Faxmaskiner ger ett säkert och säkert sätt att skicka och ta emot dokument. Många vårdgivare, advokatbyråer och statliga myndigheter är fortfarande beroende av fax för att överföra konfidentiell information till andra företag och myndigheter.
Det är bäst att veta hur man använder en fax på det traditionella sättet, utan telefonlinje och via en onlinefaxtjänst om du inte har tillgång till en fax.
Hur man använder en fax på en fast telefon
Att skicka ett fax på en traditionell fax är ganska enkelt – det är i grunden besläktat med att skanna ett dokument. Även om de exakta stegen skiljer sig från maskin till maskin, är här de allmänna stegen du måste följa:
- Steg 1—Slå på faxen.
- Steg 2—Ta ditt dokument och placera det i dokumentmataren överst på maskinen. Vid behov kan du lägga till ett försättsblad med en lapp och den tilltänkta mottagarens kontaktuppgifter. Se till att placera dokumentet med framsidan uppåt – din maskin bör ha en ikon som visar dig åt vilket håll det är. Det är viktigt att du skickar dokumentet med framsidan uppåt, annars får personen i andra änden ett tomt papper.
- Steg 3—Skriv in det faxnummer du vill skicka dokumentet till på de kombinerade siffer- och bokstavsknapparna. Var noga med att lägga till eventuella tillämpliga landskoder eller tillägg.
- Steg 4—Slå på Skicka knapp. Ibland kallas detta även Go-knappen. Det är ofta grönt.
- Steg 5—Faxen kommer nu att skanna ditt dokument och skicka det.
Du kommer vanligtvis att få en bekräftelsesida utskriven från din fax när faxet har lyckats. Medan de flesta nya modeller av faxmaskiner automatiskt skriver ut en bekräftelsesida, kan du behöva aktivera det här alternativet manuellt på äldre modeller.
Oavsett om du får en bekräftelsesida kan du kontrollera faxloggen på din maskin för all information om varje gång ett fax skickades, inklusive tid och sidor i faxet.
Vad du ska göra när faxningen inte lyckas
Om du har problem med att skicka eller ta emot ett fax, se först till att alla kablar är anslutna. Du bör höra en kopplingston när du lyfter telefonen på din fax. Om inte, finns det ett problem med kabeln eller din fasta telefon.
Det är också värt att kolla in din maskins inställningar. Ibland kommer faxmaskiner med standardinställningar som måste ändras för att fungera för just din inställning.
Du bör få en guide med din maskin som visar hur du konfigurerar den. Om du inte har tillgång till en guide, försök att söka efter din modell av fax på nätet. Ofta kan du hitta en PDF av guiden att ladda ner.
Hur man använder en fax med endast internet
Om du har både en internetanslutning och en fax kan du fortfarande använda den maskinen för att skicka fax, även om den inte längre är ansluten till en telefonlinje. Du behöver bara en utrustning som kallas en analog telefonadapter (ATA).
ATA:er ser ofta ut som små lådor (liknar en internetrouter), och de har vanligtvis tre uttag på baksidan: en för nätsladden, en för att ansluta till faxen och en för att ansluta till internet. Detta kallas ofta WAN eller LAN, eftersom det ansluter till Wide Area Network/Local Area Network i din byggnad.
Du kan hitta en mängd olika ATA på Amazon för en rad olika priser. Den här från Grandstream är en av de mest populära, med kunder som tjatar om funktionerna, anslutningen och hur lätt det är att installera.
Medan ATA varierar lika mycket som faxmaskiner, är den allmänna processen för att installera en liknande över hela linjen:
- Steg 1—Ta bort ATA och eventuella kablar som medföljer ur kartongen. Leta efter en Ethernet-kabel, som ser ut som en telefonkabel men vanligtvis har en tjockare tråd, och en RJ11-kabel, som är en traditionell telefonkabel. Det ska också finnas en strömkabel. Om din ATA inte levereras med någon av dessa kablar, måste du köpa dem innan du ställer in ditt system.
- Steg 2—Ta en vanlig Ethernet-kabel och anslut den till GLÅMIG eller LAN uttaget och anslut sedan den andra änden till din internetrouter.
- Steg 3—Ta RJ11-kabeln och anslut den till Fax uttaget och anslut sedan den andra änden till din fax.
- Steg 4—Ta strömkabeln och anslut den till strömuttaget på ATA:n och anslut sedan den andra änden till väggen.
- Steg 5—Slå på din ATA och vänta cirka 15 minuter. Detta ger det tid att starta upp och uppdatera eventuell firmware.
- Steg 6—De Driva och GLÅMIG, LANeller Online lamporna på ATA ska vara gröna. Om de inte är det, kontrollera dina kablar och upprepa de föregående stegen.
- Steg 7—Lyft upp telefonen på din fax. De Fax lampan ska vara grön och du ska höra en kopplingston. Om inte, kontrollera dina kablar och försök igen.
- Steg 8—Lägg på luren. De Fax ljuset ska släckas medan Driva och GLÅMIG eller Online lamporna ska vara tända.
Du är nu redo att skicka ett fax med endast en internetanslutning.
Vad du ska göra när din ATA inte fungerar som den ska
Om du har problem med att ställa in din ATA, kontrollera alltid dina kabelanslutningar först. Om de alla är korrekt anslutna och du fortfarande har problem, försök att starta om ATA, se till att ge den tillräckligt med tid för att uppdatera sin firmware.
Det är också värt att dubbelkolla din internetanslutning. Det enklaste sättet att göra detta är genom att gå på en annan enhet, som din bärbara dator, och se om webbplatser laddas. Om det inte fungerar korrekt kommer du inte att kunna skicka ett fax.
Har du ingen fax? Använd en onlinefaxtjänst
Du kan skicka ett fax över internet med hjälp av en onlinefaxtjänst, vilket är programvara som har samma funktion som en traditionell fax, minus hårdvaran.
Det fungerar i huvudsak som det gränssnitt som den fysiska faxen brukade tillhandahålla. Alla andra delar av processen är desamma som att skicka ett onlinefax via en fax.
- Steg 1— Förbered ditt dokument att skicka genom att ladda upp det till din mobiltelefon eller bärbara dator.
- Steg 2— Ladda upp det eller de dokument du vill skicka till din onlinefaxtjänsts gränssnitt.
- Steg 3— Skriv in mottagarens faxnummer i det angivna utrymmet.
- Steg 4— Granska dokumentet/dokumenten och se till att faxnumret och all annan information är korrekt. Steg 5— Skicka faxet.
Du kan också ta emot inkommande fax i din inkorg eller i instrumentpanelen för onlinefax, beroende på vilken tjänst du använder.
De främsta fördelarna med onlinefaxtjänster är:
- Skicka och ta emot fax från din telefon—Du kan skicka och ta emot fax var du än har en internetanslutning. Det finns inget behov av att vara bunden till en fysisk maskin, så du kan skicka och ta emot fax från din telefon, även när du är hundratals mil bort från kontoret.
- Betala bara för fax när du behöver det—Onlinefaxtjänster har vanligtvis en rad prissättnings- och paketalternativ. De flesta tjänster erbjuder möjligheten att bara betala för faxning när du behöver det, mot att behöva betala en månatlig prenumerationsavgift eller för ett dyrt årskontrakt. Dessutom behöver du inte fortsätta slänga ut faxpapper och toner, så du kan spara mycket pengar där också, särskilt om du faxar i bulk.
- Din känsliga information är skyddad—Faxning är i allmänhet ett säkert sätt att skicka och ta emot information. Faktum är att det finns onlinefaxtjänster som är specialiserade på att dela känslig information som är föremål för industribestämmelser (som HIPAA).
- Spara plats och bli papperslös, skrivarlös och tonerlös—Onlinefaxtjänster kräver inte att du skriver ut och fysiskt lagrar dokument, och du behöver inte heller köpa skrivaren och tonern. Det är ett snabbt och enkelt sätt att bli papperslös och spara lite utrymme på kontoret.
Bästa onlinefaxtjänsten
Det finns massor av onlinefaxtjänster tillgängliga idag, så det är lätt att hitta den bästa onlinefaxtjänsten för ditt företag, oavsett om du bara behöver skicka ett enstaka fax då och då eller om du konsekvent skickar en stadig ström av faxar.
De flesta VoIP-leverantörer kommer att bygga in faxfunktioner direkt i sin plattform, så det är definitivt värt att kolla in några VoIP-tjänster (Voice over Internet Protocol).
De flesta har väldigt enkla gränssnitt som du kommer att känna till om du gör någon annan typ av dokumentbehandling på din dator. Dessutom lagrar de flesta onlinefaxtjänster automatiskt inkommande och utgående dokument i minst några månader, så att du kan spara både fysiskt och digitalt lagringsutrymme.
Nextiva vFax är den bästa onlinefaxtjänsten för de flesta. Du kan skicka och ta emot obegränsade fax som ett e-postmeddelande. De har inbyggda faxfunktioner i sina företagstelefonsystem, eller så har de en fristående onlinefaxtjänst om du inte behöver ett helt företagstelefonsystem.
Ooma är ett utmärkt andraval på grund av dess överkomliga priser, användarvänlighet och förmåga att tillgodose fluktuerande faxbehov. Allt du behöver är deras grundläggande grundläggande VoIP-telefonplan för företag, från 19,95 per månad och användare. Obegränsad onlinefaxning ingår i denna plan och du får även tillgång till andra funktioner för företagstelefoner, som en virtuell receptionist och konferenssamtal.
Vilken onlinefaxtjänst du väljer beror i slutändan på dina behov och budget. Men dessa två är bra ställen att börja din forskning på.