Följande artikel hjälper dig: 9 tips för effektiva möten (Med Free Checklista)
Möten kan vara roliga och mycket effektiva, men ett ineffektivt möte kan dra ut på din tid, särskilt om du är upptagen. I vårt pågående sökande efter hur man kan vara produktiv i hybridarbetsvärlden är det viktigt att varje möte är värt besväret och påverkar din roll positivt. Tyvärr är det ofta inte så.
Oavsett om det är ett snabbt teammöte eller ett som kräver brainstorming eller strategisk diskussion finns det några regler du kan följa för att göra det framgångsrikt. Detta är särskilt fallet nu när så många av oss bara är på kontoret en del av veckan eller arbetar på distans.
Organisationer spenderar ungefär 15 procent av sin tid på möten och en tredjedel av dessa möten anses vara improduktiva, enligt Zippia-forskning. Intressant nog fann en undersökning av Dialpad att över 75 procent av människorna föredrar att schemalägga möten på en viss dag eller tid, med måndagar som den mest populära dagen att schemalägga möten och onsdagar som är den längsta.
Köra ett framgångsrikt möte
Det räcker inte att bara samla folk i ett rum (riktigt eller online) och hoppas på det bästa! Vi har forskat mycket här på DMI om hur möten fungerar och det bästa sättet att köra dem. Vi delar med dig här 9 enkla tips som hjälper dig att genomföra ett effektivt möte (virtuella eller inte).
1. Sätt en tydlig agenda
När du är tidshungrig och har mycket att göra (som de flesta marknadsförare) är ett möte utan syfte ett drag. Skicka en agenda före mötet så att folk vet vad de kan förvänta sig och om de behöver förbereda någon information.
Du kan också få det visat på en skärm eller till och med utskrivet (för ett möte ansikte mot ansikte) för att få saker att gå smidigt. Detta är särskilt viktigt för onlinemöten där människor arbetar på distans och kanske inte har kontakt med en kampanj eller ett projekt.
Det hjälper till att styra mötet tillbaka på rätt spår om det håller på att tangera eller bryter in i mindre diskussioner. Du kan till exempel säga “Det är en bra idé, men inte en för just nu. Låt oss lägga till det till nästa X-möte för diskussion.”
“Alltför ofta kan möten gå på en tangent och syftet går förlorat, vilket kan vara frustrerande för deltagarna. Handledaren bör dela en agenda i förväg så att deltagarna kommer förberedda och täcker vad som behövs på den tilldelade tiden och undviker att möten blir överkörda.” Orla Stack, personaldirektör på Digital Marketing Institute
2. Känna till dina önskade resultat
Redan från början bör du veta vad du vill få ut av mötet. Letar du efter idéer? Behöver du få en budget godkänd? Är det för att ge stöd till teammedlemmar i ett utmanande projekt?
Var tydlig med vad du vill och arbeta igenom mötet för att se till att du får resultat av det. De sista minuterna av mötet bör användas för att gå igenom nästa steg och tilldela personer att genomföra dem. Det hjälper dig att lägga upp en tydlig handlingsplan som alla är medvetna om.
Du bör också se till att alla inbjudna har en del att spela eller är involverade i laget eller projektet. Slösa inte bort någons tid om de kunde göra andra saker.
3. Hitta rätt miljö
Idag, med fjärr- och hybridarbete, kan möten äga rum var som helst. Nyckeln är att bestämma det bästa mediet för mötet om online är tillräckligt eller om du behöver ha det personligen.
Operativa möten kan hanteras snabbt online. Till exempel kan en daglig eller veckovis laguppsamling eller sprint enkelt hanteras genom att göra ett rundabordssamtal och lämna tid för eventuella frågor i slutet.
Affärsbyggarmöten kan också skötas på distans så länge du har en tydlig agenda på plats. Använd skärmdelning för att dela presentationer, bilder eller bilder för att säkerställa att alla har tillgång till informationen.
Strategiska riktningsmöten är fokuserade på reflektion, nya idéer och brainstorming så de är förmodligen bättre lämpade för ett personligt möte. Tänk på vilka kollegor som behöver vara delaktiga och se vad som kan fungera för alla. Det bör finnas utrymme för att tillgodose människors situationer (som att ge mycket besked så att distansarbetare kan pendla till kontoret), men glöm inte bort syftet och önskade resultat.
Läsa: “Hur man hanterar ett fjärrteam (och verktygen som hjälper dig att göra det)”
4. Förbered samtalspunkter
Om du leder ett möte som kräver idéer eller brainstorming bör du ta med dig viktiga diskussionspunkter till bordet. Dessa kommer att styras av projektet och resultaten, men kan fungera som en spjälsäng under mötet om du upptäcker att saker och ting inte är aktuella.
Du kan ställa frågor på en whiteboard och fråga folk deras åsikter. Om det till exempel är ett möte för att diskutera en marknadsföringskampanj som underpresterade, ställ frågor som “Vad gillade du med kampanjen?” Eller “Vad kunde vi ha gjort bättre?”
Den här tekniken kan ge dig många svar, men den ger dig en chans att se om det finns en konsensus i rummet som du kan använda för att mata in i andra kampanjer eller förbättra prestanda.
5. Ge alla en chans att komma till tals
Medan alla har en roll och befattning, kan dessa läggas åt sidan för mötets skull. Det kan vara begränsande att försöka förnya eller lägga strategier om alla håller sig till sina egna uppdrag, t.ex. kan marknadschefen bara prata om marknadsföring.
Var uppmärksam på vem som är på mötet och låt folk tala. Kom ihåg att alla är olika. Vissa människor är mer högljudda medan andra kan behöva mana för att ge åsikter. Ta ledningen och ställ frågor till teammedlemmar om du känner att de inte har haft en chans att bidra.
Det handlar ofta om att hantera personligheter så om du känner att en eller två personer dominerar konversationen, byt tillvägagångssätt genom att ställa frågor eller öppna ordet. I ett onlinemöte, tänk på att ha kameran på eftersom den är mer personlig, använd tyst så att personen som pratar kan prata oavbrutet och använd “hands up”-funktionen eller motsvarande för att låta folk ställa frågor eller ringa in.
“Förberedelser ger bättre samarbete i möten och uthållighet i att följa upp ger bättre resultat efter möten” Ken Fitzpatrick, VD för Digital Marketing Institute
6. Uppmuntra idéer och lösningar
Om ditt möte handlar om att hitta lösningar eller generera idéer, kicka igång det så. Be folk att skriva ner 2 eller 3 idéer innan mötet.
Gå sedan runt bordet och be folk dela med sig av dessa idéer. Efter varje, be om åsikter och feedback och anteckna dem sedan (eller låt den utsedda anteckningstagaren göra det). Fokusera inte på personen som säger idén utan på själva idén.
Du kan göra detsamma för lösningar på utmaningar. Till exempel, “Vi kämpar för att engagera unga människor från 18-25 år, vad kan vi göra för att nå dem?”
Genom att be folk att göra detta i förväg har du gett dem tid att förbereda sig och inte bli överraskad. Det kommer också att ge människor som är mindre benägna att säga ifrån en möjlighet att säga sitt.
7. Var uppmärksam på tiden
Det är så lätt att möten löper över tid. Om du har satt en tid i folks agenda, kom ihåg att de har planerat andra saker runt det, så det är ditt ansvar att vara uppmärksam på det.
Börja i tid och avsluta i tid, var konsekvent och andra kommer att inse att de måste respektera mötestiden. Det handlar om att bygga konsistens och se till att folk vet vad de kan förvänta sig vid varje möte, dvs det kommer inte springa över i annat arbete eller göra att någon missar starten på ännu ett möte!
Om du har ett längre möte, inkludera några pauser, även för en snabb e-postkontroll eller kaffepåfyllning eftersom det ger människor en chans att uppdatera och omgruppera.
”Jag har aldrig varit ett fan av långa möten som är trånga på kontor. (Att stå under möten) är ett mycket snabbare sätt att komma igång, fatta ett beslut och slutföra affären.” Richard Branson
8. Definiera tydliga nästa steg och åtgärder
Slutresultatet av ett lyckat möte är tydliga steg och handlingar. Ta dig tid i slutet av varje möte för att klargöra nästa steg. Se också till att avsluta med en positiv ton så att alla går iväg och känner sig energiska.
Detta bör involvera en uppgift och sedan någon tilldelad den uppgiften. Låt alla i mötet bidra eller om det är uppenbart att en viss uppgift är en del av någons roll, säg bara “Är det okej om jag tilldelar dig den där X?”
Efter mötet är det viktigt att dela anteckningar eller resultat så att det inte uppstår någon missförstånd och alla är medvetna om vilka handlingar de är ansvariga för. Det kan vara bra att ha anteckningarna i ett delat dokument eller mapp så att alla kan hålla reda på de senaste uppdateringarna.
Med Dave Behans ord från DMI: “ett av mina huvudfokus i projektmöten är att spela in uppgifter/resultat direkt tillbaka till vårt projektledningssystem, oavsett om det är för mig eller någon annan. Vi tar upp dessa åtgärder i projektet granska möten och detta säkerställer att de följs upp och saker inte glider mellan stolarna.”
Du bör också inkludera deadlines så att folk har en tidslinje att arbeta mot. Om det inte uppnås kan det diskuteras vid nästa möte om vilka hindren var och se om den personen behöver stöd eller vägledning.
9. Be om feedback
Även om du kanske tycker att ett möte gick bra eller att de dagliga träffarna är mycket produktiva, kanske andra inte känner likadant.
Välj en tidslinje som du är bekväm med och be folk om feedback. En månad är vanligtvis en bra tidsperiod för att ge människor en chans att bedöma effektiviteten av ett möte.
Utsätt inte någon att ge sin åsikt utan öppna den helt enkelt för alla och sätt en positiv snurr på det. Till exempel, “Är det något du tror skulle göra dessa möten bättre eller mer användbara för dig?”
Det är också värt att titta på hur många möten folk deltar på – som en mötesrevision. Vissa människor föredrar att inte ha mer än tre möten om dagen för att vara produktiva. Så fråga dig själv, har folk svårt att arbeta och delta i möten?
Om så är fallet kan det vara kontraproduktivt och leda till en obalans som orsakar stress eller utbrändhet. På DMI införde vi en policy med “inte möten på onsdagar” för att hjälpa vårt team att balansera arbete i mötestid kontra skrivbordsarbete.
Läsa: “10 strategier för att hantera utbrändhet” för några tips på detta område.
Köra ett lyckat möte – checklista
Möten är ett effektivt sätt att uppmuntra samarbete, kommunicera med dina teammedlemmar och generera nya idéer. Det kan dock vara lätt att gå ur spåret och med tiden vilket gör att ett möte inte är så effektivt som det skulle kunna vara.
Här är en praktisk checklista som du kan använda för att genomföra framgångsrika möten.
Ladda ner checklista för möten
Kör dina möten som en ledare
Kommunikation och samarbete är nyckelfärdigheter för en marknadsledare och möten hjälper dig att vägleda och stödja teammedlemmar. DMI:s nya Postgraduate Diploma in Digital Marketing kommer att ge dig färdigheterna och verktygen för att trivas i en senior roll i alla branscher. Du kommer att få avancerade professionella och digitala färdigheter samtidigt som du lär dig ledarskap, affärsstrategi, analyser och planering, efterfrågegenerering, sociala medier och mycket mer. Anmäl dig idag för att få din karriär på väg uppåt!
