För allt som din projektledningsprogramvara kan göra för dig, kräver den fortfarande din input för att veta vad du ska prioritera. Din PM-programvara kan bara ta hänsyn till variabler som din resurspool, intern politik, organisatorisk ineffektivitet och skiftande prioriteringar om du ställer in parametrarna och betydelsen av dessa element eller andra.
Under tiden fortsätter dina projekt att hopa sig och du förväntas fortfarande leverera i tid och under budget. Det du behöver är ett system för att prioritera dina projekt. På så sätt kan du hålla intressenterna nöjda genom att leverera kvalitetsarbete i tid och hålla dig frisk genom ett organiserat tillvägagångssätt. Vi har skapat den här guiden för att hjälpa dig att omvandla din hög med arbete till en lättsmält lista med projekt och prioriteringar.
Steg 1 – Lista alla dina projekt
Börja med det uppenbara: lista allt du måste göra som för närvarande finns på din tallrik. Detta innebär att du hämtar alla dina arbetsobjekt och projektförfrågningar från olika källor som din e-postkorg, Slack-meddelanden, programvaruplattformar för projektledning, personliga anteckningar och rekommendationer från chefer och kollegor.
Kontrollera alla dina källor och skapa en huvudlista över alla projekt. Använd ett medium som du är bekväm med i början, oavsett om det är en anteckningsapp, ett kalkylblad eller bara gammalt bra papper och penna.
Du kanske vill utesluta vissa saker från din prioriteringslista, som obligatoriska projekt för efterlevnad eller juridiska föreskrifter (som gör dem till en av de viktigaste sakerna att göra) eller rutinuppgifter som aldrig kommer att ersätta andra projekt när det gäller prioritet. Du behöver inte göra poäng för dessa projekt under den här processen – anslut dem bara till den slutliga listan när du är klar, börja med det mest objektivt viktiga.
Steg 2 – Bestäm kriterier för prioritet
Med din masterlista på plats måste du nu sätta en rubrik för hur man mäter och jämför vikten av varje projekt med varandra. Även om många organisationer fokuserar på ekonomiska fördelar som kostnadsbesparingar och avkastning på investeringen (ROI), är inte alla skäl till brådskande kvantitativa sådana.
Till exempel är projekt som ger kvalitativa fördelar som kundnöjdhet och strategisk anpassning lika viktiga och ofta förbises när man tar en strikt ekonomisk syn på projektvärdet.
Låt oss bryta ner de olika typerna av kriterier du kan tillämpa för att tilldela din lista med projekt betydelse:
Finansiell: Tänk på kostnaderna och de ekonomiska belöningarna för att slutföra projekt och projektelement. Huvudidén är att koppla en kostnad till varje projekt, så att du kan avgöra om du har budget för att hantera dem samtidigt eller överhuvudtaget. Du kan också knyta intäkter till slutförandet av projekt och omfattningsprioritet baserat på den största belöningen.
Strategisk: Dessa kan vara mindre påtagliga än ekonomiska kriterier eller bara fördelar som är svåra att koppla direkt till utgifter eller vinst. Dessa kan inkludera marknadsundersökningar, processutveckling eller resurshantering. Även om tiden ofta kan reduceras till ett ekonomiskt kriterium (ofta i termer av betalda eller fakturerbara timmar), kan det ibland vara ett bättre mått för strategiska överväganden, som att bygga ut dina affärsprocesser i termer av vad som kan göras snabbast eller vad som har som ska göras för att andra poster ska slutföras.
Risk: Det är viktigt att korrekt prioritera projekt i linje med ditt företags riskaptit. Riskfaktorer kan också fungera som tiebreaker för projekt med identiska poäng, där det mindre riskfyllda alternativet får högre prioritet. På samma sätt kan hög risk eller en mängd riskfaktorer sänka prioritet för ett annars högvärdigt projekt.
Det är viktigt att involvera intressenter när du bestämmer dina kriterier, oavsett om det handlar om avdelningschefer, chefer och projektledningskontor eller affärsanalytiker, kunder och ämnesexperter.
Be ditt team brainstorma idéer för kriterier att mäta dina projekt mot. Börja med de tre kategorierna ovan och fördjupa dig i de unika övervägandena för ditt företag för att hitta meningsfulla kriterier.
Vi rekommenderar att inte mer än nio kriterier används, men de flesta organisationer kommer att tjäna på att hålla detta till cirka fyra eller fem. Det finns också många datakällor som hjälper dig att identifiera lämpliga kriterier för att poängsätta dina projekt, till exempel:
- Tidigare projektmål, mål och framgångsgrader
- Aktuella projektstatus
- Godkända eller ej accepterade leveranser
- Användar- eller kundkrav
- Förekomster av omfattning smyger sig in i tidigare projekt
När du har fyra eller fler kriterier som ditt team och alla intressenter är överens om, måste du börja fastställa hur du ska använda dem för att göra mål på projekt.
Steg 3 – Tilldela vikt till dina kriterier
Du kommer att märka ett uppenbart problem när du tittar på din kriterielista. Du kan inte direkt säga vilka kriterier som är viktigare än de andra. Därför måste du rangordna dina kriterier i prioritetsordning, vilket ger de viktigare mer vikt vid projektpoäng.
Den bästa praxisen är att väga kriterier som en procentandel av helheten, där den viktigaste får den största biten av kakan, den näst mest får en mindre procent, och så vidare.
Det låter enkelt, men det kan vara ett problematiskt steg om det inte hanteras på rätt sätt. Till exempel kan ekonomi- och marknadsavdelningarna ha motstridiga idéer om vikten av kostnadsbesparingar kontra kundpåverkan.
Även om det finns flera sätt att väga kriterier, är den analytiska hierarkiprocessen (AHP) ett populärt ramverk för beslutsfattande används ofta i projektprioritering och urval. Förutom att vara ett objektivt ramverk, strukturerar AHP också samarbete mellan intressenter.
Använder parvis jämförelserintressenter jämför kriterier sida vid sida under AHP. Huvudtanken är att jämföra alla möjliga kombinationer av kriterier i par. Den parvisa modellen kräver att du jämför varje kriterium direkt. Till exempel kommer du att jämföra kriterium A med kriterium B, kriterium A med kriterium C, och så vidare tills du har jämfört alla möjliga kombination.
Du kan använda ett gratis parvis jämförelseverktyg för att göra detta enklare när du går igenom kriteriernas betydelse med ditt team eller dina intressenter. Picked Shares har ett praktiskt webbläsarverktyg som snabbt visar varje kriteriumkombination med ett reglage mellan dem, så att du kan gå igenom direkta jämförelser på ett enkelt, visuellt sätt.
När du har ställt in alla reglagen kommer jämförelseverktyget att generera en vikt för varje kriterium.
Om du inte kan gå igenom dessa tillsammans som en grupp på ett konferens- eller videosamtal, kan du låta alla individuellt slutföra sin egen parvisa analys av samma kriterier och sedan sätta ett genomsnitt av vikterna över allas poäng och röster.
Steg 4 – Granska och validera
Detta steg är avgörande, särskilt när man samarbetar med teammedlemmar. Laget måste komma överens om kriteriernas vikter för att undvika problem senare. Kom ihåg att denna poängmodell är en riktlinje snarare än ett objektivt verktyg för att prioritera projekt.
Diskutera därför varför varje person tilldelade varje kriterium en specifik vikt. På så sätt kan du skapa en gemensam förståelse för allas tilldelning av värde och nytta. Du kan behöva justera dina poäng baserat på lagets konsensus.
I händelse av ett dödläge, helt enkelt snitta vikten av alla lagmedlemmar för att få en poäng. Det här alternativet är perfekt för att minska spänningen och se till att alla får plats.
Sist, kontrollera dina poäng för konsekvens. Den totala summan av alla viktkriterier bör vara 100 %. Detta steg säkerställer att poängsättningen är korrekt och konsekvent tillämpas i följande steg.
Steg 5 – Betyg dina projekt baserat på de viktade kriterierna
Du har nu en lista över projekt och viktade kriterier att jämföra med projekten. Detta steg kräver att du tilldelar ett numeriskt betyg till varje projekt baserat på hur väl det överensstämmer med varje kriterium. Återigen är det värt att involvera intressenter i processen.
Här är den största utmaningen att utveckla en skala som tydligt särskiljer projektutvärderingar. Ett bra alternativ är en skala från 0-9. På så sätt kan du se en siffra och omedelbart förstå objektets eller projektets relativa brådska och betydelse. Till exempel:
- 0-3 poäng = Låg
- 4-5 poäng = Måttlig
- 6-9 poäng = Hög
Det är en bra idé att skapa ett kalkylblad med varje kriterium och dess motsvarande vikt i den översta kolumnen och alla projekt i den vänstra raden. Tilldela sedan ett poäng för hur väl det första projektet överensstämmer med varje kriterium. Upprepa processen för alla projekt.
Smartsheets ger en gratis mall för Excel-kalkylblad som fungerar bra för dessa ändamål. Använd skalan 0-9 poäng och betygsätt hur väl varje projekt matchar varje kriterium. Du sparar den slutliga totalpoängen för varje projekt för nästa steg.
Steg 6 – Beräkna totalpoängen
Här är där matematiken kommer in. Lyckligtvis kan du bygga formler i ditt kalkylblad för att beräkna dessa efter att du har förstått hur du ska knäcka siffrorna.
Formeln för att beräkna totalpoängen för varje projekt är enkel nog. Multiplicera projektets poäng för varje kriterium med dess tillhörande vikt och lägg sedan till alla viktade värden för att komma fram till det slutliga projektpoängen.
Följer vårt exempel från precis ovan, så här delas formeln:
- Kriterium 1: 2 x 30 = 60
- Kriterier 2: 4 x 25 = 100
- Kriterier 3: 3 x 20 = 60
- Kriterier 4: 5 x 15 = 75
- Kriterier 5: 9 x 10 = 90
Att lägga ihop de fem summorna ger en totalpoäng på 385.
- 60 + 100 + 60 + 75 + 90 = 385
Den siffran kommer inte att betyda mycket i sig, men det kommer att vara lätt att jämföra det med de totala poängen för dina andra projekt.
När du har fått alla dina projekt poäng och alla poängsummor, sortera ditt kalkylblad efter total projektpoäng, så får du den första versionen av din prioriterade lista över projekt. Ju högre poäng, desto viktigare är projektet baserat på de kriterier som ditt team har satt.
Steg 7 – Diskutera och justera din prioriterade lista
Prioriteringslistan är generellt sett en bra början, men den kan ofta behöva justeras för praktiska ändamål. Även om viktpoäng är en effektiv riktlinje, bör listan i slutändan återspegla insatserna från varje gruppmedlem och eventuella överväganden som kriteriedefinitionen och poängprocessen inte täckte. Det är bra att ha ett möte för att diskutera de sista justeringarna du kan behöva göra.
För det första, även om vårt projektprioriteringssystem är objektivt, tar inte hänsyn till beroenden. Se till att ta hänsyn till om vissa projekt är beroende av andras slutförande innan de kan startas eller slutföras själva. Ta din projektlista, lägg till nödvändiga uppgifter och deluppgifter och kartlägg eventuella kopplingar mellan dem. Använd detta för att justera listan efter behov.
Ditt team kan också identifiera andra faktorer, som en vanlig säsongsbunden nedgång som underprioriterar försäljning eller intäktskriterier. Nyckelspelare som tilldelats det översta projektet på din prioriteringslista kan vara engagerade i ett pågående projekt, så kom ihåg att bygga in flexibilitet i din process. När allt kommer omkring bör den slutgiltiga prioriterade listan spegla verkligheten på plats.
När du har nått enighet, slutför du din masterlista genom att lägga till eventuella obligatoriska eller rutinprojekt som vi avsatte i steg 1. Därefter är det dags att gå ner till arbetet i den ordning du just har bestämt dig genom samarbete och analytiskt beslutsfattande.
