Att ha rätt callcenterprogramvara är ofta avgörande för framgången för din callcenterverksamhet, och valet av en lämplig leverantör beror på dina affärsbehov och hur mycket du är villig att betala.
Om du till exempel betalar för mycket för funktioner du inte behöver eller platser du inte fyller, kan den återstående inverkan på din budget begränsa den övergripande tillväxtpotentialen för ditt företag.
När du betalar för mycket för Call Center-programvara
Det kanske inte alltid är uppenbart att du spenderar för mycket på callcenterprogramvara, men det finns flera indikatorer som kan hjälpa dig att ta reda på det.
När du betalar månad till månad istället för årligen
Callcenterlösningar har vanligtvis månatliga och årliga betalningsalternativ, och de flesta leverantörer kommer att erbjuda dig rabatt om du väljer att betala årligen. Det går bra att betala för den första månaden eller två för att se till att plattformen är rätt för dig, men när du väl vet att du kommer att behålla den, glöm inte att byta till en engångsbetalning för ett helt år eftersom det kommer att spara pengar på lång sikt.
Till exempel, om ett callcenter debiterar $45 per månad för varje agent men $450 per år, kommer du att betala årligen spara $90 per agent och år.
Således, om alternativet är tillgängligt och du har råd med det, välj en årlig faktureringsplan – särskilt om du har ett stort team i ditt callcenter. Kom bara ihåg att en årlig faktureringsplan inte erbjuder mycket flexibilitet, så du kommer inte att kunna byta verktyg utan att vänta på rätt tidpunkt eller ta en extra träff med överlappande utgifter. Om du inte planerar att byta verktyg ofta, då är det perfekt.
Ni är ett litet team med den dyraste planen
De flesta programvaruleverantörer för callcenter erbjuder nivåbaserade prisplaner. Om du är ett litet team med ett dussintal agenter behöver du kanske inte en företags- eller premiumplan – även om din budget kan täcka det.
Vissa företagsägare antar att fler funktioner innebär bättre resultat. Detta är inte alltid fallet eftersom små team kanske inte använder de så kallade premiumfunktionerna, och ibland är premiumnivåerna endast kostnadseffektiva för större team i första hand.
En lägre prisnivå kan ha viktiga verktyg som samtalsinspelning, samtalsdirigering, ett IVR-system och mjukvaruapplikationer. Premiumfunktioner som CRM-integration, omnikanalsupport och avancerad analys kanske inte påverkar ditt teams förmåga att vara fullt operativ.
Välj därför den prisplan som passar storleken på ditt team. Tänk på funktionerna och verktygen som finns tillgängliga på varje nivå och leta efter de viktigaste som kan göra jobbet utan extra kostnader. Tänk på att vissa programvaruleverantörer för callcenter erbjuder startplaner för mindre team, och de flesta av dessa kan skalas upp för att växa med ditt team.
Din programvara kan inte skalas med dig
Oavsett prissättning eller faktureringsplan du väljer, om ditt callcenterprogramvara inte kan skalas med eller anpassas till ditt företags behov, så betalar du förmodligen för mycket för det. Med andra ord, callcenterprogramvara som bara kan stödja ditt team i viss utsträckning innan du måste byta till en annan är aldrig kostnadseffektiv. Det kan också hindra din kundsupportverksamhet när du måste omskola ombud och utsätta dina kunder för stillestånd under en övergång.
Det är vanligt att leverantörer av callcenterprogramvara sätter gränser för antalet tillåtna användare på varje plan, så se till att leta efter de som låter dig betala för ytterligare platser. Uppskalning bör vara en enkel process, så se till att du kan göra det utan problem. Annars kan du behöva betala kostnaderna för att byta till en annan leverantör på vägen.
Du använder bara funktioner som är tillgängliga i en billigare plan
Om du betalar för en plan på mellannivå måste du se till att ditt team använder funktionerna som skiljer det från planen före den. Om du upptäcker att ditt team bara använder grundläggande funktioner, spenderar du förmodligen för mycket.
Många callcenterägare väljer en given plan eftersom de tror att deras agenter kommer att dra nytta av extra funktioner och tillägg. Eftersom det inte alltid är fallet är det viktigt att samla feedback från agenterna på frontlinjen som faktiskt använder (eller inte använder) extrafunktionerna.
Utvärdera noggrant din användning genom att fråga dina agenter om mjukvarulösningarna och vilka funktioner de faktiskt behöver. Ta reda på om det är vettigt att nedgradera så att du bara betalar för det du använder.
Om du inte är säker på en plan som du inte har köpt än låter vissa leverantörer dig boka en demo så att du kan förhandsgranska programvarans verktyg.
Du får företagstelefonen med programvaran i onödan
Vissa programvaruleverantörer för callcenter erbjuder en medföljande telefontjänst, vilket innebär att du får programvaran plus ett fysiskt företagstelefonsystem för ett extra månadsabonnemang. Många hävdar att detta kommer att göra din upplevelse av programvaran smidigare och bättre, men du kanske bara ökar dina totala utgifter.
Om dina agenter kan använda en mjukvarulösning med sina befintliga telefoner, är dessa företagstelefoner förmodligen oseriösa kostnader. På samma sätt, om ditt företag redan har ett telefonsystem som kan fungera med programvaran, behöver du inte upprepa kostnaderna.
Skaffa därför inte det medföljande telefonsystemet om du inte behöver det. Överväg en fristående mjukvarulösning för ditt callcenter för att undvika onödiga kostnader.
När du betalar för “för säkerhets skull” användare
För det mesta betalar du ett månads- eller årspris per användare. Detta innebär att alla extra platser du betalar för utan att använda dem kommer att öka dina kostnader.
Att ha ytterligare platser tillgängliga kan verka som ett smart drag, men det är ofta onödigt med tanke på att många planer låter dig lägga till och ta bort platser efter behag. Om du betalar för oanvända platser under en längre tid kan du lika gärna tända dina pengar.
Lösningen på detta problem är enkel – betala bara för det du behöver nu istället för vad du kan behöva senare. Betala för det exakta antalet användare du har och lägg bara till användare som kommer att använda systemet dagligen.
Om du har ett litet team, överväg programvaruleverantörer som erbjuder en pay-as-you-go-faktureringsplan. På så sätt behöver du inte binda dig till en långsiktig och potentiellt dyr plan.
Månatliga och årliga faktureringsplaner med fast prissättning är vanligare, men den största fördelen med detta tillvägagångssätt är att du får en uppfattning om din budget direkt.
