Att skicka och ta emot e -post behöver inte vara krångligt. Genom att implementera dessa Microsoft Outlook -tips kan du få ditt arbete gjort snabbare.
Microsoft Outlook är fortfarande en av de mest populära e -postlösningarna på planeten. Den är tillgänglig på olika plattformar, inklusive Windows, macOS, Android och iOS/iPadOS. Microsoft Outlook används av miljontals människor varje dag. För att göra din e -postanvändning mer produktiv, överväg dessa Microsoft Outlook -tips för hem- och affärsanvändning.
Microsoft Outlook -tips
E -post i sig har inte förändrats mycket under de senaste åren. Du skickar antingen nya meddelanden eller läser/svarar på mottagen e -post. Microsoft Outlook erbjuder flera verktyg som gör e -post mycket bättre och effektivare att använda. Våra favoriter Microsoft Outlook -tips följer.
Flaggor och kategorier
Två av de enklaste sätten att bättre organisera dina viktigaste mejl är att använda flaggor och kategorier. I allmänhet kan du sortera meddelanden för senare användning. Båda är dock något annorlunda än varandra.
Flaggor är tidsbaserade påminnelser som du kan lägga till genom att högerklicka någonstans på ett meddelande och sedan välja Uppföljning. Du kan välja en flagga som representerar Today, Tomorrow, This Week, Next Week, No Date och Custom. När du lägger till en flagga blir meddelandeförhandsgranskningen gul, och i rubriken ser du en uppföljningsavisering.
Om det behövs kan du skapa en anpassad varning för varje flagga genom att högerklicka på meddelandet och välja Uppföljning> Lägg till påminnelse. Välj varje aktuell flagga i Microsoft Outlook Visa> Att göra-fält> Uppgifter.
Om du vill ta bort en flagga högerklickar du på meddelandet och väljer sedan Uppföljning> Markera som klar.
Kategorier låter dig färgkoda e-postmeddelanden mest för sökändamål och finns genom att högerklicka på ett meddelande och sedan välja Kategorier. Klick alla kategorier för att justera namnen på aktuella kategorier eller lägga till nya. Annars väljer du den kategori du vill använda. Mindre är mer i det här fallet, och det rekommenderas att du bara använder de kategorier du behöver. Om du till exempel bara behöver tre kategorier tar du bort resten. Du kan också lägga till nya vid ett senare tillfälle.
Favoriter
Om du tilldelar favoriter flyttas en e -postmapp till toppen av mapprutan. Dessa mappar ändras inte på något annat sätt än där de finns. Istället för att tilldela favoriter till traditionella mappar som skickade objekt och borttagna objekt, bör du behålla denna åtskillnad endast för anpassade mappar. För att visa Favoriter, se till att du är i e -postvyn i Microsoft Outlook.
I följande exempel har en ny mapp med namnet Urgent skapats. I den här mappen finns e -postmeddelanden som kräver ett omedelbart svar. Genom att göra mappen Urgent till en favorit finns den nu högst upp i mapprutan.
Klicka på för att slå på/av Favoriter Visa> Mappfönster> Favoriter.
Genvägar
Ett av dina dagliga mål bör vara att skriva mindre och ändå göra lika mycket arbete. Ett av sätten att göra detta är att använda genvägar som finns tillgängliga i Microsoft 365. Med Microsoft Outlook kan du dra nytta av följande genvägar:
- Använd Ctrl + R: Svara på ett mejl
- Ctrl + Skift + M: För att skapa ett nytt e -postmeddelande
- Välj Ctrl + 1: Så här öppnar du din e -post:
- Ctrl + 2: För att öppna din kalender
- Använd Ctrl + 3: Så här öppnar du dina kontakter:
- Ctrl + 4: Så här öppnar du dina uppgifter:
Letar du efter mer? Du kan också använda Quick Steps, som låter dig förformatera och föradressera e-postmeddelanden till flera personer.
Använd regler
Regler är en annan bra funktion i Microsoft Outlook. Med regler kan du tillämpa regler för inkommande och utgående e -postmeddelanden. Genom att göra det kan du bättre organisera, följa upp eller ligga före dina meddelanden. När du har lagt ner tid på att ställa in din regel börjar du spara mycket tid varje dag.
Försenade e -postleveranser
Har du någonsin skickat ett e -postmeddelande för att senare få reda på att det innehöll ett stavfel eller felaktig information? Har du någonsin skickat ett meddelande till fel person? Med Microsoft Outlooks fördröjda e -postleveransverktyg kan du lägga lite andrum mellan att skriva och e -posta och skicka det. Det fördröjda e -postverktyget gynnar alla som (erkänner) att göra misstag i rusade meddelanden och de som behöver skicka ett meddelande vid en annan tid eller dag.
För att använda verktyget, skriv ett meddelande i Microsoft Outlook som du alltid gör. Innan du klickar på knappen Skicka, välj Alternativ> Mer på menyraden. Välj sedan Fördröj meddelande. På menyn Egenskaper, bredvid Leverera inte före markering, välj den dag och tid du vill skicka meddelandet och klicka sedan på Stänga.
Ej skickade meddelanden finns i utkorgen i Microsoft Outlook tills de skickas. Du kan när som helst dubbelklicka på meddelandena för att skicka dem direkt eller vid en annan tidpunkt.
Ändra din tidszon
När pandemin äntligen tar slut kommer människor att resa mer både nationellt och internationellt. När detta inträffar måste du justera tiden i din Microsoft Outlook -kalender. När du gör det kommer dina e -postmeddelanden och kalendrar att visa rätt tid – tills de behöver ändras när du kommer hem.
I Microsoft Outlook väljer du Arkiv> Alternativ> Kalender för att göra ändringarna genom att välja rätt tidszon.
Ändra din tidszon
När du reser utomlands för arbete visar dina möten och kalenderposter inte rätt tid. För att åtgärda detta måste du ändra din tidszon genom att gå till Arkiv> Alternativ> Kalender. När du har gjort det får din e -post och kalendrar rätt lokal tid.
Använd läs- och leveranskvitton
Slutligen är ett av de bästa Microsoft Outlook -tipsen att använda läs- och leveranskvitton. När den är aktiverad vet du när ett e -postmeddelande har tagits emot eller om mottagaren har läst meddelandet. Du kan aktivera denna funktion på ett meddelande genom att klicka Alternativ> Spårning> Begär leveranskvitto eller Begär ett läskvitto.
Att läsa e -post behöver inte vara en lång daglig process. Genom att använda dessa Microsoft Outlook -tips kan du hantera dina meddelanden och fortsätta din dag.
Medan du väntar på Microsoft One Outlook kan du läsa mer om Microsoft Outlook på iPad och hur du synkroniserar din Outlook -kalender med Google Kalender.
För hemmabruk är Microsoft 365 -paketet för närvarande tillgängligt i tre varianter, inklusive en familj-, personlig- och hem- och studentplan. Den första kostar $ 100 per år (eller $ 10/månad) och innehåller Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Outlook för Mac, och är användbart för upp till sex användare. Den personliga versionen är för en person och kostar $ 70/år eller $ 6,99 per månad. Studentplanen är ett engångsköp på $ 150 och inkluderar Word, Excel och PowerPoint.
Affärsanvändare kan välja mellan grundläggande, standard- och premiumplaner, från $ 5 per användare/månad.
