Agil projektledning är en mångsidig metod som kan tillämpas på ett brett spektrum av projekttyper, branscher och team. Att hitta rätt mall är avgörande, eftersom det ger projektledare en upprepbar formel för framgång.
Men det finns så många variationer inom det agila ramverket – vilket betyder att det finns många olika mallar att överväga. Fortsätt nedan för att se några solida exempel på mallar som kan användas för olika agila projekttyper och hitta en som passar ditt team och dina mål.
1. Agil projektplanmall från Smartsheet
Smartsheet är en komplett arbetsledningslösning som kan användas för projektplanering, dokumentdelning och teamsamarbete. Det är i huvudsak en mer avancerad version av andra kalkylblad som du har använt tidigare, som Excel eller Kalkylark.
Denna mall är en mycket grundläggande agil projektplaneringslösning som bryter ned en sprint till olika funktioner, artiklar eller leveranser som behöver slutföras. Lägg till uppgifter, tilldela ansvarsområden och välj start- och slutdatum för varje uppgift i arkform. Sedan kan du uppdatera statusen för att få en korrekt tidslinje för projektet.
Den här mallen kommer också med en Gantt-diagramvy över projektet, vilket är användbart för att hålla reda på förfallodatum och andra deadlines.
Det finns två olika varianter av mallen. Du kan ladda ner mallen för Excel eller använda den inom Smartsheets plattform. Excel-mallen kommer att vara lite mer begränsad och du måste uppdatera mycket mer av posterna manuellt. Men om du kommer åt mallen i Smartsheet kommer du också att dra nytta av funktionerna för teamsamarbete och automatiseringar av arbetsflöden.
2. Agile Standup Meeting Mall från Asana
Standup-möten är en nyckelaspekt i Agile PM-filosofin.
Dessa möten hålls dagligen i cirka 15 minuter, vanligtvis i början av arbetsdagen, för att ge hela teamet en möjlighet att dela uppdateringar och komma på samma sida. Alla rapporterar om vad de har åstadkommit och vad de arbetar med, plus om något hindrar dem från att gå vidare.
Begreppet ”standup-möte” bygger på idén att hela projektgruppen är i samma rum, och dessa möten ska vara så korta att det är onödigt för någon att sitta ner.
Men många agila team är utspridda och arbetar ofta på distans från olika platser och till och med olika tidszoner. Detta gör dagliga standup-möten lite svårare att organisera.
Lyckligtvis, Asana har en ståuppmötesstyrelsevy inom sin Agil projektplanmall. Det är ett sätt att organisera en virtuell huddle för alla i teamet. Du kan använda den för att antingen komplettera ett vanligt standup-videosamtal eller som ett fristående sätt för medlemmar att dela sina uppdateringar utan att behöva koordinera ett 15-minuters livesamtal varje dag.
Om teammedlemmar har blockerare eller behöver hjälp från projektledaren eller en annan lagkamrat kan de helt enkelt lägga till ett meddelande på ett kort och tagga relevanta användare.
Det coola med att använda den här mallen inom Asana är att du kan dela dokument och lägga till bilagor direkt till uppgifter.
3. Produkt Roadmap Mall av Miro
Miro har en utmärkt produkt färdplansmall som fungerar riktigt bra för utvecklingsprojekt. Denna mall förenklar omfattningen av storskaliga projekt och hjälper till att bryta ner och visualisera kortsiktiga uppgifter som är viktiga delar av det stora slutspelet.
Om du arbetar med ett projekt som involverar flera team och intressenter, hjälper den här mallen till att hålla allt organiserat. Varje team kan fokusera på vad de behöver äga och prioritera istället för att fastna i uppgifter som inte är deras ansvar.
För att använda den här mallen effektivt måste du börja med din strategi. Definiera dina mål och identifiera tydligt “varför” för projektet.
Därifrån kan du dela upp vilka team som behöver hantera vissa produktfunktioner. Denna Miro-mall använder ett utmärkt färgkodningsformat så att varje lag kan identifieras med en unik färg. Även om vissa funktioner har beroenden med andra team, gör färgerna alltid allas ansvar mycket tydligt.
Som de flesta Agile projektplaneringsmallar designade Miro detta för att organisera uppgifter i tvåveckorssprintar.
Miro integrerar också med Jira, så du kan använda den här mallen med Jira-kort för avancerad ärendespårning. Detta fungerar riktigt bra för utvecklingsteam som redan använder Jira för att spåra och hantera andra problem.
4. Scrum Management Mall av ClickUp
Scrum-ramverket är en integrerad del av metodiken för agila projektledning. Scrum lägger stor vikt vid att bryta ner stora projekt i korta sprints och prioriterar teamsamarbete, organisation, frekventa tester och snabb utveckling.
Klicka Upp levererar en Agile Scrum Management Mall som sätter alla dessa principer i verket.
Mallen kommer med 30 unika statusuppdateringar för uppgifter, vilket eliminerar breda statusar som inte riktigt berättar hela historien. Du får också sex olika projektvyer, anpassade fält, taggningsmöjligheter och automatisering av arbetsflöden.
Agila team kan enkelt använda den här mallen för att automatisera upprepade åtgärder och få fler uppgifter gjorda under varje sprint.
ClickUp erbjuder också förbyggda listor för sprints, retrospektiv och eftersläpningar.
5. Agil Transformation Roadmap Mall av Miro
Skapad av Miro, detta är en av de mest unika mallarna för Agile-projektplaner vi har hittat. Den är utformad speciellt för team som går över till agilt projektledning för första gången.
Mallen hjälper både projektteam och organisationer när de går bort från rigid projektplanering. Den har element utformade för att hjälpa människor att köpa in sig i Agile, även om de har vissa reservationer mot förändringen.
Till exempel fokuserar mallen mindre på detaljorienterade leveranser. Istället organiserar den helt enkelt alla att göra-uppgifter i eftersläpningen. Färdkartan är också mer iterativ, i motsats till att visa en restriktiv, linjär tidslinje.
Sammantaget är det utformat för att hjälpa team att förstå de övergripande resultaten av ett projekt. Den här mallen omfattar de rörliga delarna av ett projekt och låter alla veta att det inte är en katastrof om saker förändras på vägen.
Detta är ett populärt val för organisationer som historiskt har använt vattenfallsmetoden eller som är redo att gå över från statiska processer till en projektkultur som är mer flexibel.
Att övergå till agil projektplanering kan vara ett stort steg för team och företag som har fastnat i gamla banor. Den här mallen hjälper verkligen att underlätta övergången och förklarar allt riktigt bra för alla inblandade. Den är nybörjarvänlig och designad för att få inköp från hela ditt team.
6. Agile Gantt-diagram av Microsoft
Gantt-diagram är en populär typ av brädvy för agila projekt. Detta är en bild för att visa hur arbetet slutförs över tid i förhållande till hur mycket tid som planerades för arbetet.
Agila projektteam kan använda Gantt-diagram för att snabbt se om projekt slutförs enligt schemat eller om tidslinjen behöver justeras.
Om du letar efter ett Gantt-diagram som markerar alla rutor kan du göra det ladda ner den här med Microsoft 365. Det låter dig enkelt lägga till nya uppgifter, startdatum och slutdatum, plus tilldela ansvar till olika teammedlemmar.
En annan stor del av den här mallen är möjligheten att skapa beroenden mellan uppgifter. Om en viss uppgift tar längre tid än förväntat kommer alla dess beroenden att justeras automatiskt. Detta är något som annars skulle vara svårt att beräkna manuellt. Det hjälper också projektledare att fördela resurser effektivt i farten.
Det är värt att notera att denna Agile-mall är bäst för organisationer som redan använder ett Microsoft-ekosystem för andra affärsprocesser. Om du redan använder Microsoft 365 för det dagliga arbetet är det enkelt att använda denna Gantt-diagrammall.
7. Agile User Story Mall från Smartsheet
Detta Smartsheet mall är perfekt för planering av agila projekt ur slutanvändarens perspektiv.
Det är särskilt användbart för utvecklingsteam som behöver skapa funktioner för en mjukvara, men istället för att fokusera slutmålen och arbetsprioriteringarna på funktionerna, fokusera på användaren.
Tanken är väldigt okomplicerad. Varje användarberättelse beskriver vilken typ av användare och vad de vill göra. Exempel kan vara:
- Som evenemangsdeltagare vill jag bjuda in mina vänner så att vi kan dela den här upplevelsen tillsammans.
- Som anställd vill jag ha tillgång till min direktinsättningsinformation för att ändra mina bankkontouppgifter utan att gå via HR.
- Som chef vill jag ha ett enkelt sätt att samla in medarbetarnas feedback för att bättre förstå allas behov.
Smartsheet låter dig skapa dessa användarberättelser och håller allt organiserat på en lista. Sedan, baserat på historien, kan varje objekt skickas till utvecklingsteamet för att skapa en funktion som tillgodoser användarens behov.
Den här mallen är ett annat bra sätt att effektivisera och förenkla samarbete mellan avdelningar. Det håller intressenter och utvecklare på samma sida, eftersom dessa två grupper inte alltid talar samma språk.
Istället för att projektledare talar om för utvecklare vilken typ av funktion som ska byggas, är det lätt att bara förklara vad slutresultatet behöver bli. Då har utvecklarna större frihet att skapa funktionerna därefter, i motsats till att bara blint skapa en lista med funktioner utan att förstå syftet.
8. Agile Board Mall av Miro
Miros Agile Board-mall är idealiskt för team som använder Scrum- eller Kanban-metoder. Det är väldigt enkelt men tillräckligt mångsidigt för att rymma projekt inom ett brett spektrum av branscher och användningsfall.
Mallen börjar med en förbyggd layout av kolumner och rader. Varje kolumn används för att representera statusen för en uppgift. Ett enkelt arbetsflöde skulle inkludera en backlog-kolumn, en pågående kolumn och en färdig kolumn. Men du kan lägga till, ta bort eller anpassa dessa efter dina behov.
Raderna kan användas för att segmentera teamansvar, såsom utveckling, design och marknadsföring.
Varje uppgift i mallen representeras av en klisterlapp. Dessa anteckningar kan tilldelas individuella gruppmedlemmar, och dessa användare kan sedan flytta anteckningarna genom flödet medan de samarbetar med sina lagkamrater.
Detta är ett utmärkt sätt för transparens mellan olika avdelningar på en enda styrelse.
Låt oss till exempel säga att du har en kodfri utvecklingsplattform. Ett av sätten som ditt team använder den här mallen på är att skapa nya plugins för din marknadsplats. När en uppgift går igenom utvecklingscykeln och är klar kan den flyttas till marknadsföringsraden – vilket signalerar att det nya pluginet är redo att delas och marknadsföras på sociala medier.
Den här mallen kan vara så enkel eller komplex som du vill göra den. Ditt team kan hålla sig till tre grundläggande kolumner för uppgiftsstatus eller skapa åtta kolumner med mer detaljerad karaktär.
9. Agile Product Backlog Mall från Smartsheet
Att skapa en produktstock är ett viktigt steg i varje agil projektplaneringsprocess. Syftet med eftersläpningen är att hjälpa produktägare att spåra alla funktioner som intressenter vill ha i slutprodukten.
Istället för att bara skapa en lista med funktioner, Smartsheet erbjudanden en mall för att bygga och hantera produktbacklogs på ett mer avancerat sätt.
Med agil projektledning förändras och förbättras eftersläpningen ständigt. Vem som helst i teamet kan lägga till något till eftersläpningen, och det är produktägarens ansvar att tilldela prioritetsnivåer till allt.
Mallen innehåller rullgardinskolumner som går utöver själva funktionen. Det finns en plats för användarberättelsen, prioritetsnivå, status och om den är redo för en sprint eller inte. En annan cool del med den här mallen är dess förmåga att automatiskt beräkna storypoäng för varje sprint baserat på hur värden tilldelas varje uppgift.
