SORTN-funktionen i Google Sheets är idealisk när du arbetar med stora datamängder eller kataloger för att bestämma resultat (till exempel de mest populära artiklarna, toppförsäljning, etc.) från dessa datamängder och kataloger. Men att ha endast fem eller sex dataposter kanske inte kräver användning av SORTN-funktionen. Men när du har en stor mängd data (t.ex. hundratals, tusentals) behövs SORTN-funktionen för att sortera och filtrera ditt önskade resultat.
Dessutom är SORTN-funktionen ett paket. Sortering och filtrering blir så mycket enklare med denna funktion. Dessutom kräver det inte att olika individuella filter används. Med en funktion som ARRAY_CONSTRAIN kan du sortera dussintals celler i stigande eller fallande ordning. Men anta att du vill ha de bästa varorna, de bästa försäljningarna, de bästa agenterna och mer från katalogerna också? SORTN-funktionen gör det åt dig.
Från och med denna punkt har SORTN-funktionen redan introducerats. Nåväl, låt oss nu titta på ett exempel på hur man använder SORTN-funktionen i Google Sheets. Innan dess ska vi först titta på hur funktionen fungerar.
SORTN-funktion i Google Sheets: En översikt
Varje funktion har sin syntax eller struktur i Google Sheets. Och här är SORTN-funktionens syntax nedan-
=SORTN(range, [n], [display_ties_mode], [sort_column], [is_ascending], …)
Låt oss bryta ner funktionens syntax för att låta dig förstå varje kriterium-
- =Detta är det första tecknet du behöver trycka på på tangentbordet för att använda SORTN-funktionen. Som vi alla vet, utan likhetstecknet är ingen formel möjlig i Google Sheets.
- SORTN()Detta är funktionen. Att skriva detta på valfri cell betyder att du beställer dina ark att använda den här funktionen med alla parametrar mellan två parenteser.
- räckvidddetta är den första parametern. Det betyder cellområdet där du använder SORTN-funktionen.
- [n]indikerar det ett numeriskt värde. Värdet betyder antalet resultat du vill ha från datan.
- [display_ties_mode]detta är en valfri parameter. Du kan använda flera numeriska värden här efter dina behov-
i. 0, du behöver inte skriva denna parameter om du vill gå med standardinställningen. Med det här läget får du de bästa rekordsiffrorna oavsett dubbletter eller oavgjort.
ii. 1, måste du använda detta nummer när du vill visa ditt topprekord oavsett dubbletter eller oavgjort.
iii. 2, kan den användas för att visa bara en instans av toppposterna. Låt oss anta att de har dubbletter.
—
iv. 3, kan du använda detta för att returnera alla toppposter som du redan har angett tillsammans med dubbletterna.
- [sort_column]måste du använda den här parametern när du har cellområdena med flera kolumner. Det är därför du måste ange kolumnen du ska sortera.
- [is_ascending]detta är en viktig parameter. Du måste skriva TRUE som värde om du vill sortera intervallen i stigande ordning; å andra sidan, skriv FALSE för fallande ordning.
Ett exempel på SORTN-funktion i Google Sheets
Ett exempel nedan är där SORTN-funktionen används för att visa hur det fungerar. Funktionen fungerar här för att sortera och visa toppresultaten av nedan nämnda datablad.
Du kommer att se att jag har listat ut de tre bästa anställdas namn baserat på deras försäljning med hjälp av SORTN-funktionen nedan.
=SORTN(A2:B11,3,0,2,FALSE)
Nu ska jag berätta att funktionen fungerar här för att sortera och visa de förväntade resultaten.
Den första parametern inkluderar anställds namn och den totala försäljningen de har gjort. Och (A2:B11) är cellintervallet med medarbetarens namn och försäljningsresultat.
Dessutom det numeriska numret 3 efter att intervallet används här för att låta funktionen veta att jag ville få de tre bästa medarbetarresultaten med de mest sålda posterna.
Efter det använde jag numeriska tal 2 som [sort_column] parameter för att låta SORTN-funktionen veta att jag ställer in kolumn B som kriteriet varifrån jag gillar att få de tre bästa anställda med högst försäljning.
Till sist har jag skrivit in funktionen [is_ascending] som en parameter, som håller FALSK. Men jag har använt det här värdet som FALSK så att jag kunde få de sorterade resultaten i fallande ordning.
Så här är en kort förklaring nedan av detta exempel:
SORTN-funktionen fungerar och ger resultatet baserat på de givna parametrarna. Och sedan enligt inställda värden, sorterar och visar funktionen högst upp de anställdas resultat med den högsta försäljningsrekordet. Det är superlätt, eller hur?
Tja, jag tror att du förstod hur SORTN-funktionen i Google Sheets fungerar. Men låt mig göra saker mer transparenta genom att visa dig steg-för-steg-processen i följande avsnitt.
Hur man använder SORTN-funktionen i Google Sheets
Här är steg-för-steg-processen nedan för att visa dig hur SORTERING-funktionen i Google Kalkylark fungerar.
Steg 1: Välj cellen och börja använda SORTN-funktionen
För att visa hur funktionen fungerar lade jag till två nya kolumner med rubriken Lägsta försäljning och Högsta försäljning. Klicka först på cellen där du vill ha resultatet.
Men låt oss ta reda på den lägsta försäljningen först. Och för att starta detta väljer jag cell F2.
När du klickar på cellen är cellen redo att ta funktionen. Börja med ‘=’ likhetstecken och namnet på funktionen, SORTN.
Du kommer att märka att så fort du skriver in funktionsnamnet kommer en ruta med automatiskt förslag att visas med alla kriterier som krävs för att funktionen ska fungera.
Steg 2: Börja infoga parametrarna för funktionen
Det är dags att sätta de nödvändiga parametrarna för funktionen. Till att börja, ställ in cellintervallet med data där funktionen sorterar.
Så jag har lagt till all data, inklusive alla anställdas namn och försäljningsregister. Så cellintervallet för detta exempelblad är A2:B11.
OBS: Observera att du i Google Kalkylark kan välja cellintervall på två sätt. Antingen skriver du det manuellt eller drar över de celler du behöver.
Så du kan välja vilket sätt du vill. Dessutom kommer du att märka en markerad färg på dina Google Sheets valda celler när du väljer cellintervall.
Steg 3: Antalet poster du vill få tillbaka
Denna parameter definierar antalet poster man skulle vilja få tillbaka som ett resultat. Eftersom jag ska räkna ut den lägsta försäljningen kommer följande parameter att vara 1 för [n] i syntaxen.
Steg 4: Infoga parameter för Display Ties Mode
En jävning av det totala försäljningsresultatet mellan alla anställda skulle kunna vara möjligt. Därför, [display_ties_mode] parameter måste ställas in som 1.
Som jag sa ovan kommer funktionen som har 1 för denna parameter också att visa resultatet med alla kopplingar.
Steg 5: Välj kolumnen varifrån du ska börja sortera
Det råder tvivel om att du måste välja den kolumn där sorteringsprocessen börjar. Enligt demodata har kolumn B försäljningsdata och är i den andra kolumnen i intervallet. Därför, som [sort_column]går jag in 2 i funktionen.
Steg 6: Ställ in sorteringsordningen (stigande eller fallande)
Den sista parametern i mitt demoblad är [is_ascending]som definierar datasorteringsprocessen. Som jag nämnde, jag räknar ut den lägsta försäljningen. Därför bör sorteringsordningen vara stigande (lägst till högst).
Den här parametern avgör dock om sorteringsprocessen ska vara stigande eller inte. Och här kan det finnas två möjligheter- SANN eller FALSK. Och för att verifiera att sårprocessen kommer att stiga måste du ange TRUE här.
Steg 7: Stäng SORTN-funktionen och få det lägsta försäljningsresultatet
Det sista steget är att stänga funktionen. Och för att göra detta måste du skriva in den högra stängningsparentesen ‘)’ i funktionen. Eftersom du anger alla krav är det nu dags att klicka på Enter-knappen.
Som ett resultat kommer du att ha en utgång som den nedan. Slutligen får du det lägsta resultatet du letar efter i dina Google Sheets.
Steg 8: Låt oss få det högsta försäljningsvärdet med SORTN-funktionen
Att hitta det lägsta resultatet var lätt, eller hur? Jag tror att det var det. Du kan dock få det högsta resultatet på ett liknande sätt. Den här gången tog jag H2-cellen för att visa det högsta resultatet.
Och för att göra det måste du tillämpa samma procedur som diskuterats ovan förutom en minsta förändring. Det vill säga du måste ställa in [is_ascending] till FALSK.
Du får dock ett resultat som det nedan som innehåller den högsta försäljningsposten endast om du använder SORTN-funktionen korrekt i Google Sheets.
Avslutande uttalande
Tja, det är så allt slutförs här. Från och med nu kan du enkelt använda SORTN-funktionen i Google Sheets. När du väl bemästrar den här funktionen blir det superenkelt att filtrera och sortera från massiva data för att få det förväntade resultatet.
Därför, om du vill filtrera och sortera toppresultat från ett massivt datablad eller kataloger i stigande eller fallande ordning, kan det vara det enda valet att använda SORTN-funktionen.
Dessutom kan du använda den här SORTN-funktionen tillsammans med många andra Google Sheets-funktioner för att göra ditt arbete komplett. Jag hoppas att detta kommer att hjälpa dig att effektivisera ditt arbete.
Men låt mig veta din feedback om detta och dela den om du tycker att det är värt att dela. Tja, tar ledigt nu. Var en regelbunden läsare av UbutuPIT, så kommer jag snart tillbaka med en annan.