En samtalsväg är den resa ett telefonsamtal går från det ögonblick du trycker på skicka tills det når personen i andra änden av linjen.
På ytan verkar detta ganska okomplicerat – ditt samtal måste gå igenom en rad förbindelser för att nå sin slutdestination. Men som alla som arbetar inom telekommunikation kan intyga, kan vägen ett samtal tar göra en enorm skillnad mellan en välljudande anslutning och ett hackigt, ohållbart försök till en.
Så oavsett om du är en kund som upplever avbrutna samtal eller ett telekomföretag som strävar efter excellens, kanske du upptäcker att övervakning och optimering av dina samtalsvägar är viktigare än du tror.
1. Att ställa in samtalsvägar är avgörande för stora team
Samtalsvägskapacitet har särskilt betydande konsekvenser för växande företag och team.
Detta beror på att antalet samtidiga samtal som kan inträffa längs en given samtalsväg i huvudsak avgör hur många aktiva samtal ditt system kan stödja samtidigt.
För traditionella telefonsystem är samtalsvägskapaciteten direkt kopplad till antalet fysiska telefonlinjer, anknytningar eller användarlicenser du köper. Om ditt team till exempel hade 10 personer skulle du behöva 10 individuella telefonlinjer för att alla ska kunna ringa ett utgående samtal samtidigt utan att blockera andra. Som ett resultat kan traditionella system vara ganska dyra att skala upp.
Men det är inte bara förskottskostnaderna som gör skillnad, eftersom traditionella telefonlinjer också kräver månatliga serviceavgifter för varje enskild linje. Detta innebär att ett växande företag kommer att drabbas av både ökade installationskostnader och återkommande telefonräkningar varje gång antalet anställda ökar.
2. Övervaka samtalsvägar för att hålla dina telekomkostnader låga
Linjär tillväxt kan bli oerhört dyrt för organisationer som stödjer hundratals eller till och med bara dussintals användare samtidigt. Som sådan, om du vill hålla nere dina utgifter, måste du övervaka dina samtalsvägar – särskilt om du är ett växande företag.
Försök till exempel att vara uppmärksam på dina samtalsvolymtrender och upptagetsignaler under längre perioder. Konsekvent höga samtalsvolymer eller frekventa upptagetsignaler innebär vanligtvis att din nuvarande kapacitet är maxad. Detta är den perfekta tiden att uppgradera innan servicekvaliteten börjar sjunka direkt. Annars kanske du inte ens märker ett problem förrän dina kunder börjar bli frustrerade över avbrutna samtal och dåliga anslutningar.
3. VoIP-telefonsystem kan stödja flera samtalsvägar
Till skillnad från traditionella telefonsystem, upphäver VoIP-telefonsystem en-till-en-relationen mellan användare och individuella telefonlinjer genom att använda SIP-trunking-teknik.
Eftersom SIP-trunkar kan stödja flera samtidiga samtalsvägar över en enda bredbandsanslutning, utnyttjar de bandbredden mer effektivt. Till exempel kan en SIP-trunk hantera 10 samtidiga utgående samtal trots att den bara representerar en internetbaserad telefonlinje.
Detta innebär att ett VoIP-system kan tillhandahålla unika anknytningar för 10 anställda samtidigt som det bara kräver en enda SIP-trunk, vilket undviker behovet av 10 separata telefonlinjer. Som ett resultat av detta minskar telekomkostnaderna avsevärt jämfört med analoga system som skulle kräva att du betalar för samma antal linjer som du har anställda. Istället debiterar VoIP-leverantörer vanligtvis baserat på samtidig trunkanvändning snarare än avgifter per linje.
Med andra ord, VoIP-leverantörer gör det lättare för dig att betala för det du faktiskt använder. Att lägga till ny personal till ett VoIP-telefonsystem kan naturligtvis fortfarande kräva att du investerar i dyrare PRI-linjer eller SIP-trunkar för att bevara samtalskvaliteten när efterfrågan ökar, så tänk på det.
4. Varför VoIP är mer kostnadseffektivt än traditionella telefonsystem i stor skala
Återigen erbjuder ett VoIP-systems förmåga att maximera samtalsvägar per linje genom SIP-trunking en mycket mer kostnadseffektiv lösning än traditionella telefonlinjer, vilket är bra för organisationer med större team. Till exempel kan ett företag med 50 anställda möta behoven av samtalskapacitet med bara 5 SIP-trunkar istället för att skaffa och betala för 50 individuella telefonnummer, vilket är en enorm besparing över tid.
Naturligtvis är detta inte den enda fördelen med SIP-trunking, eftersom det möjliggör avancerade samtalsdirigeringsfunktioner som inte är möjliga med Public Switched Telephone Network (PSTN).
Till exempel kan ett VoIP-system inte bara intelligent distribuera inkommande samtal till flera agenter, utan det kan också dirigera överflödessamtal till alternativa platser och separata enheter som mobiltelefoner. Detta gör VoIP-system mycket skalbara och tillräckligt flexibla för att stödja växande samtalsvolymer – och det självklara valet för kostnadsmedvetna företag.
5. Förstå gränser och avgifter för VoIP-telefonsystem för samtalsvägar
Innan du börjar spränga ditt företags telefonbudget på vilken VoIP-systemleverantör som helst som dyker upp i sökresultaten, är det en bra idé att ta en titt på hur samtalsvägar och SIP-trunkkapacitet påverkar deras prissättning.
Till att börja med, granska noggrant en leverantörs prisblad. Om det behövs, ring säljteamet med frågor som hjälper dig att få klarhet i vilken prissättning som skulle vara för ditt företag. Tänk på att vissa leverantörer kommer att ta ut ytterligare avgifter per väg om du överskrider antalet tilldelade samtalsvägar eller SIP-trunkar som ingår i din plan. Samtidigt kan andra leverantörer ha differentierade priser, där högre trunktillägg kan medföra en premie.
Om du verkligen vill undvika onödiga kostnader på grund av överskott eller outnyttjad kapacitet är det viktigt att du tar dig tid att skapa en korrekt prognos över dina förväntade samtalsbehov. Bidragande faktorer som ditt antal anställda, samtalsvolymer under hektiska perioder och eventuella säsongsvariationer bör alla beaktas när du börjar skapa en siffra för dessa utgifter.
Slutligen, kom ihåg att du kan använda riktiga data från tidigare och nuvarande telefonloggar för att hjälpa dig att mäta dina framtida behov.
6. Hur man förhandlar med VoiP-leverantörer om prissättning
När du har uppskattat dina totala VoIP-kostnader, ställ tydliga frågor till varje potentiell VoIP-leverantör om deras samtalskapacitet.
Till exempel, “Hur många samtidiga samtal kan stödjas med olika plannivåer eller kvantiteter av SIP-trunkar?”
Genom att förstå de exakta samtalsvägsgränserna för varje erbjudande kan du jämföra äpplen med äpplen och välja rätt leverantör baserat på dina telekombehov. Detta kommer inte bara att hjälpa dig att förhindra överutgifter, utan det är också nyckeln till att maximera funktionaliteten i ditt VoIP-system.
Under tiden, om du har all denna information till hands, kanske du till och med kan övertyga en leverantör att matcha priset på en annan om du känner att den passar dina behov bättre.
