Microsoft Excel är full av funktioner som du kanske inte använder. Här är en titt på de 24 bästa funktionerna i Excel som du bör använda för att göra din arbetsdag enklare.
Excel är ett av de mest kraftfulla kalkylverktyg som finns tillgängliga. En del av den kraften kommer från de många inbäddade funktionerna som är tillgängliga för din användning i kalkylark. Några av dessa funktioner är välkända, medan andra sällan används men lika kraftfulla när du förstår hur du använder dem.
Viktiga Excel-funktioner
Det finns några funktioner som de flesta inte kunde klara sig utan. Dessa inkluderar allt från den grundläggande SUM-funktionen till de mer avancerade COUNT-funktionerna.
De SUM-funktion är den vanligaste funktionen i Excel. Dess användning är mycket enkel. Bara Skriv = SUMMA ( in i en cell och dra sedan musen ner i kolumnen med celler du vill lägga till.
De GENOMSNITT funktionen fungerar på samma sätt. Bara Skriv = GENOMSNITT ( i cellen och dra sedan musen ner i kolumnen med celler som du vill ha ett genomsnitt.
De MAX-funktion är användbart när du har en mycket lång lista med siffror i en kolumn och du måste hitta det största värdet. Typ = MAX ( i cellen, dra sedan musen ner i kolumnen med celler där du vill hitta det maximala värdet.
Du kan också använda MIN-funktion på exakt samma sätt som MAX-funktionen, förutom att resultatet blir det minsta antalet i listan.
De PRODUKT-funktion är bra för de tider då du har ett eller flera nummer som du behöver multiplicera tillsammans, till exempel när du beräknar ett belopp som representeras av en procentsats.
Typ = PRODUKT ( i cellen och dra sedan musen ner i kolumnen med celler som du vill multiplicera.
Liknar PRODUKT-funktionen är SUMPRODUKT fungera. För att den här funktionen ska fungera måste du välja flera listor med nummer i kalkylarket. När du väl har valt flera datakolumner lägger funktionen till varje kolumn och multiplicerar sedan resultaten för varje för svaret.
Notera: En alternativ metod för att välja flera objekt att utföra en matematisk funktion på är att bara välja enskilda objekt genom att skriva in början på funktionen och sedan hålla ned CTRL och välj cellerna du vill lägga till eller multiplicera en i taget. När du skriver ) för att stänga av funktionen och tryck på STIGA PÅvisas resultatet i den cellen.
Logiska IF-funktioner
En annan familj av användbara funktioner i Excel är de som slutar med “IF”. Detta låter dig bara utföra beräkningar på celler om vissa villkor är uppfyllda.
Föreställ dig till exempel att du har en kolumn med siffror, men du vill bara genomsnittliga de som är över en viss gräns. Du kan göra detta med GENOMSNITT fungera.
Om du vill använda den här funktionen väljer du cellen där resultaten ska gå. Välj Formler från menyn. Välj Fler funktioner från Funktionsbibliotekoch välj sedan Statistisk från listan och välj GENOMSNITT från funktionslistan.
När du väljer funktionen visas ett funktionsargumentfönster.
Här kan du välja varje fält och sedan välja cellområdet i kalkylbladet för varje fält. För AVERAGEIFS:
Räckvidd: Välj det cellområde som du vill genomsnittligt.
Kriterier: Skriv en logisk jämförelse med en gräns; till exempel> 15 kommer i genomsnitt endast cellerna att vara över 15.
Du behöver bara fylla i de feta fälten. Alla fält utan fetstil är valfria.
Andra IF-funktioner som du kan använda med kriterier som detta inkluderar:
COUNTIF: Räkna bara cellerna som uppfyller ett villkor.
RÄKNOR: Samma som COUNTIF, men kan användas för att räkna strängdata.
MINIFS: Returnerar minimivärdet i ett intervall, endast de artiklar som uppfyller dina kriterier.
MAXIFS: Samma som MINIFS, men returnerar det maximala värdet i ett intervall.
Logiska funktioner
Några av de mest användbara Excel-funktionerna är de logiska funktionerna som låter dig jämföra olika celler för att antingen returnera resultat baserat på resultaten från en jämförelse.
Till exempel IF-funktion kommer att undersöka om celler matchar några jämförelsevillkor som du ställer in. Om jämförelsen är sann kommer resultatfältet att returnera alla värden som du anger för SANT. Annars returnerar det alla värden som du anger för FALSE.
För att använda IF-funktionen, klicka i cellen där du vill att resultaten ska visas och skriv sedan = IF (.
Klicka på cellerna du vill jämföra med en jämförelseoperatör mellan dem. Till exempel A2 . Skriv ett komma följt av det värde du vill visa om jämförelsen är sann. Skriv till exempel ”Ja” för att returnera Ja om jämförelsen är sant. Skriv ett annat komma följt av det värde du vill visa om jämförelsen är falsk.
Du kan fylla hela kolumnen till den sista raden för att utföra samma jämförelse på alla rader.
Ett avancerat tillvägagångssätt för att använda IF-funktionen är att bygga in en annan beräkning i sant eller falskt fält. Till exempel, om A2 A3-A2och det falska fältet till A2-A3.
Andra logiska funktioner i Excel inkluderar:
OCH: Om alla celler du listar är sanna blir resultaten sanna, annars falska.
INTE: Denna funktion kan användas för att vända resultat i en annan cell; Sann mot falsk eller falsk mot sant.
ELLER: Om någon av cellerna du listar är sant, blir resultaten sanna, annars falska.
VÄXLA: Detta låter dig returnera valfritt antal specifika utdatavärden eller formler om ett uttryck matchar ett antal motsvarande specifika värden.
XOR: Om bara en av cellerna du listar är sant blir resultaten sanna. Om alla är sanna eller alla är falska blir resultatet falskt.
Tänk på att precis som med IF-uttalandet kan du ersätta resultat för “False” eller “True” med en annan formel. Detta gör logiska funktioner i Excel mycket kraftfulla.
Textfunktioner
Det finns många gånger i Excel när du kanske vill sätta ihop en serie celler för att bilda en längre cell. Eller så kan du behöva hantera strängvärden på annat sätt. Excel erbjuder en rad strängformler som du kan använda i dessa situationer.
De CONCAT-funktion låter dig sammanfoga flera textsträngar från flera olika celler i kalkylbladet, i en sträng. Att använda den här funktionen är lika enkelt som att skriva = CONCAT (“string1 ″,” string2 ″, ”string3”). Funktionen kan ha så många strängar som du behöver, och var och en av strängarna kan ersättas med cellen som innehåller strängen.
Andra strängfunktioner som du kan använda i Excel inkluderar:
VÄNSTER: Returnerar antalet tecken du anger från vänster sida av en sträng.
RÄTT: Returnerar antalet tecken du anger från höger sida av en sträng.
MITTEN: Extrahera tecken från mitten av en sträng, bara angiven
TRIM: Beskär alla mellanslag antingen i början eller slutet av en sträng.
TEXT: Konverterar ett värde från vilken cell som helst till en strängversion av det värdet.
LENN: Returnerar antalet tecken i en sträng.
Använda Excel-funktioner
Det finns Excel-funktioner för nästan alla syften du kanske kan drömma om. Det enklaste sättet att lära sig om dem alla är att välja Formula-menyn, välj Infoga funktion, och i popup-fönstret ändrar du Kategori till alla. Du kan bläddra ner genom alla tillgängliga funktioner och läsa beskrivningarna för att lära dig mer om hur varje funktion fungerar.
Det fina med att använda Excel-funktioner är att det går igenom varje parameter i funktionen medan du använder dem. På så sätt vet du vad du behöver infoga och hur många parametrar som behövs för att funktionen ska fungera korrekt.
Efter ett tag, med övning, kommer du att utveckla en regelbunden lista över funktioner som du är expert på att använda och som du vänder dig till ofta.