Varje gång du gör, ja, mycket av allt som har mål du vill uppfylla, måste du veta hur du spårar dina framsteg mot dessa mål.
Tydligen är detta ganska enkelt. Du vet var du är, du vet vad målet är, så det borde vara ganska lätt att se hur långt på vägen du har tagit dig. Men det saknas en sak i denna ekvation:
Tid.
Tid är den stora gränsen som påverkar alla lika och kan göra skillnaden mellan framgång och misslyckande.
Säg att du vill växa ditt företag till den punkt där du tjänar en miljon dollar per år i intäkter. Det är ett ganska högt mål för många, men det är säkert uppnåeligt med tillräckligt med ansträngning, armbågsfett och ett streck eller två tur. Säg nu att du har kommit till den punkt där du får in 250 000 USD per år i intäkter. Du är en fjärdedel av vägen dit!
Men hur bra är det egentligen? Du måste sätta det i perspektiv genom tidens lins.
Om du har vuxit ditt företag till den grad att du tjänar en kvarts miljon per år inom loppet av två år sedan du grundades, är det oerhört imponerande. Å andra sidan, om det har tagit dig 20 år att nå den punkten, indikerar det att du har mycket, mycket längre att gå. Tiden är den stora utjämnaren.
Nu, om du läser titeln och såg den stora strängen av akronymer och sedan läser det här introt, har du förmodligen satt ihop två och två för att inse att de alla är olika tidsbundna typer av rapportering.
Så låt oss gräva i dem, vad de betyder och hur de är användbara.
30 sekunders sammanfattning
För att mäta framstegen mot mål är det viktigt att förstå hur man spårar över tid. Att observera milstolpar i samband med olika perioder som månad till datum, kvartal till datum eller år till datum ger dig bättre insikter. För kortsiktig vy, använd månadsrapportering; För längre vy, överväg metoder från år till år eller från kvartal till datum. Rapportering bör alltid relateras till SMART-mål – specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna – spårande påtagliga mätvärden som är relevanta för ditt företag. Variationer av rapporter kan även gälla andra tidsskalor.
SEO, SEM, PPC: Vad ska jag spåra?
Innan vi går in på de faktiska typerna av rapportering, låt oss prata ett ögonblick om vad du faktiskt spårar. Har någon av dessa typer av rapporter begränsningar, definitioner eller restriktioner för vad de kan och inte kan spåra?
Inte riktigt.
Alla definitioner jag ska gå in på nedan är bara längder och typer av tidsspårning. Alla av dem kräver någon form av mätvärde för att spåras under den tiden, men det spelar sanningsenligt ingen roll vilket mätvärde det är. Det kan vara webbplatsbesökare, nyhetsbrevsomvandlingar eller vinster från betalda annonser. Det enda kravet är att det är påtagligt.
Vad du vill är en SMART mål. SMART är förstås en annan förkortning.
Jag har gått igenom detta mer i detalj i mitt inlägg om att sätta realistiska mål för din blogg, men för att kortfattat täcka det här:
- S är specifik, vilket innebär att ditt mål måste spåra ett detaljerat mått som antalet besökare, inte något dunkelt som “företagstillväxt”.
- M är mätbart, vilket betyder att det måste vara något du faktiskt kan mäta. Pengar in eller nya besökare är spårbara; “medvetenhet” är det inte.
- A är Achievable, vilket betyder att ditt mål måste vara något du rimligen kan hoppas på att uppnå. Att ha drömmar om att bli nummer 1 på Fortune 500 är inte riktigt möjligt för de flesta företag.
- R är Relevant, vilket betyder att ditt mål faktiskt är användbart och viktigt för ditt företag. “Att spendera mer tid med familjen” hjälper inte företagets tillväxt och är inte ett spårbart affärsmål, även om det är lovvärt.
- T är tidsbestämt, det är där vi kommer in på definitionerna jag ska gå igenom.
Allt detta är i princip bara för att säga att vad du än väljer att spåra, förutom att vara något du kan spåra förändringar i över tid och med specificitet, måste vara påtagligt och viktigt för din verksamhet.
Så oavsett om du spårar nya besök på din blogg från organiska källor för att mäta SEO, engagemang över tid på inlägg i sociala medier för SMM, intäkter som genereras av annonsering via Google Ads för PPC eller något helt annat, kan allt mätas över tid, och alla kan vara relevanta för definitionerna av tidsbunden rapportering.
Så låt oss gå in på dessa definitioner!
MTD-rapportering
MTD står för “Month-to-Date”-rapportering. Det är ett sätt att rapportera mycket kortsiktiga mätvärden, från den första i innevarande månad till det aktuella datumet, utan att räkna den aktuella dagen eftersom den aktuella dagen inte är över än. Så en månad-till-datum-rapport som genereras den 22 augusti kommer att täcka perioden 1 augusti till 21 augusti.
En månadsrapport är en rapport som genereras om kortsiktig information och den är mest relevant för kortsiktiga kampanjer eller evenemang. Du kan till exempel se en korttidsrapport från det förflutna och jämföra den med den aktuella månaden hittills, spåra ändringar du gjorde den första i månaden och hur dessa ändringar påverkar din övergripande statistik. Detta kan vara ändringar som sträcker sig från att retroaktivt lägga till sökord i blogginlägg till att optimera dina sökord eller annonstext i dina betalda annonser till att driva en ny annonskampanj centrerad kring en helgdag eller händelse som ägde rum tidigare under månaden.
Månatliga trender är också synliga på MTD-rapportering när de kan tvättas bort på längre sikt. Sampling av data på daglig basis för månadsrapporter ger dig uppdelningar i mindre skala jämfört med urval av vecko- eller till och med månadsdata för ännu längre sikt.
Bildkälla: https://community.fabric.microsoft.com/t5/image/serverpage/image-id/32864i34B3E6F71389F592/image-size/large?v=v2&px=999
Det finns vissa nackdelar med MTD-rapportering.
- Eftersom det alltid är aktuellt får du aldrig en komplett bild av en månads prestation.
- Som ett resultat av detta, om du har ett företag som traditionellt går bäst i slutet av månaden, kan MTD-rapportering se ut som att du inte gör det så bra som du normalt gör eftersom det bästa är att komma.
- Den högre detaljnivån med rapportering från månad till dag kan också innebära att du går vilse i ogräset när du försöker hantera eller optimera variationer som i det stora hela inte spelar någon roll.
- Eftersom bilden är väldigt “inzoomad” på den aktuella månaden får du inte se hur ditt företag trendar överlag. Oavsett om du trendar uppåt eller nedåt under en viss månad kanske inte reflekterar samma trend under året. En månatlig nedgång kan se enorm ut på MTD-rapportering, men är knappt en blick på den totala tillväxten sett över året.
Generellt sett är månad-till-datum-rapportering bäst att använda när du behöver en närbild, kortsiktig bild av prestanda och en övervakning av hur ändringar du gör på vecko- eller månadsbasis påverkar dina mätvärden. Vissa mätvärden är bra för visning på den här nivån, medan andra inte är användbara alls.
QTD-rapportering
QTD står för “Quarter-to-Date”-rapportering. Det är ett sätt att dela upp året i fyra grupper och specifikt generera rapporter om hur det nuvarande kvartalet presterar. Precis som med MTD går det från början av det aktuella kvartalet till i förrgår (eftersom den aktuella dagen inte är över än, så partiella mätvärden snedvrider beräkningarna.)
Ett kvartal är en tremånadersperiod, men det finns tekniskt sett två olika sorters kvartal. Standardkvartalet är det traditionella sättet att dela upp ett år i fyra tremånadersperioder:
- Januari, februari, mars
- april, maj, juni
- Juli, augusti, september
- oktober, november, december
Så för att beräkna din QTD-rapport skulle du identifiera vilket kvartal du befinner dig i, gå tillbaka till den första dagen i den första månaden under det kvartalet och samla in mätvärden från det datumet till dagen före idag. Detta kan betyda mycket data om ditt nuvarande datum är nära slutet av den tredje månaden, eller det kan betyda mycket lite data om ditt nuvarande datum är nära början av den första månaden.
Men hur är det med de där andra typerna av rum? Tja, det finns ett standardkvartal, men det finns också ett finansiellt kvartal. Finansiella kvartal fungerar på samma sätt genom att gruppera året i tremånadersperioder. Ett räkenskapskvartal kan dock i princip börja och sluta när som helst så länge det är ett helt år långt. Till exempel börjar den amerikanska federala regeringens räkenskapsår i oktober, så oktober, november och december är Q1 istället för vårt vanliga Q4. Costco satte sitt räkenskapsår att börja i september, så layouten ser ut så här:
- September, oktober, november
- December, januari, februari
- Mars, april, maj
- juni, juli, augusti
Det finns en mängd olika anledningar till varför ett företag kan välja att fastställa ett icke-standardiserat räkenskapsår. Till exempel kanske du har årliga val till en styrelse som äger rum i september och börjar gälla i oktober; du kan börja ditt räkenskapsår när de tillträder i oktober. Eller så kanske du är ett hårt säsongsbetonat företag och vill att ditt räkenskapsår ska börja eller sluta när du förbereder dig inför dina toppmånader.
En av de vanligaste anledningarna är enkel: semestern är en högsäsong, och att avsluta ett räkenskapsår mitt på högtiden gör rapporteringen till en utmaning, snedvrider hur statistiken ser ut och gör det svårare att få en helt säsongsbetonad bild. Att använda räkenskapskvartal som är något förskjutna möjliggör bättre rapporter.
QTD-rapporter används ofta för skatteplanering och affärsverksamhet. De ger dig ett längre, mer representativt urval av hur ditt företag går och kan bättre matcha säsongsuppdelningar för ditt företag.
MoM och YoY-rapportering
MoM står för Month-Over-Month och YoY står för Year-over-Year. Dessa typer av rapporter jämför ett mått med samma mått från föregående period. I allmänhet används de i slutet av perioden, så en rapport från år till år genereras i början av ett nytt år när föregående år är avslutat.
Till exempel är 2023 nästan över nu, så om några veckor kan vi alla generera våra 2023-rapporter och jämföra dem med våra 2022, 2021 och 2020-rapporter för att se hur våra verksamheter har utvecklats under det senaste året.
Månad över månad fungerar på samma sätt men, återigen, zoomas in närmare för att undersöka mätvärden mer detaljerat. I början av september kan du generera din augustirapport och jämföra den med dina juli-, juni- och majrapporter för att se hur du har haft det från månad till månad.
Alla dessa är ganska lika de hittillsvarande rapporterna, förutom att de är något mer retroaktiva. Eftersom perioden måste vara klar innan du kan generera rapporten för jämförelse, kan du inte generera den under mitten av perioden som du kan med en aktuell rapport.
År-för-år-rapporter är i allmänhet de vanligaste för att visa affärsresultat på toppnivå, tillväxttrender och finansiell rapportering. Det är årsredovisningen som du ger till aktieägare eller till dina chefer för att visa hur den övergripande riktningen för företaget har gått. Vanligtvis är det också starkt kontextualiserat av vad som har hänt under året. 2020-rapporter, till exempel, hade alla enorma avsnitt dedikerade till att förklara varför de fruktansvärda (eller utmärkta, i fallet med företag som Zoom) beror på COVID-19 och inte på grund av något som företaget gjort fel.
Månadsrapporter är mer för beslutsfattande på marknivå. När du gör en ändring en månad vill du se dess omedelbara effekt, och du kan se det bäst genom att utvärdera det i en månadsrapport.
Andra rapporteringsalternativ
Uppenbarligen, som du kanske föreställer dig, kan dessa två ramverk – hittills och post-hoc jämförelse – tillämpas på andra tidsskalor också. Du kan ha vecka-till-datum för mycket kortsiktiga justeringar och år-till-datum för mycket långsiktiga jämförelser. Du kan ha veckovis rapportering för korttidsrapporter och kvartalsvis rapportering för en rapport halvvägs mellan månads- och årsrapporter.
Allt detta cirklar tillbaka till huvudpoängen jag kom fram till: varje mål och mätvärde du spårar är, av nödvändighet, tidsbundna. Att spåra det över tid, spåra prestanda och trender är allt en stor del av två saker: att kontextualisera det förflutna och planera för framtiden. Du måste veta var du kom ifrån för att kunna planera vart du ska, och du måste veta vad du kan förvänta dig i framtiden innan du kan utvärdera det förflutna.
Så nu vet du hur du ser på dessa rapporter och, mer eller mindre, vad de är bra för. Nästa steg är att gå ut och skapa dem för dig själv och utvärdera vad de betyder för dig och ditt företags framtid.
Har du några frågor om MTD-, QTD-, YTD-, MoM- eller YoY-rapportering? I så fall får du gärna meddela mig när som helst! Jag hjälper dig mer än gärna så mycket jag kan.
