Om du vill effektivisera ditt arbetsflöde för kontraktshantering och se till att ditt team inte missar något kritiskt när du arbetar med någon uppgift. Här är några sätt att göra det
Kontraktshantering innebär idealiskt att hantera uppgifterna för en viss affärspartner, kund, anställd eller leverantör. Ett kontrakt beskriver de aktiviteter och villkor som två parter är överens om att uppfylla och följa. Så när du ingår ett kontrakt med ett annat företag, finns det specifika uppdrag och ansvar från din sida som du ska uppfylla.
Som kontraktsansvarig är det viktigt att inse att hantering eller hantering av kontraktet kommer att avgöra din affärsframgång och de intäkter du kommer att göra som företag. Du måste vara överdrivet försiktig för att säkerställa att dina utgifter inte överstiger dina vinster. Annars kan du förlora en betydande summa pengar på grund av dålig hantering.
I detta avseende måste du också veta att en effektiv hantering av kontraktet kommer att bidra till att förbättra din affärsrelation med dina partners. Således kommer du att ha fler affärsavtal med dem. På lång sikt kommer du att tjäna mer och få ekonomisk trygghet som företag.
Därför är det viktigt att effektivisera ditt arbetsflöde för kontraktshantering och se till att ditt team inte missar något kritiskt när du arbetar med någon uppgift. Här är några sätt att göra det:
1. Uppmuntra användningen av elektroniska signaturer
Med tekniska framsteg har världen blivit en mindre plats. Du kan nu arbeta med uppgifter för affärspartners från olika delar av världen, så länge du har tillgång till Internet. Därför behöver du inte resa till din leverantör eller affärspartners plats för att få kontraktshandlingarna undertecknade. Du kan nu signera dokument online med moderna verktyg som t.ex. Jotform tecken eller jSign.
Även om kunden vars kontrakt du hanterar finns på samma plats som ditt företag, behöver du inte träffas fysiskt för att underteckna dokumenten. Ett annat scenario är om kontraktet kräver många juridiska processer och underskrifter i slutet. Du kan göra det online för att kunna spara mer tid. En e-signatur har gjort saker mycket lättare nuförtiden. Se till att du överväger det för att göra din kontraktshanteringsprocess mer strömlinjeformad.
2. Lägg ut anställda för att hantera andra uppgifter
Tanken att du kan göra allt ensam är överväldigande och kan leda till lägre produktivitetsnivåer. Dessutom kan kontraktet innebära tråkigt arbete, som du inte kommer att kunna hantera självständigt. Så anta att kontraktet kräver förståelse och analys av vissa juridiska frågor och, kanske, datainmatning och analys. I det här fallet kan du överväga att lägga ut experter inom dessa områden för att göra jobbet åt dig.
Så mycket som du kan få en av dina anställda att hjälpa dig med sådana uppgifter, kan de sköta andra uppgifter relaterade till deras arbetsbeskrivning. Att ge dem sådana uppgifter kan därför slösa mycket tid och till och med misslyckas med att hålla tidsfristerna. Detta kan skada organisationen eftersom det kommer att avbryta ett korrekt arbetsflöde. Det är därför en bra idé att lägga ut anställda på entreprenad.
Ett annat exempel på en manuell uppgift som du kan delegera till ett tredjepartsföretag är datainsamling. Avtalet kan kräva användning av olika datainsamlingstekniker förutom Internetkällor. I ett sådant scenario behöver du bara ge ordentliga riktlinjer om vilken typ av information du behöver och ge jobbet till ett företag som är specialiserat på datainsamling. Det hjälper dig att spara tid och vara säker på kvalitet eftersom du arbetar med experter.
Kom dock alltid ihåg att förutom dig är dina teammedlemmar de enda som känner till ditt företags behov. Därför skulle det vara bäst att undvika att vänja sig vid att lägga ut alla uppgifter på entreprenad till tredje part. Se till att ditt företag fortfarande gör det mesta av arbetet. Anlita endast tredjepartsföretag när du verkligen behöver yrkesmän från andra områden.
3. Skapa kontrakt med hjälp av mallar
Tanken när du effektiviserar ditt arbetsflöde för kontraktshantering är att spara tid. Eftersom många kunder har olika behov är vissa saker vanliga bland dem.
Du kan därför lägga mycket tid på att ta reda på vanliga saker bland företag, som klausuler, för att hjälpa dig skapa standby-kontraktsmallar. Detta kommer att hjälpa dig att spara tid i det långa loppet och bibehålla konsekvens när du arbetar med dina nuvarande projekt.
Att använda Microsoft Word för att skriva ett kontrakt är nu föråldrat eftersom det är tidskrävande och tråkigt. Risken att göra fel är också mycket stor. Välj därför det automatiserade alternativet för att effektivisera ditt arbetsflöde för kontraktshantering.
4. Se till att kontraktshandlingarna finns på en central plats
Oorganisering kan desorientera ditt arbetsflöde big time. Att ha utspridda anteckningar, filer, dokument och mallar relaterade till ett visst projekt är obehagligt. Du måste undvika att spara dokument som är kopplade till samma kontrakt i olika mappar. Även om vissa kontraktsdokument är fysiska, kommer det att fördröja ditt hanteringsarbetsflöde om du sprider dem i separata skåp, där det är svårt att hitta dem.
Du kommer att slösa mycket tid på att försöka hitta var du placerade dem, vilket är en situation du skulle vilja undvika. Det kan till och med vara värre om många arbetar på kontraktet eftersom de skapar mer oordning och förvirring när de tar reda på var vissa dokument har placerats.
För att undvika att du själv och ditt team hamnar i sådana situationer, se till att du förvarar alla filer och dokument relaterade till ett visst projekt på ett ställe, oavsett om det är i en mapp eller ett skåp. Detta kommer att bidra till att förbättra tillgängligheten och effektivisera arbetsflödet för kontraktshantering.
5. Använd ett integrerat system
Ett annat sätt att effektivisera ditt arbetsflöde för kontraktshantering är genom att ha ett integrerat system. Detta kommer att spela en nyckelroll för att säkerställa att det inte finns några hinder när du går över från en uppgift till en annan.
Ett exempel på ett ointegrerat system är efter att du har använt en mall för att skapa ett nytt kontrakt och vill delegera uppgifter. Det första du ska göra är att använda din programvara för kundrelationshantering (CRM) för att hitta all relevant kundinformation. Dessa uppgifter är viktiga för att hjälpa dig att fylla i kontaktformuläret. Efter denna process är nästa att skicka den till en jurist för att gå igenom den och bekräfta om det finns några problem.
När detta är gjort är nästa sak att komma åt ditt e-postkonto, bifoga dokumentet och skicka det till dina anställda. Denna process kan vara ett riktigt krångel. På baksidan kan du använda ett integrerat system som har en CRM-funktion. När du väl har skapat ett nytt kontrakt blir det inte svårt att göra en kundsökning. Systemet kan automatiskt generera och fylla i kundinformationen på formuläret. Detta system kan också tillåta dig att delegera uppgifter till relevanta medarbetare medan du fortfarande är på instrumentpanelen.
6. Ha en checklista
Du kan träffa en kund och diskutera hur de vill ha sitt arbete utfört. Eftersom att glömma är en del av den mänskliga naturen, kommer du att glömma om du lämnar mötet utan att anteckna de väsentliga punkterna. Således kan du göra jobbet men misslyckas med att uppfylla alla krav eftersom du inte har en checklista.
Ett annat scenario där det är grundläggande att ha en checklista är att arbeta med många teammedlemmar med olika uppgifter. Du vill bekräfta att var och en har uppfyllt de nödvändiga standarderna och specifikationerna. Annars kommer de att göra fula jobb.
Därför är det viktigt att avsätta tid och skriva en detaljerad checklista, inklusive kundens behov och specifikationer. Det kommer inte bara att effektivisera ditt arbetsflöde för kontraktshantering, utan du kommer också att kunna identifiera och korrigera fel omedelbart. Att bedöma kvaliteten på dina anställdas arbete kommer dessutom att vara en ganska förenklad uppgift.
7. Styrka dina teammedlemmar
Ibland kan du som kontraktsansvarig ha många uppgifter eller kontrakt att hantera till en punkt där du kan förbise eller misslyckas med att se några misstag. Att ha välutbildade anställda eller teammedlemmar som arbetar på ett visst jobb hjälper dig att undvika att skicka in arbete med misstag, som övertalighet.
Det är därför viktigt att ta itu med all-kunnig-attityden som kontraktsansvarig och låta dina anställda ta del av vissa frågor. Du kan till och med be dem ge dig sina åsikter om hur vissa uppgifter kan utföras. Om de utmanar hur du genomför en viss process och du verkligen upptäcker att de är vettiga, tveka inte att lyssna på dem. Se till att du har skapat en gynnsam miljö för att uppmuntra ditt team att arbeta harmoniskt för att öka produktiviteten. På så sätt kommer du att kunna effektivisera ditt arbetsflöde för kontraktshantering.
8. Se till att du håller deadlines
Det sista du vill göra är att skicka in kundens krav sent. Efter att du skrivit på kontraktet måste du se till att du håller den överenskomna tidsfristen. Så när du delegerar uppgifter till dina teammedlemmar, se till att de förstår hur viktigt det är att hålla deadlines.
Andra sätt att säkerställa att du klarar deadlines inkluderar:
- Uppmuntra anställda att ställa in digitala kalenderpåminnelser
- Flyttar upp tidsfristerna
- Att sätta milstolpar som ska uppnås före förfallodatumet
Slutsats
Du kommer att få en trevlig och sömlös kontraktshanteringsupplevelse om du införlivar alla ovanstående strategier. Dessutom kommer dina teammedlemmar gärna att arbeta med dig, och i slutändan kommer din organisation att skörda enorma fördelar.