Utforska potentialen med HR-outsourcing – upptäck fördelar, nackdelar och tips för att maximera effektiviteten och kostnadseffektiviteten i din affärsstrategi.
Outsourcing av HR-funktioner kan vara tilltalande om du letar efter sätt att förbättra effektiviteten och kostnadseffektiviteten inom ditt företag. Men som alla andra affärsstrategier har den potentiella fördelar och nackdelar som ditt företag bör överväga.
I den här guiden kommer vi att utforska detaljerna i HR-outsourcing, förstå dess för- och nackdelar och ge några praktiska tips för att få outsourcing att fungera bäst för din organisation.
1. Vad är HR-outsourcing?
HR-outsourcing avser att delegera specifika personaluppgifter eller funktioner till externa byråer eller konsulter. Konceptet är förankrat i tron att specialistbyråer kan hantera dessa ärenden mer effektivt och effektivt eller kan hjälpa befintlig HR-personal.
2. Vilka typer av HR-funktioner kan du lägga ut på entreprenad?
HR-outsourcingföretag kommer vanligtvis att använda en av tre modeller: enfunktionsoutsourcing, partiell outsourcing eller fullständig outsourcing. När din modell har valts kan du välja din relation genom att välja mjukvara som en tjänst, outsourcing med en enda källa, delade tjänster, outsourcing av affärsprocesser eller professionella arbetsgivarorganisationer (PEOs).
Många företag kommer att arbeta med PEOs som Stratus HR eftersom de är specialiserade på endast HR-funktioner. De kombinerar anställda från flera kundorganisationer och agerar som medarbetsgivare. De kan fungera som en hel HR-avdelning eller fylla i avdelningsluckor.
Ändå, hur som helst, en outsourcade HR avdelningen kan hjälpa alla företag i alla branscher att växa i vilket skede som helst. Oavsett vilken outsourcingmodell du väljer lägger du vanligtvis ut följande:
- Bakgrundskontroller och drogscreening
- Skapa företagspolicymanualer och personalhandböcker
- Utveckling och administration av förmånsprogram
- Medarbetarrelationer och frilansarefterlevnad
- Total lönehantering och rapportgenerering
- Organisationsutveckling
- Rekryterings- och retentionsstrategier
- Arbetslöshetsanspråk
- Utbildning och utveckling
- Efterlevnad av mänskliga resurser
De flesta företag kommer att ha kontroll över planering av företagsöverträdelse, intern HR-avdelningsledning, resultatstyrning, organisationsutveckling och talangutveckling.
3. Vilka är fördelarna med att outsourca HR?
Att lägga ut ditt HR-team på entreprenad är ofta en bra idé, särskilt om du inte har ett aktivt HR-team och du växer. Här är sex skäl till varför du bör lägga ut ditt team direkt.
1) Det är en stor investering (om det görs på rätt sätt)
Outsourcing av HR kan vara ett utmärkt ekonomiskt spel om det utförs klokt. Företag kan spara genom att minska kostnaderna för att upprätthålla en intern HR-avdelning, såsom löner, förmåner och kontinuerlig utbildning. Ytterligare kostnader som sparas kan inkludera utrymmes- och leveranskostnader.
2) Ta emot de funktionella egenskaperna hos ett helt team
När du lägger ut HR-verksamhet på entreprenad anställer du inte bara en enda person utan får tillgång till ett helt team av proffs som arbetar för din räkning. Detta innebär att du får specialistkunskaper inom olika aspekter av HR utan att behöva utbilda eller anställa flera anställda.
3) Tillgång till den senaste personaltekniken
HR-outsourcingföretag har sannolikt den mest avancerade tekniken inom personalområdet. Ditt företag behöver inte lägga tid, pengar och ansträngning på att lära sig om, köpa och implementera sina system för uppgifter som löneadministration eller ATS.
4) Förmåga att erbjuda ett brett utbud av anställdas förmåner
Att samarbeta med ett HR-outsourcingföretag gör det ofta möjligt för mindre företag att erbjuda fördelar som de vanligtvis kämpar för att tillhandahålla. Till exempel har många outsourcade HR-leverantörer förhandlade försäkringspriser och förmånspaket, vilket kan vara mer kostnadseffektivt.
5) Få tillgång till proaktiva riskhanteringsstrategier
Outsourcade HR-proffs är experter på riskbedömning och hanteringsstrategier relaterade till anställdas relationer, konfliktlösning och regelefterlevnadsfrågor. Deras expertis gör det möjligt för dem att minska affärsrisker innan potentiella problem uppstår.
6) Outsourcade anställda är erfarna experter
HR konsulter är mycket kvalificerade individer som specialiserar sig inom sitt område och tar med stor expertis och erfarenhet från olika sektorer och företag till din affärsmiljö. Detta kan leda till förbättrade affärsresultat för dig genom att öka den totala produktiviteten.
4. Vilka är nackdelarna med att outsourca HR?
Som med alla beslut finns det negativa effekter med att lägga ut din HR-avdelning på entreprenad. Lyckligtvis kan du minimera eller eliminera de flesta av dessa nackdelar genom att vara proaktiv och kunnig.
1) Det kan vara en dålig investering (om den görs dåligt)
Om du anställer fel företag eller byter från ett HR-team på plats till en outsourcingbyrå på ett felaktigt sätt, kan alla betydande investeringar försämras. Ett dåligt outsourcingföretag kan utsätta din data för risker, försena framtida intern utveckling eller ta hänsyn till din företagskultur.
För att förhindra att detta händer måste du undersöka varje företag noggrant och ha en god uppfattning om varför du vill lägga ut på entreprenad i första hand. När allt kommer omkring kan ett bra team ha fel för dig om de aldrig har arbetat i din nisch eller inte kan möta dina affärsbehov.
2) Begränsad tillgång på plats till din HR-representant
När du arbetar med en extern byrå kanske ditt företag inte har den omedelbara tillgängligheten och den öga mot öga interaktion du vanligtvis får med ett internt team. Detta kan leda till kommunikationsfördröjningar eller felkommunikationsproblem från början.
Som ett resultat kan vissa företag känna sig fristående från sitt outsourcade HR-team och kämpa för att skapa meningsfulla relationer. Med detta sagt övervinner många företag dessa utmaningar genom att upprätthålla regelbunden digital kommunikation och schemalägga rutinmässiga besök på plats vid behov.
3) Tanken på att “ge upp kontrollen” över ditt företag
Att anförtro någon annan känsliga, interna frågor relaterade till dina anställda kan kännas oroande, och det finns goda skäl att vara orolig. Du kanske oroar dig för hur väl HR-företaget kommer att förstå och spegla din företagskultur, värderingar och mål i sina uppgifter.
Ändå kan dessa rädslor hanteras väl och minimeras genom att sätta tydliga förväntningar och upprätthålla regelbunden kommunikation med din HR-outsourcingleverantör. Att hitta en outsourcingleverantör som arbetar direkt med dig och ditt företag är i ditt intresse.
5. Hur kan du outsourca din HR-avdelning korrekt?
Det finns ett rätt och ett fel sätt att lägga ut din HR-avdelning på, och fel drag kan leda till katastrof. Men med följande tips säkerställer du att din investering förblir sund.
Tips 1: Bestäm om du behöver en HR-expert
Alla företag behöver inte lägga ut sina HR-behov på entreprenad, men de behöver vanligtvis efter att du har nått din 10:e till 15:e anställning. Detta beror på att de flesta entreprenörer borde fokusera på andra saker vid det här laget, och det är osannolikt att de kommer att kunna hålla jämna steg med sina anställdas behov.
Fortfarande inte övertygad? Ställ dig sedan följande frågor:
- Upplever ditt företag en hög omsättningshastighet? Har du en effektiv rekryteringintervjuer, kandidatspårning och onboardingprocess om och när du behöver anställa?
- Har du svårt att attrahera och behålla topptalanger? Har du starka HR-policyer och en personalhandbok som täcker anställda på kontoret och distans?
- Kan arbetsledare hantera prestationsrecensioner och disciplinera andra anställda? Är kulturen där den behöver vara, och om inte, vad kan du göra för att nå dit?
Små saker som lönefel, dålig teknik och minskat engagemang kan utsätta ditt företag för risker. Så innan du bestämmer dig för att skala måste du få ett HR-team ombord.
Tips 2: Identifiera vad du lägger ut på entreprenad
Oavsett om det gäller löner, rekrytering, utbildning, utveckling eller förmånsadministration är det viktigt att vara tydlig och specifik om dina behov. Denna tydlighet hjälper dig att välja rätt outsourcingföretag och tillåta sömlösa övergångar mellan ditt team och nya partners.
För att göra detta ordentligt, fråga dig själv vilka dina behov och tillväxtmål är och vilka smärtpunkter som finns i ditt nuvarande system. Om du till exempel vill anställa nya programmerare behöver du ett outsourcingteam för att öka din rekrytering, introduktion och utbildning.
Du kan också behöva förbättrade fördelarfördelning och engagemangstrategier.
Tips 3: Identifiera en plan för att flytta varje behov
Överväg det bästa sättet att flytta över ditt HR-ansvar utan att störa nuvarande verksamhet eller anställdas moral. Detta kan innebära stegvisa övergångar, pilotprogram för nya procedurer eller detaljerade kommunikationsplaner för att hålla alla parter informerade och engagerade.
Tänk på att PEOs kommer att samarbeta med dig för att göra övergången så smidig som möjligt, medan icke-PEOs kommer att be dig göra detta steg på egen hand. “Gör-det-själv”-övergången kan vara dyrare än den är värd, så överväg att anlita en PEO om du har tillgängliga medel.
Tips 4: Lär känna dina varselkrav
Många serviceavtal har specifika krav gällande uppsägningstider för ändringar eller uppsägningoch det är viktigt att vara medveten om dessa i förväg. Vanligtvis är dessa uppsägningstider 30 dagar, men läs och förstå alltid villkoren i ditt outsourcingavtal noggrant.
Att känna till dina meddelandekrav kommer att säkerställa en smidigare övergång och undvika eventuella störningar eller påföljder om du bestämmer dig för att byta leverantör eller ta tillbaka de utlagda funktionerna internt.
Tips 5: Se till att din timing är optimal
Det är viktigt att se till att övergången inte sammanfaller med avgörande affärsperioder där potentiella störningar kan vara skadliga. Till exempel kanske det inte är den bästa idén att byta lönesystem vid årsskiftet på grund av skattekonsekvenser eller möjligheten till en revision.
På samma sätt kan en övergång av rekryteringsfunktioner mitt i en massiv rekryteringspress orsaka avsevärda förseningar eller förvirring, vilket påverkar din förmåga att behålla talang. Att planera optimal timing kan hjälpa till att minska stress och säkerställa kontinuitet och effektivitet under hela övergångsprocessen.
Avslutningsvis
När du navigerar på resan mot HR-outsourcing, kom ihåg att varje organisation är unik. Det som fungerar för en kanske inte fungerar för en annan, och en dålig implementeringsstrategi kan bli kostsam. Var öppen och anpassningsbar, men fokusera på dina specifika behov och mål!
Optimera tjäna dina anställdas intressen, som är ditt företags hjärta. Om du bestämmer dig för att HR-outsourcing passar din organisation, använd tipsen för att förbättra din framgång.
