Att sparka en anställd är aldrig ett lätt jobb; men ytterligare komplikationer är inblandade när du gör det på distans. Läs vidare för att göra processen stressfri.
Sedan pandemins början har många arbetsgivare börjat praktisera distansarbete för första gången, och för första gången har de ställts inför frågor som inte har dykt upp tidigare, eftersom arbetstrender aldrig slutar förändras.
En av dem är hur man avskedar en distansanställd. Under alla omständigheter är avskedandet av en anställd ett obekvämt och obehagligt arbetsmoment. En lättare uppgift kan vara att avskeda anställda ansikte mot ansikte eftersom HR-representanten kan styra samtalet och miljön.
Enligt en studie, 92 % av amerikanska chefer sa att distansarbetare som ofta tystar eller stänger av kameran under virtuella möten “förmodligen inte har en långsiktig framtid i sina företag.”
Att avskeda anställda på distans kan vara mycket svårare även för de mest erfarna yrkesmännen. Den här artikeln beskriver nyanserna som du behöver känna till när du distansfyrar anställda.
Hur förbereder man sig för en avskedande anställd?
Även om i företag som tillåter distansarbete är uppsägningar 25 % mindre, de händer fortfarande. Innan du fortsätter att avskeda en distansanställd är det mycket viktigt att samordna alla arbetsmoment.
För att planera tid och dag för eldning är det nödvändigt att framför allt diskutera dessa punkter med företagets IT-avdelning. Detta är nödvändigt för att omedelbart stänga den anställdes åtkomst till onlineprogram, såsom ett e-postkonto. Det är också viktigt att omedelbart efter uppsägningen avsluta eventuella formell relation mellan företaget och den anställde.
För att avskeda en distansanställd är det också viktigt att ta hänsyn till följande:
- Ställ in ett möte. Du kan inte bara sparka en intet ont anande anställd. För att göra detta måste du ställa in ett videomöte för den sista konversationen som om det vore ett personligt möte.
- Förbered dig på frågor. Det är värt att förbereda sig på eventuella frågor som anställda kan ha under det avslutande mötet. De kan fråga om anledningar till att lämna, anställdas förmåner eller senaste lönecheckar.
- Planera avstigningsprocedurer. För att kunna utföra sitt arbete på distans har de flesta distansarbetare någon grad av åtkomst till företagets server och programvara. Efter avskedandet är det värt att se till att den anställde helt har nekats tillgång till alla konfidentiella verktyg.
- Kommunicera tydligt. I det sista samtalet, berätta ärligt för den anställde om orsakerna till sparken. Beroende på orsaken till skjutningen, förbered specifik relevant dokumentation. Se till att allt som sägs om orsakerna till skjutningen är lätt att förstå, även för en icke-specialist. Försumma inte icke-verbala kommunikationssignaler samtidigt som man säger upp en anställd.
- Dokumentation. Alla företagsrepresentanter som var närvarande vid slutmötet ska upprätta en PM i den anställdes personakt. Den ska dokumentera allt som sades under onlinemötet.
Vem ska närvara vid själva uppsägningen?
Innan du går vidare måste du tilldela en representant och andra deltagare till fjärrmötet. Vanligtvis är den närmaste chefen för distansarbetaren den lämpligaste representanten.
Det är mycket viktigt att en representant för personalavdelningen och en jurist deltar i mötet. Om fler än en person är närvarande vid det avslutande mötet är detta formellt ett besked om att beslutet att sparka fattats kollektivt.
Även andra vittnen vid mötet kan vittna exakt hur uppsägningen av samarbetet med den distansarbetade gick till.
Hur skriver man ett officiellt avskedsbrev?
Ett mycket viktigt dokument vid uppsägning av en distansanställd är ett uppsägningsbrev. Detta beror på följande: för det första förstärker brevets innehåll och tonfall budskapet om att anställningsförhållandet upphör.
För det andra kan brevet vid behov bli bevis i en rättegång. För det tredje, för att skada företagets rykte, kan en uppsagd anställd posta stycken utanför sammanhanget på sociala medier. I brevet ska det tydligt framgå att arbetstagaren slutar av objektiva skäl. Den bör också ange alla ersättningar och förmåner som den anställde kan få.
Hur ska ett uppsägningsbrev skrivas?
Chefen har rätt att meddela eldningen i brev. Aviseringen måste nödvändigtvis ange skälet till uppsägningen av avtalet med hänvisning till orsaken, till exempel underlåtenhet att fullgöra sina skyldigheter, närvaroproblem, dålig prestation eller missbruk av ganska sluta.
Utan bekräftelse på bekantskap med det upprättade dokumentet kan organisationens ledning inte utfärda ett föreläggande om att avsluta samarbetet. Det ska tydligt framgå att beslutet att avskeda är oåterkalleligt.
Chefen ska också veta hur han ska berätta för den anställde om avskedandet och inom vilken period det är nödvändigt att skriva ett brev för att undvika att bryta mot lagen. Uppsägningstiden för uppsägning av ett anställningsavtal beror på anledningen till uppsägningen av avtalet och arbetsvillkoren.
Hur säger man om uppsägning i ett lag?
Efter en distansanställds uppsägning, beroende på personens roll i företaget, kommer chefen att behöva rapportera detta till teamet. Det är onödigt att gå in på detaljer om varför medarbetaren fick sparken.
Det är bättre att helt enkelt informera teamet om att den eller den anställde inte längre är på företaget och att hans bidrag till företagets utveckling är mycket värdefullt.
Uppföljande virtuella möten mellan underställda och närmaste chef kan schemaläggas för dem som arbetat nära den uppsagda medarbetaren.
Hur gör man fjärrskjutning?
En färsk studie av Crunchbase visar att USA-baserade teknikföretag har sagt upp mer än 45 000 anställda från och med oktober 2022. Även om ledningen har “goda skäl” för att säga upp en anställd, kräver denna process fortfarande empati för personen.
Att avskeda en anställd på distans kommer med ytterligare svårigheter. Med en personlig eldning förmedlar människor känslor till varandra; överraskning, sorg och spänning känns i rummet. Vid en fjärravslutning behöver den som underlättar avslutandet av affärsrelationen sätta alla “systemens signaler” för att skapa en seriös men respektfull och omtänksam ton i samtalet.
Dessa system inkluderar professionell klädsel, handgester, rätt belysning för varje talare, en långsam konversationstakt och lämpliga ansiktsuttryck. Detta är obligatoriskt eftersom det för många kan vara en stor chock att få sparken.
Ett möte med en representant bör inledas med tacksamhet till medarbetaren för att han varit på mötet. Därefter meddelar ombudet arbetstagaren att företaget har ansett det nödvändigt att avsluta anställningsförhållandet.
Det måste understrykas att detta beslut redan har fattats och är oåterkalleligt. Samtalet ska innehålla alla punkter som står i uppsägningsbrevet, som också ska meddelas den anställde.
Om en anställd som sägs upp kommer med invändningar eller frågor ska de endast läsa förhandsgodkända svar utan att avvika från det uppsägningsbrev som skickades till den anställde.
Varför är det viktigt att vänligen skiljas åt?
Mycket ofta, på grund av att företaget inte kan ge en anställd möjlighet till karriärtillväxt, skiljer sig deras vägar. Ibland är det här beslutet kanske inte lätt, men det är värt att förstå att det blir bättre för båda parter.
Därför är det oerhört viktigt att stötta medarbetarna i ett sådant ögonblick, att behandla dem med respekt. Det är viktigt att förstå att relationen med uppsagda medarbetare kommer att påverkas mycket av hur företaget kommer att skiljas från dem.
Detta kan också vara en stark signal till resten av företaget senare, eftersom ledningens agerande i slutändan avgör vad företaget står för.
Om ledningen behandlar en uppsagd anställd illa så kommer resten av teamet senare att undra hur företaget kommer att bete sig mot dem om det går dåligt på jobbet. Detta kan i hög grad påverka de anställdas övergripande uppfattning om företaget och deras arbete.
Att avskeda anställda på distans gör det inte
För både företaget och anställda är det aldrig lätt att sparka. För att göra detta professionellt och korrekt måste du undvika följande misstag:
- Improvisera inte. Chefen behöver förbereda sig noggrant inför mötet. Färdiga dokument och material hjälper till att hålla mötet i rätt riktning och svara på alla viktiga frågor från den anställde.
Ett sådant möte bör i genomsnitt pågå i cirka 15-20 minuter.
- Förhandla inte. Ledarens roll i mötet är inte att förhandla med den anställde som sparkas för att omförhandla villkoren utan att ge tillräckligt med information och fördomar som ledde till uppsägningen.
Beslutet om att avsluta anställningsförhållandet ska vara slutgiltigt vid mötesbokning; ingenting som den anställde kommer att säga eller fråga bör ändra detta beslut. Mötet ska vara kort.
- Gör inte det svårt att följa efterlevnaden. I företaget bör det för varje anställd upprättas en checklista över utrustning, som anger företagets egendom som tillhandahölls den anställde för utförandet av arbetet. För att de uppsagda anställda ska kunna hämta alla föremål för att skicka utrustningen, bör du skicka dem en kopia av denna lista per post.
För att underlätta samarbete och leverans i tid är det värt att lägga till en checklista även för de distansanställda som bor i närheten och planerar att ta med utrustning till kontoret på egen hand.
- Använd inte hederssystemet. Ibland kan frustrerade anställda på grund av att de blivit uppsagda och ha tillgång till databaser och mediekonton använda dem för att få utlopp för sin ilska och frustration. Skjut inte upp att stänga konton för permitterade anställda och tillgång till konfidentiell företagsinformation under lång tid.
Vissa anställda kan erbjuda sig att avsluta ett projekt de arbetade med innan de lämnade, men går inte med på detta. Det är nödvändigt att låta anställda veta att någon annan efter dem kommer att fortsätta att arbeta med detta projekt och om några frågor uppstår kommer de att kontaktas.
- Arbetstagarnas rättigheter får inte kränkas. Avgångsvederlag är ofta komplext och vissa bryter mot lagen. I vissa stater kan arbetsgivare inte erbjuda avgångsvederlag i utbyte mot att en anställd går med på att inte lämna in en diskrimineringsprocess.
För att säkerställa att avtalet som arbetsgivaren planerar att använda uppfyller alla krav är det nödvändigt att kontrollera denna punkt med det lokala arbetsdepartementet.
- Gör det inte offentligt. Det finns situationer då det finns behov av att omedelbart avsluta anställningsförhållandet med en anställd, till exempel om arbetsgivaren har bevittnat en allvarlig kränkning vid ett nätmöte. I det här fallet måste du komma ihåg att sekretess är en nyckelfaktor.
I den här situationen bör du omedelbart ta bort medarbetaren från mötet och ordna ett privat samtal. Kanske måste chefen till och med göra en utredning för att klargöra alla omständigheter. Vid denna tidpunkt är det nödvändigt att be den anställde att inte återgå till arbetet förrän processen för att klargöra alla omständigheter är klar.
Sedan, om en uppsägning är nödvändig, är det bättre att göra det individuellt, inte inför kollegor.
När beslutet att sparka är uppenbart eller det finns skandalösa situationer är det nödvändigt att göra det på ett sådant sätt att de anställda i alla fall känner sig psykiskt bekväma med att stänga företagets dörrar bakom sig.
Slutsats
För både medarbetaren och företaget är uppsägningar aldrig lätta. Huvuduppgiften för företagets ledning är att göra denna process smärtfri och så snabb som möjligt. Fördröja inte denna process varken personligen eller online.
Allt som behövs när man säger upp en distansanställd är ett kort möte som förklarar alla orsaker, betalningar som företaget planerar att göra och den anställdes rättigheter enligt lagen.