Molnsamtalssystem hjälper din affärsverksamhet att bryta sig ut från det fysiska kontoret och in i molnet. Med dessa system kan fjärrteam hålla kontakten och kommunicera effektivt med hjälp av programvara som möjliggör enkel ljud-, video- och meddelandekommunikation.
Även om molnsamtal är en sofistikerad teknik, behöver det inte vara komplicerat att installera det. Du kan göra din konfiguration av molnsamtal enkel genom att följa en enkel och okomplicerad ritning.
Tillkännage din migrering till ett molnsamtalssystem minst en månad framåt
Det finns tre distinkta faser av en migrering av ett molncenter:
- I förväg, där du kommer att avsluta eventuella befintliga kontrakt och avbryta alla gamla tjänster.
- Under bytet, när du ska installera ny utrustning.
- Efter migreringen, där du vill se till att systemet fungerar smidigt och att ditt team är välutbildat i den nya programvaran.
Börja med att skicka ut kommunikation i god tid före förändringen så att ditt team hinner anpassa sig. En månad är ett bra utrymme, men om du har ett mycket stort team eller särskilt komplexa verksamheter, ge det mer tid.
Ge dem en översikt över varför du byter och hur det kommer att gynna dem. Även om detta inte är det officiella introduktionsstadiet, kommer det att hjälpa ditt team att förstå varför detta är viktigt, vilket förhoppningsvis bör göra dem mer öppna för förändring.
Du kan vara värd för ett introduktionsmöte, inklusive en programgenomgång, skicka ut en rad e-postuppdateringar eller till och med skapa korta träningsvideor för att få alla igång. För att säkerställa att detta innehåll är effektivt vill du uppmuntra teammedlemmar att ställa frågor eller uttrycka eventuella problem under denna fas.
Heads up handlar inte bara om artighet; det förbättrar också mätvärdena för ditt callcenter genom att minska stilleståndstiden under migreringen.
När du har gett ditt team en information om de kommande ändringarna, ta en ordentlig titt på din nuvarande telefondata. Detta kan inkludera samtalsloggar, genomsnittliga väntetider och högtrafiktimmar.
Här är några vanliga mätvärden att tänka på för ett callcenter:
- Genomsnittlig svarshastighet: Hur lång tid det tar för en agent att svara på ett samtal
- Upplösningshastighet för första samtal: Procentandelen samtal som löses vid första försöket
- Genomsnittlig hanteringstid: Den genomsnittliga tiden som spenderas på varje samtal, från början till slut
- Antal avbruten samtal: Andelen uppringare som lägger på innan de når en agent
- Samtalsöverföringshastighet: Andelen samtal som måste överföras till en annan agent eller avdelning
Se till att all data du vill spåra faktiskt är användbar. Var inte rädd för att spåra mindre data om det inte ger några värdefulla insikter; du kan alltid återuppta spårningen senare efter migreringen.
Du vill inte heller bara lägga till dina tidigare data i ditt nya system. Välj istället ett rent blad. Du kan skapa en separat mapp för dina föremigreringsdata eller arkivera dem i ditt nya system för ett mer organiserat tillvägagångssätt.
Slutligen vill du kontrollera med din internetleverantör om eventuella uppgraderingar eller ändringar du kan behöva göra för det nya systemet. Detta kommer att rädda dig från eventuella överraskningar under bytet.
Välj en lösning för molnsamtal som gör migreringsprocessen åt dig
För enklast möjliga konfiguration av molnsamtal, överväg att använda en mjukvarulösning som tar migreringsprocessen ur dina händer. Detta förenklar inte bara processen, utan det kan till och med påskynda den.
När du undersöker alternativ för tjänsteleverantörer, se till att chatta med deras kundsupportteam för att se om de erbjuder hjälp med migreringsprocessen.
Vissa leverantörer kan inkludera detta som en kostnadsfri tjänst, medan andra kan ta ut en extra avgift. Du kan ha tillgång till olika nivåer av support, så att du delvis kan bygga ut ditt nya system med hjälp på vägen.
För den mest omfattande täckningen, be om en fasbaserad migreringsprocess. Med detta tillvägagångssätt slutför din leverantör datamigrering under en vecka eller så jämfört med allt på en dag.
Detta ger dig och ditt team tid att lära dig det nya molnsamtalssystemet och hjälper till att hålla affärsverksamheten igång smidigt under skiftet.
Nextiva molnsystem
Det finns massor av fantastiska molnsamtalssystem där ute, men vårt bästa val är Nextiva. Vi gillar den här lösningen för molnsamtal på grund av dess strömlinjeformade och nybörjarvänliga installation. Den har funktioner som avancerad samtalsdirigering, samtalsinspelning, SIP-samtal och obegränsade röstsamtal.
Företaget stoltserar med en imponerande drifttid på 99,999 %, och enligt deras register rapporterades inga fall av serviceavbrott under 2019 eller 2020.
Nextiva erbjuder också 24/7 support för att säkerställa att din migrering förblir på rätt spår oavsett vilken tid på dygnet det är. Detta är särskilt användbart för globala eller spridda team som kan behöva hjälp utanför traditionella kontorstid.
Kräv att ditt team genomför den lösningsbaserade utbildningen
Vid det här laget har du begränsat dina alternativ och valt en leverantör av molnsamtal att komma igång med. Nu är det dags för ditt team att träna på den nya mjukvaran och utrustningen.
De flesta molnsamtallösningar erbjuder utbildningsmaterial, som videor, webbseminarier eller personliga workshops. Se till att ditt team känner till dessa resurser och organisera dem på ett sätt som gör det enkelt för anställda att komma åt och slutföra utbildningen.
Vissa leverantörer kan till och med erbjuda personliga onboarding-sessioner eller konsulttjänster mot en extra kostnad. Se till att fråga om dessa alternativ om du känner att ditt team kan dra nytta av denna extra support.
Försök att hålla dig till utbildningsprotokoll som tillhandahålls direkt av företaget för att se till att du inte stöter på några tekniska problem eller kompatibilitetsproblem. Det är också en bra idé att träna ditt lag i omgångar.
Du kan till exempel låta flera anställda genomföra utbildningen för att hjälpa andra som behöver ytterligare hjälp under övergångsperioden.
Slutligen, se till att testa ditt teams kompetens efter att de har utbildats. Du kan direkt prata med anställda och entreprenörer för att bedöma deras förståelse eller skapa en frågesport som täcker grunderna i ditt nya molnsamtalssystem.
Genom att testa förståelsen kan du vara säker på att alla är på samma sida och utrustade för att hantera samtal effektivt i det nya systemet.
Behåll åtkomst till ditt andra telefonsystem i en månad efter fullständig migrering
Vid det här laget har du framgångsrikt överfört din callcenterverksamhet till ett skinande nytt molnsamtalssystem.
Grattis! Det är dags att officiellt avveckla ditt tidigare telefonsystem och avsluta migreringsprocessen, eller hur? Inte så snabbt.
Det är alltid en bra idé att behålla åtkomsten till ditt gamla telefonsystem i minst en månad efter att du har slutfört hela migreringen. Detta kommer att ge dig gott om tid att se till att ingenting lämnades kvar i övergången och möjliggöra nödvändiga justeringar.
Överför dina primära företagskontaktnummer till ditt nya telefonsystem, men behåll de mindre ofta använda eller eventuellt överflödiga numren på din befintliga installation.
För att säkerställa att inga samtal missas, ställ in en vidarekopplingsfunktion för dessa sekundära nummer så att alla inkommande samtal omdirigeras till en gruppmedlem i det nya systemet. Det är också viktigt att hålla röstbrevlådan aktiv på ditt tidigare telefonsystem.
Efter att ha följt denna ritning kan du nu luta dig tillbaka och koppla av i din nya molnsamtal. Med tiden kommer du att märka hur det nya systemet påverkar din organisations prestanda och göra ändringar därifrån.
Molnsamtalssystem utvecklas hela tiden, och du bör vara bredvid dem. Ta för vana att hålla dig uppdaterad om nya funktioner och systemuppdateringar och fortsätt att optimera din callcenterverksamhet, vilket leder till större effektivitet i det långa loppet.
