högerklicka på fältet och klicka på Redigera fält.
När du behöver skriva ett nytt brev till en ny mottagare behöver du inte skriva ditt brev från grunden. Öppna bara dokumentet som du skapade för den senaste mottagaren, gå in i området Advanced Properties och uppdatera alla fälten för den nya klienten du skickar brevet till. Uppdatera värdet och klicka på Ändra knapp.
Detta kommer att uppdatera värdet i Egenskaper sektion. När du är klar med att uppdatera alla anpassade fält i Avancerade egenskaper kan du gå tillbaka till ditt dokument, markera fälten och uppdatera dem.
Varför använda anpassade fält?
Att använda anpassade fält är ett fantastiskt sätt att minska tiden du spenderar på att skriva brev eller skicka någon form av skriftlig kommunikation till människor. Om du behöver göra något liknande detta regelbundet, skapa ditt mallbrev med anpassade fält, och du behöver aldrig skriva det brevet igen. Men det finns flera andra användningsfall för dem.
Fakturering
En sak som nästan alla företag behöver göra är att fakturera kunder som du producerar produkter eller tjänster för. Om du är ett litet företag kanske du inte har råd med bokföringsprogramvara som producerar fakturor åt dig, så du måste skapa fakturorna från grunden.
Många småföretagare väljer att använda Excel eller Word för att sätta ihop fakturor. Om du använder Word kan du effektivisera din faktureringsprocess genom att göra varje rad under varje kolumn ett anpassat fält. Du behöver bara skapa ett anpassat fält för varje cell, precis som du gjorde för varje fält i bokstavsexemplet ovan. Skapa sedan din första “mall” -faktura och lägg bara “N / A” i varje cell.
När du har skapat mallkalkylbladet kan du definiera vilka celler varje anpassat fält är kopplat till genom att högerklicka på texten inuti cellen och klicka på Redigera fält.
Detta låter dig välja vilket anpassat fält som tilldelas den cellen. Gå igenom alla celler och tilldela de anpassade fälten på detta sätt.
När du är klar nästa gång du behöver skapa en faktura kan du bara öppna din mall och gå till området Advanced Properties. I Beställnings fliken, gå bara igenom alla anpassade fält och fyll i värdet enligt din nuvarande månads faktureringsbehov. Detta är mycket snabbare och mycket effektivare än att utforma hela fakturan från grunden.
Konturer
Ett annat område som kan vara bra för att spara tid och göra ditt liv lite mer effektivt är att använda anpassade fält för att skapa konturer. Detta tillvägagångssätt fungerar verkligen bara om du är någon som ofta sätter ihop en standardkontur med ett liknande antal artiklar på den. Något som en kursplan för en högskoleprofessor.
I det här fallet kan varje rad definieras som ett helt fält. Sedan från en plats i Advanced Properties kan du bara rulla ner och definiera din kontur på ett ställe. Detta låter dig behålla vanliga rubriker och andra delar av konturen som inte ändras. Och fokusera bara på de rader som skulle vara annorlunda.
Undersökningar
Ett mycket användbart sätt att använda anpassade fält är att skapa enkäter eller frågeformulär. Denna typ av dokument kan bestå av en serie frågor, var och en med en tom rad efter.
Det finns två sätt att använda anpassade formulär med ett sådant dokument beroende på vad du behöver göra. Om du till exempel delar ut enkäten kan du definiera de tomma fälten som de anpassade fälten. Då kan alla som fyller i formuläret bara använda rutan Avancerade egenskaper för att fylla i sina svar, allt i rad.
Ett annat alternativ skulle vara för ett scenario där en lärare ofta behöver skapa ett test som består av frågor och svar. I så fall kan frågorna behöva ändras varje år. Läraren kunde definiera varje fråga som ett anpassat fält och i början av året helt enkelt gå in och uppdatera frågorna. Detta undviker behovet av att helt återskapa och formatera testdokument. Formateringen görs bara en gång. Genom att uppdatera de anpassade fälten skapar du ett helt nytt dokument utan att behöva göra det från grunden.
Informationsblanketter
Detta sista användningsfall för anpassade fält är ett formulär. Om du har lite information måste du samla ofta på jobbet eller hemma. Du kan skapa ett sådant formulär som låter dig snabbt samla in och dokumentera den informationen. Som du kan se är det mycket som undersökningsscenariot ovan, men det skulle vara ett dokument du skulle skapa som låter dig upprepade gånger samla in samma information om och om igen.
Genom att definiera blankstegen i dessa formulär som fält kan du helt enkelt gå in i Advanced Properties och fylla i data för formuläret på några sekunder. Detta tillvägagångssätt kan avsevärt skära ner på insamlingen av data, vilket sparar dig själv (eller dina anställda som samlar in data åt dig) betydande tid.
Slutsats
Som du kan se är anpassade fält ett utmärkt sätt att effektivisera dig själv eller ditt företag. Användningsfallet som beskrivs ovan är endast ett litet urval. Alla typer av dokument där mycket av dokumentet liknar och endast vissa avsnitt ändras är en kandidat för effektivisering med anpassade fält.
Tänk på vilken typ av dokument du producerar eller jobbar med varje dag, och du kan bli förvånad över att upptäcka hur det kan spara mycket tid att integrera några anpassade fält.
