Airtable och Notion är två populära verktyg som kan användas för produktivitet och till viss del projektledning. Båda erbjuder användarna en gratis plan med ett begränsat utbud av funktioner och betalplaner riktade till större team med mer komplexa behov. Även om dessa verktyg delar likheter, finns det också många skillnader. I den här jämförelsen kommer vi att dela upp var och ens styrkor och svagheter så att du kan bedöma vilken som är bäst för dina behov.
Airtable är lika mycket en databas som det är ett projektledningsverktyg. Även om det kan användas för att hantera arbetsflöden eller tilldela uppgifter, är det verkligen utformat för att centralisera data så att team enkelt kan komma åt det för saker som att bygga appar, spåra projekt eller skapa automatisering som utlösta e-postmeddelanden. Det som ger Airtable en fördel är dess integrations- och automationsfunktioner, som är både användarvänliga och mycket intuitiva för att uppdatera data eller förenkla uppgifter. Du kan komma igång med Airtable gratis på deras grundplan.
Notion är i huvudsak ett anteckningsverktyg som användare kan använda för att hantera projekt och arbetsflöden i ett team. Jämfört med de flesta projekthanteringsprogram är Notion mycket anpassningsbart, med ett stort utbud av mallar och byggstenar, inklusive gallerier, kalendrar och listor. Begreppet lyser när det kommer till flexibilitet och detaljer, vilket gör det möjligt för användare och team att skapa detaljerade företagswikis med vilken layout de väljer. Du kan komma igång med Notion gratis.
Airtable och Notion jämfört med den bästa programvaran för projektledning
Nedan hittar du våra Guldägg, de bästa projektledningsverktygen vi valde som vår favorit baserat på forskning och recensioner. Varken Airtable eller Notion kom med på listan, men de är kraftfulla verktyg som du bör överväga för dina behov.
Monday.com är ett bra verktyg för att göra saker enkelt och ta med nya teammedlemmar, vilket gör det till vårt favoritval för personer som är nya inom projektledning. Du kan komma igång idag gratis.
ClickUp är det bästa alternativet för distansarbetare och team, med utmärkt samarbete och kraftfulla anpassningsfunktioner. Registrera dig gratis idag.
Smartsheet är perfekt för personer som gillar att använda kalkylblad och behöver något med databasfunktioner. Kom igång med deras gratisplan nu.
Airtable jämfört med Notion
Låt oss börja med att dela upp vad varje verktyg gör och dess bästa funktioner. Både Airtable och Notion är mycket mer än bara projektledningsprogram (PM), så låt oss ta en titt på vad som gör var och en värd att använda.
Airtable Höjdpunkter
Airtable har så många funktioner och verktyg att det kan fungera som ett komplett system för projektledning och teamsamarbete. Nyckelfunktionen hos Airtable är dess databas, som är utmärkt för att samla in och hantera data som kundinformation, förfallodatum och uppgiftstilldelningar. Airtable-databaser kan skapas eller uppdateras genom att importera data från andra plattformar, vilket är idealiskt när du kommer ombord på klienter eller snabbt uppdaterar stora mängder data.
Airtable innehåller också ett imponerande utbud av inbyggda integrations- och automationsfunktioner, som bäst används inom team för att effektivisera verksamheten och göra uppdatering av databaser enkel och koordinerad. Denna automatisering inkluderar saker som utlösta e-postmeddelanden och formulär. Integreringarna inkluderar Salesforce och Google Workspace, som hjälper team att spara pengar på Zapier och samarbeta med kunder som redan använder annan programvara.
Airtable inkluderar också riktade PM-funktioner, med lösningar speciellt designade för marknadsföring, produkt, drift och HR-team. Från funktioner som rapportering och hantering av leveranser till att samla in kundfeedback och synkronisera data från kalendrar eller andra verktyg, Airtable har lösningar för alla lag eller branscher.
Begreppshöjdpunkter
Notion är ett utmärkt verktyg, särskilt för individer och team. Notion ger nästan oöverträffad frihet för individer eller små team att anpassa den efter deras behov och ett enkelt gränssnitt som skär bort bruset och hjälper till med prioritering. För större team gör Notions wikisektioner det enkelt att hålla företagsinformation centraliserad, och det erbjuder en enkel lösning för saker som att ta in nyanställningar eller dela kundprojektanteckningar.
För PM innehåller Notion färdplansbyggstenar som hjälper team att planera projekt från början till slut genom att importera data, hantera kalendrar eller tilldela uppgifter. Du kan också integrera med andra verktyg som Jira och Github med en synkroniserad databas utan att lämna Notion, så att du kan stanna i ett verktyg under ett helt projekt utan att förlora data från annan programvara. Detta gör det också lättare för användare att samarbeta med klienter med hjälp av sina egna verktyg eller databaser.
Airtable vs. begrepp: För- och nackdelar
Även om varken Airtable eller Notion började som projektledningsprogram, har de vuxit till nyckelkonkurrenter på det området. De är så mångsidiga att många användare inte behöver använda annan PM-specifik programvara. Men båda har fördelar och nackdelar, så låt oss dela upp för- och nackdelarna med var och en så att du kan bedöma om någon av dem är rätt för dina behov.
Där Airtable lyser
Gränssnitt: Kärnan i Airtable är dess databas, med varje enskild databas som kallas en “bas” med olika gränssnitt. Det anpassningsbara gränssnittet är otroligt sofistikerat och intuitivt. Varje bas har mallar och inbyggda funktioner, inklusive förfallodatum eller uppgiftstilldelningar. Du kan också ändra varje bas till olika vyer, såsom Kanban, tidslinje och rutnät, och kan färgkodas. Det finns också en sökfunktion som gör det enkelt att navigera i databaser, vilket kanske inte är något du hittar med andra databasverktyg eller ens de flesta projekthanteringsverktyg.
Automatisering: En av Airtables största styrkor är dess automationsfunktioner, där användare kan utlösa åtgärder internt och externt, vilket sparar tid för team och minskar behovet av andra verktyg. Lag hålls alltid uppdaterade eftersom när en ändring görs i någon bas uppdateras även de andra synkroniserade baserna automatiskt. Användare kan lägga till automatisering för att meddela teammedlemmar via Slack eller e-post när det finns ändringar. Automatisering kan också vara extern, som att trigga inlägg på sociala medier med uppdateringar, åtgärder eller specifika datum.
Integration: Airtable innehåller inbyggda integrationer till verktyg som Google Workspace, Slack och WordPress, så användare behöver inte förlita sig på tredjepartsverktyg som Zapier. Många av dessa är inbyggda integrationer, så du behöver inte göra någon kodning för att ställa in dem, vilket gör det enkelt att flytta arbete från andra plattformar till Airtable eller ta med klienter i arbetsflödet.
Rapportering: Airtable har ett ganska sofistikerat rapporterings- och spårningssystem, där du kan se en detaljerad logg över vilka ändringar som görs och av vem. Det är också enkelt att hämta och analysera data direkt från din instrumentpanel med rapporttillägg som stapeldiagram, pivottabeller och basscheman. Detta ger användarna en tydlig uppfattning om vad som fungerar i ett projekt och hårda data att visa för kunder under projektets livstid.
Importfunktioner: Airtable låter dig importera, exportera och migrera data i plattformen, så att du kan centralisera alla dina databaser och uppdatera befintlig information med den data du redan har. Airtable har över 25 integrerade källor du kan exportera från, inklusive kontakter, Google Sheets, CSV och Trello. Det är väldigt intuitivt när du importerar data, och du kan sedan redigera eller anpassa fältnamn eller egenskaper.
Där Airtable behöver förbättras
Anpassning: Det här är lite knepigt eftersom jämfört med majoriteten av projekthanteringsprogram, har Airtable många anpassningsalternativ, och jämfört med andra databasverktyg som Google Sheets eller Excel ligger det en mil framåt. Men när du tittar på Airtable kontra Notion finns det ingen konkurrens – de flesta av Airtables moduler och tillägg är fixade, liksom de flesta av dess mallar, medan Notion erbjuder användarna fullständig frihet och flexibilitet.
Att göra anteckningar: Eftersom Airtable i grunden är en databas som du kan använda för projektledning, finns det inte mycket utrymme för anteckningar. Även om du kan ändra från rutnätsvyer till Kanban-vyer, skulle du inte nödvändigtvis vilja lägga till massor av anteckningar i ett Excel-kalkylblad, och det är samma sak med Airtable. Om du har mycket projektinnehåll eller en företagswiki kommer Airtable att vara mycket mindre intuitivt än Notion.
Inlärningskurva: De flesta program har lite av en inlärningskurva. Men eftersom Airtable har en databasmodell kan det vara utmanande för nya eller externa användare att navigera. Det finns så mycket information och data att även med Kanban- eller gallerivyer kan det bli rörigt eller knepigt att hitta specifika uppgifter och data. Det finns också en viss inlärningskurva i att anpassa verktyget och ta reda på alla filter och vyer för att få exakt vad du behöver. Men om du är ett fan av kalkylblad och har mycket data, kan Airtable säkert hjälpa till att lagra och organisera det.
Där Notion skiner
Flexibilitet: Utan tvekan är Notions främsta styrka dess anpassningsfunktioner och dess flexibilitet. Användare kan bokstavligen skapa vad som helst, särskilt inom innehåll, inklusive gallerier, listor, grafer, bilder eller till och med videor. Detta gör det mångsidigt för internt och klientarbete eftersom användare kan göra saker som att dela filer eller bädda in videor enkelt, vilket inte är något du kan göra med de flesta andra PM-programvara.
Funktionsanvändning: På grund av den höga anpassningsnivån och utbudet av alternativ som ingår i Notion, som videor, fildelning, wikis, tabeller och grafer, tycker många att Notion ersätter ett stort antal andra affärsverktyg. Med tanke på prisnivån är det imponerande att ha en centraliserad plats för databaser, teamkommunikation, färdplaner, videodelning och budgetering.
Skapa innehåll: Som en plattform som började som en anteckningsapp, är det att förvänta sig att när det gäller att skapa, organisera och dela innehåll, är Notion utan tvekan den bästa projektledningsprogramvaran som finns. Team kan skapa interna wikis som är mycket komplicerade och djupgående samtidigt som de är lätta att läsa och navigera i. Du kan enkelt lägga till anteckningar, listor, filer och kommentarer till alla projektstadier. Det är mycket lättare att lägga till långa delar av innehåll i Notion än i andra PM-verktyg, så för stora team som försöker gå ombord eller skapa företagswikis är Notion ett självklart val.
Samarbete: Eftersom Notion är så anpassningsbart och flexibelt är det otroligt enkelt att dela innehåll i olika former och samarbeta med team. Användare kan lägga till kommentarer var som helst i ett projekt eller en databas, och teammedlemmar meddelas när de nämns i en kommentar. Du kan också dela filer, inklusive dokument, bilder, grafer, rapporter och videor, vilket inte alltid är ett alternativ i andra verktyg.
Översiktsvyer: Notion erbjuder team olika typer av vyer, inklusive Kanban och kalendrar. Dessa vyer är inte bara bra för grupper som arbetar med olika typer av projekt, utan de är lika mycket anpassningsbara som Notions lista över innehållsblock och mer anpassningsbara än andra projekthanteringsprogram.
Där begreppet behöver förbättras
Anpassning: Även om vi har sagt att flexibiliteten och anpassningen av Notion är en primär styrka, är det också ett område som kan förbättras, speciellt för projektledning. Eftersom det finns så mycket du kan göra och förändra i Notion kan det vara lite svårare för team att komma igång eller strukturera projekt än Airtable. Även om det finns mallar kan Notions fokus på att ge användarna fullständig flexibilitet bromsa nya team som bara vill starta ett projekt och hoppa rakt in i en strukturerad instrumentpanel. Dessutom kan vissa användare uppleva beslutsförlamning med så många alternativ.
Målspårning: Notion har inte ett stort utbud av målspårningsfunktioner, så för team som behöver arbetsflöden för att hålla dem ansvariga kanske Notion inte är ett lika bra alternativ som Airtable. Eftersom Notion är så fokuserat på att låta användare skapa sitt eget innehåll, kan det ibland sakna de ansvarsfunktioner som gör att projektframgången kan mätas.
Det sista ordet om Airtable jämfört med begreppet
Med tanke på att både Airtable och Notion erbjuder funktionsrika gratisplaner och ursprungligen designades för att lösa andra produktivitetsproblem, är de imponerande som projektledningsverktyg, och vi rekommenderar gärna båda.
Ändå, om du letar efter ett verktyg som hjälper dig att hantera data och sedan använda det för att driva eller organisera projekt, eller om automatisering är viktigt för dig, är Airtable förmodligen det bättre valet. Om flexibilitet och användning av olika innehållsformer är avgörande, eller om du vet att du kommer att lägga till en företagswiki, kommer du inte att hitta ett bättre verktyg än Notion.
Airtable och Notion är bra val för projektledning, men det finns också många andra att välja mellan. Vi har skrivit en detaljerad recension av våra favoritval baserat på timmar av forskning och testning. Vi delade upp verktygen efter vem vi tror att var och en är bäst lämpad för, och detaljerade våra kriterier för att välja vart och ett i vår fullständiga recension om den bästa programvaran för projektledning.
