Att driva ett e-handelsföretag är mer än att bara sälja produkter online. Du måste ha ett fast grepp om din ekonomi och bokföring – vilket allt börjar med din redovisningspraxis.
Den här djupgående guiden täcker allt du behöver veta om e-handelsredovisning, inklusive dess betydelse, fördelar, snabba tips och långsiktiga bästa praxis för framgång.
Varför e-handelsredovisning är så viktigt
Det är omöjligt att korrekt hantera din ekonomi och fatta sunda pengabeslut om dina räkenskaper inte är i ordning. Från att organisera dina skulder och fordringar till att hålla reda på dina transaktioner och hantera leverantörsfakturor, det är mycket att hantera.
Tidigt kan nya e-handelsföretag hantera det här för hand eller med hjälp av ett kalkylblad. Men det är inte en skalbar lösning. Du bör ha dina e-handelssystem på plats från dag ett – vilket gör det lättare för ditt företag att skala.
Att ha ett fast grepp om dina e-handelssystem innebär att du alltid kommer att känna till din verksamhets ekonomiska tillstånd. Du kan använda denna information för att fatta ekonomiskt sunda beslut, till exempel om det är vettigt att investera mer pengar i marknadsföring eller utöka dina erbjudanden.
Du kan använda e-handelsredovisningsrapporter och kassaflödesanalyser för att förutsäga både kortsiktiga och långsiktiga intäkter.
Att få kontroll över dina e-handelssystem är också avgörande för skatterapportering och efterlevnad. Att ha rätt system, processer och teknik på plats säkerställer att du betalar och rapporterar rätt skatter till lämpliga myndigheter – och undviker huvudvärk och påföljder förknippade med bristande efterlevnad.
När dina e-handelsredovisningslösningar och policyer är på plats kan du lägga mindre tid på bokföring och mer tid på att växa andra delar av din verksamhet.
Här är en snabb sammanfattning av en fallstudie från Pro Compression—en e-handelshandlare som säljer kompressionsstrumpor och ärmar för löpning, resor och arbete.
Varumärket letade efter ett bättre sätt att få full synlighet i sin ekonomi. De behövde ett sätt att spåra trender och fatta datadrivna beslut.
Pro Compression synkroniserade slutligen QuickBooks Online med deras försäljningsrekord. Detta gjorde det möjligt för dem att se alla transaktioner och prestanda i realtid. Sedan förändringen har företaget kunnat prognostisera försäljningen och avslöja nya möjligheter till tillväxt.
Snabba tips för att förbättra e-handelsredovisningen idag
Effektiv e-handelsredovisning börjar med rätt verktyg. Oavsett om du startar en ny e-handelsbutik från grunden eller om du har ett befintligt företag som du försöker förbättra, måste du ha en solid redovisningslösning.
QuickBooks är ett av de mest populära bokföringsverktygen på planeten, och de erbjuder lösningar specifikt för e-handelsredovisning – QuickBooks Commerce.
QuickBooks gör det enkelt för alla e-handelsbutiker att automatisera redovisningsprocesser och skala med lätthet.
Verktyget hanterar allt du kan tänkas behöva ur redovisningssynpunkt. Du kommer att dra nytta av automatisk transaktionsspårning, skattehjälp, kassaflödesinsikter, vinst- och förlustrapporter, balansräkningar och mer.
QuickBooks stöder flerkanalsintegrationer för onlinesäljare, orderhantering och B2B-e-handel.
Det synkroniseras enkelt med alla större e-handelsverktyg som Shopify, Amazon, eBay, Woo Commerce, Squarespace och mer. Det fungerar till och med med lösningar som ShipStation och Zapier.
Förutom att hitta rätt e-handelsredovisningslösning finns det några andra snabba tips som du kan fokusera på just nu för att göra ditt liv enklare. Även om du är nybörjare är dessa snabba tips lätta att implementera.
Tips # 1 — Använd Cash Basis Accounting
Det finns två typer av redovisningsmetoder för e-handel att välja mellan – kontanter och periodisering.
Varje metod har sina för- och nackdelar. Men för de allra flesta nybörjare är kontantbasen lättare att förstå och underhålla.
Kontantmetoden är enkel. Nya poster läggs till ditt redovisningssystem när transaktionen äger rum. Försäljning spåras när kontanter når ditt bankkonto, och utgifter spåras när kontanter lämnar ditt bankkonto.
Detta kommer också att göra ditt liv enklare under skattesäsongen, eftersom du inte behöver betala inkomstskatt på betalningar som inte har tagits emot.
Den enda nackdelen med kontantredovisning är att den inte tar hänsyn till framtida fordringar och skulder. Men om du använder rätt e-handelsredovisningsverktyg kan du fortfarande planera för dessa med hjälp av andra rapporter till ditt förfogande.
Med periodiserad redovisning registrerar du varje översättning när den sker – oavsett när pengarna faktiskt når eller lämnar ditt bankkonto.
Alla bokföringsverktyg stödjer båda metoderna. Men för nybörjare kommer att hålla fast vid kontantmetoden att göra ditt liv enklare.
Tips #2 — Spåra och kategorisera utgifter och transaktioner
Varje transaktion på dina böcker måste spåras. För att göra det enkelt kan du se varje transaktion som antingen inkomst eller kostnad.
Bokföringsverktyg som QuickBooks kommer att göra detta åt dig automatiskt. Men du kan förbättra din journalföring genom att lägga till stöddokument till varje transaktion.
Det här kan låta som något tråkigt eller svårt. Men det är faktiskt väldigt lätt. Med hjälp av utgiftsspårningsverktygen från QuickBooks kan du göra detta på några sekunder.
Du kan ta bilder av kvitton med QuickBooks mobilapp eller helt enkelt ladda upp dina kvitton och fakturor via programvaran. QuickBooks synkroniserar automatiskt dessa kvitton med transaktionerna.
Detta hjälper dig inte bara att hålla ordning, utan det hjälper dig också att spara pengar på skatter.
Programvaran sorterar automatiskt varje utgift i lämplig kategori, så att du aldrig missar en möjlighet till skatteavdrag.
Förutom din e-handelsprogramvara synkroniserar QuickBooks också med dina företagskonton. Du kan integrera verktyget med dina bankkonton, kreditkortskonton och till och med dina betalningshanteringskonton.
Tips #3 — Synkronisera alla dina försäljningskanaler
De flesta e-handelsföretag säljer produkter på flera plattformar och kanaler.
Som ett minimum har du sannolikt en webbplats eller mobilapp som du använder. Men du kanske också säljer via Amazon, eBay, Etsy, sociala medier och andra tredjepartsplattformar. Även om du inte är en e-handelssäljare med flera kanaler just nu, kan du skala till dessa ytterligare kanaler någon gång inom en snar framtid.
Även om försäljning via flera kanaler är ett bra sätt att öka din räckvidd, kan det ibland vara jobbigt ur din redovisningssynpunkt. Utan de rätta verktygen tvingas du samla in och stämma av alla dina transaktioner från varje plattform separat, vilket är tidskrävande och lämnar för mycket utrymme för fel.
QuickBooks gör det möjligt att synkronisera alla transaktioner och poster från varje försäljningskanal till en enda sanningskälla.
Detta gör det enkelt för dig att se vilka kanaler som frodas på ett ögonblick. Du kan också se alla dina försäljningsposter på en gång istället för att manuellt lägga till dem tillsammans.
Tips #4 — Automatisera skatteberäkningar
Skatter kan göra företagare galna. E-handelskategorin är inget undantag från detta.
Många e-handelsbutiker kämpar med lämplig skatteregistrering eftersom det finns så många olika regler att följa.
Beroende på vad du säljer och var du säljer det, kommer du sannolikt att behöva betala skatt till flera byråer i olika jurisdiktioner.
Till exempel måste de flesta e-handelsbutiker betala federal inkomstskatt, statlig inkomstskatt där företaget är beläget och statlig inkomstskatt där kunden finns.
I vissa scenarier kan du till och med behöva betala skatt varhelst ditt företag har en fysisk närvaro. Så om du har en fabrik i en stat, men ditt huvudkontor ligger i en annan, är du sannolikt skyldig skatt på båda ställena.
Att försöka hålla reda på allt det här på egen hand är inte rimligt eller realistiskt.
Lyckligtvis erbjuder de flesta av de bästa e-handelsplattformarna ett sätt att manuellt spåra dina skatteskulder. Vissa ger dig till och med skatterapporteringsdokument att lämna in till lämpliga parter. Shopify är vår bästa rekommendation i den här kategorin, och programvaran har utmärkta skatteautomatiseringsverktyg för e-handelsföretag.
Tips #5 — Lär dig skillnaden mellan återkrav och returer
Återkrav och returer är inte samma sak. De måste spåras och kategoriseras separat ur redovisningssynpunkt. Detta är ett vanligt fel som många e-handelsbutiker gör.
Båda dessa transaktioner är utgifter eftersom de båda leder till att pengar lämnar ditt bankkonto.
Din returpolicy kommer att påverka hur returer dokumenteras i din bokföring.
Till exempel, om du ger kunderna en full återbetalning, kan du kategorisera transaktionen som en “retur och ersättning” när den är tillbaka i din ägo. Sedan kan du dra av kostnaden direkt från dina intäkter. För butikskrediter kan det ursprungliga transaktionsbeloppet ändras till en kostnad och läggas till i leverantörsreskontralistan.
Återkrav är olika. Det är när en kund bestrider en transaktion direkt med sin bank eller kreditkortsföretag.
Pengarna dras ut från ditt konto, tillsammans med extra avgifter och eventuella påföljder som din bank och processor utdömer.
Återkrav kategoriseras också som “retur och ersättning”. Du måste dock se till att de extra avgifterna i samband med återkravet också är markerade som en kostnad.
Detta enkla tips kommer att göra ditt liv mycket enklare när du registrerar och stämmer av dina transaktioner.
Långsiktiga strategier för e-handelsredovisning
Utöver de snabba tipsen som nämns ovan finns det några fler e-handelsredovisningsstrategier som du måste överväga. Dessa kommer att ta lite längre tid att implementera, men de är avgörande för den långsiktiga hälsan och framgången för din e-handelsverksamhet.
Strategi #1 — Kör och analysera detaljerade redovisningsrapporter
Organiserad och korrekt journalföring är bara en aspekt av e-handelsredovisning. Du bör också köra rapporter och granska informationen i dessa rapporter regelbundet.
Du kan använda QuickBooks för att köra standardrapporter eller anpassa rapportverktygen baserat på vilken information du försöker avslöja.
Exempel på anpassade rapporter du kan köra med QuickBooks inkluderar:
- Historiska inventeringsrapporter
- Inkommande aktierapporter
- Lagerrapporter
- Lagerplatsrapporter
- Försäljning per kanal rapporterar
- Inventeringsdetaljrapporter
- Försäljningsrapporter per tidsperiod
- Försäljning efter produktrapporter
Den här typen av information kan hjälpa dig att ta reda på vilka produkter som genererar mest intäkter och vilka försäljningskanaler som är dina mest lönsamma. Du kan också använda historiska data och rapporter om försäljning per tidsperiod för att göra framtida försäljningsprognoser.
Det här är inget du behöver göra varje dag. Men som ett minimum bör du analysera rapporter på månads- eller kvartalsbasis.
Strategi #2 — Spåra ditt kassaflöde
Ibland kan enbart försäljningsstatistik och bankkontosaldon lura. De visar inte hela bilden när du fattar viktiga ekonomiska beslut för din e-handelsbutik.
Kassaflödesanalyser hjälper dig att verkligen förstå hur alla finansiella aktiviteter hanteras.
Du kommer att se vem som betalar pengar till företaget och var pengarna spenderas.
Om du inte har ett fast grepp om ditt kassaflöde kan det vara katastrofalt för ditt företag. Kassaflödesanalyser hjälper dig att förstå om din e-handelsförsäljning genererar tillräckligt med pengar för att täcka skulder och driftskostnader.
Att spåra och granska ditt kassaflöde varje månad hjälper dig att identifiera problem innan de blir ett större problem. Sedan kan du minska utgifterna där det är nödvändigt att ha tillräckliga kontanter både på kort och lång sikt.
Strategi #3 — Implementera skalbara redovisningsprinciper för e-handel
Alla dina redovisningssystem och policyer för e-handel bör vara formellt dokumenterade. Även om du använder programvara för att automatisera saker, bör du fortfarande ha ett redovisningssystem som är lätt att skala.
Föreställ dig om din e-handelsförsäljning fyrdubblades under semesterperioden. Du vill inte att dessa fantastiska nyheter ska resultera i en bokföringsmardröm.
Vad händer om du vill expandera och börja sälja på nya kanaler? Kan ditt redovisningssystem hantera detta?
Se till att du granskar policyerna och gör lämpliga justeringar regelbundet. Detta säkerställer att du och ditt team är rustade för att hantera ett inflöde av försäljning och plattformsexpansioner.
Förbered dig alltid på lång sikt när du fattar e-handelsbeslut.
Nästa steg
Nu när du förstår vikten av e-handelsredovisning är det första du behöver göra att skaffa rätt programvara. QuickBooks kommer att göra ditt liv enklare och hjälpa dig att implementera både de snabba tipsen och långsiktiga strategier som vi täckte i den här guiden.
Du bör också använda e-handelsprogramvara som är kompatibel med din bokföringslösning. Vissa onlineförsäljningssystem har till och med inbyggda e-handelsredovisningsverktyg. Använd vår lista över de bästa e-handelsplattformarna för ytterligare vägledning.
