Om du precis konfigurerar din Office 365- eller Microsoft 365-prenumeration, kommer ett av stegen mot slutförandet att vara att tilldela administratörsroller. Administratörsroller ger personerna i din organisation behörighet att hantera vissa uppgifter i administratörscentret och kontrollelementen i din prenumeration.
Tillsammans med dig själv rekommenderar Microsoft att du ställer in minst 2 till 4 globala administratörer. Det finns också andra roller, inklusive Helpdesk-administratör, Office Apps-admin och mer. I vår senaste Microsoft 365/Office 365-guide tar vi en titt på några av dessa roller och förklarar vad de betyder för dig.
Några anteckningar om roller
Innan vi går in på något vill vi bara nämna ett par anteckningar. Administratörer i Microsoft 365 och Office 365 har tillgång till känslig data, så det rekommenderas att du följer några riktlinjer för att hålla dina data säkra. Att notera är det faktum att du bara bör ha 2 till 4 globala administratörer.
Enligt Microsoft beror detta på att endast en annan global administratör kan återställa en global administratörs lösenord, så att ha mer än ett kommer att undvika kontolåsning. Det är också värt att notera att eftersom den globala administratören har tillgång till alla inställningar för Office 365, bör du inte ha fler än 4 för att hålla ditt konto säkert. Andra tips kan ses nedan.
- Tilldela alltid den minst tillåtande rollen: Du kommer att vilja göra detta när du vill ge administratörer tillgång till saker som de bara behöver för att få jobbet gjort. Ett exempel är att ge någon en begränsad administratörsroll istället för en global administratörsroll om de behöver komma åt lösenord för användare.
- Kräv multifaktorautentisering för administratörer: För att hålla ett konto för en användare som har administratörsbehörighet borta från fel händer bör du använda multifaktorautentisering på deras konton. Detta verifierar deras identitet, vilket är särskilt viktigt eftersom vissa administratörer kommer att ha tillgång till känslig data.
För att byta roller i Office 365 och Microsoft 365 måste du besöka Microsoft 365s admincenter. När du är där kan du klicka i sidofältet. Detta kommer att visa dig en lista över roller och en kort förklaring av vad var och en gör. Du kan redigera rollerna genom att klicka på de nedåtvända prickarna och sedan välja och sedan klicka på knappen följt av användarens namn.
De vanligaste tilldelade rollerna
Listan över roller i Microsoft 365 admin center är ganska lång, men vi kommer att diskutera de vanligaste först. Dessa inkluderar Global, Exchange, Groups och Helpdesk. I administratörscentret ser du dessa som .
Den globala administratören är till för den person du vill ge flest privilegier. Alla med den här rollen kommer att ha tillgång till hanteringsfunktioner och data i Microsoft 365. De har också tillgång till att återställa lösenord för alla användare och lägga till och hantera domäner. Personen som registrerade sig för Microsofts tjänster blir automatiskt en global administratör.
Därefter kommer Exchange-administratören. Den här rollen kan tilldelas användare som behöver visa och hantera användarnas e-postlådor, Office 365-grupper eller Exchange Online. Om du vill att en användare ska hjälpa någon att återställa raderade objekt i en brevlåda, eller ställa in “Skicka som” eller “Skicka för” ombud, är detta rollen för dem.
För det tredje är det gruppadministratören. Den här rollen låter en person hantera alla gruppinställningar i Microsoft 365. De kommer att kunna skapa, redigera, ta bort och återställa Office 365-grupper. De kan också skapa och uppdatera gruppskapande, utgångsdatum och namngivningspolicyer.
På listan finns även Helpdesk-administratören. Den här rollen tillåter en person att hjälpa användare att återställa lösenord, tvinga användare att logga ut, hantera serviceförfrågningar eller övervaka tjänstens hälsa. Tänk bara på att Helpdesk-administratören bara kan hjälpa icke-adminanvändare och användare som har tilldelats som katalogläsare, gästinbjudare, Helpdesk-administratör, meddelandecenterläsare eller rapportläsare.
Några av de andra rollerna kan ses nedan. Dessa inkluderar Office-appar, Service, SharePoint, Teams-tjänst och User. Vi har inkluderat en sammanfattning av dessa nedan.
- Office Apps administratör: Tilldelas bäst för användare som behöver använda Office Cloud Policy-tjänsten, Skapa eller hantera Office-tjänstförfrågningar, hantera det nya innehållet i Office eller hantera tjänstens hälsa.
- Serviceadministratör: Tilldelas bäst som en extra roll till administratörer eller användare vars roll involverar att öppna och hantera serviceförfrågningar, eller visa och dela inlägg i meddelandecenter.
- SharePoint-administratör: Tilldelas bäst till användare som behöver komma åt och hantera SharePoint Onlines administratörscenter, skapa och ta bort webbplatser eller hantera webbplatssamlingar och globala SharePoint-inställningar.
- Teams tjänstadministratör: Tilldelas bäst för användare som behöver komma åt och hantera Teams administratörscenter. Användare med privilegiet kan hantera möten, hantera konferensbryggor, hantera alla organisationsomfattande inställningar, inklusive federation, teamuppgradering och teamklientinställningar.
- Användaradministratör: Användaradministratörsrollen är för användare som behöver tilldela licenser, lägga till användare och grupper, hantera användaregenskaper, skapa och hantera användarvyer, uppdatera värden för lösenordsförfall eller hantera tjänsteförfrågningar.
Återigen, dessa är de vanligaste administratörsrollerna. Dessa täcker de flesta av den dagliga verksamheten i Microsoft 365. Vårt nästa avsnitt tar en titt på några av de andra roller du kan stöta på.
Andra roller
När du tittar igenom Microsoft 365-administratörscentret kan du klicka på knappen för att visa ytterligare roller. Du kan också använda ett sökfält högst upp för att hitta en mer specifik roll, om det behövs. Det finns till och med ett filteralternativ som hjälper dig att skilja ut rollerna mellan samarbete, enheter, globalt, identitet eller säkerhet. Det är här du kan hitta några av de andra rollerna som vi diskuterar nedan.
- Applikationsadministratör: En användare med denna roll kommer att ha full åtkomst till företagsapplikationer, applikationsregistreringar och applikationsproxyinställningar.
- Autentiseringsadministratör: Kan kräva att användare registrerar om autentisering för autentiseringsuppgifter som inte är lösenord
- Faktureringsadministratör: En användare som kan göra inköp, hantera prenumerationer, hantera serviceförfrågningar och övervaka tjänstens hälsa.
- Licensadministratör: Tillåter användare att tilldela och ta bort licenser från användare och redigera deras användningsplats.
- Säkerhetsadministratör: Ger användarna möjlighet att kontrollera organisationens säkerhet. Användaren kan också hantera säkerhetspolicyer, granska säkerhetsanalyser och rapporter och övervaka hotbilden.
Återigen, de roller vi har diskuterat här är inte ALLA roller du kan tilldela i Microsoft 365 eller Office 365. Dessa är bara några av de vanligaste rollerna. Du kan kontrollera hela listan här hos Microsoft, under Alla roller avsnittet för mer information.
Ett steg i att skapa ditt abonnemang
Att konfigurera administratörsroller i Microsoft 365/Office 365 är bara ett steg för att konfigurera din prenumeration. Det finns fortfarande många andra saker du kan göra på vägen framåt. Att ställa in Outlook, Teams är bara några andra steg du kan ta. Vi kommer att dyka djupare in i det senare, så se till att hålla koll på OnMSFT för alla dina Microsoft 365-nyheter och information.
