Är du trött på att ta emot fakturabetalningar långt över deras förfallodatum? Ta reda på hur du kan effektivisera din fakturering för snabbare betalningar.
Närhelst ett företag tillhandahåller en produkt eller tjänst till en kund delar de vanligtvis en faktura med betalningsvillkoren – ett dokument som anger det totala priset som kunden måste betala. Till exempel kan en takentreprenör skicka en faktura som anger att kunden ska betala 5 000 USD efter att ett takbytesjobb har slutförts. I vissa fall kan fakturan även innehålla en specificerad lista över vad som utgör det totala priset.
Även om en faktura med största säkerhet är ett bindande avtal, finns det fall där kunder tenderar att skicka fakturabetalningar senare än väntat. När detta händer kan det kasta av sig kassaflödet från ditt företag, vilket i sin tur kan störa din bokföring och förmåga att betala leverantörer i tid. Lyckligtvis finns det flera sätt att tackla detta.
Nedan följer sex praktiska steg som kan hjälpa dig att få dina fakturor betalda snabbare:
1. Skapa en tydligare och mer korrekt faktura
Missförstånd garanterar nästan alltid misslyckanden i de flesta affärssituationer. Samma sak gäller vid fakturering. Om fakturan saknar viktiga detaljer som hänför sig till beställningen, finns det en god chans att kunden kommer att skjuta upp betalningen. Till exempel, om betalningens förfallodatum inte syns i dokumentet, kan du definitivt förvänta dig försenad eller till och med utebliven betalning. Därför är det första steget till snabbare fakturabetalningar att skapa en väl sammansatt och professionell faktura som tydligt anger hur mycket som ska betalas, när. Business management programvara som den som utvecklats av Jobber kan avsevärt hjälpa till med detta.
Här är en lista med information som du måste inkludera på din faktura:
- Företagsnamn, logotyp och adress
- Kundens kontaktuppgifter
- Datum utfärdat
- Fakturans titel
- Betalningsvillkor
- Kvantitet och pris på tjänster eller varor
- Totalt belopp att betala
- Unikt fakturanummer
Betalningsvillkoren ska finnas på fakturan. Denna del inkluderar betalningens förfallodatum, som kan variera från dagar till månader eller vid mottagandet, och är vanligtvis markerad. Naturligtvis bör du diskutera och komma överens om betalningsvillkoren med din kund först innan du utfärdar fakturan för att möjliggöra förhandling om det behövs.
På tal om det, när är den bästa tiden att skicka en faktura? Följande avsnitt bör besvara den frågan.
2. Skicka fakturor omgående
Det finns verkligen inget att skylla på dina kunder för dina kassaflödesproblem om du var sen med att skicka fakturan. Men återigen, att skicka det så snart som möjligt är inte nödvändigtvis det bästa alternativet.
Så när är den bästa tiden att skicka fakturan till din kund? Här är några tips som borde hjälpa dig i det avseendet:
1. Vid köp: Bäst för att sälja varor
Om du säljer varor, som skor eller vitvaror, är det bäst om du skickar en faktura vid köp. Du ska med andra ord förvänta dig betalning på plats. I det här fallet är det lämpligt att erbjuda betalningsalternativ som kredit- eller betalkort, kontanter eller check.
2. Efter avslutat projekt: Bäst för kortsiktiga tjänster
Om du tillhandahåller kortsiktiga tjänster, som byte av tak eller skadedjursbekämpning, bör du skicka fakturan när projektet är klart. Detta säkerställer att inga sidor kommer att bli lurade, eftersom både leverantören och klienten med största sannolikhet fortfarande är i kontakt med varandra.
3. Vid förutbestämda milstolpar: Bäst för storskaliga projekt
Om ditt företag deltar i storskaliga projekt, som husbyggande eller anpassad mjukvaruutveckling, kanske du vill skicka fakturor vid förutbestämda milstolpar.
Om du till exempel bygger ett hus åt en kund kan du skicka fakturor varje gång du färdigställer en del av huset, som badrummet eller köket. Detta gör att du kan få nödvändig finansiering för att fortsätta projektet. Det ger också kunden mer tid att göra upp sin budget och inte pressa dem att betala på en gång.
4. Månatlig/varannan vecka/vecka: Bäst för långtidstjänster
Om du tillhandahåller långsiktiga tjänster, som IT-support eller rådgivning, skulle det enda möjliga alternativet vara att skicka fakturan månadsvis, varannan vecka eller varje vecka. Detta gäller särskilt för byråer som strävar efter att bygga långsiktiga relationer med sina kunder.
Innan du skickar din första faktura till en kund, se till att de är medvetna om dina villkor och när du kommer att skicka fakturan till dem. Om de får en faktura direkt, finns det en god chans att de antingen skjuter upp sin betalning, ignorerar den eller inte betalar alls.
3. Följ alltid upp fakturor
Ofta misslyckas företag med att följa upp sina kunder långt efter fakturans förfallodatum. Vem vet, kunden kanske bara har glömt fakturan och gjort ett ärligt misstag. Av den anledningen bör du alltid följa upp dina fakturor antingen via telefonsamtal eller mejl.
När du skickar ett uppföljande e-postmeddelande bör du bifoga originalfakturan för att hjälpa dem att komma ihåg. Vid ett telefonsamtal kan du recitera det unika fakturanumret om de sökte varor eller tjänster från olika företag.
4. Be om en insättning i förskott
Även om det låter som en dålig idé att be om en insättning innan du ens har börjat med projektet, är det faktiskt en ganska smart strategi, och av flera anledningar.
1. Minimerar sannolikheten för utebliven betalning
Det finns kunder som försvinner ur sikte och avbryter all kontakt med dig när de väl fått dina varor eller tjänster. Det är därför att be om en insättning är ett bra drag eftersom det rensar bort kunder som potentiellt kan resultera i utebliven betalning.
2. Din klient blir mer engagerad i jobbet
Eftersom kunden redan har spenderat pengar på projektet är det mer sannolikt att de deltar eftersom de naturligtvis vill öka chansen att lyckas med projektet.
3. En insättning ger dig rörelsekapital
Företag, särskilt små, tenderar att engagera sig i ett projekt bara för att upptäcka att de inte har tillräckligt med pengar för att upprätthålla verksamheten. Detta kan leda till allvarliga problem och kan till och med leda till att ett jobb överges. Med en insättning kan du dock få det kapital som behövs för att dra igång projektet.
I vissa fall är det inte alltid en bra idé att be om en förskottsinsättning. Helst vill du bara ta ut en insättning för nya kunder, eftersom du redan borde känna till de kunder som är pålitliga.
Så, hur mycket ska du ta ut som insättning? Vanligtvis, när du ber om en insättning, är det bäst att begära upp till 50 % av den totala projektkostnaden och minst 30 %, även om du bara bör välja denna nedre gräns om kunden trycker tillbaka.
5. Överväg att acceptera fler betalningsmetoder
Som leverantör är det alltid lätt att anta att din kund bara betalar sent på grund av sin bristande integritet. Men i vissa fall är den främsta orsaken till en sen fakturabetalning bristen på betalningsmöjligheter. Med det sagt, överväg att utöka dina betalningsmetoder.
Här är en närmare titt på de betalningsalternativ du bör acceptera i ditt företag:
- Kontanter: Kontanter är det snabbaste sättet att ta emot betalning, men det är också den mest osäkra och kanske minst bekväma metoden. Ändå är det en gångbar metod för tegel-och-murbruksföretag.
- Kontrollera: Checkar liknar kontanter på det sätt som du kräver fysisk kontakt med din klient. Men de är mindre billiga och säkrare, så det är också värt att lägga till dina accepterade betalningsalternativ.
- Kredit- och betalkort: Kunder tycker att kredit- och betalkort är ett av de mest bekväma sätten att betala. Därför är det enkelt att acceptera denna betalningsmetod. Det betyder att du måste skapa ett konto via en betalningsleverantör.
- Onlinebetalningar: Även om det sällan händer, finns det fortfarande en chans att du kan snubbla på kunder som inte kan betala kontant, checkar eller inte har ett kredit- eller betalkort. Av den anledningen är det ingen skada att acceptera fakturabetalningar från onlinebetalningsgateways, som PayPal.
- Mobilbetalningar: Du kan också sätta upp ett betalningssystem där du bara behöver läsa en kod av något slag med din mobiltelefon och du får betalningen från kunden. Det är ett ganska bekvämt betalningsalternativ både för säljaren och kunden.
- Automatiska betalningar: Om ditt företag hanterar återkommande betalningar (t.ex. veckovis, månadsvis, kvartalsvis) är det lämpligt att acceptera automatiska betalningar. I grund och botten är detta ett system där du överför ett visst belopp från din kunds konto till ditt närhelst betalningsdatumet kommer.
6. Erbjud en betalningsplan
Förutom bristen på betalningsalternativ kan dina kunder också kämpa för att betala dig på grund av sin brist på finansiering. Med tanke på den nuvarande situationen i världen är detta bara naturligt. Därför, istället för att be om betalningen direkt, kan du erbjuda en plan istället.
Du kan till exempel ta ut 10 % av kostnaden varje månad för att inte pressa kunden att samla ihop pengarna på en gång.
Avslutande tankar
När kunder betalar för sent kan det leda till ett stört kassaflöde. Detta kan sedan försena dina betalningar till dig själv, dina entreprenörer och dina leverantörer. Därför bör du i möjligaste mån undvika att få sena fakturabetalningar. Naturligtvis beror en stor del av det på dina kunders beteende, men som du redan borde veta beror framgången med fakturering också till stor del på din strategi.
