Följande artikel hjälper dig: 7 viktiga tips för att skriva formella e-postmeddelanden
I dagens professionella värld spelar formella e-postmeddelanden en viktig roll i kommunikationen.
De fungerar som ett sätt att förmedla viktig information, göra förfrågningar och etablera affärsrelationer.
Att skriva ett formellt mejl kan dock vara skrämmande, eftersom det kräver en nivå av precision och professionalism som ofta inte är nödvändig i andra former av skriftlig kommunikation.
Den här artikeln kommer att ge 7 viktiga tips för att skriva effektiva och professionella formella e-postmeddelanden.
Du kan använda dessa riktlinjer för att skapa tydliga och övertygande e-postmeddelanden oavsett om du kommunicerar med kunder, kollegor eller överordnade.
Så, låt oss dyka in!
7 tips för att skriva formella e-postmeddelanden
Här kommer vi att gå över 7 viktiga tips för att skriva formella e-postmeddelanden och ge dig några exempel på hur du implementerar dem.
1. Kroka med ämneslinjen
Om du vill att din e-postmottagare ska förstå poängen och svara på lämpligt sättbehöver du en ämnesrad som går rakt på sak.
En välskriven ämnesrad kan öka sannolikheten för att ditt e-postmeddelande läses och åtgärdas.
Exempel på effektiva ämnesrader
Ämnesraderna i din e-post ska vara kristallklara och direkt relatera till innehållet i meddelandet.
✒️✒️ ✒️
Vad du ska tänka på när du skriver en ämnesrad för formella e-postmeddelanden
För att förbättra effektiviteten och effektiviteten i dina e-postmeddelanden är det bäst att använda tydliga och koncisa ämnesrader.
Låt oss titta på några tips att följa när du gör dem:
✔️ Vara kort och specifik.
✔️ Använd nyckelord som sammanfatta huvudämnet av e-postmeddelandet.
✔️ Undvik vaga eller generiska språk.
✔️ För snabbt svar, inkludera en deadline eller uppmaning.
Till exempel, istället för att skriva “,” skriv “”
Den här ämnesraden ger specifik information om e-postmeddelandets syfte och uppmuntrar ett snabbt svar.
2. Adressera din mottagare på lämpligt sätt
Att upprätthålla en professionell ton genom hela ditt meddelande är viktigt att uppfattas som trovärdig och auktoritativ.
Din ton sätter berättelsen för hela e-postmeddelandet och kan i hög grad påverka hur ditt meddelande tas emot.
En professionell ton förmedlar respekt, trovärdighet och auktoritetoch det kommer att säkerställa att ditt meddelande tas på allvar.
Exempel på lämplig adressering
Det är viktigt att använda lämpligt språk och visa respekt när du skriver ett formellt e-postmeddelande till någon.
Följande är några exempel på korrekta adresser att använda i affärse-post:
✒️ ✒️✒️
Vad du ska tänka på när du tilltalar dina mottagare i formella e-postmeddelanden
Undvik slang, jargong eller alltför slentrianmässigt språk är viktigt när du skriver ett formellt e-postmeddelande.
Fraser som “,” ” eller “” är inte lämpliga för formella e-postmeddelanden.
Också, undvik att använda VERSALER eller överdriven interpunktion, eftersom detta kan vara aggressivt eller oprofessionellt.
För att uppnå en professionell ton, se till att:
✔️ Använd tydlig och koncis språk.
✔️ Agera med artighet och respekt.
✔️ Använd ordentliga hälsningar och sign-offs.
✔️ Adressera mottagaren med deras namn och lämpliga titel.
3. Skapa en stark öppningslinje
Inledningsraden i ditt e-postmeddelande är det första intrycket som din mottagare kommer att få av dig och ditt meddelande.
Det fångar mottagarens uppmärksamhet och motiverar dem att fortsätta läsa.
Exempel på en stark öppningslinje
En stark inledning kan vara en fråga, ett djärvt uttalande eller ett tydligt syfte:
✒️ ✒️ ✒️
Vad du ska tänka på när du skapar en stark öppningslinje i formella e-postmeddelanden
För att skapa en stark öppningslinje, fundera över syftet med ditt e-postmeddelande och vad som motiverar mottagaren att fortsätta läsa.
✔️ Börja med anledningen till ditt mejl och varför det är viktigt för mottagaren.
✔️ Använd en djärvt uttalande, ställ en fråga eller gör ett överraskande uttalande.
✔️ Använd språk alltså engagerande och kortfattad.
✔️ Undvik ordspråkiga eller alltför komplicerade meningar.
✔️ Vara tydlig och direkt men också artig och professionell.
Till exempel, istället för “,” skriv “”
Denna öppningsrad visar uppskattning för mottagarens tid och sätter en professionell ton.
4. Träffa målet med en giltig anledning
När du skriver ett formellt e-postmeddelande är det viktigt att ha ett giltigt skäl för att nå ut till mottagaren.
Detta inte bara visar att du har ett specifikt syfte för din e-post, men också visar respekt för mottagarens tid och uppmärksamhet.
Exempel på anledningen till att nå ut
Ett giltigt skäl för att nå ut kan vara en begäran om information, en kallelse till ett möte, en uppdatering av ett projekt eller en uppföljning av ett tidigare samtal.
✒️ ✒️ ✒️
Vad du ska tänka på när du ger en anledning till att nå ut i formella e-postmeddelanden
Var mycket specifik om vad du vill ha av dem för att skriva ett giltigt skäl för att nå ut.
Se till att mottagaren av ditt e-postmeddelande vet exakt hur han kan dra nytta av ditt meddelande:
✔️ Introducera dig själv och ange syftet med att ta kontakt.
✔️ Var tydlig med vad du behöver och varför det är viktigt.
✔️ Påminn mottagaren av ditt tidigare samtalom tillämpligt.
✔️ Mötesförfrågningar bör inkludera anledning och mötesdatum.
✔️ Förklara vad du kan göra att hjälpa till med vissa punkter (nå resultat, lösa problem, etc.)
5. Avsluta med en minnesvärd mening
När du avslutar ditt e-postmeddelande är det viktigt att avsluta med en minnesvärd mening förstärker anledningen till att nå ut.
Att göra detta kan skapa en minnesvärd inverkan på mottagaren och förbättra chanserna att få ett positivt svar.
Exempel på en minnesvärd sammanfattning
Vad du ska tänka på när du avslutar ditt formella e-postmeddelande
Fundera på varför du skickar e-postmeddelandet och vad du vill att mottagaren ska ta ifrån det innan du avslutar ditt formella e-postmeddelande:
✔️ Undvik att använda klichéer.
✔️ Använd en ton som matchar syftet av din e-post — vänlig, övertygande eller självsäker.
✔️ Se till att ange eventuella uppföljningsåtgärder i sista stycket.
✔️ Om lämpligt, uttrycka din tacksamhet till mottagaren för deras tid eller hjälp.
Din avslutande mening bör visa uppskattning och förtroende för mottagarens förmågor.
6. Inkludera CTA
Ditt e-postmeddelande bör avslutas med en uppmaning till handling (CTA) som uppmanar läsaren att göra något, som att svara på en fråga eller begära ett möte.
Att inkludera en CTA i ditt e-postmeddelande kan säkerställa att ditt meddelande är tydligt och att mottagaren vet vad han ska göra härnäst.
En välskriven CTA kan också öka sannolikheten för ett positivt svar och hjälpa till att föra konversationen framåt.
Exempel på CTA i formella e-postmeddelanden
Det är viktigt att göra CTA tydlig och specifik, så att mottagaren vet exakt vilken åtgärd som ska vidtas.
Exempel på en CTA inkluderar:
Vad du ska tänka på när du inkluderar en CTA
Tänk på målet med ditt e-postmeddelande och vad du vill att mottagaren ska göra innan du skriver CTA:
✔️ Gör det lätt att förstå, entydig och kortfattad.
✔️ Inkludera instruktioner om hur man vidtar åtgärder.
✔️ Förse tillräckligt sammanhang så att läsaren vet varför de bör vidta åtgärder.
✔️ Inkludera någon nödvändiga resurser eller länkar behövs för att de ska kunna slutföra åtgärden.
7. Stäng med respekt
Det är viktigt att avsluta ett företags-e-postmeddelande på en artig ton om du vill ha en god arbetsrelation med mottagaren.
Det visar att du respektera deras tid och ansträngning för att kommunicera med dig.
Exempel på stängningar i ett formellt e-postmeddelande
Exempel på respektfulla stängningar inkluderar:
“”””””””””””””
Vad du ska tänka på när du stänger din formella e-post
För att stänga ett formellt e-postmeddelande med respekt, följ dessa riktlinjer:
✔️ Använd språket alltså artig och uppskattande
✔️ Var uppmärksam på mottagarens ställning och formalitetsnivå
✔️ För en formell relation med en mottagare, använd “Respektfullt” eller “Med vänlig hälsning”.
✔️ För en mer informell relation kan du använd en mer avslappnad stängning som “Tack” eller “Ta försiktigt”.
Till exempel, istället för “,” skriv “”
Detta är ett nådigt och uppskattat avsked som lämnar utrymme för vidare diskussion.
Använd TextCortex Chrome-tillägg för att skriva ett övertygande stycke
Att skriva ett formellt e-postmeddelande kan verka skrämmande, men att följa dessa 7 viktiga tips kan effektivt kommunicera ditt budskap tydligt och professionellt.
Dessutom kan du se till att dina formella e-postmeddelanden är effektiva och väl mottagna.
Anta dock att du letar efter en enda lösning för att automatisera ditt skrivande och kommunicera effektivt med olika målgrupper med rätt ton och stil.
I så fall är TextCortex ett verktyg värt att överväga.
Det kan hjälpa dig att effektivisera dina skrivprocesser och påskynda ditt arbetsflöde.
Vad är TextCortex?
TextCortex är en skrivlösning som använder maskininlärning och ett stort datalager för att hjälpa användare generera SEO-vänligt, högkvalitativt och originellt innehåll.
Det stödjer över 25 språkinklusive franska, tyska, rumänska, portugisiska och andra.
TextCortex kan producera innehåll för alla ändamål – från att skriva ett inlägg på sociala medier till professionella e-postmeddelanden.
TextCortex-funktioner
✒️Omskrivningsverktygsfält — TextCortex-tillägget ger dig friheten att skriva om, utöka, sammanfatta, ändra ton och förvandla punktpunkter till e-post, bland andra funktioner.
✒️Creator Suite — Den tillhandahåller också över 60 AI-genererade mallar i en mängd olika innehållsformat.
✒️Zeno Chat — Chatta med en konversations-AI-modell som skapar ditt innehåll i farten.
Dessutom breddar TextCortex-tillägget din skrivpotential genom att ge tillgång till funktioner som:
🤖Läsbarhetskontroll– få feedback om din läsbarhetspoäng och antal ord.
🤖Zeno-läge— Låt AI förutsäga det mest lämpliga resultatet baserat på dina utkast.
🤖Innehållsbrainstorming — tryck CTRL+SHIFT+K på tangentbordet för att aktivera funktioner för att generera idéer för ditt innehåll.
Hur börjar man använda det?
✔️Lägg till vårt Google Chrome-tillägg som heter Zeno ChatGPT.
✔️Skapa ditt konto (ingen kreditkortsinformation krävs).
✔️Njut 10 free skapelser varje dag när du kollar in appen på 2000+ webbplatser.
Hämta din freemium-plan idag och börja skriva formella e-postmeddelanden utan ansträngning från och med idag!
