Microsoft Project är en kraftfull lösning för erfarna team. Jämfört med andra verktyg på marknaden har den en brant inlärningskurva, men det beror på att det är en av de mer robusta lösningarna som finns. Låt oss ta en titt på för- och nackdelarna med Microsofts egen programvara för projektledning.
Jämför Microsoft Project med de bästa projektledningslösningarna
Trots alla dess ringor och visselpipor, kom inte Microsoft Project med när vi valde ut våra bästa projektledningsverktyg. Här är våra toppval:
- måndag CRM – Bäst för projekthanteringsprogram för de flesta
- ClickUp – Bästa distansarbetsplattform
- Smartsheet – Bäst för flexibilitet
- Lagarbete – Bäst för kund- och tjänstebaserade företag
- Asana – Bästa balansen mellan kraft och enkelhet
- Trello – Bästa Kanban-projektledning
Microsoft Project: The Good and the Bad
Nedan ska vi titta närmare på styrkorna med Microsoft Project, och vi kommer också att täcka några potentiella nackdelar. Denna information är avgörande för att hjälpa dig att avgöra om MS Project är rätt för dig. Du kan bestämma om det goda väger tyngre än det dåliga för din specifika verksamhet och användningsfall.
Vad Microsoft Project är bra på
MS Project är ett gediget projektledningsverktyg. Men det finns vissa områden där det verkligen lyser över konkurrenterna. Dessa fördelar är baserade på verkliga recensioner från MS Project-användare.
Centraliserad hemskärm: Om du är bekant med andra Microsoft-produkter kommer du att känna dig som hemma med hjälp av Microsoft Project. Plattformen känns mycket som Excel och precis som Excel måste du ha ett fast grepp om programvarans kapacitet för att det mesta av det.
Hemskärmen är ett enkelt sätt att komma åt den viktigaste informationen med en centraliserad vy. Du kan skapa nya projekt, öppna senaste projekt eller få tillgång till top-of-mind-information. Detta är särskilt användbart för dig som jonglerar med flera projekt i stor skala.
Stöder flera PM-metoder: Många projektledningsverktyg på marknaden stöder bara enkla, linjära och grundläggande projekt. Men MS Project låter dig hantera projekt på vilket sätt du tycker är lämpligt. Programvaran stöder Scrum, Kanban och anpassade arbetsflöden. Du kan använda den för agil projektledning, vattenfallsprojektledning eller till och med hybridmetoder.
Att lägga till tidningspapper till ett projekt, anpassa varaktigheten och lägga till uppgifter kan hanteras med några enkla klick. MS Project kan anpassas helt för att stödja din föredragna projektledningsstil.
Resurshantering: Microsoft Projects resurshanteringsfunktioner kan betraktas som en avancerad lösning i sig. Det är inte nödvändigtvis en vanlig eller standardfunktion som erbjuds i andra PM-lösningar på marknaden. Använda denna uppsättning funktioner i MS Project för att identifiera dina teammedlemmars kapacitet så att du kan tilldela uppgifter därefter.
Flera projektvyer: För användare kan projekt hanteras från olika vyer inom MS Project. Rutnätsvyn är ett enkelt sätt att planera projekt med en ordnad lista över väntande uppgifter. Det finns också en brädvy i Kanban-stil som är en utmärkt visuell resurs för att se den övergripande statusen för ett projekt.
Du kan till och med helt anpassa uppgiftstavlor. Dessutom erbjuder MS Project en Gantt-diagramvy. Detta hjälper till att spåra datum och relationerna mellan uppgifter på en visuell tidslinje. Det är enkelt att växla fram och tillbaka mellan varje vy baserat på dina behov och projektledningsstil. Både projektledare och teammedlemmar älskar denna flexibilitet.
Förutom att hantera mänskliga resurser stödjer MS Project andra arbetsrelaterade resurser. Du kan använda den för att spåra resurser som material, utrustning och andra projektrelaterade kostnader. MS Project låter dig lägga till massor av detaljer här. Du kan till och med lägga till en måttenhet för varje resurs och ange eventuella associerade kostnader.
Anpassade rapporter: Microsoft Project levererar rapporter på hög nivå som hjälper dig att granska och förfina dina projektledningsprocesser. Du kan också anpassa vad du vill ska visas i varje rapport. För så komplex programvara är MS Projects rapporteringsfunktioner förvånansvärt lätta att använda. Gå bara över rapporteringssektionen i gränssnittet och välj de data som du vill inkludera.
Rapporter ser extremt professionella ut och är lätta att dela och använda i presentationer med chefer och intressenter. Du kan till och med lägga till tabeller och andra visuella element för att göra rapporterna lättare att smälta.
Tidsspårning: MS Project har en funktion för inlämning av tidrapporter som gör att teammedlemmar kan spåra hur de spenderar sin tid på projektarbete. Det är ett bra sätt att fånga både projekt- och icke-projektrelaterade uppgifter. Förutom att spåra hur mycket tid som spenderades på en uppgift, kan tid som spenderas också tilldelas specifika kategorier.
En användare kan till exempel fylla i en tidrapport för en specifik projektuppgift och klassificera den som forskning och utveckling. Detta är särskilt användbart för fakturering, löner och jobbkostnad. Inte alla projektledningsprogram innehåller tidsspårningsverktyg, så det faktum att du kan få den här funktionen inbyggd i MS Project är en stor fördel.
Projektportföljhantering: MS Project har exceptionella funktioner för projektportföljhantering. Det kan enkelt användas för att modellera olika portföljscenarier – vilket gör det möjligt för ledare och beslutsfattare att bestämma de bästa strategierna för framgång. Du kan använda den för att vikta förslag mot andra förare för att ta reda på olika projektkostnader och hur vissa vägar kommer att påverka dina resurser.
Det är ett avancerat sätt att utvärdera idéer och förslag. Ledare kan också sätta upp en standardiserad process för att granska varje användningsfall som strömmar in, för att bestämma hur man ska gå vidare med varje nytt projekt i portföljen. Detta är definitivt mer av en avancerad funktion som är byggd för erfarna portföljförvaltare och större företag. Mindre team som arbetar med ett eller två projekt samtidigt kommer förmodligen inte att behöva komma så långt in i ogräset.
Projektledning i skala: Microsoft Project är en idealisk lösning för medelstora och större organisationer. Med så många verktyg där ute som marknadsförs mot små team och nybörjare, är det trevligt att se Microsoft Project sticker ut genom att tillgodose större teams behov. Stora team behöver också kvalitetslösningar!
Om din organisation har komplexa projektledningsbehov finns det en god chans att MS Project kan lösa dem. När den här programvaran sätts i rätt händer känns det som att allt är möjligt.
Lokal distribution: Vi kommer att prata om prissättning senare, men vi gillar verkligen att Microsoft Project är tillgängligt som antingen ett molnprogramvaruabonnemang eller som en lokal lösning som du kan installera på lokala datorer. Att ha ett lokalt alternativ blir allt sällsyntare med programvarupaket, men större organisationer kan på allvar dra nytta av det när de vill säkerställa att deras interna eller proprietära data är skyddade från nyfikna ögon och säkerhetsintrång.
Vad Microsoft Project saknar
Som de flesta program, är MS Project inte perfekt. Så se till att du tar hänsyn till följande faktorer när du utvärderar MS Project mot alternativ på marknaden.
Inte snäll mot nybörjare: Microsoft Project är inte en projektledningslösning på nybörjarnivå. Det är faktiskt inte ens för personer som bara är bekanta med projektledningskoncept. Mjukvaran är designad för erfarna projektledare och tekniska användare.
Du behöver mer än bara lite allmän teknisk kunskap för att ta reda på hur MS Project fungerar. Om du inte tillhör den här kategorin kommer du att kämpa med programvaran, och det kommer även dina projekt att göra.
Dålig kommunikation i appen: När det gäller teamkommunikation har MS Project utrymme för förbättringar. Du kan inte bara snabbt skicka meddelanden eller pinga en gruppmedlem inom plattformen. Med det sagt har Microsoft massor av andra kommunikationsverktyg.
Det antas troligen att de flesta MS Project-teamorganisationer redan lutar sig hårt mot andra Microsoft-produkter. Så du måste använda Teams, Outlook, Skype, Yammer eller något annat av Microsofts verktyg för att kommunicera med ditt team. Dessa funktioner dupliceras inte i själva MS Project.
Brist på integrationer: MS Project fungerar inte riktigt bra med andra affärsverktyg, särskilt de utanför Microsoft-familjen. Den ansluter inte heller till Zapier, som är en populär onlineresurs för att synkronisera appar från tredje part som inte är naturligt kopplade till varandra.
Om du vill integrera ditt projekthanteringsverktyg med andra plattformar som Salesforce eller Slack, kommer MS Project inte att vara en idealisk lösning för dina behov. På baksidan, om du använder Office 365 och andra Microsoft-verktyg, kommer MS Project att passa in perfekt.
Brant inlärningskurva: MS Project är inte ett av de verktyg som du registrerar dig för idag och börjar hantera projekt på några minuter. Det finns definitivt mer av en inlärningskurva, särskilt när man tar in nya användare. MS Project förutsätter att användare redan är bekanta med storbildskoncept för projektledning. Därifrån är det bara att lära sig hur man använder programvaran.
Det finns gott om resurser och handledningar från Microsoft som förklarar hur man gör vissa saker inom plattformen. Du måste dock veta vad du ska leta efter först. Även erfarna användare kommer att behöva ta lite tid att vänja sig vid Microsoft Project.
Inga uppdateringar om Perpetual License: För lokala distributioner av MS-projekt med en evig licens får du inga uppdateringar av programvaran. Även om du äger programvaran direkt och du inte betalar en löpande månadsavgift, kommer du inte att få de senaste uppdateringarna som du skulle få med webbversionen.
Microsoft Project Priser och alternativ
Microsoft Project Prissättning
MS Project är inte en del av Microsoft 365. Du kan lägga till det i din Office 365-prenumeration eller bara köpa det som en fristående produkt.
Det finns två olika sätt att köpa Microsoft Project. Det erbjuds som en molnbaserad lösning, som debiteras som en månatlig licens per användare. MS Project kan också köpas som en engångsavgift för driftsättning på plats.
Inom varje distributionsalternativ finns det flera olika paket att välja mellan. Vi kommer att diskutera dessa planer och priser mer i detalj inom kort.
Jämfört med andra projektledningsverktyg på marknaden är strukturen unik. Den stora majoriteten av programvara för projektledning erbjuds endast som ett molnbaserat verktyg. Så det faktum att Microsoft Project kan distribueras på plats gör att det sticker ut från mängden.
Microsoft Project molnbaserade lösningar
Det finns tre olika molnversioner av Microsoft Project—Projektplan 1, Projektplan 3 och Projektplan 5.
Till skillnad från andra verktyg på marknaden använder Microsoft inte kreativa eller snygga namn för sina paket (de verkar inte heller gilla jämna siffror).
Även om prissättningen för Projektplan 1 är i linje med liknande projektledningsalternativ på ingångsnivå på marknaden, är den fortfarande utformad för experter. Låt inte den låga kostnaden lura dig. De flesta organisationer kommer att börja med projektplan 3 som ett minimum, eftersom många av de bästa MS Project-verktygen och funktionerna inte ingår i projektplan 1. Men projektplan 3 tillgodoser de flesta avancerade projektledningsbehov.
Till exempel stöder den första nivån rutnätsvyer, styrelsevyer, Gantt-diagram, samarbete, medförfattarskap, projektplanering och projektschemaläggning. Det är i grunden grunderna. Men de flesta företag vänder sig till MS Project för att få mer än grunderna.
Genom att uppgradera till Project Plan 3 får du rapportverktyg, visuella och interaktiva projektplaner, tidrapportinlämning, resurshantering och en skrivbordsversion av programvaran.
Projektplan 5 är till för större organisationer med ännu mer avancerade behov. Planen kommer med portföljoptimeringsverktyg, efterfrågehanteringsfunktioner och en lösning för företagsresursplanering. Från 55 USD per användare och månad är det en av de dyraste projektledningsplanerna på marknaden idag.
Sammantaget är Project Plan 3 vårt bästa val för de flesta företag. Det är mer avancerat än det genomsnittliga projektledningsverktyget men kommer inte med extrafunktioner som går utöver projektledningsområdet. Det är ett bra värde på $30 per användare och månad.
Microsoft Project On-Premises-lösningar
Det finns också tre olika MS Project-versioner för lokal distribution—Project Standard, Project Professional och Project Server.
Vid första anblicken kan dessa priser verka lite höga. Men kom ihåg att siffrorna återspeglar en engångsbetalning för en licens, inte en löpande avgift. Det är faktiskt ganska överkomligt och billigare än molnplanerna för de flesta team. Beroende på din lagstorlek kan du lätt betala mer än detta på månadsbasis med ett molnpaket. Sammantaget är de lokala lösningarna ett stort värde.
Med det sagt träffar Project Standard inte riktigt målet för lönsam affärsanvändning. I likhet med molnpaketet på nybörjarnivå är det mer en grundläggande version av MS Project. Du kan använda den för att hantera projekt, uppgifter, rapporter och till och med business intelligence. Men det finns inga andra avancerade funktioner.
MS Project Professional är vår minimirekommendation om du letar efter installation på plats. Utöver standardfunktionerna kommer du också att dra nytta av resurshanteringsverktyg och tidrapporter. Du kan också synkronisera programvaran med Project Online.
Project Server är en skalbar lösning på plats för projektportföljhantering. Det ger organisationer möjlighet att mäta efterfrågan och använda avancerad analys för förslag och portföljplanering. För att få MS Project Server måste du hitta en lokal partner och köpa programvaran via en tredje part.
MS Project Professional kommer att tillgodose de flesta behov. Men totalt sett är molnpaket ett bättre alternativ för de flesta organisationer.
Utöka dina kunskaper: Microsoft Project Management Software
Är Microsoft Project pålitligt?
Microsoft Project är ett tillförlitligt projekthanteringsverktyg som tillhandahålls av ett av de mest välrenommerade teknikvarumärkena i världen. Det är en pålitlig lösning för stora organisationer som arbetar med avancerade projekt.
Microsoft Project är tillgängligt som ett molnbaserat verktyg eller lokal distribution. Om du distribuerar MS Project på dina egna servrar, övergår tillförlitligheten till ditt eget underhåll.
Är Microsoft Project bra för projektledning?
Microsoft Project är bra för projektledning om du använder erfarna projektledare. Verktyget har en brant inlärningskurva jämfört med andra projektledningsverktyg på marknaden, och det är inte designat för nybörjare.
Microsoft Project är också en bra projektledningslösning för organisationer som redan använder ett Microsoft-ekosystem, inklusive Microsoft 365 Business-planer och Microsoft 365 Enterprise-planer. Om ditt företag för närvarande inte använder andra Microsoft-produkter och du inte planerar att börja, kanske du vill överväga andra projekthanteringsverktyg än Microsoft Project.
Hur mycket kostar Microsoft Project?
Microsoft Project kostar 10 USD per månad för Project Plan 1. Detta är ingångsplanen för en molnbaserad implementering. De andra molnbaserade Microsoft Project-planerna börjar på $30 per användare och månad respektive $55 per användare och månad. Lokala lösningar för Microsoft Project börjar på $679,99 för en livstidslicens.
Kan jag få MS Project gratis?
Du kan få MS Project gratis i en månad när du registrerar dig idag. Denna kampanj är tillgänglig för projektplan 1, projektplan 3 och projektplan 5. Ett giltigt kreditkort krävs vid registreringen men kommer inte att debiteras förrän den enmånaders provperioden löper ut. Du kan avbryta när som helst för att slippa prenumerationsavgiften.
Utöver den månadslånga kostnadsfria provperioden har MS Project inte en gratis för alltid-plan.
Fungerar MS Project med Office 365?
MS Project fungerar med Office 365, men det ingår inte i Office 365-prenumerationer. Om du för närvarande använder Office 365 kan du lägga till MS Project till ditt konto. Alternativt kan MS Project användas som en fristående produkt utan ett Office 365-abonnemang.
Jämföra den bästa programvaran för projektledning
Microsoft Project är utan tvekan ett av de mest kraftfulla projekthanteringsverktygen på marknaden idag. Inlärningskurvan är brant, särskilt jämfört med mer nybörjarvänliga verktyg där ute. Men om du behöver en avancerad lösning för projektledning i stor skala bör du definitivt överväga MS Project.
Det är generellt sett ett bättre val för medelstora till stora organisationer med en mycket erfaren projektledare. Om det inte låter som du har vår recension av de bästa projekthanteringsverktygen ett antal populära Microsoft Project-alternativ.
Vi är särskilt stora fans av guldäggen som vi lyfte fram tidigare i det här inlägget. monday CRM och ClickUp är båda väldigt lätta att lära sig samtidigt som de har många anpassningsmöjligheter, medan Smartsheet är en kraftfull plattform som fans av Excel kanske uppskattar ännu mer än MS Project.
